Manual Gp-untis 2008

GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE HORÁRIOS ESCOLARES

gp-Untis 2008 Versão 2008

Manual da Versão 2008 Novidades

Autor: João Calca

CARDITA – Análise Informática Lda. © Cardita Press 2008

Rua do Gojo, 385 4520-316 Fornos VFR Tel. 256 378 678

MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES

Indíce INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 5

GENERALIDADES ................................................................................................................................ 6 ESTATÍSTICAS: HORAS DE ALMOÇO ..................................................................................................... 6 REUNIÕES DE PROFESSORES ................................................................................................................ 7 COMPONENTE NÃO LECTIVA ............................................................................................................. 10 Motivos da componente não lectiva e descrições......................................................................... 10 Novo ano lectivo ........................................................................................................................... 10 CNL como legenda nos horários dos professores .......................................................................... 11 DADOS BASE....................................................................................................................................... 13 Diferentes cores para os requisitos de tempo indeterminados ..................................................... 13 Copia em série de mancha horária ............................................................................................... 13 Actualização de dados base e aulas .............................................................................................. 14 ACTUALIZAÇÃO AUTOMÁTICA DO GP-UNTIS ....................................................................................... 14 LISTA DE EMERGÊNGIA ...................................................................................................................... 15 ENSINO NOCTURNO - ARREDONDAMENTOS ..................................................................................... 16 AULAS ................................................................................................................................................ 17 Nova forma de escolher o professor e os TL por semana.............................................................. 17 Curso / Plano de Estudos Curriculares – Totais de TL por turma .................................................. 17

HORÁRIOS........................................................................................................................................ 18 HORÁRIOS RESUMIDOS: LINHAS E COLUNAS AUTOMÁTICAS ............................................................ 18 MODO HORÁRIO-MINUTO ....................................................................................................................... 19 DADOS BASE E AULAS......................................................................................................................... 19

PLANIFICAÇÃO MANUAL .................................................................................................................. 20 MELHORIAS NA CONSULTA E NO TRABALHO ..................................................................................... 20 Indicação dos TL não disponíveis .................................................................................................. 20 Preferências a cores ...................................................................................................................... 20

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES INTERACTIVO ..................................................................................................................................... 21 Ordenar a opção NÃO COLOCADAS .............................................................................................. 22 Ocultar Linhas ............................................................................................................................... 22 Reter Linhas................................................................................................................................... 23 Número de alunos ......................................................................................................................... 23 Capacidade das salas .................................................................................................................... 24 Janela de Detalhes c/ Informação Individual ................................................................................ 24

OPTIMIZAÇÃO .................................................................................................................................. 25 HORÁRIO DA TURMA ............................................................................................................................... 25 TL simples, duplos e último TL do dia ............................................................................................ 25 ALGORITMO GENÉTICO DE OPTIMIZAÇÃO .................................................................................................... 26

MULTIUSER – VERSÃO REDE ............................................................................................................ 27 BASE DE DADOS ................................................................................................................................. 27 Conversão para a versão 2008 ...................................................................................................... 27 ACESSIBILIDADE POR MYSQL .............................................................................................................. 28 DIREITOS DE UTILIZADORES ............................................................................................................... 32 Novas autorizações ....................................................................................................................... 32 Direito de editar formatos ............................................................................................................ 33 Direito de consultar ....................................................................................................................... 33 FORMATOS PÚBLICOS ........................................................................................................................ 34 EXPORTAR PARA FICHEIRO GPN ......................................................................................................... 35 JUNTAR NA BASE DE DADOS .............................................................................................................. 35 JUNTAR DADOS DE DIFERENTES INSTITUIÇÕES.................................................................................. 36

MÓDULO SUBSTITUIÇÕES ................................................................................................................ 37 JANELA DE AUSÊNCIAS ....................................................................................................................... 37 SUBSTITUIÇÕES ESPECIAIS ................................................................................................................. 38 IMPRESSÃO DE SUBSTITUIÇÕES ......................................................................................................... 38 ESTAÍSTICA DE AULAS PREVISTAS E AUSÊNCIAS..……………………………………………………………………..….39

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES

INTRODUÇÃO Os utilizadores do gp-Untis têm desempenhado um papel muito importante no desenvolvimento do nosso programa, nomeadamente através das suas sugestões nos seminários e em formações realizadas pela Cardita. Consideramos que estas sugestões, e as melhorias daí resultantes, têm tido um impacto muito positivo quer na empresa (Cardita- Análise Informática) quer para todos os nossos clientes. Outra parte destas novidades, devem-se ao facto de haver alterações legais ou procedimentos que as escolas pretendem alterar e que foi necessário adaptar o nosso programa. Na versão 2008 foi realizado um importante trabalho, no desenvolvimento de um novo algoritmo de optimização de horários, uma nova estratégia de optimização que se inspira no conceito de evolução, que reage adaptando-se a novas circunstâncias exteriores e interiores. Serão explicados todos os detalhes e procedimentos neste

manual,

mas

novidades no Menu

também

encontrará

todas

as

\ .

Pode seguir as explicações através do ficheiro demo.gpn.

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES

GENERALIDADES ESTATÍSTICAS: HORAS DE ALMOÇO Num bom planeamento da hora de almoço, interessa saber, quantas turmas têm hora de almoço simultaneamente, de modo a que o refeitório consiga dar resposta. Esta informação encontra-se agora disponível na versão 2008, no menu - <Estatísticas de H. Almoço>.

— A Estatística de Horas de Almoço, pode ser para Turmas, Professores ou para Alunos;

—O

programa calcula o número de alunos ou

professores com hora de almoço, tomando como referência as informações no menu ;

— A janela mostra a quantidade

Turmas ou Professores

de turmas, com horas de almoço em simultâneo e os seus nomes. Na parte direita desta janela poderá encontrar informação

Período definido para almoço na Grelha Semanal. Entre o 5º e o 6º TL

mais detalhada.

Neste caso, podemos verificar que por ex. na 5ª feira, temos 164 alunos de 6 turmas com Hora de Almoço em simultâneo. (7 A; 7 B; 9 A; 9 B; 12 A e 12 B)

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REUNIÕES DE PROFESSORES Para

preparar

professores,

as

reuniões

Intercalares

ou

de de

Avaliação, a versão 2007 trouxe uma ferramenta totalmente nova. Em virtude das muitas solicitações, decidimos colocar neste manual todos os passos para as realizar. Siga os passos seguintes: 1. No menu CONFIGURAÇÕES \ DADOS DO ESTABELECIMENTO é importante que o país seja definido; 2. Escolha PORTUGAL (esta opção só é válida para o nosso país) e clique em ; 3. No menu FICHEIRO \ GRAVAR COMO, guarde o ficheiro com outro nome, por ex. Reuniões; 4. Feche o programa; 5. Volte a entrar no programa (de outro modo esta função não estará visível). 6. Apague a disciplina de EMRC; 7. Desfaça, todos os Acasalamentos que tenham várias turmas juntas... as Línguas por ex. entre outras.

De seguida, para criar o mapa das reuniões proceda da seguinte forma:

1. No Menu DADOS BASE \ DISCIPLINAS deverá criar uma nova disciplina (por ex. Reuniões); 2. Em

CONFIGURAÇÕES

\

GRELHA

s

SEMANAL deve alterar para 1 dia com por ex. 10 TL por dia, para tentar fazer em 10 blocos; © Cardita Press 2008

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES

3. Em DADOS BASE \ TURMAS no botão

<XUXU>

APAGA

os

Requisitos de Tempo das turmas, todos de uma vez, assinalando o campo "TODA A BASE" e clicando no botão APAGAR;

4. Repita o mesmo procedimento em DADOS BASE \ PROFESSORES;

5. No Menu FICHEIRO \ FUNÇÕES DE AJUDA \ REUNIÕES DE PROFS escolha a Disciplina que criou no passo 1;

6. Poderá igualmente escolher uma Sala para esta Aula (Reunião);

7. Indique o número de Tempos Lectivos que esta Aula (Reunião) irá ter, por ex. 1;

8. Clique em ;

9. A REUNIÃO (Aula) está agora criada em todas as turmas, constituída por todos os Professores de cada turma. As Aulas normais de cada turma foram automaticamente IGNORADAS;

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES 10. No Menu HORÁRIOS-CONSTRUÇÃO \ OPTIMIZAÇÃO, realize uma optimização para que sejam calendarizados e formados os blocos de reuniões, ou seja, todas as Aulas (REUNIÕES) que ficarem ao mesmo Tempo Lectivo, significa que são compatíveis e por isso podem ocorrer simultaneamente.

No processo de Optimização podem ocorrer duas situações:

1. São colocadas todas as aulas nos tais 10TL da Grelha Semanal e, nestas circunstâncias deverá apagar os horários, reduzir na Grelha semanal de 10TL para 9 TL e mandar optimizar novamente, para tentar realizar as reuniões no mínimo de blocos possíveis;

2. A optimização deixa logo TL por colocar e, nestas circunstâncias deverá ir à Grelha Semanal alargar de 10TL para 11TL por semana e realizar nova Optimização, realizando este procedimento até que fiquem todas as reuniões colocadas.

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COMPONENTE NÃO LECTIVA Os horários dos professores não são somente constituídos pelas horas lectivas. Actualmente têm também muitas horas não lectivas, ou seja, outras funções ou tarefas que têm de cumprir na escola e que também têm de constar no seu horário.

Motivos da componente não lectiva e descrições

A partir da versão 2008, a janela dos Motivos da Componente

não

Lectiva

pode

ainda

ser

complementada com um texto de modo a tornar estas horas mais facilmente identificadas.

Novo ano lectivo

Nesta opção, pode agora ao mudar o ano lectivo, indicar que pretende passar para o próximo ano lectivo o Relatório anual da Componente não Lectiva.

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES CNL como legenda nos horários dos professores

Na versão 2007, apareceu no menu AULAS uma nova opção para

introduzirmos

componente

toda

não

a

lectiva.

Contudo, esta opção destina-se apenas a servir de legenda nos horarios

dos

deixando

Professores,

colocar

essas

não horas

dentro dos horarios, como é de lei!.

Assim, até que a situação seja alterada, procedam,

sugerimos da

seguinte

que forma,

para que obtenham uma tabela como a que se apresenta à direita.

1.

No menu AULAS \ PROFESSORES-VALORES deve configurar esta nova janela com apenas os campos que pretender que saiam na sua tabela;

2. Assim, no botão TABELA

deixe ficar apenas activos os campos TL; DISCIPLINA; TURMA; TEXTO; DESCRIÇÃO;

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3.

Nesta nova janela chamada TABELA tem dois separadores, um DADOS COMUNS e outro IMPRIMIR. Neste segundo separador IMPRIMIR já pode desactivar os dois primeiros campos A.Nº, TUR/PROF e tb o IGNORAR;

4. Por fim, abra um horario para imprimir e clique no botão PÁGINA

e

de

seguida

no

PREPARAR

botão

DETALHES;

5. Onde diz POSIÇÃO DAS AULAS escolha “por baixo do horario (B+C)” e por cima em “Formatos das Aulas” escolha o formato

que

configurámos

anteriormente, que foi o A-PRO-VALOR; 6. Faça OK até visualizar o Horário a imprimir.

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DADOS BASE Diferentes cores para os requisitos de tempo indeterminados

A partir da versão 2008, pode atribuir cores diferentes

aos

Requisitos

de

Tempo

Indeterminados, clicando no botão
> da janela dos Requisitos de

Tempo (acessível clicando neste

botão).

Copia em série de mancha horária

Também a partir de agora, poderá copiar de forma mais fácil, uma determinada mancha horária nos Requisitos de Tempo, para várias turmas ou professores. Para isso, depois de escolher a mancha desejada para uma determinada turma, clique no botão

e seleccione

as turmas para as quais deseja copiar, e depois clique .

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES Actualização de dados base e aulas

Poderá através deste botão

Actualizar os

dados das janelas de Dados Base ou das Aulas.

Esta opção evita, ter de fechar a janela e voltar a abrir, para actualizar a informação.

Este botão é também uma mais-valia para todos os utilizadores do gp-Untis MultiUser.

ACTUALIZAÇÃO AUTOMÁTICA DO gp-Untis O programa, cada vez que entra, irá automaticamente ligar-se ao nosso site para verificar se existe alguma actualização mais recente.

Esta

opção

automática

encontra-se em CONFIGURAÇÕES \ DIVERSOS \ INTERNET.

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LISTA DE EMERGÊNGIA

Casos de emergência requerem uma resposta e

actuação

rápida.

É

importante

saber

instantaneamente onde estão os alunos e os professores.

A partir da versão 2008 temos a possibilidade de obter rapidamente uma listagem com a hora (o Tempo Lectivo), e a SALA onde estão as turmas (com aulas a essa hora) e os respectivos professores.

Esta opção encontra-se no menu RELATÓRIOS/ LISTA DE EMERGÊNCIA.

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ENSINO NOCTURNO - ARREDONDAMENTOS A partir da V. 2008 o programa já não faz os arredondamentos segundo a lógica matemática, mas sim, segundo a Lei portuguesa.

Neste exemplo, em baixo ilustrado, poderá verificar que aos 7 TL que um professor tenha à noite, correspondem a 10 TL.

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AULAS Nova forma de escolher o professor e os TL por semana

Nesta versão 2008, dispomos agora na opção TABELA DE AULAS de mais uma possibilidade para escolher o professor para uma determinada aula. Proceda como na imagem.

Curso / Plano de Estudos Curriculares – Totais de TL por turma

Nesta opção temos agora a possibilidade de verificar os Totais de Tempos Lectivos em cada turma. Clique com o botão direito do rato no nome de uma turma, como mostra na imagem em baixo, e escolha LINHA DE TOTAIS. Aparece a soma dos TL por turma Clique no botão direito do rato!!

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HORÁRIOS HORÁRIOS RESUMIDOS: LINHAS E COLUNAS AUTOMÁTICAS Para os horários resumidos (formatos 11, 20 e 30) já não é necessário indicar o número de linhas e colunas por página na opção DETALHES da janela PREPARAR PÁGINA.

A partir da versão 2008 o gp-Untis calcula, ele próprio, esses valores caso active a opção “Linhas/Colunas Automáticas” da janela DETALHES.

Pode ainda activar a opção “Dias completos numa página” para que o dia da semana não fique dividido em páginas diferentes.

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MODO HORÁRIO-MINUTO Visualização modo “Horário – Minuto” mesmo não tendo o Módulo Minuto. Para isso basta na opção CONFIGURAÇÕES separador

LAYOUT2

e depois no activar

a

opção

“Visualizar em Modo <Minuto>

DADOS BASE E AULAS Pode agora imprimir apenas os dados alterados, através da opção “PREPARAR PÁGINA”

. Seleccione a data desde a qual pretende

imprimir os dados que foram alterados em relação à última vez que trabalhou.

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PLANIFICAÇÃO MANUAL MELHORIAS NA CONSULTA E NO TRABALHO Indicação dos TL não disponíveis

Nos horários, temos a partir da versão 2008 a possibilidade de verificar na janela de DETALHES se um determinado tempo lectivo está impedido por um Requisito de Tempo -3.

Ao arrastar por Drag & Drop uma determinada aula para outro local, se

reparar

na

janela

de

DETALHES, em baixo, pode ver um -3 indicador de um Requisito de Tempo.

Preferências a cores

Ao arrastar uma aula para outro local, o programa apresenta-lhe com cores de fundo várias cores. O Roxo, quer dizer que a aula pode ser colocada ali, mas a sala está ocupada. O Verde quer dizer que a aula pode ser colocada naquele TL, sem problemas de colisão e com disponibilidade de sala. Agora temos ainda dois tons de verde, sendo o verde mais forte a melhor opção.

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INTERACTIVO Na versão 2008 tem agora disponível uma nova opção na janela do Interactivo, no sentido de dar maior

visibilidade

às

opções


COLOCADAS> ou INFORMAÇÃO, HISTÓRICO ou PERMUTAS clicando no botão virado para a direita.

Para reverter, basta clicar no botão contrário

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.

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES Ordenar a opção NÃO COLOCADAS

Por defeito a ordem que aparece é determinada pela posição do cursor. Contudo, pode agora ordenar as colunas TURMAS ou PROF de modo a facilitar a colocação das aulas por colocar. Por ex: Se clicar em baixo numa turma e depois no botão TUR para ordenar, terá todas as aulas dessa turma seguidas e em primeiro lugar na janela.

Se clicar em baixo num professor e depois na coluna Prf das NÃO COLOCADAS, o programa irá apresentar por ordem, primeiro todas as aulas não colocadas desse professor.

Ocultar Linhas Se desejar reduzir a informação visivel na janela poderá, a partir de agora, ocultar linhas sem as apagar. Para isso, basta seleccionar as linhas desejadas e clicar em seguida no botão

(Ocultar linhas

seleccionadas)

Por ex. Se não precisar do Prof. PF3.

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES Reter Linhas

Pelo contrário, poderá seleccionar algumas linhas e retê-las na janela para melhor trabalhar. Por ex: Acrescenta uma outra turma para comparar informação e outro Prof e depois clica no botão

para reter essas linhas.

O programa confirmará esta acção colocando o sinal + nessas linhas.

Número de alunos

É possível, a partir de agora, ver na janela de Interactivo o número de alunos que assistem a cada aula. Activa-se o número de alunos numa aula, de uma turma ou de um professor, no botão

© Cardita Press 2008

desta janela.

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES Capacidade das salas

No caso de precisar saber a capacidade da aula, pode activar esta opção na Janela Interactivo no botão

.

Janela de Detalhes c/ Informação Individual

Clique no botão direito do rato!!

A janela de DETALHES vem configurada, por defeito, com todas os campos activados. Clicando com o botão direito do rato num dos cabeçalhos dessa janela pode desactivar os que não precisar.

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OPTIMIZAÇÃO HORÁRIO DA TURMA TL simples, duplos e último TL do dia

Nesta janela das turmas, no menu DADOS BASE, temos agora uma nova opção. Além de definir se os TL Duplos e Simples devem ser colocados a determinados tempos lectivos do dia ou da semana, temos ainda a possibilidade de definir a que tempos lectivos deveremos prever as substituições para essa turma. Clique no botão



para abrir esta nova janela e seleccione Clic!

na grelha, em baixo, os tempos lectivos pretendidos e depois clique no botão TL duplos ou TL simples conforme o que pretende. Por causa dos transportes públicos, que os alunos têm de apanhar, pode ter a necessidade de indicar a que tempos lectivos os alunos devem sair, ou até quais devem ter aulas. Assim, seleccione a hora pretendida e depois clique no botão NÃO. Desta forma o programa sabe que até a partir desse tempo lectivo tem de haver aulas esse Tempo Lectivo não poderá ser o ultimo, pelo que deverá colocar uma aula naquele local. Funciona um pouco como se houvesse o símbolo +3. Depois

pode

sempre

copiar para

outras turmas. © Cardita Press 2008

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ALGORITMO GENÉTICO DE OPTIMIZAÇÃO Com a versão 2008 do gp-Untis, tem agora à sua disposição, mais uma estratégia de optimização, que denominámos de Tipo E: optimização demorada, que do ponto de vista técnico, é uma optimização genética.

Com os algoritmos genéticos, as soluções serão encontradas combinando as propriedades das duas soluções parentais (genes do pai e da mãe) para serem transmitidas seguidamente às soluções descendentes (aos filhos). De maneira análoga é o que se passa com a evolução da Natureza, as propriedades genéticas dos pais vão ser transmitidas aos filhos. Estes pais não são idênticos, dado que pai e mãe herdaram as propriedades de uma série de horários de maneira diferente: certas características dos horários vão referir-se apenas à mãe, para além do pai. Esta estratégia de optimização dura claramente muito mais tempo que as outras, mas chega a resultados bem melhores. Deverá, no entanto, utilizar esta estratégia apenas após já ter obtido bons resultados com as outras, o que permite evitar erros de lançamento de dados e perdas de tempo a despistá-los numa estratégia tão demorada. 26

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MULTIUSER – Versão Rede BASE DE DADOS Conversão para a versão 2008

A estrutura da Base de Dados da versão 2008 foi ligeiramente alterada. Deste modo, após instalar a versão 2008 do gp-Untis e realizar o LOGIN, o programa apresenta-lhe uma mensagem de como deve proceder para converter a sua Base de Dados da versão 2007 para a versão 2008.

Para fazer a conversão para a versão 2008, clique no menu MÓDULO / MULTIUSER/ CONVERTER PARA O GP-UNTIS 2008 Assim, a conversão será feita

automaticamente,

UTILIZADOR

e

a

desde

palavra

que

indique

o

passe.

Apenas

o

Administrador tem o direito de proceder a esta operação. CLIC !

Depois

de

escolher

ADMINISTRATOR

e

o

utilizador

introduzir

a

password, o programa irá apresentar uma mensagem de segurança. Clique em [YES] para continuar e proceder à conversão da Base de Dados para a versão 2008. Depois de terminada a conversão, o programa apresentará uma mensagem para que compacte e reorganize a base de dados através do MS-Access.

ATENÇÃO ! Esta operação é irreversível, pelo que depois já não pode ler o ficheiro com a versão 2007, assim deve primeiro fazer uma cópia de segurança do ficheiro gpUntis.mdb

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ACESSIBILIDADE POR MySQL Na versão 2008, podemos agora utilizar uma Base de Dados MySQL para o gp-Untis MultiUser. Neste procedimento são copiadas as tabelas Access, quer

de

estrutura

quer

de

conteúdo

que,

depois

são

copiadas

automaticamente para a base MySQL. Proceda da seguinte forma:

1. Caso tenha a versão 2007, por favor converta agora a sua base de dados

Access,

para

a

versão

2008,

conforme

indicado

anteriormente.

2.

Se já trabalhou com o gpUntis Multiuser e deseja converter a base de dados Access para MySQL faça o download, em primeiro lugar, da actualização mais recente da versão 2008 (em www.cardita.pt) e depois de actualizar o programa, entre e faça o LOGIN. Deste modo, o programa irá verificar que a estrutura dos dados da vossa base gpUntis.mdb corresponde à versão mais actual.

3. Se vai utilizar o gpUntis Multiuser pela primeira vez, proceda de acordo com o descrito no manual de instalação do gpUntis Multiuser e efectue os procedimentos aí descritos para instalação no servidor. Entre no programa, faça LOGIN para activar a ligação ODBC e feche o programa.

Converter a base de dados gpUntis mdb para MySQL Instale no servidor os seguintes programas: 1. MySQL Connector ODBC / 5.1 – Download em http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/5.1.html#win32 2. Programa MySQL 5.0 – Download em http://dev.mysql.com/downloads/mysql/5.0.html#win32 28

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3. Após a instalação do programa

MySQL

proceda

à

configuração optando pela

configuração

standard;

4. Clique em NEXT até que surja a janela que se mostra abaixo. Esta janela deverá ser preenchida de acordo com o exemplo. (Deve fixar a password, pois vai precisar dela mais tarde);

5. Continue em, NEXT, e

conclua

a

configuração.

6. Terá agora de criar no programa MySQL uma pasta que será a base de dados do gpUntis. Aceda a C: Programas / MySQL / MySQL server 5.0 / Data e nesta última, crie uma nova pasta e atribua-lhe um nome, por exemplo “gpUntisdb”.

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES

7. Aceda ligação

agora

à

ODBC

em,

Iniciar/ Ferramentas administrativas Origens

/

de

dados

ODBC

e

no

separador

DSN

de

sistema,

seleccione

(gpUntis

Microsoft

Driver mdb*), clique em “Configurar”, e renomeie gpUntis para gpUntis0. Clique em “Reparar” e OK.

8. Estabeleça a uma nova ligação ODBC para MySQL. Clique em “Adicionar”, seleccione, na nova janela, MySQL ODBC 3.51 Dever;

9. Surge a janela Connector / ODBC que deve preencher como apresentado no exemplo ao lado.

10. Depois de estabelecida a Ligação, com sucesso, entre no gp-Untis e faça LOGIN. O programa pedirá a confirmação da conversão da base de dados Access

A password tem de ser a mesma que usou para configurar o programa MySQL

Seleccione, na lista, a base de dados gpUntis que criou.

para MySQL.

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Estabelecer a ligação de REDE Pode estabelecer dois tipos de ligações de rede. Uma apenas para os postos de trabalho na escola, com acessibilidade pela rede interna e para a qual utilizará o IP do servidor. A outra, com acessibilidade por IP através da Internet, que poderá aceder a partir de onde quer que esteja e, para a qual utilizará o IP da internet do servidor da escola.

Estabelecer ligação pela rede interna Instale em cada posto o driver MySQL Connector ODBC/ 5.1 – Download em http://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/5.1.html#win32 1. Aceda ao menu ODBC em, Iniciar/ Ferramentas administrativas / Origens de dados ODBC / separador DSN de sistema; 2. Se tiver uma ligação ODBC para a anterior versão Access (gpUntis Microsoft Driver mdb*), apague; 3. Estabeleça a nova ligação ODBC para MySQL. Clique em “Adicionar” e seleccione, na nova janela, MySQL ODBC 3.51 Dever; 4. Surge a janela Connector / ODBC que deve preencher como apresentado no exemplo ao lado. Colocar o IP de acordo com o tipo de ligação que se pretende efectuar.

Depois de estabelecida a ligação, com sucesso, entre no gp-Untis e faça LOGIN. O programa pedirá a confirmação da ligação.

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gpUntis

A password tem de ser a mesma que usou para configurar o programa MySQL .

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DIREITOS DE UTILIZADORES Novas autorizações O gp-Untis dispõe de um sistema de autorizações hierarquizadas, no qual podemos definir grupos de utilizadores e utilizadores individuais. Cada Grupo de Utilizadores tem os seus direitos perfeitamente definidos e pode atribuí-los a quantos utilizadores desejar. Cada utilizador só poderá estar definido para um único grupo de utilizadores.

Clique no menu MÓDULOS \ MULTIUSER \ ADMINISTRAÇÃO de UTILIZADORES \ DIREITOS dos UTILIZADORES para definir os direitos dos grupos de utilizadores.

Na versão 2008 do gp-Untis aparecem agora dois novos direitos que poderá atribuir aos Grupos de Utilizadores.

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES

— Horários todas

Info

as

para

opções

relacionadas

com

este

Módulo.

— C. Não Lectiva para atribuir todos os direitos associados

à

Componente Não Lectiva

Direito de editar formatos

O direito de EDITAR FORMATOS permite dar aos utilizadores que não dispõem de direitos para EDITAR

os

dados

poderem,

contudo, criar ou alterar formatos de

edição,

o

que

distingue

claramente dos infelizes colegas que não têm nenhum direito.

Direito de consultar

O direito de CONSULTAR concede aos utilizadores permissoes para apenas consultar a informaçao escolhida.

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES

FORMATOS PÚBLICOS Na configuração dos vários Formatos de DADOS BASE, AULAS ou HORÁRIOS existe agora a possibilidade de assinalar que o formato que criou, ou um já existente, é PÚBLICO pelo que qualquer grupo de utilizadores pode utilizá-lo.

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EXPORTAR PARA FICHEIRO GPN Nesta versão é agora mais fácil, ao Utilizador, exportar os seus dados do servidor para um ficheiro *.GPN e levar para casa, para poder trabalhar e voltar a trazer no dia seguinte. Para isso, tem uma nova opção no Menu FICHEIRO \EXPORTAR DADOS EM FICHEIRO GPN

JUNTAR NA BASE DE DADOS A partir da versão 2008, pode juntar apenas as alterações realizadas no ficheiro gpn ao seu ficheiro *.mdb do servidor.

Para isso, no servidor, abra o seu ficheiro *gpn

e

depois

vá

ao

menu

Módulos\MultiUser\ Juntar na Base de Dados.

Depois de aparecer a caixa de diálogo de LOGIN, faça OK

Será informado, através de uma nova janela, que os Dados alterados foram incluídos no seu ficheiro *mdb.

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MANUAL GP-UNTIS 2008 - NOVIDADES

1. Dados referentes à componente Não Lectiva;

2. Dados referentes às alterações nas Aulas;

3. Dados

referentes

aos

Horários

alterados.

Os dados que pretender juntar, deve verificar se o campo IMPORTAR está assinalado.

JUNTAR

DADOS

DE

DIFERENTES

INSTITUIÇÕES Nesta versão 2008, aparece uma nova opção GUARDAR NA BASE DADOS.

Será interessante a sua utilização para quando numa mesma Base de Dados existam várias escolas. 36

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MÓDULO SUBSTITUIÇÕES As novidades neste módulo de Substituições dizem respeito a melhorias e a desenvolvimentos de janelas já existentes (por ex. a janela de Ausências ou do Interactivo) ou de funções (por ex. a edição das substituições) ou ainda, uma janela totalmente nova (substituições sem Ausência) e ainda a possibilidade de pedir a estatística das aulas previstas e aulas dadas por professor e disciplina.

JANELA DE AUSÊNCIAS Nesta janela de Ausências, no botão TABELA, pode agora adicionar um novo Formato e depois activar o campo SELECCÃO, o que lhe vai permitir, por exemplo, escrever no campo CRITÉRIO, 102º, pelo que esta nova janela vai seleccionar e apresentar apenas os professores que estiveram ausentes pelo Artigo 102 do ECD.

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SUBSTITUIÇÕES ESPECIAIS Nesta versão 2008, temos agora a possibilidade de acrescentar algumas tarefas adicionais, para as quais são precisos professores, como por exemplo, exames que tenham de decorrer sem interrupção das aulas.

IMPRESSÃO DE SUBSTITUIÇÕES

Nesta nova versão poderá apenas imprimir as Substituições novas, ou a partir de uma determinada data.

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ESTATÍSTICA DE AULAS PREVISTAS E AUSÊNCIAS A versão 2008 permite, a partir da janela Estat. Substituições, obter o número de aulas previstas para cada professor por disciplina e totais, bem como, as faltas que cada professor deu ao longo do ano. Para que esta informação seja correcta teremos de definir no calendário do gpuntis, os dias do calendário escolar da escola,

sinalizando

feriados

e

interrupções lectivas, e lançar no Módulo Substituições as faltas dos professores.

Legenda: Aulas planeadas = Aulas previstas Dadas = Aulas dadas Aulas canceladas = Faltas do prof. Substituições = Subst. Realizadas pelo prof.

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LISTAGENS E MAPAS

Listagem de professores e cargos Em Dados Base / Professores, clique no icon

tabela /

separador Imprimir. Configurar as colunas que queremos imprimir. Confirmar em OK e imprimir.

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Listagem de Directores de Turma Em Dados Base / Turmas, clique no icon “Tabela” / separador “Imprimir”. Configurar as colunas que queremos imprimir. Confirmar em OK e imprimir.

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Listagens de Conselhos de Turma Em Aulas / Turmas, clique no icon “Tabela” / separador “Imprimir”. Configurar as colunas que queremos imprimir. Confirmar em OK e imprimir.

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Mapas de OPTE Configurar um formato de Turmas grandes

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Aulas Previstas Turmas Extrair no Módulo Substituições em Est. de Subst. É necessário configurar o calendário escolar no programa marcando como “feriado e dia sem aulas” todos os dias de interrupção lectiva e feriados.

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