Manual De Funciones Administrativas 2019.docx

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MANUAL DE FUNCIONES DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PROISEBOL S.R.L.

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Emisión

07/03/2019

Roxana Mayta Copa

Pablo Julio Argandoña

José F. Brito Vega

Fecha

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Rev. Descripción

ELABORADO POR:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

ROXANA MAYTA COPA

PABLO JULIO ARGANDOÑA

JOSÉ F. BRITO VEGA

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CÓDIGO

ESPECIFICAS

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M.F.A.PROISEBOL-GG-001

DESCRIPCION DEL PUESTO Título del Puesto

Gerente General

Jefe de Inmediato

No Dirigir y coordinando a las distintas áreas para asegurar la

Responsabilidad

rentabilidad, competitividad, continuidad y sustentabilidad de la empresa. 

Planifica los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.

Funciones



Liderar la gestión estratégica



Liderar la formulación y aplicación del plan de negocios.



Alinear a las distintas Gerencias y/o Jefaturas.



Definir políticas generales de administración.



Dirigir y controlar el desempeño de las áreas.



Ser el representante de la empresa.



Desarrollar y mantener relaciones diplomáticas con autoridades y Clientes.



Velar por el respecto de las normativas y reglamentos vigentes



Colaborador directo

Actuar en coherencia con los valores organizacionales

Asistente y Jefaturas

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M.F.A.PROISEBOL-GF-002

DESCRIPCION DEL PUESTO Título del Puesto

Gerente Financiero

Jefe de Inmediato

Gerente General

Responsabilidad

Administrar, evaluar y supervisar las actividades relacionadas con la obtención y el uso de los recursos económicos y financieros

Funciones



Proteger los activos de la empresa y proporcionar información acerca de la misma a los Jefes e Ingenieros y Entidades financieras.



Dirige y organiza las operaciones del departamento financiero para que éstas se lleven a cabo con eficacia y eficiencia.



Se integra dentro del equipo directivo y aporta la perspectiva financiera en cuestiones estratégicas de crecimiento.



Control del flujo de efectivo.



Control de Facturación, Cobros y Bancos



Realizar un análisis periódico tanto de la cuenta de resultados como de los balances.



Maximizar el valor de la empresa para garantizar la presencia en el largo plazo

Colaborador directo

Asistente de Gerencia y Administración.

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M.F.A.PROISEBOL -AD-003

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título del Puesto

Administración

Jefe de Inmediato

Gerente General Planificar, dirigir y controlar las actividades Administrativas y

Responsabilidad

operativas de la empresa, así como coordinar y supervisar los Departamentos que están a su cargo. 

Organizar, coordinar, dirigir el desarrollo de los servicios Administrativos.



Asesorar a la Gerencia General en materia de administración.



Formular el Presupuesto Anual de Egresos de la empresa a su cargo.



Coordinar la formulación de los planes de trabajo de las unidades que integran a su cargo.

Funciones



Participar en reuniones con Gerencia General, para informar sobre las actividades a su cargo y plantear soluciones, a la problemática que se presenta en las diferentes áreas de trabajo.



Reuniones periódicas con los Jefe/Gerentes/Ing. Sup. para evaluar los resultados de la gestión de las obras.



Debe asumir la responsabilidad de evaluar periódicamente los riesgos del personal a su cargo e imponer las medidas correctivas.

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EMISIÓN



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Coordinar los servicios administrativos de transporte de personal, adquisición y suministros de bienes, mantenimiento de oficina y almacenes.



Efectuar Evaluación del Desempeño del personal.



Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas relacionadas con la seguridad y salud laboral.



Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos.



Cumplir con las normas y procedimientos de la empresa



Proporcionar información y apoyo a todas las áreas.



Registrar las Cuentas por Cobrar



Registrar las Cuentas por Pagar



Realizar cobranzas a nuestros clientes, seguimientos de facturas.

Colaborador directo

Criterios de desempeño

Conocimientos básicos



Cálculo de planillas



Supervisión del área de ventas



Supervisión declaración

Asistente administrativo. 

Criterios para solucionar problemas.



Liderazgo.



Organización.



Nivel intermedio de Herramientas Office (Word, Excel, PowerPoint).



Técnicas de redacción y archivo de documentos.



Técnicas de Servicio al Cliente.

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Habilidades

Requisitos de estudio y experiencia



Analizar información.



Organizar el trabajo.



Establecer relaciones interpersonales.



Captar instrucciones.



Realizar cálculos numéricos.



Pro actividad



Título de Técnico en Secretariado Ejecutivo y otros

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Programas afines al cargo, experiencia mínima de (1) un año.

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M.F.A.PROISEBOL -AG-004

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Título del Puesto

Asistente de Gerencia

Jefe de Inmediato

Gerente de General

Responsabilidad

Asistir y apoyar en todos los procesos gerenciales y administrativos. 

Administrar la agenda del Gerente General



Contestar y canalizar las llamadas telefónicas correspondientes de la empresa.



Coordinar reuniones de la gerencia.



Recibir, registrar, distribuir y archivar la documentación que ingresa a la Empresa, adicionalmente llevar el control sobre la correspondencia enviada.



Digitalizar, organizar y controlar el archivo físico de:

Funciones



Legajo del Personal,



Seguros,



Obras ejecutadas, otros.



Elaboración y registro de Actas.



Registro de documentos según archivos físicos en la Office 365 correspondiente a la parte administrativa de las Obras.



Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos.

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

Cumplir con las normas y procedimientos de la empresa



Coordinar la entrega de EPPs y uniformes al personal de obra con sus cargos respectivos.



Apoyo a las funciones al asistente administrativo cuando lo requiera.



Manejo y administración de las redes sociales del Sr. José Brito.



Recibir y atender a las visitas.



Revisión de planillas de clientes, administración y obras en ejecución.



Manejo de documentación contable.



Proporcionar documentación contable que solicite gerencia o algún área que lo requiera.



Colaborador directo

Criterios de desempeño

Periódico mural.

Logística 

Archivo de gestión ordenado.



Agenda actualizada.



Adecuada coordinación de labores de mensajería.



Nivel intermedio de Herramientas Office (Word, Excel, PowerPoint).

Conocimientos básicos



Técnicas de redacción y archivo de documentos.



Técnicas de Servicio al Cliente.



Archivo de gestión ordenado.



Agenda actualizada.



Adecuada coordinación de labores de mensajería.

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PRO-RRHH-M.F.D.A.-19R.V.00 PÁGINA EMISIÓN

Habilidades

Requisitos de estudio y experiencia



Analizar información.



Organizar el trabajo.



Establecer relaciones interpersonales.



Captar instrucciones.



Realizar cálculos numéricos.



Pro actividad



Título de Técnico en Secretariado Ejecutivo y otros

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Programas afines al cargo, experiencia mínima de (1) un año.

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M.F.A.PROISEBOL -LOG-005

DESCRIPCION DEL PUESTO Título del Puesto

Logística.

Jefe de Inmediato

Administración

Responsabilidad

Asistir a la Administración en actividades de control de inventarios. 

Recibir los requerimientos internos y de las obras.



Verificar el stock de los materiales antes de la adquisición.



Solicitar cotizaciones correspondientes a los requerimientos.



Realizar las compras de materiales y equipos, epp necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.



Emitir las órdenes de compra y de servicios,



Coordinar y contratar el transporte para el traslado de mercadería según las necesidades.

Funciones



Coordinar con los encargados de las obras la recepción de los materiales en perfectas condiciones y la emisión de guías de remisión de PROISEBOL.



Realización de inventarios trimestrales.



Clasificar, codificar y rotular los materiales y equipos que ingresan al almacén.



Registrar los movimientos de entrada y salida de materiales en las guías de remisión y adicionalmente en una matriz en Excel.



Recepción de materiales en Obra (sobrantes), de los

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proveedores (compras) y registrar en las Guías de la empresa. 

Auditar semanalmente los inventarios del almacén, los cuales pueden ser cíclicos, por familias o según su rotación.



Abastecer a las obras con los materiales que tenemos en stock.



Control de inventarios quincenal de productos de consumo permanente.

Criterios de desempeño

Conocimientos básicos

Habilidades

Requisitos de estudio y experiencia



Participar en el levantamiento de inventarios físicos.



Asistir puntualmente a capacitaciones y eventos formativos.



Cumplir con las normas y procedimientos de la empresa



Proporcionar información y apoyo a todas las áreas. 

Almacenes ordenados.



Adecuada coordinación con el área de ingeniería y almacén de obra para las compras.



Adecuada coordinación con los encargados de las Obras.



Nivel intermedio de Herramientas Office (Word, Excel, PowerPoint).



Técnicas de almacenamiento y archivo de documentos.



Técnicas de Servicio al Cliente.



Analizar información.



Organizar el trabajo.



Establecer relaciones interpersonales.



Captar instrucciones.



Realizar cálculos numéricos.



Pro actividad



Título de Técnico en Auxiliar de Almacén y otros Programas afines al cargo, experiencia mínima de (1) un año.

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