Manual Base Gp-untis

Guia Prático Untis Gestão Automática de Horários Escolares

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ÍNDICE 1. INSTALAÇÃO DO GP-UNTIS ............................................................................................................ 4 2. DADOS DA LICENÇA ....................................................................................................................... 4 3. CABEÇALHO E RODAPÉ DOS HORÁRIOS .......................................................................................... 5 4. DADOS DO ESTABELECIMENTO ...................................................................................................... 6 5. GRELHA SEMANAL ......................................................................................................................... 7 5.1 INTERVALOS ................................................................................................................................................................ 8

6. INTRODUÇÃO DE DADOS BASE ....................................................................................................... 9 6.1 INTRODUÇÃO DAS TURMAS ............................................................................................................................................ 9 6.3 INTRODUÇÃO DE SALAS ................................................................................................................................................ 17 6.4 INTRODUÇÃO DE DISCIPLINAS ........................................................................................................................................ 19

7. FUNCIONALIDADES DA BARRA DE FERRAMENTAS ........................................................................ 22 7.1 ATRIBUIR CORES ......................................................................................................................................................... 23 7.2 MUDAR A ORDEM DOS ELEMENTOS................................................................................................................................ 24 7.3 MODIFICAÇÃO EM SÉRIE COM X-U ................................................................................................................................ 25

8. INTRODUÇÃO DOS CURRÍCULOS .................................................................................................. 26 9. INTRODUÇÃO DE AULAS .............................................................................................................. 28 10. ATRIBUIÇÃO DE PROFESSORES ................................................................................................... 30 11. AULAS EM SIMULTÂNEO ............................................................................................................ 31 12. COMPONENTE LECTIVA DOS PROFESSORES ................................................................................ 34 13. PONDERAÇÃO DE DADOS ........................................................................................................... 35 14. OPTIMIZAÇÃO / GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE HORÁRIOS ............................................................. 36 15. DIAGNÓSTICO ............................................................................................................................ 38

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16. HORÁRIOS / INTERACTIVO ......................................................................................................... 39 16.1 INTERACTIVO ........................................................................................................................................................... 40

17. OPTIMIZAÇÃO DE SALAS ............................................................................................................ 43 17.1 ATRIBUIÇÃO DE SALAS .............................................................................................................................................. 44

18. COMPONENTE NÃO LECTIVA NO HORÁRIO DOS PROFESSORES .................................................. 45 18.1 CONFIGURAÇÃO DAS JANELAS ..................................................................................................................................... 45 18.2 LANÇAMENTO DA COMPONENTE NÃO LECTIVA ............................................................................................................... 46

19. FORMATOS / IMPRESSÃO DE HORÁRIOS .................................................................................... 48 19.1 CONFIGURAÇÕES DO HORÁRIO ................................................................................................................................... 48 19.2 IMPRESSÃO DE HORÁRIOS .......................................................................................................................................... 52 19.3 CONFIGURAÇÃO DA LEGENDA PARA IMPRESSÃO ............................................................................................................. 53 19.4 EXEMPLOS DE HORÁRIOS ........................................................................................................................................... 54

20. IMPRESSÃO DE LISTAGENS ......................................................................................................... 56 20.1 LISTAGEM DE DIRECTORES DE TURMA .......................................................................................................................... 56 20.2 LISTAGEM DE PROFESSORES E CARGOS .......................................................................................................................... 57 20.3 LISTAGEM DE CONSELHOS DE TURMA ........................................................................................................................... 59

21. REUNIÕES .................................................................................................................................. 60

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1. INSTALAÇÃO DO GP-UNTIS
Insira o CD gp-untis no seu computador;
Faça duplo clique no ficheiro SETUP.EXE;
Será criado um novo directório no seu computador (C:\Programas\Gp-Untis\2009);
Terminada a instalação COPIE os ficheiros da pasta ACTUALIZAÇÃO que se encontram no CD, para o directório anteriormente criado (C:\Programas\Gp-Untis\2009) e substitua os ficheiros existentes;
No caso do Untis MultiUser deverá seguir as indicações do respectivo Manual.

2. DADOS DA LICENÇA
Após abrir o programa pela 1ª vez, clique em Ficheiro | Novo.
Surgirá a janela Dados da licença na qual deverá introduzir Nome do Estabelecimento, Números de licença e Data (incluindo pontos e espaços) tal como aparecem na folha com os dados do licenciamento;
Estes dados não lhe serão solicitados novamente. Ao fechar a janela Dados da licença, estes serão gravados automaticamente.

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3. CABEÇALHO E RODAPÉ DOS HORÁRIOS Em Relatórios |Configurações deve definir o cabeçalho e o rodapé dos horários.

Ainda nesta janela, Configurações de listagens, clique em Nome para impressão e seleccione Abrev. do prof. caso pretenda que saia o código do Prof. nas listagens, ou escolha Nome Comp. do Prof. para sair com o nome completo.

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4. DADOS DO ESTABELECIMENTO Em Configurações | Dados do Estabelecimento deve introduzir as datas de início e fim do ano escolar.


Preencha ainda os campos Código da escola, Tipo de escola e País.

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5. GRELHA SEMANAL Em Configurações | Grelha Semanal deverá preencher todos os campos. Nº de dias lectivos por semana, Nº máximo de TL por dia, (inclusive os do turno da noite, se for o caso).


A definição correcta da grelha semanal é muito importante, pois é com base nela que o programa irá trabalhar durante a elaboração dos horários;
Para escolas com aulas no turno da noite deve introduzir em, Nº máximo de TL dia, o nº total de TL. Como o programa apenas distingue o período da manhã do período da tarde, o período da noite deverá ser marcado também como Tarde;
Para indicar ao programa que não há aulas em algum período, (por ex. Quarta-feira à tarde) deverá seleccionar com o rato os TL em causa e, de seguida, clicar em Vazio.

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5.1 INTERVALOS
No separador Intervalos, na janela da Grelha Semanal, deverá indicar entre que TL’s (tempos lectivos) se situa a hora de almoço; (Ex. 5,7);


Na coluna correspondente aos intervalos deverá colocar um (*). A sinalização com (*) num determinado intervalo impede que as horas duplas sejam separadas por esse intervalo.

Nota: Qualquer intervalo no gp-Untis é indicado com uma vírgula (“,”). Por ex. para indicar que a hora de almoço se situa entre o 5º e o 6º tempo, deve introduzir (5,6).

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6. INTRODUÇÃO DE DADOS BASE Nesta fase introduzirá toda a informação necessária para a gestão automática dos horários.


Vai introduzir as Turmas, os Professores, as Salas, as Disciplinas e todo um conjunto de Requisitos, relativos a cada elemento.


Introduza os dados seguindo a sequência apresentada em Dados Base;
Dada a quantidade de informação necessária para a geração dos horários, deverá introduzir apenas informação clara e pertinente, para evitar sobrecarregar a optimização com informação desnecessária.

6.1 INTRODUÇÃO DAS TURMAS Na janela das Turmas verifique se tem activos todos os campos importantes. Para activar ou desactivar campos clique no ícone Tabela e marque na coluna Activar os campos que pretende visualizar na janela de introdução de dados;

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Crie as turmas no campo Código e preencha todos os campos com a informação relativa a cada turma;

Aconselha-se a introdução dos seguintes dados nas turmas:
Código – É a abreviatura que identifica o elemento ao programa e, como tal, indispensável ao seu funcionamento. Esta abreviatura não deve ultrapassar os 5 caracteres.
Nome completo – Neste campo poderá colocar uma descrição mais longa que surgirá na impressão.
Sala – Introduzir a sala fixa da turma.
Seq.DisTeórDias – Introduzir o nº máximo de disciplinas teóricas consecutivas, para a turma, no mesmo dia.
“Pl.Estudos/Currículo” deve ser atribuída a mesma designação a todas as turmas que tenham o mesmo plano de estudos. O correcto preenchimento deste campo irá permitir um mais fácil preenchimento do currículo das turmas.
Interv.Almoço – Introduzir a duração do intervalo para almoço. Se pretende atribuir 1h de intervalo para almoço deverá colocar (1,1) , se pretende 1h ou 2h, deverá colocar (1,2).

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Director de Turma – Introduzir o código do Director de turma pelo que deverá ser preenchido após a criação dos professores. O preenchimento deste campo permitirá que o nome do Director de Turma apareça na impressão dos horários das Turmas e também permitirá a impressão da listagem de Directores de turma e respectivas turmas.
TL por dia – Introduzir o número mínimo e máximo de TL por dia. Exemplo (6,8)

Nota: As abreviaturas dos diversos elementos devem ser todas diferentes. Está interdito o uso da seguinte combinação de caracteres, (i) ou (I)- letra i, em minúsculas ou maiúsculas, rodeada por parêntesis curvos.

6.1.1 VALOR “FACTOR” NAS TURMAS DA NOITE

Para que o programa contabilize, nas turmas da noite, o valor 1.5 a partir das 20:00 horas, proceda da seguinte forma:


Na barra de ferramentas clique em Configurações | Diversos e na janela Configurações diversas, no campo Valorização a partir do TL X preencha com 1,5 no campo Valor e no campo A partir do TL, o respectivo tempo lectivo a partir do qual o programa deverá contabilizar o valor 1,5.

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6.1.2 REQUISITOS DE TEMPO NAS TURMAS

Ícone do “relógio” - Requisitos de Tempo

Os requisitos de tempo são elementos fundamentais para o aspecto final dos horários.
Após ter criado todas as turmas da escola deverá informar o programa em que turno do dia (manhã ou tarde), a maioria das aulas de uma determinada turma devem ser colocadas, ou quantas manhãs/tardes livres pretende atribuir a cada turma;
Os requisitos de tempo podem ser fixos se assinalados com (- 3... ou + 3…) na tabela. Com estes requisitos impõe ao programa que deve obrigatoriamente colocar (+3) ou não (-3), aulas nesses TL’s;
Ou indeterminados quando marcados na área superior da janela em Dias adicionais indeterminados. Nestes caso deixa ao programa a decisão;
Proceda como indicado na figura: Seleccione uma turma e clique no ícone do “relógio”. Na janela Requisitos de Tempo seleccione com (+3) o turno base da turma. Em dias adicionais indique o nº de tardes/manhãs livres, no quadradinho correspondente a (3);


Se a escola tiver aulas à noite é fundamental bloquear com (-3), os TL do turno da noite nas turmas diurnas. Nas turmas da noite deve impedir com (-3), todos os TL da manhã e da tarde.

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Pode aplicar a selecção dos requisitos de tempo de uma turma a todas as turmas que tenham a mesma base horária. Para tal, clique no ícone e, na nova janela seleccione as turmas.


Para seleccionar turmas alternadamente pressione a tecla CTRL.

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Pode ainda decidir quais os TL destinados às aulas de blocos (90) e às aulas de 45 minutos, assim como, pode também impedir a colocação de aulas nos últimos tempos lectivos, nas turmas que precisem desses temos sem aulas.


Seleccione na grelha da janela Horário Turma os TL destinados às aulas de blocos (90m) e clique no botão TL duplos. Proceda da mesma forma para TL simples ou para bloquear os últimos tempos lectivos de determinados dias de cada turma.

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6.2 INTRODUÇÃO DOS PROFESSORES

Para a introdução dos professores proceda do mesmo modo, como descrito para as turmas. No menu Dados Base | Professores verifique se tem activos todos os campos importantes. Para activar os campos proceda como descrito na informação relativa às turmas.
Aceda à janela Tabela

e active todos os campos necessários.


Campos que obrigatoriamente deve preencher além do Código: TL por dia min/máx. | Máx. TL seguidos | Obrig/Semana | Furos | Interv. Almoço | Departamento.


Os campos Texto e Descrição não interferem na optimização dos horários. O preenchimento destes campos permite a colocação de informação importante, relativa a cada professor, nomeadamente cargos, redução ao abrigo do artigo 79, etc. e que poderá imprimir.
O campo Departamento, se preenchido, permite a identificação dos professores pelos respectivos Departamentos, o que torna possível a impressão dos horários por Departamento.

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6.2.1 REQUISITOS DE TEMPO / PROFESSORES Para introduzir os requisitos de tempo dos professores seleccione um professor e, em seguida, clique no ícone Requisitos de Tempo.
Introduza os requisitos de tempo para cada professor. Dia livre, manhãs e/ou tardes livres, com os sinais de impedimento (-3, -2, - 1) e/ou dias, manhãs ou tardes em Dias adicionais indeterminados;


No exemplo, este professor não terá aulas à 2ª Feira nem aos 2 últimos TL da tarde. Terá, ainda, mais duas tardes sem aulas a decidir pelo programa;


A introdução dos requisitos de tempo irá ao encontro das necessidades e/ou desejos manifestados pelos professores.

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6.3 INTRODUÇÃO DE SALAS Antes de iniciar a introdução de salas é aconselhável planear bem, não só a ordem pela qual vai lançar as salas, como também, decidir quais as salas alternativas às salas lançadas e os ciclos de salas que pretende formar.
As Salas Normais representam um conjunto e devem ser lançadas sequencialmente;
As Salas Específicas constituem outro conjunto e devem surgir agrupadas de acordo com a sua especificidade. Por exemplo, os laboratórios de CN são um conjunto de salas específicas, as salas de Informática outro, os laboratórios de Física e Química outro, etc. Dentro destes conjuntos de salas deve lançar, por cada sala, uma outra sala alternativa e formar, assim, um ciclo de salas.
Para formar um ciclo de salas proceda de acordo com o exemplo;


A Sala Alternativa é uma sala com características idênticas à sala efectiva e que, o gpuntis irá usar durante a optimização, caso a sala original já esteja ocupada.
A Importância da Sala (0 a 4) representa a importância da sala em relação às aulas que nela vão decorrer. Para aulas que necessitam obrigatoriamente de decorrer em determinada sala (ex: ITIC) deve atribuir o valor 4.

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Caso a sua escola não tenha salas suficientes para todas as turmas, poderá resolver o problema recorrendo a salas fictícias (SF1, SF2).


De seguida, clique no “relógio” (requisitos de tempo), seleccione todos os TL da sala fictícia e clique no botão -3. Desta forma obriga o programa a procurar outra sala disponível.
Não esqueça de, na coluna, “Sala alternativa” indicar uma sala normal para cada uma das salas fictícias. Estas salas alternativas devem corresponder a ciclos grandes de salas normais.

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6.4 INTRODUÇÃO DE DISCIPLINAS Para a introdução das disciplinas proceda do mesmo modo, como descrito para os dados anteriores.
Campos importantes: Nome Completo; Sala; Seq_Disciplinas; (H) Disciplinas Teóricas;





Seq.Disc. nas turmas (A a E) – A colocação de uma letra de (A a E) no respectivo campo, em determinadas disciplinas impede que as mesmas sejam colocadas, nos horários, seguidas. Este símbolo deve ser colocado nas línguas estrangeiras. As disciplinas que se pretende afastar devem ter, todas, a mesma letra, por ex. (A);
Seq.Disc. nas turmas (1 a 9) – A colocação de um número de (1 a 9) no respectivo campo em determinadas disciplinas, indica ao programa que as mesmas devem ser colocadas seguidas nos horários. As disciplinas que se pretende juntar devem ter, todas, o mesmo número, por ex. (2);
(H) Disciplina teórica - Deve marcar este campo para identificar as disciplinas teóricas;

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(R) – Disciplina em tempos marginais – As disciplinas marcadas com este campo serão, preferencialmente, colocadas no início ou no fim dos turnos. Pode ser marcado apenas em algumas turmas (ex. EMRC nas turmas em que, nem todos os alunos frequentam a disciplina);
TL semanais mín/máx – Número mínimo e máximo de TL da disciplina por semana;
Disponível p/substituição – As disciplinas marcadas com este campo (ex. SUBST) estarão disponível para substituição de professores ou Ocupação dos alunos (OPTE), no caso de ausência do professor titular. Esta opção só é aplicável nos casos dos utilizadores do Módulo Substituições;
(M) Marcado – As disciplinas sinalizadas com símbolo (M) não serão colocadas nos horários aquando da optimização. Este símbolo é importante para marcar a componente não lectiva dos professores que colocamos os horários, após a colocação da componente lectiva.

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6.4.1 - REQUISITOS DE TEMPO / DISCIPLINAS Nas disciplinas, em princípio, só será conveniente colocar o símbolo (-3) nos 7º e 8º tempos lectivos na disciplina de Ed. Física para evitar o lançamento desta, imediatamente a seguir à hora de almoço.


No campo Salas é importante lançar a sala específica, para as disciplinas que necessitam de ser leccionadas nessas salas.

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7. FUNCIONALIDADES DA BARRA DE FERRAMENTAS

Ao longo do trabalho no menu Dados Base terá sempre a mesma barra de ferramentas cujas funcionalidades são as seguintes:

Tabela – Permite visualizar as colunas e activar/desactivar os elementos que pretende visualizar na tabela de lançamento de dados. Abrir um novo elemento. Apagar um elemento. Preencher ou apagar, de uma só vez e em simultâneo, todos os elementos da tabela que apresentem uma determinada característica. Ex. TL por Dia, Max. TL seguidos, etc... Requisitos de tempo – Com esta função pode determinar quais as aulas que pretende forçar ou impedir, que sejam colocadas em certos TL da semana. Atribuir cores diferentes aos elementos. Ex. determinadas disciplinas. Definições – Esta função permite escolher o tipo de letra.

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7.1 ATRIBUIR CORES

Por vezes é útil destacar determinados elementos com uma cor. A atribuição de cores diferentes permitem-nos verificar, com facilidade, se determinado requisito daquela disciplina foi cumprido na colocação da mesma nos horários.


Com o botão Cor pode, facilmente, colorir a letra ou o fundo de um elemento;
Estas cores aparecem nas janelas, no Interactivo, nos horários e nas impressões;
Caso não pretenda imprimir as cores deve escolher, na janela de impressão, a opção Imprimir a Preto e Branco.

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7.2 MUDAR A ORDEM DOS ELEMENTOS Após o lançamento dos dados pode ser alterado, de forma simples, o posicionamento dos mesmos na tabela:


Por exemplo, na tabela de professores foi introduzido um novo professor que precisa, agora, ser colocado junto dos restantes professores do Departamento. Para tal, seleccione o professor, clique na seta que aparece atrás do Código e, sem libertar o cursor, arraste para a posição pretendida.

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7.3 MODIFICAÇÃO EM SÉRIE COM X-U Com esta função é possível alterar, de uma só vez e em simultâneo, o conteúdo de um campo em todas as linhas.

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8. INTRODUÇÃO DOS CURRÍCULOS A introdução dos dados relativos às aulas, representa um dos passos mais importantes na elaboração dos horários. Recomenda-se que tenha o maior cuidado.
Para criar o currículo de cada Ano/Turma clique em Aulas

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Plano de

Estudos/Currículos;
Na janela Plano de Estudos /Currículos deverá introduzir todos os currículos das turmas da escola da seguinte forma: o No campo Código deve escrever a designação que atribuiu em cada turma em Dados Base | Pl.Est/Currículos. Desta forma estará a identificar o Currículo que vai criar, com as turmas a que vai ser atribuído; o No campo Disciplina Introduza as disciplinas do currículo usando os códigos das disciplinas. Pode manter aberta a janela das disciplinas para ter presente os códigos que atribuiu a cada disciplina; o No campo TL introduza os TL semanais da disciplina; o No campo TL duplos introduza o número de blocos; o No campo Bloco introduza o número de TL seguidos para a disciplina, se pretende colocar mais do que um bloco seguidos; o Terminado este trabalho, clique em Formar aulas. o o o o o

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o O currículo que acabou de criar será introduzido em todas as turmas identificadas com o mesmo Pl.Est/Currículo.


Aceda a Aulas | Turmas e confirme se todas as turmas se encontram preenchidas com o currículo que acabou de criar.

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9. INTRODUÇÃO DE AULAS Comecemos por conhecer a janela de “Aulas | Turmas”. Aqui se decide muito do que é verdadeiramente fundamental, para o bom resultado que pretendemos nos horários.

TABELA

Na tabela cada linha representa uma aula e, em cada coluna temos os parâmetros da mesma:
TL – Nº de TL semanais para a aula;
Professor – Código do professor da aula;
Disciplina – Abreviatura da disciplina;
Turma/s – Abreviatura da turma. Em aulas com 2 ou mais turmas juntas, introduza as turmas separadas por vírgulas.
Sala da disciplina – Se introduziu uma sala específica na janela das disciplinas, este campo será automaticamente preenchido;
Sala fixa – Sala da turma;
TL duplos, mim, máx – O programa coloca as aulas individualmente. Se pretende que uma aula com 4 TL seja colocada em blocos de 2TL deverá 28 GUIA PRÁTICO UNTIS – Gestão Automática de Horários Escolares

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introduzir neste campo 2,2, para uma aula com 6TL em blocos de 3TL deverá introduzir 3,3;
Blocos grandes – Para uma aula com mais de 2TL seguidos, deve introduzir neste campo, o nº de TL que pretende seguidos. Ex. 6 se pretende 6TL seguidos da mesma disciplina ou 5,4 se o total for de 9TL;
Seq_disc_tur – Esta função pode ser usada nas disciplinas ou nas turmas. Quando usada nas disciplinas aplica-se a toda a escola. Se usada nas turmas aplica-se, somente, às aulas em causa. Os símbolos 1 a 9 colocados nas aulas implica uma sequência das disciplinas no horário. Os símbolos A a F implica o afastamento dessas disciplinas;
(X) – As aulas com este campo marcado são fixadas no horário e não serão alteradas por optimizações posteriores;
(I) – As aulas com este campo marcado serão ignoradas, isto é, não serão colocadas no horário pela optimização.
(R) – As aulas marcadas com este símbolo serão colocadas em tempos marginais (início ou fim dos turnos).


Se optar pelo lançamento das aulas turma a turma, após a criação da 1ª turma (TL’s, Disciplina e TL’s duplos, etc.), seleccione as aulas introduzidas e copie com Ctrl+C. Passe para a turma seguinte e faça Ctrl+V. Basta, agora, alterar a sala da turma que pode fazer facilmente usando a função. X-U


Se optar pelo criação dos currículos em Pl.Estudos/Currículos, todos os campos comuns ficarão automaticamente preenchidos em todas as turmas. Neste caso deverá, apenas, sinalizar as situações particulares a cada turma como, por exemplo, os TL Marginais.

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10. ATRIBUIÇÃO DE PROFESSORES

Depois de introduzir as aulas em todas as turmas deve atribuir os professores e só depois, realizar os acasalamentos.
Para introduzir os professores, basta substituir cada ? pela abreviatura do professor a atribuir;
Se atribuiu as habilitações em Dados base | Professores, pode usar o ícone Propor Professor.


Na janela Propor Professor, só precisa fazer duplo clique no professor pretendido;


Na Pode ainda optar por propor Prof. do ano passado. Para tal terá de activar o campo Abrev. Ano Anterior em Dados Base | Turmas e preencher, com o código de cada turma relativo ao ano anterior. Desta forma, o programa recupera, para o ano seguinte, o professor de cada disciplina. 30 GUIA PRÁTICO UNTIS – Gestão Automática de Horários Escolares

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11. AULAS EM SIMULTÂNEO Para introduzir uma aula em simultâneo proceda da seguinte forma:
Se na mesma aula existirem duas ou mais turmas juntas, o exemplo abaixo Inglês, deverá realizar o acasalamento recorrendo ao ícone “Acasalar”.
Seleccione a disciplina em causa numa das turmas, clique no ícone Acasalar, procure a outra turma e seleccione, novamente a disciplina, clique no botão Acasalar na janela de acasalamento, repetindo este procedimento até incluir todas as turmas. Confirme em OK.

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Pode realizar o mesmo acasalamento de forma mais simples. Acrescente na coluna “Turma/s”, separadas por vírgulas, as turmas em questão;


No entanto, com este procedimento está a acrescentar, em dobro, a aula nas respectivas turmas, pelo que deverá ter o cuidado de apagar.


Para juntar em simultâneo duas ou mais disciplinas na mesma turma, por exemplo FQ e Biologia, deverá realizar o acasalamento recorrendo ao ícone Acasalar;
Seleccione a disciplina em causa, clique no ícone Acasalar, seleccione a outra disciplina e clique no botão Acasalar na janela de acasalamento;
Confirme em OK.

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Para desfazer um acasalamento proceda da seguinte forma:
Seleccione a aula que pretende desacasalar e, de seguida, clique no ícone;


Na janela Desacasalar pode Desacasalar tudo, ou seleccionar apenas a aula que pretende desacasalar, de seguida, clique na seta e confirme com OK.

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12. COMPONENTE LECTIVA DOS PROFESSORES Quando atribuímos os professores às turmas, em Aulas | Turmas, os TL passam automaticamente para os professores.
Aceda à janela dos professores em Aulas | Professores e confirme os campos que tem activos;
Para activar os desactivar campos, clique no ícone da Tabela e marque ou desmarque os campos em causa.


Deve deixar activos os campos que observa na imagem;
Esta janela é útil para confirmar se a componente lectiva atribuída a cada professor, na distribuição de serviço, está correcta;
Pode ainda preencher o campo “SeqDisProf”, com os símbolos de 1 a 9, para forçar uma sequência de disciplinas no horário do professor. Por exemplo, para um professor de FQ com várias turmas do mesmo nível, pode ser conveniente ter as aulas práticas seguidas. Desta forma, evitará montar e desmontar as experiências, de uma aula para a outra.

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13. PONDERAÇÃO DE DADOS A ponderação dos dados é fundamental para a optimização automática dos horários. Aqui podemos definir a importância ou o peso que atribuímos aos requisitos introduzidos, anteriormente, nos vários elementos;


Aceda à janela da ponderação em “Horário-Construção | Ponderação”;


Os parâmetros surgem organizados por separadores;
Atribua em cada parâmetro, por ordem crescente de importância, um peso de 0 a 5 sendo que correspondem: o 0 - sem importância; 1- pouco importante; 2 - a ter em conta; 3 - importante; 4 muito importante; 5 - muitíssimo importante.
Depois de atribuir todos os parâmetros, clique no separador Análise. Verifique a sequência das ponderações atribuídas. O ideal seria que os parâmetros de 1 a 5 fossem atribuídos com uma frequência decrescente, proporcionalmente ao valor do parâmetro.

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14. OPTIMIZAÇÃO / GERAÇÃO AUTOMÁTICA DE HORÁRIOS A Optimização é fase em que o programa irá processar os Horários. Para realizar a optimização aceda a Horário - Construção | Optimização.


Na janela de optimização pode escolher o tipo de optimização que pretende;
Seleccione uma das estratégias. Aconselha-se a “Tipo B“ ou “Tipo D”.
A primeira optimização terá como objectivo a detecção de eventuais erros de lançamento dos dados e, outros constrangimentos provocados pelo excesso de requisitos de tempo. Para melhor se identificar e corrigir estas dificuldades, aconselhase uma optimização parcial e progressiva, com a introdução de uma percentagem (%) de, por exemplo, 50% no campo Percentagem Inicial;
Após a optimização desta percentagem inicial realizam-se as correcções apontadas. Podemos alterar alguns requisitos, caso se verifiquem muitas dificuldades na colocação das aulas e, assim, permitir maior autonomia ao programa. Podem ser realizadas alterações em algumas aulas e fixar essas alterações, para evitar que, a optimização seguinte, desloque novamente as aulas que alteramos. Por último, realiza-se a optimização final, optando pela estratégia Tipo D;
Se optar pelas estratégia C ou D introduza uma % de aumento. As aulas vão sendo optimizadas de acordo com a % de aumento que introduziu, pelo que, esta % não deverá ser elevada;

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Clique em OK e analise cada mensagem de erro na janela Análise de dados;


Se considerar que os erros apontados são pertinentes, proceda à correcção;
No botão Abrir diagnóstico tem acesso ao diagnóstico pormenorizado. Analise e corrija todos os problemas relativos ao lançamento de dados e, aos constrangimentos aí apontados;


Após a correcção de todos os erros identificados, aceda novamente a Horário Construção | Optimização seleccione o tipo de optimização, as percentagens e active a optimização em OK. Inforários Software

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15. DIAGNÓSTICO

Terminada a optimização abra a janela do diagnóstico em Horário-Construção | Diagnóstico.
Nesta janela pode verificar o desempenho da optimização.
Percorra os vários parâmetros do diagnóstico e procure identificar os problemas;
Abra o horário das turmas e dos professores no menu Horários | Turmas e Horários | Professores e coloque lado a lado com a janela de diagnóstico. Confirme os problemas.


Se necessário, proceda a correcções, no lançamento de dados. Ex. requisitos de tempo;
Apague os horários e realize nova optimização (pode manter as aulas fixas);
O objectivo é conseguir a melhor optimização possível que servirá de base de trabalho, para a fase seguinte.

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16. HORÁRIOS / INTERACTIVO Obtida a melhor optimização de aulas e, após correcção dos erros apontados no Diagnóstico, aceda aos horários no menu “Horários | Turmas” e “Horários | Professores”. Observe os horários cuidadosamente e retire conclusões a cerca do que deve, ainda, ser corrigido ou do que pretende alterar.


Pode decidir melhorar alguns horários;
Estas alterações serão realizadas manualmente no Interactivo ou directamente nestes horários por Drag & Drop.

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16.1 INTERACTIVO No Interactivo pode intervir manualmente no horário. Pode colocar aulas, realizar permutas, colocar salas, etc.
Para aceder ao Interactivo seleccione Horário - Construção | Interactivo Interactivo;
Abra, também, o horário da turma e do professor e coloque lado a lado;


No separador “Aulas não colocadas” aparecem todas as aulas que o programa não conseguiu colocar;
Neste separador aparecerão, igualmente, todas as aulas que durante o trabalho vamos retirando dos horários, surgindo, estas, com a indicação do dia e TL em que se encontravam colocadas anteriormente;
Para colocar as aulas, seleccione a aula e arraste para o TL pretendido no horário;
Na janela intermédia pode avaliar a melhor solução para a colocação da mesma. Quanto menor for o número que surge na linha da aula !1!, mais adequado é esse TL para a colocação da aula seleccionada. 40 GUIA PRÁTICO UNTIS – Gestão Automática de Horários Escolares

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Quando pega na aula no Interactivo surgem várias cores que indicam o TL mais adequado para a colocação da mesma: o Verde – TL adequado para a colocação da aula; o Verde – TL possível, mas não adequado; o Lilás – TL adequado mas sem sala;
O mesmo acontece, quando pega numa aula no Horário para mudar a aula para outro TL;


Na parte final da elaboração dos horários é, muitas vezes, necessário fazer acertos com o objectivo de atingirmos o melhor resultado possível;
Estes acertos podem implicar a permuta entre vários TL’s;
Pode fazê-lo directamente no horário deslocando as aulas com o rato;

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Pode, também, obter ajuda no Interactivo. Seleccione a aula que pretende mudar e clique na função Propostas de Permutas;


Se as possibilidades propostas pelo programa não forem satisfatórias, poderá avaliar outras possibilidades de colocação/troca de TL, observando os horários dos professores e das turmas em simultâneo e, tomar as suas próprias decisões quanto às permutas a realizar.

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17. OPTIMIZAÇÃO DE SALAS Após terminar o acerto manual das aulas, proceda à optimização das salas no menu “Horário Construção | Optimização de salas”.


A optimização de salas tenta encontrar, para cada aula, a sala mais adequada;
A colocação das aulas não será alterada;
As aulas duplas e os blocos serão, dentro do possível, colocadas na mesma sala;
Caso não seja possível colocar todas as aulas da turma nas salas específicas determinadas, o gp-Untis tenta colocar, para cada turma, um número igual de aulas na sala específica;
Após a optimização das salas verifique no menu “Horário - Construção | Diagnóstico”, as aulas ainda sem sala e a distribuição das salas específicas.

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17.1 ATRIBUIÇÃO DE SALAS

Ícone da atribuição de salas

Abra e coloque lado a lado as janelas de Diagnóstico e do Horário da Turma.
Confirme, na pasta Salas, os Tempos Lectivos sem sala;
Seleccione a aula, sem sala, na janela de diagnóstico e clique no ícone ou pode optar por clicar, com o lado direito do rato sobre a aula no horário da turma e, seleccione Atribuir/Apagar Sala;


Surge uma nova janela;
Seleccione a sala que pretende atribuir e clique no botão Atribuir Sala ou faça duplo clique na sala pretendida;
Com esta função pode atribuir ou apagar salas directamente no horário das turmas.

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18. COMPONENTE NÃO LECTIVA NO HORÁRIO DOS PROFESSORES 18.1 CONFIGURAÇÃO DAS JANELAS A introdução da componente não lectiva dos professores pode ser a última das tarefas a realizar, antes da impressão dos horários.
Para lançar os dados relativos à componente não lectiva aceda ao menu Aulas | Professores / Valores;
Deve, em primeiro lugar, configurar os campos necessários: o Clique no ícone Tabela e confirme se tem activos os campos Disciplina, TL, Turmas, Texto e Descrição;

o No campo Ordenar coloque 2 na linha Disciplina e 1) na linha Descrição. Estes símbolos são fundamentais para que o programa proceda à separação da componente lectiva e não lectiva, na legenda do horário; o Pode ainda activar o campo Nome completo, nomeadamente na linha da disciplina, para que na impressão, a disciplina não apareça com o código atribuído;

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No separador Imprimir, da janela Tabela, deixe activos os campos identificados na imagem abaixo:

Se pretender substituir, para impressão nos horários, qualquer das designações pré-definidas pelo programa, pode fazê-lo atribuindo um novo título no campo Título-2. O título que escrever neste campo substituirá a designação pré-definida pelo programa.

18.2 LANÇAMENTO DA COMPONENTE NÃO LECTIVA Regresse à janela Professores Valores – A-Pro-Valor .
Atribua a cada professor, todas as horas da componente não lectiva – Coordenações, DT, Redução do Artigo 79º, Projectos, Horas supervenientes, Horas de Escola, etc;
No campo, Texto poderá identificar a natureza das horas, por exemplo, do artigo 79º, Supervenientes, Horas de Escola, etc;

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No campo Descrição”, apenas deve identificar as horas além do total que constituem o horário lectivo do professor, por exemplo, T/E = Trabalho Estabelecimento, TI/R = Trabalho Individual/ Reuniões;
Desta forma conseguimos separar, na legenda do horário para impressão, a componente de estabelecimento, a componente Individual e a componente lectiva identificando, em simultâneo, a componente não lectiva;
Relativamente às horas Supervenientes, uma vez que as mesmas não são contabilizadas no total de horas do horário do professor, podemos, no separador “Valores”, atribuir valor ZERO;
Desta forma, a legenda do horário será a seguinte:

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19. FORMATOS / IMPRESSÃO DE HORÁRIOS 19.1 CONFIGURAÇÕES DO HORÁRIO Para configurar a impressão dos horários das turmas ou dos professores aceda a Horários | Horário da Turma ou Horário do Professor e depois, Configurações de Horário no ícone.


Na janela Formato separador Texto Comum pode fazer opção quanto ao tipo de letra, legendas, TL, cabeçalhos e definir os detalhes para impressão

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No botão “Horário TL” pode definir o que deverá aparecer visível no horário para impressão, podendo adaptar o conteúdo da célula de cada tempo lectivo, às necessidades da escola:


Pode criar novos campos, modificar os existentes ou alinhar os campos automaticamente. Clique em Novo campo e adicione as células adequadas;
Pode definir o tamanho dos campos. Clique na célula (esta fica azul) puxe com o rato pelo canto inferior direito;
Pode definir o tamanho da letra, no campo Tamanho da fonte em %;
Para alinhar os campos clique em Alinhar campo. Podemos criar inúmeros campos no interior da célula azul. No exemplo temos apenas disciplinas e salas, mas podemos colocar, à frente de cada disciplina, o professor. O número de campos pode aumentar, de acordo com a finalidade a que se destina o horário.

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No exemplo ao lado colocamos 8 professores e a respectiva disciplina.
Pode ser muito útil configurar um formato de Horário para a impressão dos mapas de ocupação da Sala de Estudo, professores em Substituição /OPTE, etc;
Para que seja possível a impressão destes mapas, aconselha-se a criação de turmas de OPTE / SE / SUBST. e a colocação dos professores, em colisão, nessas turmas;
Para imprimir os mapas pode configurar um novo formato de impressão no menu Horários | Visualizar Formatos. Seleccione um dos formatos de turmas e configure, introduzindo na célula azul o número de professores/disciplinas/salas necessários;


Pode mudar o nome do formato prédefinido, permitindo uma mais fácil identificação;
Active o formato escolhido no campo “no menu” para que passe a ser visível no menu “Horários”;

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Estes mapas podem ficar demasiado grandes para a impressão de todos os tempos lectivos numa só folha. Neste caso, aceda ao separador “Seleccionar” e escolha os tempos lectivos possíveis para imprimir em cada folha;


O separador Layout 1 permite configurar o horário relativamente à opção de cores e linhas.

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19.2 IMPRESSÃO DE HORÁRIOS Para imprimir um horário aceda ao menu Horários | Horário da Turma, Horário do Professor ou Horário das Salas, etc.
Na barra de ferramentas clique num dos seguintes ícones:


Na opção “Detalhes” seleccione o formato do horário «A-Tur-A» e se pretende ou não colocar uma legenda e onde. As letras «A,B,C» indicam o posicionamento da legenda, de acordo com a opção seleccionada;


Na opção “Escolha…” pode seleccionar os horários que quer imprimir;
Na opção “Fundo” pode introduzir no horário uma imagem (ex. emblema da escola);
Na opção “Exp-HTML” pode gravar os horários neste formato.

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19.3 CONFIGURAÇÃO DA LEGENDA PARA IMPRESSÃO O programa selecciona, para a legenda, todos os campos activos na janela das aulas do formato seleccionado para impressão.
Para seleccionar os campos que pretende na legenda do horário da turma, aceda a Aulas | Formatos das aulas e, na janela do formatos, seleccione o formato definido para impressão, no caso do exemplo abaixo, A-Tur-A;


Clique no ícone Tabela e , de seguida no separador Imprimir;


No separador Imprimir deixe activos apenas os campos que pretende imprimir na legenda do horário;
No campo Título 2 pode adicionar um novo título, no exemplo, será criada uma coluna, na legenda, para assinatura dos professores. O título 2 prevalece sobre o título prédefinido pelo programa.

Para a legenda dos horários dos professores os procedimentos foram descritos no ponto relativo à Componente não lectiva.

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19.4 EXEMPLOS DE HORÁRIOS

HORÁRIOS: TURMAS

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HORÁRIOS: PROFESSORES

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20. IMPRESSÃO DE LISTAGENS O gp-Untis permite a impressão de um conjunto vasto de listagens úteis para as mais diversas utilizações.

20.1 LISTAGEM DE DIRECTORES DE TURMA
Para seleccionar os campos que pretende na listagem de Directores de Turma, aceda a Dados Base | Turmas, clique no ícone Tabela e, de seguida, no separador Imprimir;
No separador Imprimir deixe activos apenas os campos que pretende imprimir na listagem;
No campo Título 2 pode adicionar um novo título, no exemplo, será criada uma coluna para assinatura dos Directores de Turma;


Clique em OK para validar as suas opções e, na barra de ferramentas, clique no ícone da Impressora para imprimir;

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Na janela Escolher Formato, clique na opção Critério e seleccione Todas.

20.2 LISTAGEM DE PROFESSORES E CARGOS
Para seleccionar os campos que pretende na listagem de Professores e cargos, aceda a Dados Base | Professores, clique no ícone Tabela e, de seguida, no separador Imprimir;


No separador Imprimir deixe activos apenas os campos que pretende imprimir na listagem;
No campo Título 2 pode adicionar um novo título, no exemplo, será criada uma coluna, para Observações;
Clique OK e Imprimir, como referido na listagem de Directores de Turma.

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EXEMPLO DE LISTAGEM DE PROFESSORES/CARGOS


Para obter esta listagem deverá activar e preencher os campos Texto e Descrição, no menu Dados Base | Professores.

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20.3 LISTAGEM DE CONSELHOS DE TURMA
Para obter a listagem dos Conselhos de Turma, aceda a Aulas | Turmas, clique no ícone Tabela e, de seguida, no separador Imprimir;


No separador Imprimir deixe activos apenas os campos que pretende imprimir na listagem;


No campo Título 2 pode adicionar um novo título, no exemplo, será criada uma coluna, para Assinatura do Professor;
Clique OK e Imprimir, como referido na listagem de Directores de Turma.

EXEMPLO DE LISTAGEM CONSELHOS DE TURMA

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DE

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21. REUNIÕES O gp-Untis permite, de forma fácil, preparar as reuniões de professores, Intercalares ou de Avaliação. Realize os seguintes procedimentos:
No menu CONFIGURAÇÕES | DADOS DO ESTABELECIMENTO deve definir o país;
Escolha PORTUGAL (esta opção só é válida para o nosso país) e clique em OK;


No menu FICHEIRO | GRAVAR COMO, guarde o ficheiro com outro nome, por ex. Reuniões;
Feche o programa e volte a entrar (de outro modo esta função não estará visível);
No menu DADOS BASE | DISCIPLINAS, apague as Disciplinas de EMRC, Apoios, PAM’s, etc, disciplinas que não precisam estar na reunião;


Em DADOS BASE | TURMAS deve APARGAR os Requisitos de Tempo das turmas. Seleccione uma turma, clique no ícone de Requisitos de Tempo e, para apagar de todas as turmas de uma só vez, clique no botão XUXU, active o campo TODA A BASE e, de seguida, clique no botão APAGAR;


Repita o mesmo procedimento em DADOS BASE | PROFESSORES, para apagar os requisitos de tempo dos professores e em DADOS BASE | DISCIPLINAS, para apagar os requisitos de tempo das disciplinas; 60 GUIA PRÁTICO UNTIS – Gestão Automática de Horários Escolares

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De seguida, para criar o mapa das reuniões proceda da seguinte forma:
Em CONFIGURAÇÕES | GRELHA s SEMANAL deve ajustar o número de dias de reuniões que, em princípio e por estimativa, a escola vai precisar, distribuindo pelos dias o número total de blocos necessários. Por exemplo, se no total precisar de 12 blocos, precisará de 3 dias com 5 blocos de 2 horas, pelo que, deverá bloquear os últimos TL do 3º dia;

No caso de ter professores com impedimentos em determinados dias ou horas, pode bloquear com (3) nos requisitos de tempo, essas horas para impedir a colocação de reuniões;


No exemplo, o professor PE1 lecciona em 2 escolas o que motiva os impedimentos.

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No Menu DADOS BASE | DISCIPLINAS deverá criar uma nova disciplina (por ex. Reuniões);




No Menu FICHEIRO | FUNÇÕES DE AJUDA | REUNIÕES DE PROFS escolha a Disciplina que criou no passo anterior;


Poderá, igualmente, escolher uma Sala para esta Aula (Reunião);
Indique o número de Tempos Lectivos que esta Aula (Reunião) irá ter, por ex. 1;
Clique em Ok;
A REUNIÃO (Aula) está, agora, criada em todas as turmas, constituída por todos os Professores de cada turma;
As Aulas normais de cada turma foram automaticamente IGNORADAS;

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No Menu HORÁRIOS-CONSTRUÇÃO | OPTIMIZAÇÃO, realize uma optimização para que sejam calendarizados e formados os blocos de reuniões, ou seja, todas as Aulas (REUNIÕES) que ficarem ao mesmo Tempo Lectivo, significa que são compatíveis e por isso podem ocorrer simultaneamente.

NO PROCESSO DE OPTIMIZAÇÃO PODEM OCORRER DUAS SITUAÇÕES:
São colocadas todas as aulas nos 12TL definidos inicialmente na Grelha Semanal e, nestas circunstâncias, deverá apagar os horários, reduzir a Grelha semanal de 12TL para 11 TL e mandar optimizar novamente, para tentar realizar as reuniões no mínimo de blocos possíveis;
A optimização deixa logo 1 Turma por colocar e, nestas circunstâncias, deverá voltar à Grelha Semanal, alargar de 12TL para 13TL por semana e, realizar nova Optimização, repetindo este procedimento até que fiquem todas as reuniões colocadas.

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UNTIS – Gestor Automático de Horários Escolares Disponível em diferentes versões e extensível com vários módulos. Versões
Standard
Multiuser

Módulos









Info – Exportação para a web com 1 clique. Grelhas Semanais – Horários com diferentes grelhas semanais Departamentos – Horários por departamentos Minuto – Horários ao minuto Vigilâncias – Supervisão de intervalos Alunos – Horários por aluno Cursos – Horário por curso Substituições – Gestão diária de susbtituições e alterações aos horários

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