Maklumbalas & Tindakbalas Dlm Organisasi

JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA ARAS 7 & 8 BLOK D4, KOMPLEKS D 62530 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN PROGRAM / PROGRAM

NCS - CORE ABILITIES (Z-009)

TAHAP / LEVEL

L1

NO. DAN TAJUK MODUL 07 - HANDLING PROBLEM / MODULE NO. AND TITLE KEBOLEHAN / ABILITIES

03.06 : RESPOND APPROPRIATELY TO PEOPLE AND SITUATION

OBJEKTIF MODUL / MODULE OBJECTIVE

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO:1. IDENTIFY AND HIGHLIGHT PROBLEMS 2. RESPOND APPROPRIATELY TO PEOPLE AND SITUATION 3. RESOLVE INTERPERSONAL CONFLICTS

NO. KOD / CODE NO TAJUK:

Z-009-1/M07/P(2/3)

Page : 1

of : 5

MAKLUMBALAS DAN TINDAKBALAS DALAM ORGANISASI (RESPON)

TUJUAN: Supaya pelatih-pelatih dapat memahami tanggung jawab serta peranannya untuk memberi maklumbalas dan juga melakukan tindakbalas yang tepat kepada orang dan dalam situasi yang betul untuk mencapai objektif organsasi.

PENERANGAN: 1. Organisasi Organisasi diujudkan oleh sekumpulan manusia yang mempunyai matlamat dan berperingkat bagi mencapai sesuatu objektif yang sama.Untuk memastikan perjalanan organisasi teratur dan lancar tugasan dipecahkan kepada beberapa bahagian dan diagihkan kepada orang-orang dalam organisasi mengikut kedudukan dan bidang tugas yang sesuai.

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1/M07/P(2/3)

Page : 2

of : 5

Setiap orang dalam organisasi bertanggung jawab diantara satu sama lain mengikut kedudukan dan aliran komunikasi seperti dalam carta organisasi,contohnya seorang penyelia bertanggungjawab untuk melapurkan kepada Pengurus, manakala pekerja membuat lapuran kepada penyelia,pekerja bawahan tidak boleh membuat lapuran terus kepada pengurus tanpa terlebih dahulu memaklumkan atau berbincang dengan penyelia. Selain dari mengikut saluran yang betul, seseorang itu perlu melihat situasi kerja dimana setiap maklumbalas dan tindakbalas mestilah mengikut kesesuaian dengan perkara yang hendak disampaikan dan kepada siapa hendak disampaikan,kegagalan seseorang memberi maklumbalas dan tindakbalas yang betul akan menjejaskan prestasi dan reputasi sesebuah organisasi itu sendiri.

2.

Maklumbalas Maklumbalas ialah untuk mendapatkan jawapan dalam bentuk maklumat daripada orang yang telah kita hantarkan mamklumat kepadanya terlebih dahulu. Contohnya seseorang yang mengemukakan soalan yang memerlukan jawapan

3.

Tindakbalas Merupakan tindakan atau perbuatan yang dilakukan oleh seseorang setelah menerima maklumat dari penerima. Contohnya seseorang yang menerima arahan untuk melakukan sesuatu pekerjaan Untuk mencapai objektif dalam organisasi semua individu perlu memainkan peranan masing-masing serta bertindak dengan cekap dalam mentafsirkan maklumat yang diterima dengan tepat supaya sesuatu tindakan kerja dapat dilakukan dengan cepat dan mengikut spesifikasi yang dikehendaki. Contohnya operator pengeluaran dari masa kesemasa menerima arahan dari ketua kumpulan atau penyelia untuk mengendalikan kerja-kerja mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan antaranya ialah jumlah target yang mesti dicapai, peratus kecacatan yang yang rendah, waktu kerja, waktu rehat dan sebagainya, selepas menarima arahan tersebut operator dikehendaki melaksanakan kerja tersebut,adakalanya sebahagian dari hasil kerja tidak mencapai target yang diharapkan,kebiasaanya ketua kumpulan atau penyelia akan meluahkan rasa tidak puas hati nya.

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1/M07/P(2/3)

Page : 3

of : 5

4. Ciri-ciri situasi maklum balas dan tindakbalas Oleh itu bagi mencapai matlamat kerja yang diharapkan, seharusnya kita perlu mengambil kira situasi semasa dalam menyampaikan maklumat yang memerlukan maklumbalas serta tindakbalas yang cepat dan tepat, antara ciri-ciri situasi yang perlu diambil kira ialah:(a)

Pastikan suasana persekitaran yang sesuai

(b)

Nyatakan tujuan dengan jelas

(c)

Nyatakan apa yang diharapkan

(d)

Gunakan kaedah komunikasi yang sesuai

(e)

Fahami masalah yang timbul

(f)

Beri peluang untuk memberikan pandangan

(g)

Berbincang dalam suasana mesra

Kegagalan memberi tindakbalas yang cepat dan tepat boleh mendatangkan kerugian pada sesebuah organisasi, oleh itu menjadi tanggungjawab ketua organisasi untuk membuat prosedur tatacara dalam mendapatkan maklumbalas dan tindakbalas. Memberikan latihan kepada kakitangan merupakan satu kaedah dalam mengatasi kelemahan pekerja dalam memberikan tindakbalas segera dan berkesan. Jenis-jenis latihan yang sesuai untuk diberikan kepada pekerja supaya mampu untuk memberikan tindakbalas yang positif ialah:a)

Teknik Komunikasi berkesan - pendedahan cara berkomunikasi yang betul daripada penghantar kepada penerima maklumat:(i) (ii) (iii)

Etika kerja yang baik Kerja berpasukan Tanggungjawab sosial

b)

Teknik Komunikasi berkesan

c)

Etika kerja yang baik – mengamalkan etika kerja yang baik antaranya menepati waktu, berkerja dalam suasana muhibah, berfikiran positif, rajin, jujur, ikhlas dan amanah

d)

Kerja berpasukan – membuat keputusan kerja dengan mengambil kira pendapat dan pandangan rakan sekerja

e)

Tanggungjawab sosial – memberi tanggungjawab dan pendedahan dalam melakukan kerja-kerja sosia dan berpesatuan

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1/M07/P(2/3)

Page : 4

of : 5

Kesimpulannya setiap pekerja bertanggungjawab kepada organisasinya dalam mencapai objektif yang telah ditetapkan dengan memainkan peranan masing-masing. Antara tanggungjawab yang penting ialah memberikan maklumbalas dan tindakbalas yang cepat dan tepat.Kegagalan bertindakbalas akan merugikan organisasi dalam merebut pelbagai peluang, walaubagaimana pun sesuatu tindakbalas perlu dilakukan dengan mengambil kira situasi, sesuatu tindakan yang diambil perlu mengambil kira pelbagai perkara kerana tindakbalas yang dilakukan tanpa mengambil kira situasi akan membuatkan sesuatu objektif tidak dicapai sepenuhnya.

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1/M07/P(2/3)

Page : 5

of : 5

SOALAN:

1. Terangkan apa yang di maksudkan dengan Maklumbalas dan Tindakbalas ? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

2. Nyatakan apakah kesannya kepada Organisasi jika pekerjanya lambat memberi maklumbalas dan bertindakbalas dalam menjalankan kerja? ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

3. Sebagai seorang Penyelia, apakah tindakan anda jika mendapati pekerja bawahan Anda kurang berupaya untuk memberi tindakbalas yang positif dalam kerja-kerja yang dilakukan. ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

4. Nyatakan ciri-ciri situasi yang perlu diambilkira dalam memberi maklumbalas dan Tindakbalas ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

RUJUKAN: 1. Nota Kuliah Tn. Hj. Tukimin bin Solehan Pensyarah ISD dari CIAST Shah Alam.