Makalah Ringkasan Materi.docx

MAKALAH RINGKASAN MATERI PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

Dosen Pengampu

: Drs. R. Slamet Santoso, M.Si.

Tugas Disusun Oleh

:

Putri Nabilla Dwi Harindra NIM

:40010618060053

NOMOR ABSEN

:17

ADMINISTRASI PERKANTORAN (B) SEKOLAH VOKASI UNIVERSITAS DIPONEGORO TAHUN 2018/2019

BAB 1 PENDAHULUAN

I.I

LATAR BELAKANG Pembuatan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Ilmu Administrasi dengan dosen pengampu Drs. R. Slamet Santoso, M.Si., pada perkuliah DIII- Administrasi Perkantoran (B) tahun 2018 Makalah ini terdiri dari ringkasan materi yang telah diberikan dengan sembilan materi yakni ; Aspek Normatif, Manajemen Perubahan, Pengelolaan Penolakan Perubahan, Komitmen, Komunikasi, Motivasi, Kepemimpinan, Pembuatan Keputusan, dan Kode Etik dan Etika Jabatan. Dengan menyertakan ringkasan yang terdiri umumnya; definisi di setiap bab dan juga contoh apa saja yang ada. Tidak hanya untuk memenuhi tugas saja, juga sebagai sarana untuk memudahkan mencari materi Pengantar Ilmu Administrasi dengan lebih mudah. Makalah yang terdiri dari format latar belakang, perumusan masalah, kerangka teori, pembahasan, dan yang terakhir yakni penutupan (Kesimpulan dan Saran)

I. II. 1.

PERUMUSAN MASALAH Bagaimana penjelasan dari setiap ringkasan sembilan materi Pengantar Ilmu Administrasi, Penjelasan dengan masing-masing bab

BAB 2 PEMBAHSAN

II. I

KERANGKA TEORI Secara Etimologis perkataan Indonesia ”Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad+ministrare” dan “ Administratio”. Ad+ministrate berartu melayani ,membantu, atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksaan, pimpinan, dan pemerintahan.(Atmosudirdjo,1986). Dari pengertian di atas dapat diartikan bahwa administrasi mempunyai pengertian : “pelayanan kegiatan tata usaha kantor ” (pelayanan pengetikan/komputer , pelayanan surat menyurat , dan lain sebagainya ) Menurut dari para ahli

:

1

WILLIAM LEFFINGWELL dan EDWIN ROBINSON Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan GEORGE TERRY Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dan juga didalam ilmu administrasi tidak hanya mengetahui definisi dari administrasi saja melaininkan ada berberapa materi yang akan kita bahas dalam makalah ini, yakni; Aspek Normatif, Manajemen Perubahan, Pengelolaan Penolakan Perubahan, Komitmen, Komunikasi, Motivasi, Kepemimpinan, Pembuatan Keputusan, dan Kode Etik dan Etika Jabatan.

II.II

PEMBAHASAN

BAB I ASPEK NORMATIF ORGANISASI Pengertian Normatif Menurut Para Ahli adalah berpegang teguh pada norma, aturan dan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Dalam hal ini kata normatif itu sendiri mengacu kepada sikap, loyalitas dan kesetiaan seseorang terhadap aturan atau kaidah yang berlaku di lingkungannya dan aspek normatif yaitu aspek yang menerangkan atau menjelaskan seperangkat norma dan kaidah-kaidah tertentu yang mampu membimbing menjadi sebuah kriteria untuk mencapai tujuan. 1. Nilai dan Asumsi A. Anggapan terhadap orang sebagai individu a) Pertumbuhan Pribadi: Lingkungan yang kondusif, menghargai, tidak mengajari, belajar bersama. b) Kontribusi Konstruktif: Modal organisasi, suasana demokratis dan dinamis. B. Anggapan terhadap orang dalam kelompok dan kepemimpinan a) Team Work Jika dikerjakan bersama akan lebih mudah b) Interaksi Kooperatif Berkejasama dengan saling berinteraksi

2

c) Kesempatan Memberi Bantuan Membantu menyelesaikan masalah yang sulit diselesaikan d) Rasionalitas yang Terbuka Pengambilan dilakukan bersama dan saling terbuka tanpa ada yang ditutup-tutupi e) Masalah Motivasi Diatasi dengan transaksi C. Anggapan terhadap orang dalam sistem organisasi a) Lingking Pins sebagai anggota sekaligus pimpinan dalam dua klp berbeda. b) Win-win Solutions menghindari perangkap pertikaian. c) Long-Term: memerlukan waktu lama dan kesabaran. d) System Oriented: dukungan penilaian, gaji, training, tugas dan komunikasi. 2. Norma,Peranan dan Nilai A. Norma Norma adalah tatanan atau pedoman yang diciptakan manusia sebagai makhluk sosial yang sifatnya memaksa atau manusia wajib tunduk pada peraturan tersebut,standar atau aturan main yang diikuti banyak orang. •

Norma Eksplisit: formal, resmi, sengaja dibuat, mengikat.

•

Norma Implisit: informal, diikuti secara tidak sadar, dikenal oleh pihak luar.

B. Peranan Serangkaian perilaku yang diharapkan dilakukan oleh seseorang Jika dilakukan kurang lebih dua orang Peranan ditentukan oleh: •

Karakteristik Pribadi

•

Pengertian tentang harapan orang lain.

•

Ketaatan pada norma.

C. Nilai Pandangan atau anggapan atau kepercayaan mengenai sesuatu itu baik atau buruk Beberapa contoh nilai :

3

•

Nilai Humanisme.

•

Menghargai Pendapat .

•

Konflik harus Dipecahkan.

BAB II MANAJEMEN PERUBAHAN Manajemen perubahan menurut Wibowo, merupakan suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari perubahan tesebut. Manajemen Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibatakibat yang ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi tersebut. A. Perubahan Organisasi a) Organisasi dan lingkungan b) Reaksi organisasi terhadap perubahan lingkungan c) Skenario perubahan dalam perusahaan: i.

No change scenario: reaktif

ii. Sporadic change scenario: tidak terencana iii. Continuous scenario: terencana B. Lingkup Perubahan a) STRUKTUR i.

Perubahan desain organisasi

b) TEKNOLOGI DAN PROSES i.

Perubahan teknologi produksi

ii. Perubahan proses bisnis / produksi c) ORANG i.

Perubahan sikap

ii. Perubahan perilaku

4

C. Mengapa Perubahan Harus Dikelola a) Force Field Theory (Kurt Lewin) : “Dalam setiap perubahan selalu terdapat dua kekuatan yang saling berhadapan: i.

Force for change

ii. Force against change b) Keberhasilan sangat ditentukan oleh dua kekuatan ini (Gordon, 1991) D. Model Proses Perubahan a) UNFREEZING : Pencairan Kembali Keengganan b) CHANGING : Perubahan c) REFREEZING : Pembekuan kembali Berubah sementara/kembali ke perilaku tradisional

BAB III PENGELOLAAN PENOLAKAN PERUBAHAN A. Kekuatan Perubahan a) Kekuatan Eksternal (kemampuan menarik sumberdaya dan memproduksi dan memasarkan barang/jasa): 1) pendidikan, 2) sosial, 3) ekonomi, 4) teknologi, 5) politik, 6) kebudayaan b) Kekuatan Internal (cara organisasi melaksanakan kegiatan): 1) kegiatan karyawan, 2) strategi kebijakan, 3) teknologi, 4) tujuan B. Siklus Kehidupan Penolakan Perubahan a.

Minoritas: yg ingin berubah, dipandang sbg pembangkang, titik kritis 1: maju atau mundur

b.

Gerakan: 2 klp seimbang dg identitas jelas, makin banyak yg pro

c.

Konflik: titik kritis 2: hidup atau mati, jangan pandang remeh kekuatan yg kontra

d.

Menang: penolakan selanjutnya hanya dipandang sbg gangguan/keras kepala, intervensi lanjutan

e.

Mayoritas: yg ingin berubah, dipandang sbg pembaharu, titik kritis 3: siklus atau mode

C. Lima Kekuatan Manajemen Perubahan 5

1.

Pendorong Perubahan: siapa: top/midle manager, internal/external consultant

2.

Tingkat dan Cakupan Peubahan: identifikasi masalah dan dampak

3.

Kerangka Waktu Perubahan: gradual atau transformasional, lambat atau cepat

4.

Dampak Budaya perubahan: internalisasi norma dan nilai

5.

Evaluasi Perubahan: sistem penilaian kinerja, standar

D.Dalam mengatasi penolakan atas perubahan, Coch dan French Jr. (L, et al., 1948) mengusulkan ada enam taktik yang bisa dipakai untuk mengatasi resistensi perubahan, yaitu sebagai berikut:

i.

Pendidikan dan Komunikasi. Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.

ii. Partisipasi. Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan. iii. Memberikan kemudahan dan dukungan. Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan. iv. Negosiasi. Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka. v.

Manipulasi dan Kooptasi. Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memelintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.

vi. Paksaan. Taktik terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

BAB IV KOMITMEN PEGAWAI Definisi dari komitmen yakni (Porter & Steers ;1991)“Derajat keterikatan relatif pekerja terhadap organisasinya” Komitmen merupakan output dari pengaruh berbagai 6

faktor perilaku organisasional – yaitu faktor individu, kelompok, organisasi.Bahkan kata komitmen diartikan sebagai suatu karakteristik intelektual, sifat pribadi seperti kejujuran, yang tidak dapat dimandatkan atau dipaksakan dari luar.Secara singkat, dikatakan bahwa keterikatan karyawan dengan organisasi dibangun dan dijaga atas dasar kerelaan untuk saling memberi dan menerima keunggulan kompetensi dari kedua pihak. A. Pengaruh Komitmen a) Productivity : prestasi kerja b) Absence : kemangkiran c) Turnover : tingkat keluar-masuk pegawai dalam perusahaan. B. Faktor Pengaruh Komitmen a) Kebutuhan seseorang akan prestasi b) Sikap kelompok terhadap organisasi c) Pendidikan d) Ketergantungan organisasional e) Persepsi terhadap peran pribadi dalam organisasi C. Peningkatan Komitmen a) Memperbesar harapan untuk sukses b) Meningkatkan kohesifitas kelompok c) Menerapkan sistim self-management d) Memperbesar kesempatan berpartisipasi e) Perbaikan sistem imbalan f)

Penghargaan atas prestasi

g) Memberikan pendidikan/pelatihan

BAB V KOMUNIKASI Komunikasi addalah proses pengiriman ide atau pikiran, dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya ( C.A.Brown) Komunikasi adalah proses penyaluran informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (K.Davis) A. Jenis Komunikasi dalam Organisasi 7

a) Komunikasi Formal Komunikasi yang berjalan secara formal melalui kerangka struktur organisasi. b) Komunikasi Informal Komunikasi yang berjalan melalui “jalur tersembunyi” dalam organisasi. B. Menyimak dan Masalahnya a) Merupakan proses mendengar, mengikuti, memahami, mengevaluasi dan menanggapi pesan-pesan yang disampaikan. b) Sebab Penyimakan yang tidak Efektif : (1) Lebih Banyak Bicara, (2) Sindrom Hiburan, (3) Mengutamakan Prasangka, (4) Tidak Kritis, (5) “Hard Subject” Phobias, dan (6) Terpengaruh Gangguan C. Cara Menyimak Yang Efektif a) Berhenti berbicara b) Hilangkan Ketegangan c) Tunjukkan Perhatian Anda d) Singkirkan Hal-hal yang mengganggu Perhatian. e) Tunjukkan Empathy f)

Bersikaplah Sabar

g) Tidak Bersikap Emosional h) Ajukan pertanyaan secara kritis D. Memberi Feedback yang efektif bagi bawahan a) Berikan feedback secara khusus (spesifik). b) Feedback pertama kali sebaiknya dilakukan melalui face to face. c) Berikan feedback secara terus terang d) Berikan feedback pada saat yang tepat (timing) e) Feedback berhubungan dengan perilaku bukan “personal”. f)

Berikan Feedback secara interaktif

g) Berikan Feedback secara seimbang : verbal-non verbal. E. Fungsi Wawancara bagi seorang Manager a) Pengumpulan Informasi dari bawahan b) Penerapan Empowerment dalam Pengambilan Keputusan.

8

c) Membantu bawahan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi dalam pekerjaan. d) Pembinaan Disiplin Bawahan e) Evaluasi Hasil Pekerjaan f)

Penilaian calon pegawai

BAB VI MOTIVASI Motivasi merupakan suatu keadaan dlm pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan,motivasi merupakan kegiatan yg mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku manusia, Faktor-faktor yg mempengaruhi tingkat prestasi seseorang adalah motivasi, kemampuan individu dan persepsi peranan. Motivasi Karyawan adalah suatu kekuatan pendorong yang akan mewujudkan suatu perilaku guna mencapai tujuan kepuasan dirinya

A. Teori- Teori Motivasi a.

Teori-teori Petunjuk (prescriptive theory)

Teori ini mengemukakan bagaimana memotivasi karyawan, yang didasarkan pada pengalaman coba-coba b.

Teori-Teori Isi (content theory)

Disebut juga sebagai teori kebutuhan, dg fokus apa penyebab-penyebab perilaku c.

Teori-teori Proses (process theory) Berkenaan dengan bagaimana perilaku dimulai dan dilaksanakan

B. Hirarki Kebutuhan Dari Maslow a) Konsep hirarki kebutuhan Maslow didasarkan pada 2 prinsip : 1.

Kebutuhan manusia dapat disusun dalam suatu hirarki dari kebutuhan terendah sampai yang tertinggi

2.

Suatu kebutuhan yang telah terpuaskan berhenti menjadi motivator utama dari perilaku

9

“Kebutuhan saling tergantung dan saling menopang, kebutuhan yg telah terpuaskan akan berhenti menjadi motivasi utama dari perilaku, digantikan kebutuhan selanjutnya yang mendominasi” b) Kebutuhan Maslow pada konsep kedua 1. Kebutuhan Fisiologis (phisiological needs) 2. Kebutuhan keamanan dan rasa aman (safety and security needs) 3. Kebutuhan sosial (social needs) 4. Kebutuhan harga diri (esteem needs) 5. Kebutuhan aktualisasi diri dan harga diri (self-actualization needs)

BAB VII KEPEMIMPINAN Pemimpin adalah seseorang yang mempengaruhi orang lain untuk bertindak menuju tujuan atau sasaran tertentu (Judith R. Gordon) Kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi kelompok ke arah pencapaian tujuan (Stephen P. Robbins)

suatu

A. Pengembangan Studi a) The Great Man Theory (Herbert Spencer) / Kharisma b) Trait Theory (Keith Davis) / Sifat c) Group and Exchange Theory (Fred Dansereau, George Graen, and William Haga) d) Situational Theory (Paul Hersey and Ken Blanchard) e) Path-Goal Theory (Robert House)

B. Kekuatan dan Pengaruh dalam Kepemimpinan a) Kekuatan mengacu pada kapasitas/kemampuan untuk mempengaruhi target orang. b) Pengaruh hanyalah dampak dari satu pihak terhadap yang lain. c) Hubungan kekuatan dan pengaruh:

10

i.

Pengaruh muncul karena ada kekuatan

ii. Kekuatan pengaruh tergantung besarnya kekuasaan yang dimiliki.

C. Skill Pemimpin Yang Sukses Cerdas, Kemampuan konseptual,Kreatif,Diplomatis ,dan bijaksana,Lancar berkomunikasi, Penguasaan tugas kelompok, Kemampuan mengorganisasi (administratif)Persuasif, dan Kemampuan sosial (hubungan manusia)

D. Sumber Power Dalam Organisasi a) Position Power otoritas formal (legitimasi), kemampuan kontrol atas sumber daya, hukuman, informasi, lingkungan b) Personal/Expert Power kinerja c) Political Power

keahlian, loyalitas/kedekatan, kharisma, reputasi,

pemilu, parlemen, pembuatan kebijakan

BAB VIII PEMBUATAN KEPUTUSAN

A. Jenis Pengambilan Keputusan a) Individual Decision Making Pengambilan keputusan manajerial yang dilakukan oleh seorang manajer. b) Group Decision Making Pengambilan keputusan manajerial yang dilakukan oleh suatu kelompok atau level manajemen.

B. Jenis Masalah Keputusan a) Masalah Keputusan Terstruktur (Structured Problem) - Algoritma Pemecahan Sudah Jelas b) Masalah Keputusan Tidak Terstruktur (Unstructured Problem) - Algoritma Pemecahan Tidak Jelas.

11

C. Karakteristik Keputusan Efektif a) Quality of the decision b) Acceptance of the decision c) Ethical justness of the decision

D. Proses Pengambilan Keputusan a) Define The Problem b) Criteria Identification c) Criteria Weighting d) Alternative Generation e) Rating each Alternative f)

Computing the Optimal Decision

BAB IX KODE ETIK DAN ETIKA JABATAN

I.

Kode Etik

Kode etik = aturan2 susila/sikap akhlak/moral yg ditetapkan bersama & ditaati bersama o/ para anggota yg tergabung dlm organisasi profesi (persetujuan bersama). Kode etik lebih meningkatkan pembinaan para anggota shg mampu memberikan sumbangan yg berguna dlm pengabdian di masyarakat. Kode etik profesi = produk etika terapan krn dihasilkan berdasarkan penerapan pemikiran etis atas suatu profesi.

A. Kelemahan Kode Etik a) Idealisme tdk sejalan dg fakta, pr profesional cenderung berpaling kpd kenyataan & mengabaikan idealisme kode etik profesi. b) Himpunan norma moral tanpa sanksi tegas, krn lebih didasarkan pd kesadaran profesional. c) Contoh kode etik yg kurang berfungsi: a) Hubungan dokter dan pasien

12

B. Fungsi Kode Etik a.

Sebagai sarana kontrol sosial, mll rumusan Kode Etik Profesi.

b.

Sebagai pencegah campur tangan pihak lain, mll standarisasi kewajiban profesional

c.

Sebagai pencegah kesalahpahaman & konflik, terkait dg norma yg sudah dianggap benar & mapan

C. Upaya Mematuhi Kode Etik a) Legalisasi Kode Etik Profesi, didaftarkan melalui Pengadilan Negeri setempat (tdk hanya diselesaikan Dewan Kehormatan Profesi, diselesaikan sampai Pengadilan). b) Klausula penundukan pada undang-undang, dicantumkan dlm rumusan kode etik (efek mengancam pd pelangggar & pemberian sanksi).

II. Etika Jabatan Etika jabatan = norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran, yg diterima & ditaati oleh para pegawai, yang berupa peraturan-aturan atau hal-hal yang sudah merupakan kebiasaan (yang baik), & dianggap setiap pegawai sudah mengetahui & melaksanakannya. Etika jabatan = kebiasaan yang baik atau peraturan yang diterima & ditaati oleh pegawai2 & kemudian mengendap menjadi normatif. A. Peranan Etika Jabatan i.

Utk menduduki jabatan ttt perlu syarat-syarat pengetahuan khusus & technical skill

ii. Perlu pendidikan yg memungkinkan seseorang mempersiapkan diri di lapangan khusus tsb. iii. Perlu kualifikasi yg diakui utk menjabat & melakukan praktek khusus dlm jabatan tsb. iv. Ada suatu wadah yg melaksanakan praktek khusus tsb. v.

Ada kode etik a/ kode kehormatan yg mengatur perilaku anggota scr mengikat.

vi. Ada kesadaran anggota utk mengabdikan diri sbg tanggung jawab profesi.

BAB 3 13

PENUTUPAN III. I

Kesimpulan

Dapat ditarik kesimpulan bahwa setiap dari bab- bab materi tersebut memiliki definisi yang berbeda-beda dan juga contoh serta peranan yang berbeda- beda, pada dasarnya Administrasi tidak hanya sebagai yang melayabi dengan begitu-begitu saja namun ada banyak hal yang perlu diketahui, karna Administrasi yang terpenting adalah saling kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang di inginkan bersama melalui komunikasi dan juga saling memotivasi.

III.I

Saran Dalam ringkasan materi dari sembilan bab ini masih banyak yang belum dicantumkan karna mencantumkan dari inti perbabnya saja, namun juga ringkasan ini mengambil tidak hanya dari satu sumber saja melainkan dari berbagai sumber dan kedepannya penulis akan lebih detail dalam menjelaskan tentang ringkasan materi ini dengan sumber – sumber yang lebih akurat yang tentunya dapat di pertanggungjawabkan.

14

15