Lpj Sekum Revisi

PERHIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA – MALANG – INDONESIA ASSOCIATION OF SOCIO ECONOMICS AGRICULTURAL STUDENTS UNIVERSITY OF BRAWIJAYA MALANG OF INDONESIA

LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN PENGELOLA ORGANISASI PERHIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA PERIODE 2007 – 2008 SEKRETARIS UMUM Assalamualaikum Wr.Wb Salam Profesi !!! I. PENDAHULUAN Puji syukur sebasar-basarnya atas karunia Allah SWT yang telah memberikan kita jiwa dan raga serta semangat hingga detik ini, sehingga kami dapat menyelesaikan laporan pertanggung jawaban atas tanggung jawab yang diberikan kepada kami selama satu tahun kepengurusan PERMASETA ini. Suatu kepengurusan adalah suatu tim yang bekerja sama dengan rasa kekeluargaan, kebersamaan dan saling keterbukaan dalam menjalankan tanggung jawab yang diberikan. Suatu kepengurusan akan berhasil jika bukan hanya program kerja saja yang terlaksana, tetapi rasa saling mendukung dan kebersamaan antara sesama pengurus sampai akhir masa jabatan juga merupakan hal penting untuk meneruskan suatu kepengurusan. Selain itu dukungan dari berbagai pihak juga sangat mempengaruhi kinerja kami selama satu tahun ini, sehingga berhasil tidaknya suatu program kerja bukan hanya kami yang menilai, tetapi dari semua anggota yang menilai apakah program kerja kami bermanfaat bagi semua pihak atau tidak. II. KONDISI OBYEKTIF 2.1 Analisis Kondisi Internal Kepengurusan PERMASETA periode 2007/2008 resmi dimulai dengan pelaksanaan Pelantikan Dewan Pengurus pada 2 Mei 2007, yang dilanjutkan dengan Musyawarah Kerja pada 13 Mei 2007. Dalam kepengurusan PERMASETA periode ini, seorang Sekretaris Umum tidak memiliki wakil sekretaris umum, namun pada teknisnya seorang sekretaris umum dibantu dengan Birokesekretariatan dalam menjalankan tugas mengurus administrasi organisasi. Selain itu sekertaris juga menggantikan Ketua Umum dalam menghadiri undangan pertemuan baik dengan BEM, Jurusan maupun Fakultas ketika Ketua Umum berhalangan hadirdan juga menggantikan Ketua Umum dalam memimpin rapat ketika beliau berhalangan sesuai dengan Tata Tertib Organisasi yang disepakati pada 13 Mei 2007. Sebagai second line ketua umum, seorang sekretaris harus berbagi peran dalam menjalankan roda organisasi, agar organisasi berjalan dengan baik walaupun perbedaan pendapat sering terjadi,namun hal ini bisa kami atasi. Permasalahan lain koordinasi dengan ketua umum dan pengurus yang lain masih jarang dilakukan. Hal ini disebabkan karena kesibukan akademik masing-masing individu. Untuk menjaga silaturahmi dengan pengurus dan staf magang, diadakan rapat koordinasi untuk membahas program kerja maupun permasalahan-permasalahan yang sedang dihadapi oleh organisasi. Namun seperti pada biasanya, koordinasi yang direncanakan tidak sesuai yang diharapkan, masih saja banyak pengurus yang tidak hadir. Dan tentu saja adanya kendala yang biasa terjadi dalam organisasi, yaitu masih adanya pengurus yang kurang aktif. Untuk mengatasi hal yang lebih lanjut, dilaksanakan up grading atau sharing-sharing informal.

Sekretariat : Gedung Pusat Kegiatan Mahasiswa (PKM) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Jl. Veteran Telp. (0341) 580054 Fax. 560011 Malang

PERHIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA – MALANG – INDONESIA ASSOCIATION OF SOCIO ECONOMICS AGRICULTURAL STUDENTS UNIVERSITY OF BRAWIJAYA MALANG OF INDONESIA

2.2 Analisis Kondisi Eksternal. Hubungan sekretaris umum dengan komponen lain dalam organisasi lain yaitu dengan departemen lain dirasa cukup baik. Pada awal kepengurusan pernah dilaksanakan pelatihan sekretaris, dengan tujuan memaksimalkan tugas sekretaris departemen dengan begitu akan memudahkan koordinasi dengan departemen tersebut Selain itu hubungan sekretaris umum dengan komponen LKM FP juga berjalan cukup baik, dengan menghadiri setiap undangan dari komponen tersebut. Selain itu hubungan sekretaris dengan pihak Fakultas juga baik, dengan masuknya sekretaris umum menjadi wakil PERMASETA untuk tim Promosi Progam Studi yang baru. III. PELAKSANAAN PROGRAM KERJA 3.1 Program Kerja Hasil Musyawarah Kerja a. Kesekretariatan b. Pelatihan Surat Menyurat b. Kontrol Administrasi Tiap Departemen c. Pengarsipan surat menyurat 3.2 Program Kerja Terlaksana 1. Kesekretariatan a. Tujuan dari program kerja ini adalah tertib administrasi, kelancaran organisasi dan legal formal organisasi. b. Target dari program kerja ini adalah untuk menertibkan administrasi guna kelancaran suatu organisasi. c. Sasaran dari program kerja ini adalah seluruh elemen, baik dalam PERMASETA sendiri, PERMASETA dalam hubungannya dengan organisasi lain di dalam maupun di luar LKM FP UB, PERMASETA dengan pihak jurusan, fakultas, UB, maupun dengan pihak di luar UB d. Waktu pelaksanaan dari program kerja ini adalah kondisional dberdasarkan kebutuhan dari tiap departemen maupun PERMASETA sendiri Realisasi pelaksanaan program kerja : 1. Surat keluar sebanyak 110 surat (lampiran 4 sekum) 2. Surat Keputusan sebanyak 19 surat (lampiran 5 sekum) Dalam kinerja administrasi sekretaris umum dibantu oleh birokesekretariatan dengan pembagian tugas, yaitu pengeluaran surat keluar dilakukan oleh satu pintu yaitu sekretaris umum, kacuali sekretaris umum berhalangan. Sedangkan untuk pengarsipan surat masuk dilakukan oleh birokesekretariatan. e. Selama program kerja ini dilaksanakan, alhamdulillah tidak ada halangan yang berarti. 2. Pelatihan Surat Menyurat a. Tujuan dari program kerja ini adalah agar setiap sekretaris departemen mengetahui proses pembuatan surat. b. Target dari program kerja ini adalah untuk memberikan pengetahuan kepada setiap sekretaris departemen dalam hal surat menyurat, sehingga setiap sekretaris departement tidak kesulitan dalam membuat surat. c. Sasaran dari program kerja ini adalah setiap sekretaris departemen yang ada di PERMASETA. d. Waktu pelaksanaan dari program kerja ini adalah pada awal bulan Juli, tepatnya pada tanggal 6 dan 8 Juli 2008. Program kerja ini dilaksanakan dua kali dikarenakan adanya perbedaan jadwal dari setiap sekretaris departemen. e. Alhamdulillah, selama program kerja ini dilaksanakan tidak ada halangan yang berarti. Sekretariat : Gedung Pusat Kegiatan Mahasiswa (PKM) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Jl. Veteran Telp. (0341) 580054 Fax. 560011 Malang

PERHIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA – MALANG – INDONESIA ASSOCIATION OF SOCIO ECONOMICS AGRICULTURAL STUDENTS UNIVERSITY OF BRAWIJAYA MALANG OF INDONESIA

2. Kontrol Administrasi Tiap Departemen a. Tujuan dari program kerja ini adalah menjaga tetap teradministrasinya arsip masing – masing Departemen, baik surat – surat, proposal, maupun LPJ dan menjaga hubungan koordinasi yang harmonis antara sekum dengan sekdept b. Target dari program kerja ini adalah untuk menertibkan administrasi masingmasing departemen dan terjalinnya hubungan kerjasama yang baik antara sekum dan sekdept. c. Sasaran dari program kerja ini adalah kerja dari masing – masing Departemen d. Waktu pelaksanaan dari program kerja ini setiap sebelum dan sesudah pelaksanaan program kerja (kegiatan) departemen. e. Selama program kerja ini dilaksanakan, kendala yang dihadapi adalah kurangnya koordinasi antara sekum dan sekdept sehingga pengumpulan administrasi melebihi waktu yang ditentukan. 3. Pengarsipan Surat Menyurat a. Tujuan dari program kerja ini adalah agar tetap teradministrasinya arsip suratsurat PERMASETA b. Target dari program kerja ini adalah menyediakan surat-surat yang dibutuhkan semua elemen PERMASETA. c. Sasaran dari program kerja ini adalah seluruh surat keluar, proposal, maupun LPJ. d. Waktu pelaksanaan dari program kerja ini adalah kondisional sesuai kebutuhan pihak yang bersangkutan. e. Selama program kerja ini dilaksanakan, tidak ada kendala yang berarti karena sebelumnya sudah ada pembagian tugas dengan Birokesekretariatan. 3.3 Program Kerja Tidak Terlaksana Puji syukur selalu dipanjatkan, karena dari 3 program kerja yang direncanakan dalam Musyawarah Kerja dapat terlaksana semuanya meskipun dalam teknisnya masih ada kekurangan dalam kinerja dan fungsi dari sekretaris umum itu sendiri. IV. EVALUASI DAN REKOMENDASI Untuk kepengurusan mendatang, pelaksanaan rapat rutin Dewan Pengurus harap tetap dikontrol, karena sangatlah jelas bahwa komunikasi antar Dewan Pengurus itu sangat diperlukan karena dengan koordinasi semua permasalahan yang dihadapi dapat diselesaikan dengan musyawarah. Koordinasi dengan Sekretaris Departemen harus ditingkatkan agar administrasi bisa berjalan lebih lancar. Selain itu juga perlu adanya perbaikan dalam hal pengarsipan notulensi rapat, baik oleh Sekretaris Umum sendiri maupun masing-masing Departemen sehingga informasi dalam pengarsipan tersebut dapat dijadikan pedoman dalam kepengurusan mendatang. Dalam suatu kepengurusan yang diterapkan adalah kinerja yang kekeluargaan bukan karena tugas menjalankan program kerja semata, dan dan keorisinilan berkreasi dalam suatu organisasi sangat diperlukan, jadi sepatutnya mulai dari awal kepengurusan yang mendatang diterapkan hal-hal tersebut. V. PENUTUP

Demikian laporan pertanggungjawaban saya selaku Sekretaris Umum dalam satu periode kepengurusan ini. Sebagai seorang manusia biasa, saya merasa sangat jauh dari kesempurnaan dalam menjalankan amanah dan tanggung jawab yang dimandatkan anggota kepada saya. Apa yang direncanakan belum tentu sama dengan apa yang terjadi pada saat itu juga, karena semua ini adalah proses saya dalam belajar. Dan semoga Sekretaris Umum yang akan datang, dapat menjalankan amanah dengan sebaik-baiknya. Dan tetap diberi kekuatan

Sekretariat : Gedung Pusat Kegiatan Mahasiswa (PKM) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Jl. Veteran Telp. (0341) 580054 Fax. 560011 Malang

PERHIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA – MALANG – INDONESIA ASSOCIATION OF SOCIO ECONOMICS AGRICULTURAL STUDENTS UNIVERSITY OF BRAWIJAYA MALANG OF INDONESIA

dan semangat untuk meneruskan perjuangan PERMASETA sesuai dengan fungsi dan peran sebagai Sekretaris Umum. Serta tetap terus belajar dan berkarya. Puji syukur kembali saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kesempatan kepada saya untuk bersama Dewan Pengurus PERMASETA 2007/2008 dalam menjalankan amanah yang diberikan kepada kami. Saya ucapkan terima kasih kepada seluruh Dewan Pengurus atas keluarga baru, dukungan moral, kerjasama, pembelajaran serta kenangan yang telah tercipta. Mohon maaf saya ucapkan sekali lagi kepada seluruh Dewan Pengurus juga para anggota PERMASETA dan pihak lain yang bersangkutan jika dalam kinerja saya dalam satu periode ini terdapat kekurangan yang tidak berkenan. Salam Profesi !!! Wasalamualaikum Wr.Wb

DEWAN PENGURUS PERHIMPUNAN MAHASISWA SOSIAL EKONOMI PERTANIAN SEKRETARIS UMUM Nurina Yulie Saraswati

(Sekretaris Umum)

Sekretariat : Gedung Pusat Kegiatan Mahasiswa (PKM) Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Jl. Veteran Telp. (0341) 580054 Fax. 560011 Malang