Leadership 6

Giao Tiếp Trong Lãnh Đạo LKVN – 2006 Trình Bày: Dean Mạc Hiệu Đính: Linh Bach

Vai trò của giao tiếp  Giao

tiếp rõ ràng là nền tảng của sự thành công trong các dự án.  Giao tiếp trong lãnh đạo vô cùng quan trọng vì nó giúp cho người lãnh đạo có thể ảnh hưởng đến người đi theo một cách tích cực. – – –

Xây dựng một lý tưởng hay tầm nhìn chung. Truyền đạt ý tưởng đến mọi người. Phản hồi 360 độ.

Vòng cung của sự bóp méo

c ài

ý ủ h

go n iếp t o a i g Sự

A Người nói

cun g n Vò

Chủ ý hay mục đích trong giao tiếp

g

éo m p bó

B

Người Nghe

Ý nghĩa nằm trong con người chứ không phải trong từ ngữ  Mọi

người đều khác nhau cho nên họ mã hóa và giải mã các lời nhắn, tin tức khác nhau. –

Câu hỏi: học sinh VN thì sao?

 Chỉ

có 7% ý nghĩa đến bằng từ ngữ.  Từ ngữ có những ý nghĩa khác nhau cho các nhóm khác nhau trong xã hội.

Vai trò người lãnh đạo trong giao tiếp  Người

lãnh đạo hay quản lý chính là giao diện trong giao tiếp giữa một kế hoạch hay dự án tới các nguồn tài nguyên khác nhau.  Lãnh đạo không những phải là người giao tiếp giỏi nhưng người lãnh đạo còn phải đảm bảo được sự giao tiếp đuợc xảy ra thuận lợi và rõ ràng trong nhóm hay tổ chức đó.

Vai trò khác của lãnh đạo trong giao tiếp  Người

lãnh đạo không những là người giao tiếp giỏi còn phải là người đảm bảo cho sự giao tiếp trong các dự án hay tổ chức. –

Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu người lãnh đạo đều phải tham gia vào mọi sự giao tiếp?

 Đưa

ra các ý kiến và thông tin tổng quát.  Đưa ra các kết luận và ít thông tin chi tiết.  Đưa ra các những ý kiến to lớn hơn.

Để Giao tiếp rõ ràng  Phản

hồi và góp ý.  Từ ngữ mạch lạc rõ ràng.  Cùng chung một khung liên hệ (Frame of reference). – –

Văn hoá khác biệt. Tuổi tác khác biệt.

 Tránh

những suy đoán suy diễn.

Bước đầu tiên: Mục tiêu giao tiếp  Bạn

muốn truyền đạt điều gì.  Suy nghĩ về những mục tiêu trong giao tiếp. – – –

Thông báo? Ảnh hưởng hoặc lôi kéo? Trả lời hoặc đáp ứng?

 Phải

đảm bảo sự giao tiếp của bạn đáp ứng mục tiêu của bạn.

Mọi giao tiếp đều có đòi hỏi giống nhau?  Khách

hàng, đối tác?  Lãnh đạo cấp cao.  Cấp trên.  Cấp dưới.  Cùng cấp.  Khi

trình bày cho các đối tượng này thì sao?

Bước 2: Biết rõ giao tiếp với ai  Muốn

giao tiếp với đối tượng nào?  Muốn truyền đạt điều gì?  Họ muốn nghe điều gì?  Làm sao truyền đạt ý kiến hữu hiệu?

Nhiều biện pháp truyền đạt khác nhau   

Lời nói Văn viết Không bằng lời nói hay văn viết – – – –



Ánh mắt Sự gần gũi Cử chỉ Âm điệu

Khung liên hệ đóng vai trò như thế nào trong giao tiếp?

Những điều gì làm cho khó hiểu  Thiếu

một khung liên hệ cụ thể và khác nhau.  Những hình thức giao tiếp không bằng từ ngữ do các văn hoá khác nhau. –

Ví dụ:  Người

Việt hay cười? Ý nghĩa gì?  Người ngoại quốc hay nhìn vào mắt mình

Khung liên hệ là gì? 

Khi bạn cần điền vào chỗ trống trong giao tiếp hay sự tiếp thu – – –

“Nhà tôi” ? vợ hay chồng tôi hay căn nhà của tôi? Thủ tục đầu tiên Con chuột?

Khung liên hệ tạo thành từ  Văn

hoá  Tuổi tác  Môi trường  Nơi cư ngụ và làm việc  Trình độ văn hoá

Giao tiếp có phải chỉ là nói?  Vai – –

trò của bạn khi là người nghe.

Nội dung và cảm giác. Lắng nghe tích cực.

 Những

cảm giác không nói ra.  Có phải người nghe sẽ nghe được những gì bạn muốn truyền đạt?  Lắng nghe như thế nào và lắng nghe vì cái gì sẽ thay đổi mức độ hiểu biết của bạn?

Giao tiếp chính thức  Tổ

chức rõ ràng  Địa điểm, giờ giấc và người dự định sẵn.  Có nội dung truyền đạt (agenda).  Thông thường có một kết quả mong muốn.  Kết quả luôn được ghi nhận.  Hội họp, kiểm điểm…

Giao tiếp không chính thức  Không

định trước nơi chốn, giờ giấc và thính

giả.  Kết quả ít khi được ghi nhận.  Trao đổi nơi cầu thang, ngoài hành lang, trong buổi ăn, trên đường về.

Tăng cường sự giao tiếp  Đòi

hỏi góp ý và phản hồi.  Cụ thể càng tốt.  Đưa sự việc vào khung liên hệ.  Nhận định khung liên hệ sử dụng.  Đưa ra nhận định.  Dùng hình vẽ, đồ thị mô hình.  Để ý tới những gì mình truyền đạt.

Những biện pháp cụ thể  Nhận

rõ ý kiến trước khi truyền đạt.  Biết rõ muốn truyền đạt điều gì.  Cân nhắc vào môi trường chung quanh.  Tham khảo ý kiến người khác trước.  Ghi nhớ toàn bộ lời thông báo, không phải từng chữ.  Truyền đạt những gì có giá trị.  Đảm bảo hành động và lời nói đi đôi.

Các loại giao tiếp  Thông

tin: hội họp, kiểm điểm.  Lý luận (argument).  Tranh luận (debate).  Thảo luận (stakeholder dialog).

Sự khác biệt giữa thảo luận và tranh luận      

Thảo luận nhằm để lắng nghe và tìm hiểu. Tìm hiểu về mục đích và quan điểm của các bên tham dự. Luôn kìm chế sự đánh giá chủ quan đối với quan điểm của những bên khác. Làm rõ các giả thuyết. Giao tiếp rõ ràng và tôn trọng. Tranh luận là hình thức đối chất và tấn công phía đối phương để tạo vị trí cao hơn so với đối phương.

Các phương pháp đáp lại  Đánh

giá  Diễn dịch  Ủng hộ  Thăm dò  Thông hiểu

Không khí giao tiếp Phản biện và không phản biện 

Không khí Phản biện – – – – – –

Đánh giá Điều khiển Chiến lược Trung hoà Cao cấp Không chắc chắn



Không khí ủng hộ – – – – – –

Mô tả Chuyên về vấn đề Ngay lập tức Cảm xúc Bình đẳng Có tính chất lâm thời

Sự quả quyết là khả năng giao tiếp rõ ràng và trực tiếp những gì bạn muốn

Không quả quyết (không ảnh hưởng)

Quả quyết

Công kích

(ảnh hưởng tích cực)

(ảnh hưởng trái ngược)

Quyền lực và sự ảnh hưởng 

Quyền lực - khả năng để ảnh hưởng tới hành vi của người khác.



Ảnh hưởng – quá trình mà người ta dùng để thuyết phục người khác đi theo lời khuyên, đề nghị hay mệnh lệnh của họ.

Kết quả từ cố gắng ảnh hưởng

Tham gia

Chống đối

Phục tùng

Nguồn của Quyền Lực  Vị

trí  Chuyên môn  Cố gắng  Quan hệ  Quyền lực cưỡng bức  Uy tín

 Quyền

lực gián tiếp  Quyền kiểm soát tài nguyên  Quyền kiểm soát và truy nhập thông tin

Mức thang sử dụng quyền lực  Mức

độ 1 – Yêu cầu lịch sự tử tế  Mức độ 2 – Yêu cầu mạnh mẽ hơn  Mức độ 3 – Ra lệnh kèm theo đe dọa hậu quả nếu hành vi không thay đổi  Mức độ 4 - Thực thi hậu quả ở mức độ 3

Các phương pháp ảnh hưỡng  Đẩy – –

Thuyết phục quả quyết (Assertive Persuasion) Thưởng và phạt (Reward & Punishment)

 Kéo – –

(push)

(Pull)

Tham gia và tin tuởng (Participation & Trust) Tầm nhìn & lý tưởng chung (Common Vision)

Thuyết phục quả quyết 

Hành vi: dùng lý lẽ, tranh luận, đưa ra ý kiến, đề nghị mà có tính logic và có lý.



Ngôn ngữ: Tôi đề nghị chúng ta chấp nhận giải pháp thứ hai vì các lý do sau đây…

Thưởng và Phạt 

Hành vi: Đưa ra ước muốn và dùng giải thưởng hay áp lực để đánh giá, đòi hỏi hay mặc cả.



Ngôn ngữ: Tôi mong rằng anh sẽ đi làm đúng giờ. Nếu anh còn đi trễ tôi sẽ trừ lương.

Tham gia và tin tưởng 

Hành vi: hiểu rõ và tham gia cũng như ủng hộ người khác, lắng nghe kỹ càng và bày tỏ thái độ.



Ngôn ngữ: Các bạn còn lại nghĩ chúng ta phải làm sao?

Tầm nhìn & Lý tưởng chung 

Hành vi: Khích lệ, đưa tầm nhìn, tìm quan điểm chung và hướng dẫn, lèo lái.



Ngôn ngữ: Hãy tưởng tượng chúng ta sẽ thành công như thế nào nếu chúng ta làm việc chung với nhau.

4 trường hợp không nên thuyết phục  Ép

buộc đi vào một tình huống khó xử từ đầu.  Những biện pháp chống lại.  Tin rằng bí quyết của thuyết phục nằm trong việc đưa ra những lý luận vĩ đại.  Cho rằng thuyết phục chỉ là công việc một lần.

4 bước quan trọng trong thuyết phục  Tạo

uy tín.  Sử dụng khung có quan điểm chung.  Cung cấp chứng cứ.  Liên hệ một cách tình cảm.

Các quan hệ thịnh hành trong các tổ chức doanh nghiệp  Bằng –

Tầm nhìn chung, sự tuyệt hảo, đạo đức và sửa sai.

 Bằng –

công việc

Tài nguyên, trợ giúp, hợp tác và thông tin.

 Bằng –

khích lệ

vị trí

Thăng tiến, công nhận, tầm nhìn rõ ràng, danh dự, sự quan trọng/liên hệ bên trong, quan hệ rộng rãi .

Các quan hệ thịnh hành trong các tổ chức doanh nghiệp  Bằng –

Chấp nhận, hỗ trợ cá nhân, sự thông cảm.

 Bằng –

quan hệ quan hệ cá nhân

Tự nhận biết, thách đố và học hỏi, sự tư hữu và tham gia, tưởng thưởng.

Tóm lại  Ngôn

ngữ là vũ khí mạnh nhất của người lãnh đạo hiệu quả. –

Ngôn ngữ của người lãnh đạo phải rõ ràng, tôn trọng, khích lệ và phù hợp.

 Những

lãnh đạo tài giỏi sẽ biết cách đưa ra những lời kêu gọi hay tuyệt vời để ảnh hưởng và thuyết phục những người đi theo một cách tự nguyện.