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  CF0001_M2AA1_ La cuenta Revisor: Ma. Magdalena Arredondo

  La cuenta: Regla del cargo y abono  Por: Alma Ruth Cortés

Para registrar las transacciones financieras que realiza un ente económico, es necesario utilizar cuentas que identifiquen la operación que se está llevando a cabo. Una «cuenta» entonces, es la utilizada Se le denomina cuenta al nombre utilizado para representar las transacciones que realiza una empresa, por ejemplo, bancos, clientes, proveedores, capital social, etc. y que nos permite registrar los cambios que se presentan en las diferentes clasificaciones de: activos, pasivos, capital, ingresos y gastos. Así, existirán nombres distintos para cada una de estas clasificaciones. Por ejemplo, la cuenta que controla el dinero se llamará Bancos; la que controla lo que le debe un cliente a una empresa tendrá el nombre de Clientes; la que controla lo que una empresa le debe a sus proveedores, tendrá el nombre de Proveedores; la que controla los gastos de agua, teléfono, energía eléctrica, se le llamará Gastos por servicios públicos, etc. Las cuentas se clasifican en cinco grupos.

Figura 1. Clasificación de las cuentas.

 

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©UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, método o sistema impreso, electrónico, magnético, incluyendo el fotocopiado, la fotografía, la grabación o un sistema de recuperación de la información, sin la autorización por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

 

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Los activos son los derechos o propiedades que tiene una empresa, de los cuales se esperan beneficios en el corto, mediano y largo plazo. Se dividen en circulantes (caja, bancos, clientes, documentos y cuentas por cobrar, inventarios); fijos (terrenos, edificios y bienes muebles); diferidos (lo pagado por adelantado a más de un año) e intangibles (patentes, franquicias, derechos de autor) entre otros. Los pasivos son las obligaciones que tiene una empresa para con terceras personas. Entre ellas se encuentran las cuentas de proveedores, cuentas por pagar, impuestos por pagar, préstamos bancarios, hipotecas por pagar, etc. El capital contable tiene dos subgrupos: capital aportado, el cual incluye el capital social (común o preferente) y el capital ganado, que incluye las utilidades retenidas (o pérdidas si las hubiera) y la reserva legal, entre otras cuentas. La cuenta de ingresos se refiere a las ventas de un bien o de un servicio, ya sea en efectivo o a crédito, siempre y cuando éste sea del giro del negocio. Por ejemplo, si se tiene una zapatería, la venta de calzado se clasificaría como ingresos o ventas. Pero, si esa misma zapatería decide vender el mobiliario que tiene, esto no se puede registrar como venta, porque no es el giro del negocio; se tiene que registrar disminuyendo el activo llamado mobiliario. La cuenta de gastos se refiere al consumo o uso de un activo y que además brindan beneficios en el corto plazo. Por ejemplo, gasto por papelería, gasto por sueldos, gastos por servicios públicos, gasto por depreciación de un activo fijo, etc. A partir de las cuentas de ingresos (ventas) y gastos se formula el estado de resultados y a partir de las cuentas de activos, pasivo y capital, se obtienen los valores con los que se formula el Balance General o Estado de Situación Financiera. No se puede elaborar un Balance General sin antes haber hecho el Estado de Resultados, ya que el resultado (la resta entre los ingresos y gastos), del estado de resultados (utilidad o pérdida), forma parte del Balance General en la sección de Capital Contable (capital ganado). Para determinar fácilmente y con seguridad los valores que tiene cada cuenta, es necesario registrar cada una de las transacciones que realiza un ente económico en el diario general (por medio de los asientos de diario) y en el mayor (o cuentas T). Para ejemplificar los conceptos de cargo y abono se utilizará la ecuación contable básica: Activo = Pasivo + Capital contable Capital Social + Utilidad Neta – Dividendos + Utilidad de Ejercicios Anteriores Ingresos – Gastos

 

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Recuerda que en la ecuación contable básica se debe cumplir la igualdad. Si del lado izquierdo (activos) se tienen, por ejemplo $1000, necesariamente del lado derecho, la suma de pasivo más capital, tiene que dar $1000. El capital contable se conforma de la siguiente manera: Capital social + utilidad neta – dividendos + utilidad de ejercicios anteriores La utilidad neta es lo que se obtiene del estado de resultados y es la resta entre los ingresos y los gastos. La cuenta T representa graficamente una cuenta o partida contable. Nos permite registrar los aumentos y disminuciones que van ocurriendo de manera cronológica, utilizando los cargos y los abonos, de tal manera que podamos determinar los saldos de cada una de las cuentas que tiene registrada una empresa en su catálogo de cuentas.

Observa una cuenta T que considera los elementos de la ecuación contable básica.

ACTIVOS

= PASIVOS

+

CAPITAL CONTABLE

CARGO

ABONO

DEBE DÉBITO SALDO DEUDOR

HABER CRÉDITO SALDO ACREEDOR

Lo anterior indica que, si desea que un activo aumente, se debe poner del lado izquierdo de la ecuación contable básica, en ese caso se dice que se realiza un cargo, y éste se registra en el debe o en la columna de débito, además de tener un saldo deudor. Por otro lado, si se desea que un pasivo aumente, se debe poner del lado derecho de la ecuación contable básica, en ese caso se dice que se realiza un abono, y éste se registra en el haber o en la columna de crédito, además de tener un saldo acreedor. Respecto a la sección del capital contable, se tienen dos cuentas que poseen signo negativo, es decir, que disminuyen esta sección. Estas son los gastos y los dividendos. Estas dos cuentas tienen el mismo saldo y aumentan del mismo lado que los activos, es decir, del lado izquierdo de la ecuación contable; mientras que las cuentas de capital social, ingresos (ventas) y utilidades van del lado derecho de la ecuación, ya que estas tres aumentan o hacen más grande la sección del capital contable.

 

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Así se tiene que: • • • • •

Los Activos aumentan con un cargo y disminuyen con un abono Los Pasivos aumentan con un abono y disminuyen con un cargo El Capital Social aumentan con un abono y disminuyen con un cargo Los Gastos aumentan con un cargo y disminuyen con un abono Los Ingresos aumentan con un abono y disminuyen con un cargo

ACTIVOS + -

INGRESOS +

PASIVOS +

GASTOS + -

CAPITAL SOCIAL +

DIVIDENDOS + -

Es muy importante aclarar que para el caso de los activos deberá existir una cuenta T por cada cuenta de activos: una por ejemplo para bancos, otra para caja, otra para clientes, etc. Esto también aplica para los pasivos y los gastos.

 

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Con respecto a los saldos, se concluye lo siguiente:

Figura 1. Esquema de la cuenta T de mayor

 

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