Kelompok 10 (perkembangan Peraturan Kearsipan Dari Masa Ke Masa Di Indonesia).docx

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Karakter Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) sebagai Negara Kepulauan menempatkan arsip sebagai instrumen penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Arsip mencerminkan jati diri bangsa, dan sekaligus menjadi simpul pemersatu bangsa. Oleh karena itu, disadari atau tidak, arsip telah berada dan bersama-sama dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun organisasi masyarakat. Bahkan keberadaan arsip tidak dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari manusia. Secara esensial, arsip adalah informasi yang terlahir dari setiap kegiatan administratif, namun bukan sekedar informasi yang berfungsi secara admisnitratif. Satu hal mendasar yang membedakan arsip dari informasi lain adalah bahwa arsip mempunyai nilai kebuktian, yang sangat diperlukan bagi setiap kehidupan, mulai dari orang perorangan sampai dengan kehidupan kenegaraan dan pemerintahan. Sebagai negara berdaulat, lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dibentuk dan berjalan dalam pengendalian negara, karena lembaga dan badan tersebut dibentuk untuk menjalankan seluruh fungsi negara. Oleh karena itu sewajarnya apabila kinerja lembaga negara dan badan pemerintahan harus berorientasi pada tercapainya tujuan negara. Dengan pertimbangan seperti itulah maka negara berkepentingan untuk mengatur pengelolaan arsip di setiap lembaga negara dan badan pemerintahan.1 Selain itu Indonesia adalah negara hukum. Sebagai negara yang berdasar atas hukum maka segala sesuatu yang terkait hal ihwal pengaturan negara harus mempunyai dasar hukum, tidak boleh asal dan menurut selera perseorangan atau golongan tertentu. Apabila sesuatu dilakukan tanpa landasan hukum, sesuatu itu dianggap tidak sah atau ilegal. Dengan demikian

1

Rancangan Peraturan Daerah tentang Kearsipan. Dikases dari http://dprddkijakartaprov.go.id/wp-content/uploads/2017/07/NA-Rancangan-Peraturan-Daerah-tentangKearsipan.pdf. Hal. 1

1

produk hukum di dalam negara hukum merupakan sesuatu yang sangat penting, karena dengan produk hukum segala sesuatu mendapat legitimasi yuridis sehingga sah untuk diberlakukan atau dilarang. Sebagai salah satu sendi kehidupan negara, bidang kearsipan juga harus memiliki landasan hukum. Apabila keberadaan kearsipan tidak punya landasan hukum dalam bentuk produk hukum maka bidang tersebut dapat disebut sebagai ilegal atau liar. Hal ini cukup menarik untuk ditelaah, yaitu sejak kapan bidang kearsipan diakui keberadaannya oleh negara. Sampai sejauh ini kajian produk hukum yang menjadi landasan penyelenggaraan kearsipan di Indonesia masih sangat jarang.2

B. Rumusan Masalah 1.

Bagaimana sejarah lembaga kearsipan di Indonesia?

2.

Bagaimana perkembangan undang-undang kearsipan di Indonesia?

C. Tujuan Pembahasan 1.

Untuk mengetahui sejarah lembaga kearsipan di Indonesia

2.

Untuk mengetahui perkembangan undang-undang kearsipan di Indonesia

2

Zaenudin. 2015. Perkembangan Produk Hukum Kearsipan di Indonesia. Diakses dari http://arsip.ugm.ac.id/wpcontent/uploads/sites/401/2015/04/perkembangan_produk_hukum_kearsipan.pdf. Hal. 1-2

2

PEMBAHASAN

A. Sejarah Lembaga Kearsipan di Indonesia 1.

Landsarchief (1892) Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini,

secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief. Pada tanggal tersebut dikukuhkan pula jabatan landarchivaris yang bertanggungjawab memelihara arsip-arsip pada masa VOC hingga masa pemerintahan Hindia Belanda untuk kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan, serta membantu kelancaran pelaksanaan pemerintahan. Adapun landarchivaris pertama adalah Mr. Jacob Anne van der Chijs yang berlangsung hingga tahun 1905. Pengganti Mr. Jacob Anne van der Chijs adalah Dr. F. de Haan 1905-1992 yang hasil karya-karyanya banyak dipakai sebagai referensi bagi ahli-ahli sejarah Indonesia. Pengganti de Haan adalah E.C. Godee Molsbergen, yang menjabat dari tahun 1922-1937. Pejabat Landsarchivaris yang terakhir pada masa Pemerintahan Hindia Belanda adalah Dr. Frans Rijndert Johan Verhoeven dari 1937 - 1942. Pada masa pergerakan nasionalisme kebangsaan di Indonesia, terutama pada tahun 1926-1929, Pemerintah Hindia Belanda berusaha menangkis dan menolak tuntutan Indonesia Merdeka. Dalam rangka penolakan tersebut, Lansarchief mendapat tugas khusus, yaitu: ikut serta secara aktif dalam pekerjaan ilmiah untuk penulisan sejarah Hindia Belanda, serta mengawasi dan mengamankan peninggalan-peninggalan orang Belanda. Pada tahun 1940-1942 pemerintah Hindia Belanda menerbitkan Arschief Ordonantie yang bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah Hindia Belanda, yang isinya antara lain : 1.

Semua arsip-arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah.

2.

Batas arsip baru adalah 40 tahun.

3.

Arsip-arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secara khusus menurut peraturan-peraturan tertentu diserahkan kepada Algemeen Landarchief di Batavia (Jakarta)

3

2.

Kobunsjokan (1942 - 1945) Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia

kearsipan, karena pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Oleh karena itu, Arsip Nasional RI tidak memiliki khasanah arsip pada masa pendudukan Jepang. Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti dengan istilah Kobunsjokan yang ditempatkan dibawah Bunkyokyoku. Sebagaimana pegawaipegawai Belanda lainnya, sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang. Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting bagi orang-orang Belanda yang ingin mendapatkan keterangan asal-usul keturunannya. Keterangan dari arsip tersebut diperlukan untuk membebaskan diri dari tawanan Jepang, jika mereka dapat menunjukkan bukti turunan orang Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan. 3.

Arsip Negeri (1945 - 1947) Secara yuridis, keberadaan lembaga kearsipan Indonesia dimulai sejak

diproklamasikan kemerdekaan Indonesia 17 Agustus 1945. Namun demikian tidak dipungkiri, bahwa keberadaan dan perkembangan Arsip Nasional RI merupakan hasil dari pengalaman kegiatan dan organisasi kearsipan pada masa pemerintah Kolonial Belanda (landarchief) dan produk-produk kearsipannya. Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, lembaga kearsipan (landarchief) diambil oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, dan diberi nama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung sampai pertengahan tahun 1947 ketika pemerintah NICA datang ke Indonesia. 4.

Arsip Negara (1950-1959) Setelah Konferensi Meja Bundar tanggal 27 Desember1949, Pemerintah

Belanda melaksanakan pengembalian kedaulatan kepada Pemerintah Republik Indonesia, termasuk pengembalian lembaga-lembaga pemerintah. Sebagaimana tahun1945-1947, landsarchief ditempatkan kembali di bawah Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan (PP dan K). Pada masa pengambilalihan Landsarchief oleh pemerintah Republik Indonesia Serikat, masih diusahakan

4

konsepsi asli tentang statusnya sebagai Arsip Negeri RIS. Hal tersebut dimaksudkan agar arsip-arsip pemerintah pusat dapat disalurkan ke Arsip Negeri RIS. Namun demikian konsep Arsip Negeri itu tidak bertahan lama. Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri berubah menjadi Arsip Negara RIS. Sedangkan sebagai pimpinan lembaga Arsip Negara tersebut adalah Prof. R. Soekanto. Prof. R. Soekanto merupakan orang asli Indonesia yang pertama kalinya memimpin lembaga kearsipan Indonesia. Kepemimpinan Prof. R. Soekanto berlangsung selama enam tahun hingga tahun 1957. Sebagai penggantinya adalah Drs. R. Mohammad Ali, seorang sejarawan yang menulis buku Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pergantian ini merupakan awal perubahan dasar dalam kepemimpinan di Arsip Negara, karena untuk pertama kalinya istilah Kepala Arsip Negara dipakai untuk jabatan tersebut. Nama Arsip Negara secara resmi dipakai hingga tahun 1959. 5.

Arsip Nasional (1959-1967)

a.

Arsip Nasional dibawah Kementerian PP dan K Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan berbagai usaha untuk meningkatkan peran dan status lembaga Arsip Negara. Langkah pertama yang diambil adalah memasukkan Arsip Nagara dalam Lembaga Sejarah pada Kementerian PP dan K. Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri nomor 130433/5, tanggal 24 Desember 1957. Berdasarkan SK menteri PP dan K nomor69626/a/s nama Arsip Negara berganti menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959.

b.

Arsip Nasional dibawah Kementerian Pertama RI (1961-1962) Perubahan kelembagaan Arsip Nasional tidak berhenti sampai disitu. Berdasarkan Keputusan Presiden RI nomor 215 tanggal 16 Mei 1961, penyelenggaraan segala urusan Arsip Nasional dipindahkan ke Kementerian Pertama RI, termasuk wewenang, tugas dan kewajiban, perlengkapan materiil dan personalia, serta hak-hak dan kewajiban keuangan dan lain-lain. Tugas dan Fungsi Arsip Nasional mengalami perluasan, sejak keluarnya Peraturan

5

Presiden nomor 19 tanggal 26 Desember 1961 tentang Pokok-pokok Kearsipan Nasional. Berdasarkan Keputusan Presiden tersebut, tugas dan fungsi arsip Nasional tidak hanya menyelenggarakan kearsipan statis saja, akan tetapi juga terlibat dalam penyelenggaraan kearsipan baru (dinamis). c.

Arsip Nasional dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus (1963-1964) Berdasarkan Keputusan Presiden RI No.188 tahun 1962, Arsip Nasional RI ditempatkan di bawah Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus. Penempatan Arsip Nasional di Bidang Khusus dimaksudkan supaya arsip lebih diperhatikan, karena bidang ini khusus diperuntukkan bagi tujuan penelitian sejarah.

d.

Arsip Nasional dibawah Menko Hubra (1963-1966) Pada tahun 1964 nama Kementerian Pertama Bidang Khusus berganti menjadi Kementerian Kompartimen Hubungan dengan Rakyat (Menko Hubra). Perubahan tersebut disesuaikan dengan tugas dan fungsinya dalam mengkoordinasi kementerian-kementerian negara. Dengan bergantinya nama kementerian tersebut, otomatis Arsip Nasional berada di bawah kementerian yang baru tersebut. Dibawah kementerian ini, Arsip Nasional mendapat tugas untuk melakukan pembinaan arsip. Namun demikian, perubahan tersebut tidak mempengaruhi tugas dan fungsiArsip Nasional sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Presiden No.19 tahun1961.

e.

Arsip Nasional dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembaga-lembaga Politik (1966-1967). Berdasarkan Keputusan Wakil Perdana Menteri No.08/WPM/BLLP/KPT/1966, Arsip Nasional ditempatkan di bawah Waperdam RI bidang Lembaga-lembaga Politik. Namun secara fungsional, Arsip Nasional tetap memusatkan kegiatan-kegiatan ilmiah dan kesejarahan.

f. Arsip Nasional Republik Indonesia (1967 - sekarang) Tahun 1967 merupakan suatu periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional, karena berdasarkan Keputusan Presiden 228/1967 tanggal 2 Desember1967, Arsip Nasional ditetapkan sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggungjawab langsung kepada Presiden. Sementara anggaran pembelanjaannya dibebankan kepada anggaran Sekretariat Negara.

6

Penetapan Arsip Nasional sebgai Lembaga Pemerintah Non Departemen

diperkuat

melalui

Surat

Pimpinan

MPRS

No.

A.9/1/24/MPRS/1967 yang menegaskan, bahwa Arsip Nasional sebagai aparat teknis pemerintah tidak bertentangan dengan UUD 1945, bahkan merupakan penyempurnaan pekerjaan di bawah Presidium Kabinet. Dengan status baru tersebut, maka pada tahun 1968 Arsip Nasional berusaha menyusun pengajuan sebagai berikut: 

Mengajukan usulan perubahan Arsip Nasional menjadi Arsip Nasional RI.



Mengajukan usulan perubahan Prps No.19/1961 menjadi Undang-undang tentang Pokok-pokok Kearsipan. Usulan-usulan tersebut hingga masa berakhirnya kepemimpinan Drs.R.

Mohammad Ali (1970) belum terlaksana. Oleh karena itu Dra. Sumartini, wanita pertama yang menjabat sebagai kepala Arsip Nasional, berjuang untuk melanjutkan cita-cita pemimpin sebelumnya. Atas usaha-usaha beliau, serta atas dukungan Menteri Sekretaris Negara Sudharmono, SH, cita-cita dalam memajukan Arsip Nasional tercapai dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, yang kemudian dikenal dengan Undang-undang tentang Ketentuanketentuan Pokok Kearsipan. Tiga tahun kemudian, berdasarkan Keputusan Presiden No.26 Tahun 1974 secara tegas menyatakan, bahwa Arsip Nasional diubah menjadi Arsip Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota RI dan langsung bertanggungjawab kepada Presiden. Dengan keputusan tersebut, maka secara yuridis Arsip Nasional RI sah sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen. Kebijakan ke arah pemikiran untuk penyempurnaan tugas dan fungsi Arsip Nasional RI diwujudkan pada masa kepemimpinan DR. Noerhadi Magetsari, yang menggantikan Dra. Soemartini sebagai kepala Arsip Nasional tahun 1991 hingga tahun 1998. Pada masa kepemimpinan beliau terjadi perubahan struktur organisasi yang baru dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden RI nomor 92 tahun 1993 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional RI. Berdasarkan Keppres tersebut Arsip Nasional RI disingkat dengan

7

ANRI. Perubahan yang cukup mencolok adalah pengembangan struktur organisasi dengan adanya Deputi Pembinaan dan Deputi Konservasi, Pembentukan Unit Pelaksana Teknis dan penggunaan istilah untuk Perwakilan Arsip Nasional RI di Daerah TK I menjadi Arsip Nasional Wilayah. Seiring dengan pengembangan struktur organisasi tersebut, beliau juga mengembangkan SDM di bidang kearsipan; yakni merekrut pegawai baru sebagai arsiparis. Oleh karena itu, pada masa tersebut jumlah arsiparis di ANRI meningkat drastis. Puncaknya adalah tahun 1995-1996, dimana jumlah arsiparis di ANRI Pusat mencapai 137 orang. Kepemimpinan Dr. Noerhadi Magetsarisebagai kepala Arsip NasionalRI berlangsung hingga tahun 1998. Sebagai penggantinya adalah DR. Moekhlis Paeni (mantan Deputi Konservasi ANRI dan mantan Kepala ANRI Wilayah Ujung Pandang). Pada masa kepemimpinan DR. Moekhlis Paeni, beliau melanjutkan kebijakan kepemimpinan sebelumnya. Dalam rangka meningkatkan wujud sistem kearsipan nasional yang handal, beliau mencanangkan visi ANRI, yakni menjadikan

arsip

sebagai

simpul

pemersatu

bangsa.

Seiring

dengan

perkembangan politik dan pemerintahan di era reformasi, serta dalam rangka efektivitas dan efisiens, maka Presiden melalui Keputusan Presiden nomor 17 Tahun 2001 mengatur kedudukan, tugas dan fungsi, susunan organisasi dan tatakerja Lembaga Pemerintah Non Departeman. Sehubungan dengan hal tersebut, struktur organisasi ANRI pun disesuaikan dengan Keputusan Presiden tersebut. Sejak dilantiknya Drs. Oman Syahroni, M.Si. Tanggal 3 Juni 2003, melalui Keputusan Presiden Nomor 74/M/2003, Menggantikan DR. Mukhlis Paeni, Arsip Nasional Republik Indonesia mengembangkan Program Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SiPATI) yaitu aplikasi pengelolaan arsip dinamis secara elektronik sesuai dengan trend perkembangan globalisasi informasi dimana hampir seluruh unit di kantor Pemerintah maupun Swasta telah menggunakan perangkat komputer. SiPATI ini telah di aplikasikan dibeberapa instansi Pemerintah Pusat. Pada tanggal 6 Juli 2004 Drs. Djoko Utomo, MA dilantik menjadi Kepala ANRI berdasarkan Keputusan Presiden Nomor87/M/2004, tanggal 21 Juni 2004.

8

Dalam masa kepemimpinannya Djoko Utomo, sebagai Kepala ANRI yang dibesarkan di lingkungan ANRI berusaha mewujudkan Visi dan Misi ANRI dengan berbagai program yang benar-benar disesuaikan dengan perkembangan globalisasi dan kebutuhan yang ada di lingkungan ANRI. Gedung layanan Publik yang berada paling depan yang merupakan ujung tombak layanan masyarakat direnovasi sedemikian rupa sehingga menimbulkan kenyamanan bagi pengunjung yang datang. Kerjasama Nasional dan Internasional digiatkan dalam rangka memajukan dunia kearsipan termasuk kerjasama dalam rangka pengiriman pegawai ANRI untuk belajar di luar negeri. Apa yang dilakukan sebelumnya, juga di lanjutkan kepala ANRI selanjutnya yaitu H.M. Asichin,SH,M.Hum. yang mengembangkan kerja sama bukan hanya dengan institusi di dalam negeri melainkan juga lembaga kearsipan di luar negeri. Selain itu, di bentuk juga Balai Arsip Tsunami Aceh di Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam. Di samping itu, untuk pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 terbit peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 yang memperjelas fungsi dan peran ANRI. Berdasarkan PP tersebut, dilakukan pembinaan arsiparis yang ada di instansi pemerintah, TNI/POLRI,BUMN/BUMD dan perguruan tinggi. Peningkatan kualitas sumber daya manusia tidak hanya dilakukan di luar negeri saja, tetapi dilakukan juga di ANRI yaitu dengan memberikan kursuskursus yang dapat meningkatkan pengetahuan pegawai sehinggabisa memberikan pengabdian terbaik kepada masyarakat sesuai dengan tugas dan fungsi ANRI. Pengolahan dan pemeliharaan arsip-arsip statis tetap dilaksanakan dan ditingkatkan sambil terus mendorong dilaksanakannya program-program lain seperti program Citra Daerah, Citra Nusantara maupun program lainnya seperti program Sistem Informasi Jaringan Kearsipan Nasional. Syiar lembaga ANRI dan kearsipan pun terus dilakukan terutama melalui media, baik cetak maupun elektronik. Dengan demikian diharapkan masyarakat mengetahui tugas dan fungsi ANRI yang pada akhirnya nanti akan menimbulkan kesadaran masyarakat untuk memelihara arsip nya. Pimpinan Arsip Nasional RI dari Masa ke Masa:

9

1.

DR. R. Soekanto (1951 - 1957)

2.

Drs. R. Mohammad Ali (1957 - 1970)

3.

Dra. Soemartini (1971 - 1992)

4.

DR. Noerhadi Magetsari (1992 - 1998)

5.

DR. Mukhlis Paeni (1998 - 2003)

6.

Drs. Oman Sachroni, M.Si. (2003 - 2004)

7.

Drs. Djoko Utomo, MA (2004 - 2009)

8.

M. Asichin, S.H., M.Hum (2010 - 2013)

9.

Dr. Mustari Irawan, MPA (2013 - Sekarang)3

B. Perkembangan Undang-Undang Kearsipan di Indonesia Undang-undang yang mengatur tentang masalah kearsipan di Indonesia telah mengalami beberapa kali perubahan, yaitu: 1.

Peraturan Presiden No.19 tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan

2.

Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan

3.

Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan4 Ketiga produk UU yang telah disebutkan diatas dibuat oleh rezim yang

berbeda. Undang-undang yang pertama dihasilkan pada Era Orde Lama di bawah kepemimpinan Presiden Soekarno. Undang-undang kedua dihasilkan pada Era Orde Baru di bawah kekuasaan Presiden Soeharto. Adapun undang-undang yang terakhir ditetapkan pada Era Reformasi saat5 pemerintahan dipimpin Presiden Susilo Bambang Yudhoyono. 1.

Masa Orde Lama Undang-Undang Nomor 19 Tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan

yang ditetapkan pada 26 Desember 1961 dan ditandatangani oleh Presiden 3

ANRI. Lembaga Kearsipan. Diakses dari http://www.anri.go.id/detail/65-129-Sejarah-

Lembaga 4

Undang-undang Kearsipan. Diakses dari http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/pluginfile.php/8826/mod_resource/content/1/Materi%205%2 0Undang-Undang%20Kearsipan.pdf 5 Zaenudin. 2015. Perkembangan Produk Hukum Kearsipan di Indonesia. Diakses dari http://arsip.ugm.ac.id/wpcontent/uploads/sites/401/2015/04/perkembangan_produk_hukum_kearsipan.pdf. Hal. 8

10

Soekarno. Undang-undang tersebut dimuat dalam Lembaran Negara RI Tahun 1961 Nomor 310. Secara fisik terdiri dari 4 bab dan 9 pasal, sementara secara materi berisi tentang: a. batasan dan pembagian arsip b. tugas pemerintah terkait kearsipan c. pengaturan organisasi d. pelaksanaan dan tujuan kearsipan Undang-undang kearsipan ini mendefinisikan arsip dengan batasan umum dan khusus. Secara umum arsip didefinisikan sebagai wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimana juga, sedang secara khusus arsip merupakan kumpulan surat atau bahan-bahan penolong lainnya yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan. Menurut UU ini, berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi dua yaitu: a. arsip baru yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara b. arsip lama yang sudah tidak dipergunakan secara langsung untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (Pasal 2). Undang-Undang Nomor 19 Tahun 1961 juga mengamanati Pemerintah RI untuk menguasai setiap arsip seluruh bidang kehidupan kebangsaan baik dari badan pemerintah, lembaga negara, badan swasta maupun arsip yang ada ditangan perseorangan yang dianggap penting. Implementasi dari tugas tersebut pemerintah menjalankan pengumpulan dan perawatan arsip-arsip lama serta penyelenggaraan arsip-arsip baru (Pasal 3 dan 4). Tugas-tugas tersebut kemudian dilaksanakan oleh organisasi kearsipan yang dibentuk pemerintah dan terdiri atas: a. Arsip Nasional yang berkedudukan di ibu kota negara. b. Arsip Nasional Daerah yang dibentuk di ibu kota Daerah Tingkat I. c. Arsip-arsip pada badan-badan pemerintah dan lembaga negara.

11

Melalui produk hukum tersebut diketahui bahwa lembaga kearsipan di atas berada dalam koordinasi dan6 pembinaan Menteri Pertama (pasal 7). 2.

Masa Orde Baru Sekitar sepuluh tahun kemudian, tepatnya tanggal 18 Mei 1971, lahir

undang-undang kearsipan baru yaitu UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuanketentuan pokok kearsipan. Undang-undang ini disahkan oleh Presiden Soeharto dan dimuat dalam Lembaran Negara RI Tahun 1971 Nomor 32 yang otomatis menggantikan UU lama. Secara prinsip UU yang baru tidak jauh berbeda dengan yang lama, hanya ada beberapa penyempurnaan dan tambahan. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 terdiri atas 6 bab dan berisi 13 pasal. Jika UU lama membatasi pengertian arsip dengan tulisan dan surat dengan berbagai bentuk coraknya maka UU baru mendefinisikan dengan naskah (pasal 1). Kedua batasan ini sangat tipis bedanya karena naskah itu identik dengan tulisan. Begitu halnya dengan pembagian arsip, hakekatnya sama hanya istilahnya saja yang beda. Undang-undang No. 7 Tahun 1971 menggunakan istilah arsip dinamis dan statis untuk menggantikan terminology arsip baru dan lama dalam UU sebelumnya (pasal 2). Dalam hal tugas pemerintah dan pengaturan organisasi kearsipannya juga tidak ada perbedaan mendasar. Keduanya sama-sama mewajibkan kepada pemerintah untuk menyelamatkan arsip statis dari seluruh komponen bangsa baik instansi negeri, swasta maupun perseorangan serta menyelenggarakan kearsipan dinamis (pasal 5). Jika masa VOC pelaksanaan kearsipan lebih berorientasi pada fungsi manajemen untuk bukti akuntabilitas operasional dan rujukan informasi untuk membuat keputusan, pada masa Hindia Belanda lebih berorientasi pada fungsi kultural untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi generasi yang akan datang, maka pada era republik baik masa orde lama maupun orde baru fungsi kearsipan diperluas meliputi fungsi kultural sekaligus fungsi manajemen. Dengan kata lain baik UU No. 19 Tahun 1961 maupun UU No.7 Tahun 1971 menggariskan tugas kearsipan meliputi:7 6 7

Ibid..., Zaenudin. Hal. 9 Ibid..., Zaenudin. Hal. 10

12

a. pengelolaan arsip statis/arsip lama b. pengelolaan arsip dinamis/arsip baru. Implementasi dari UU No. 7 Tahun 1971 adalah dibentuknya organisasi kearsipan yang terdiri atas: a. unit kearsipan pada lembaga negara dan badan pemerintah pusat dan daerah b. Arsip Nasional Pusat (ANRI) di ibu kota negara c. Arsip Nasional Daerah atau Arsip Nasional Wilayah di ibu kota daerah tingkat satu/provinsi. Di tingkat pusat, upaya implementasi dilaksanakan dengan pembangunan depo baru ANRI di Jalan Ampera Raya Jakarta Selatan. Sementara di tingkat daerah, implementasi dijalankan dengan membangun Arsip Nasional Daerah di: a. Sulawesi Selatan, Aceh, dan Jawa Tengah (1977) b. Sumatera Barat, Jawa Timur, Nusa Tenggara Barat (1993-1998) c. Jawa Barat, Kalimantan Barat, dan Irian Jaya (1999) Satu implemtasi sistem kearsipan yang muncul pada masa ini adalah lahirnya sistem kearsipan pola baru. Konsep pengelolaan arsip dinamis ini disebut juga dengan istilah sistem kartu kendali. Sistem tersebut digagas bersama oleh ANRI, Lembaga Administrasi Negara (LAN) dan Jurusan Perpustakaan Universitas Indonesia pada tahun 1976. 3.

Masa Reformasi Tiga puluh delapan tahun lebih UU Nomor 7 Tahun 1971 memayungi

aktivitas kearsipan di Indonesia. Kritik, saran, masukan, keluhan, pernyataan mulai bermunculan, karena UU tersebut dianggap sudah tidak sesuai dengan perkembangan zaman. Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi menciptakan berbagai media rekam baru belum diakomodir dalam UU. Tuntutan terwujudnya tata pemerintahan yang bersih dan transparan, tuntutan peningkatan kualitas pelayanan publik serta semangat otonomi juga belum sepenuhnya tertampung. Akhirnya pada tanggal 23 Oktober 2009 harapan terhadap lahirnya UU baru terpenuhi dengan disahkannya UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang

13

Kearsipan oleh Presiden Susilo Bambang Yudhoyono dan termuat dalam Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor 152. Sangat berbeda sekali8 antara UU kearsipan terakhir ini dengan dua UU kearsipan sebelumnya baik secara kuantitas maupun kualitas. Jika secara fisik kedua UU terdahulu hanya singkat, terdiri dari 9 dan 13 pasal maka UU Nomor 43 tersebut sangat panjang, tersusun atas 11 bab dan 92 pasal. Begitu halnya secara isi, UU terbaru lebih komprehensif. UU terbaru sudah mencakup banyak aspek: batasan dan pembagian arsip, tujuan dan ruang lingkup, organisasi penyelenggara, dan sistem penyelengara, langkah dan proses pelaksanaan, sumber dana, pembinaan sumber daya manusia, standar sarana prasarana, pelanggaran dan sanksi serta mengakomodir organisasi profesi, dan peran serta masyarakat. Batasan arsip dalam UU terbaru sangat dipengaruhi oleh kemajuan teknologi. Arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (pasal 1). Suatu batasan yang luas tidak terbatas pada tulisan atau naskah. Teknologi informasi informasi juga ditemukan lagi dengan munculnya klausul pembangunan Sistem Kearsipan Nasional (SKN) melalui penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Secara khusus UU No. 43 Tahun 2009 membahas tentang SIKN dan JIKN dalam satu bab tersendiri, yaitu bab V dari pasal 109 sampai pasal 126. Semangat otonomi juga terasa sekali dalam undan-gundang Nomor 43 Tahun 2009. Implementasi dari UU tersebut yang mungkin paling dapat dirasakan adalah munculnya lembaga kearsipan baru yang belum pernah diberi wewenang mengelola arsip statis yaitu arsip daerah kabupaten kota dan arsip perguruan tinggi. Dua UU sebelumnya membatasi organisasi pelaksanan kearsipan pada Arsip Nasional dan Arsip Nasional Daerah/Wilayah (ANRIWIL) di provinsi. Implementasi yang fundamental lagi dalam UU ini adalah beralihnya status ANRIWIL menjadi organisasi pemerintah daerah. Arsip Nasional Wilayah

8

Ibid..., Zaenudin. Hal. 11

14

sebelumnya merupakan9 kepanjangan tangan dari ANRI sebagai pelaksanaan asas dekonsentrasi. Melalui UU terbaru lembaga tersebut menjadi perangkat pemerintah provinsi sebagai pelaksanaan prinsip desentralisasi. Dari sisi teknis kearsipan, UU No. 43 mengadopsi recods continuum models. Menurut model tersebut proses pengelolaan arsip meliputi 7 kegiatan, yaitu penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyusutan, akuisisi, pengolahan preservasi dan akses (pasal 40 dan 59). Teori ini dikembangkan oleh pakar-pakar kearsipan Australia dan diilhami oleh konsep arsip elektronik yang perkembangannya sangat cepat. Konsep continum sebenarnya tidak lagi membagi arsip dinamis dan statis secara ketat, UU No. 43 masih membagi model tersebut menjadi dua bingkai, satu pengelolaan arsip dinamis yang terdiri dari 3 proses pertama dan dua pengelolaan arsip statis yang terdiri dari 4 proses sisanya. Begitu pun semangat keterbukaan muncul di UU terbaru dengan diberinya ruang bagi organisasi profesi dan peran serta masyarakat dalam kegiatan kearsipan. Tuntutan Peningkatan layanan publik dan tata kelola pemerintahan yang baik juga terlihat pada pasal-pasal tentang sanksi administratif. Dua UU Kearsipan terdahulu belum menyinggung hal ini, yang ada hanya sanksi pidana pada UU Nomor 7 tahun 1971. Pasal-pasal baru tersebut mewajibkan bahkan memaksa pejabat pelaksana pada organisasi kearsipan untuk benar-benar menjalankan seluruh tugasnya di bidang kearsipan sesuai aturan. Apabila tidak, maka akan dikenakan sanksi berupa teguran tertulis, penundaan kenaikan gaji, penurunan pangkat bahkan sampai pembebasan dari jabatan.10 Secara lengkap beberapa peraturan perundang-undangan bidang kearsipan yang berlaku di Indonesia saat ini, yaitu: a. Undang-Undang Republik Indonesia No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan b. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No.28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang RI No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

9

Ibid..., Zaenudin. Hal. 12 Ibid..., Zaenudin. Hal. 13

10

15

c. Undang-Undang Republik Indonesia No.8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan d. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan e. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 88 tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media lainnya dan Legalisasi f. Undang-Undang Republik Indonesia No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik g. Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik h. Undang-Undang

Republik

Indonesia

No.14

tahun

2008

tentang

Keterbukaan Informasi Publik i. Keputusan Presiden No. 105 tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis j. Peraturan Bersama Kepala ANRI dengan Kepala BKN No. 08 tahun 2012 atau No. 15 tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip PNS dan Pejabat Negara.11

11

Op cit..., Undang-Undang Kearsipan.

16

Kesimpulan

Lembaga kearsipan di Indonesia yang diketahui saat ini adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Akan tetapi sebelum ANRI ada lembaga kearsipan lain yang pernah ada di Indonesia. Berikut adalah lembaga-lembaga kerasipan di Indonesia sebelum ANRI: 1.

Landsarchief (1892). Lembaga kearsipan di Indonesia, seperti yang kita kenal sekarang ini, secara de facto sudah ada sejak 28 Januari 1892, ketika Pemerintah Hindia Belanda mendirikan Landarchief.

2.

Kobunsjokan (1942 - 1945). Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landarchief, pada masa pendudukan Jepang berganti dengan istilah Kobunsjokan yang ditempatkan dibawah Bunkyokyoku.

3.

Arsip Negeri (1945 - 1947). Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, lembaga kearsipan (landarchief) diambil oleh pemerintah RI dan ditempatkan dalam lingkungan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan, dan diberi nama Arsip Negeri. Keberadaan Arsip Negeri ini berlangsung sampai pertengahan tahun 1947.

4.

Arsip Negara (1950-1959). Pada tanggal 26 April 1950 melalui SK Menteri PP dan K nomor 9052/B, nama Arsip Negeri berubah menjadi Arsip Negara.

5.

Arsip Nasional (1959-1967): a. Arsip Nasional dibawah Kementerian PP dan K b. Arsip Nasional dibawah Kementerian Pertama RI (1961-1962) c. Arsip Nasional dibawah Menteri Pertama Bidang Khusus (1963-1964) d. Arsip Nasional dibawah Menko Hubra (1963-1966) e. Arsip Nasional dibawah Wakil Perdana Menteri Bidang Lembagalembaga Politik (1966-1967). f. Arsip Nasional Republik Indonesia (1967 - sekarang)

17

Adapun Undang-undang yang mengatur tentang kearsipan di Indonesia juga mengalami beberapa kali perubahan: 1.

Peraturan Presiden No.19 tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan. Undang-undang yang pertama ini dihasilkan pada Era Orde Lama di bawah kepemimpinan Presiden Soekarno.

2.

Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Merupakan undang-undang kearsipan kedua yang dihasilkan pada Era Orde Baru di bawah kekuasaan Presiden Soeharto.

3.

Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Merupakan undangundang yang terakhir ditetapkan pada Era Reformasi saat pemerintahan dipimpin oleh Presiden Susilo Bambang Yudhoyono.

18

Daftar Pustaka

ANRI. Lembaga Kearsipan. Diakses dari http://www.anri.go.id/detail/65-129Sejarah-Lembaga Rancangan Peraturan Daerah tentang Kearsipan. Dikases dari http://dprddkijakartaprov.go.id/wp-content/uploads/2017/07/NA-RancanganPeraturan-Daerah-tentang-Kearsipan.pdf. Undang-undang Kearsipan. Diakses dari http://ppg.spada.ristekdikti.go.id/pluginfile.php/8826/mod_resource/conten t/1/Materi%205%20Undang-Undang%20Kearsipan.pdf Zaenudin. 2015. Perkembangan Produk Hukum Kearsipan di Indonesia. Diakses dari http://arsip.ugm.ac.id/wpcontent/uploads/sites/401/2015/04/perkembangan_produk_hukum_kearsip an.pdf

19