Jobdesk Divisi Panitia Forsi 2019.pptx

JOBDESK DIVISI PANITIA FORSI 2019

DIVISI EVENT & PMB • Bertanggungjawab atas kegiatan yang bersifat event: Pra-Event, Opening Ceremony, dan Closing Ceremony FORSI 2019 dimulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi • Konseptor utama dari FORSI 2019 • Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan Pra-Event, Opening Ceremony, dan Closing Ceremony FORSI 2019 • Berkoordinasi dengan divisi acara lainnya yaitu Divisi Olahraga dan Divisi Seni dalam sinergisasi kegiatan • Berkoordinasi dengan divisi lainnya untuk penunjang pelaksanaan event FORSI 2019 • Membuat rencana anggaran biaya yang dibutuhkan • Membuat dan mengatur rundown acara • Melakukan pembagian tugas dengan menentukan PJ tertentu di setiap kegiatannya • Memberikan laporan kegiatan kepada seluruh panitia • Bertanggungjawab atas audiensi dengan pihak rektorat untuk memaparkan rencana dan konsep kegiatan bidang event • Berkoordinasi dengan Departemen Seni Budaya dan Olahraga BEM Kema Unpad • Eksekutor tim kreatif

DIVISI OLAHRAGA • Bertanggungjawab atas kegiatan perlombaan dari setiap cabang olahraga di FORSI 2019 dimulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi • Mengatur dan mengkoordinasikan perlombaan dari cabang-cabang olahraga FORSI 2019 • Berkoordinasi dengan pihak eksternal panitia diantaranya UKM, komunitas, dan wasit/juri yang bertanggungjawab atas teknis perlombaan • Mengatur segala kebutuhan teknis maupun non-teknis kegiatan yang diperlukan • Menentukan jumlah pemenang dan jumlah hadiah perlombaan • Berkoordinasi dan berkomunikasi dengan seluruh divisi untuk sinergisasi kegiatan • Memberikan laporan perlombaan bidang olahraga kepada seluruh panitia • Bertanggungjawab atas audiensi dengan pihak rektorat untuk memaparkan rencana dan konsep kegiatan bidang olahraga • Berkoordinasi dengan Departemen Seni Budaya dan Olahraga BEM Kema Unpad

DIVISI SENI • Bertanggungjawab atas kegiatan perlombaan dari setiap cabang seni di FORSI 2019 dimulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi • Mengatur dan mengkoordinasikan perlombaan dari cabang-cabang seni FORSI 2019 • Berkoordinasi dengan pihak eksternal panitia diantaranya UKM, komunitas, dan wasit/juri yang bertanggungjawab atas teknis perlombaan • Mengatur segala kebutuhan teknis maupun non-teknis kegiatan yang diperlukan • Menentukan jumlah pemenang dan jumlah hadiah perlombaan • Berkoordinasi dan berkomunikasi dengan seluruh divisi untuk sinergisasi kegiatan • Memberikan laporan perlombaan bidang seni kepada seluruh panitia • Bertanggungjawab atas audiensi dengan pihak rektorat untuk memaparkan rencana dan konsep kegiatan bidang seni • Berkoordinasi dengan Departemen Seni Budaya dan Olahraga BEM Kema Unpad

DIVISI HUMAS • Mengurus dan menyediakan tempat/venue untuk seluruh kegiatan FORSI 2019 • Berkoordinasi dengan seluruh koordinator divisi terutama divisi-divisi acara untuk sinergisasi kegiatan • Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal rektorat seperti bagian rumah tangga, bagian kemahasiswaan, bagian teknisi, dan seluruh jajaran pemegang kuasa tempat/venue • Membuat dan mengelola list peminjaman tempat selama kegiatan FORSI 2019 • Menyimpan, menggandakan, dan mengarsipkan segala administrasi mengenai peminjaman tempat • Berkoordinasi dengan sekretaris untuk pembuatan surat-menyurat • Berkoordinasi dengan pihak eksternal kampus seperti RT, RW, Kelurahan, Kecamatan, dan Pihak Kepolisian • Berkoordinasi dengan seluruh kontingen lembaga/fakultas dan ketua BEM Fakultas selama kegiatan FORSI 2019 berlangsung • Memberitahukan informasi sebagai narahubung antara panitia dan kontingen • Memberikan laporan divisi kepada seluruh panitia

DIVISI PUBLIKASI, DOKUMENTASI DAN DESAIN & BRANDING • Bertanggungjawab atas segala desain yang diperlukan seluruh kegiatan FORSI 2019 • Membuat desain logo, poster, spanduk, baligho, piala, kaos panitia dan lain-lain • Mendesain proposal eksternal untuk sponsorship • Mengatur cara, jadwal, dan sistematika publikasi acara berkoordinasi dengan divisi-divisi acara • Mempublikasikan segala informasi mengenai update FORSI 2019 • Bertanggungjawab atas akun-akun media sosial, website, dan sarana publikasi lainnya • Membuat teaser, after movie, dan video lainnya untuk publikasi FORSI 2019 • Membuat desain dan mengambil foto seluruh panitia untuk ID Card • Mendokumentasikan seluruh kegiatan selama hari pelaksanaan selama FORSI 2019 berlangsung • Menyimpan, menjaga, dan mengelola data hasil dokumentasi • Membagikan hasil dokumentasi kepada panitia, peserta, penonton, dan pihak-pihak yang terkait di FORSI 2019 • Memberikan laporan divisi kepada seluruh divisi • Branding event Forsi 2019 • Merancang Konsep marketing acara forsi 2019

DIVISI SPONSORSHIP DAN MEDIA PARTNER • Mencari dan mengumpulkan list sponsorship • Membuat list sponsorship dan bentuk kerjasama lainnya • Membuat MOU sponsorship dan bentuk kerjasama lainnya • Mencari dana dengan menyebarkan proposal ke perusahaan/sponsor • Mem-follow up proposal yang diajukan ke pihak sponsor • Membantu dalam pengadaan stand, merchandise, umbul-umbul, dan lainnya dari sponsor di hari pelaksanaan • Bertanggungjawab atas target pemasukan dari sponsor dan bentuk kerjasama lainnya • Berkoordinasi dengan seluruh koordinator divisi untuk sinergisasi kegiatan, terutama dengan divisi fundrising • Mencari dan melakukan kerjasama dengan Media Partner untuk publikasi eksternal kepanitiaan • Membuat MOU dan mengawasi kelengkapan kewajiban dan hak dari Media Partner yang bekerjasama • Memberikan laporan divisi kepada seluruh panitia

DIVISI FUNDRAISING • Melakukan dana usaha dan bentuk penggalangan dana lainnya • Mencari dan membuat inovasi dalam dana usaha • Bertanggungjawab atas ticketing FORSI 2019 • Mencari dan mengumpulkan tenant-tenant di luar pihak sponsor dan media partner • Bertanggungjawab atas tenant-tenant yang menjalin kerjasama di FORSI 2019 • Bertanggungjawab atas target pemasukan dari dana usaha • Berkoordinasi dengan seluruh koordinator divisi untuk sinergisasi kegiatan, terutama dengan divisi sponsorship • Memberikan laporan divisi kepada seluruh panitia

DIVISI KEAMANAN • Mengamankan dan mengawasi seluruh kegiatan FORSI 2019 • Berkoordinasi dengan seluruh koordinator divisi untuk sinergisasi kegiatan • Berkoordinasi dengan pihak keamanan eksternal: polsek, polres, dan pihak lainnya • Berkoordinasi dengan pihak keamanan internal: sentinel/satpam, penjaga tempat/venue, dan pihak lainnya • Berkoordinasi dengan kontingen dan ketua suporter tiap tim untuk sinergisasi keamanan selama kegiatan berlangsung • Menjadi pihak mediator ketika terjadi konflik antar tim selama pertandingan • Mengurus teknis dan non-teknis perihal "Suporter Terbaik" • Membuat regulasi dan MOU mengenai suporter tim • Melakukan latihan fisik dan verbal terhadap anggota divisi sebelum FORSI 2019 dimulai • Memberikan laporan divisi kepada seluruh panitia

DIVISI TRANSPORTASI DAN LOGISTIK • Menyiapkan dan mengadakan segala barang logistik yang dibutuhkan dalam seluruh kegiatan FORSI 2019 • Melakukan survey untuk tempat penyedia barang logistik • Mencari barang-barang yang diperlukan selama kegiatan FORSI 2019 • Bertanggungjawab atas perlengkapan pertandingan/perlombaan setiap cabang di FORSI 2019 • Menyimpan dan menjaga seluruh barang logistik yang terkait dalam kebutuhan FORSI 2019 • Memasang baligho, spanduk, poster, dan lain-lain • Men-setting tempat/venue perlombaan yamg dibutuhkan • Bertanggungjawab atas transportasi yang dibutuhkan kepanitiaan • Berkoordinasi dengan seluruh koordinator divisi untuk sinergisasi kegiatan • Memberikan laporan divisi kepada seluruh panitia

DIVISI MEDIK • Mempersiapkan kebutuhan medis, obat-obatan, P3K, mobil pengangkut, dan lain-lain selama kegiatan berlangsung • Standby selama pertandingan/perlombaan berlangsung • Menjalin kerjasama dengan UPT Kesehatan Unpad • Menyimpan dan menjaga segala perlengkapan medik • Bertanggungjawab atas kesehatan panitia, peserta, penonton, dan pihak lainnya yang ada di venue • Melakukan medical check up untuk peserta bila dibutuhkan • Memberikan pertolongan pertama pada peserta yang mengalami cedera atau luka • Berkoordinasi dengan pihak medik eksternal luar kepanitiaan seperti: SAR, PNC, dan lain-lain • Melakukan training medik pada anggota divisi sebelum FORSI 2019 dimulai • Memberikan laporan divisi kepada seluruh panitia

DIVISI KONSUMSI • Menyediakan keperluan konsumsi baik untuk panitia, pengisi acara, juri/wasit, tamu undangan, dan pihak lainnya • Memikirkan dan membuat alternatif konsumsi • Melakukan survey tempat makanan dan minuman untuk menjalin kerjasama • Memastikan distribusi konsumsi berjalan dengan tepat waktu dan tepat sasaran • Menyimpan dan menjaga segala perlengkapan konsumsi • Membuat daftar/absensi penerima konsumsi • Membuat data keuangan mengenai konsumsi disertai tanda bukti • Berkoordinasi dengan seluruh koordinator divisi untuk sinergisasi kegiatan • Memberikan laporan divisi kepada seluruh panitia

DIVISI DEKORASI • Membuat konsep dekorasi untuk venue • Mendekor venue/tempat kegiatan FORSI 2019 • Mensinergikan konsep dekorasi dengan konsep desain publikasi • Mensinergikan konsep dekorasi sesuai kebutuhan di setiap kegiatan • Berkoordinasi dengan seluruh koordinator divisi untuk sinergisasi kegiatan • Mencari segala perlengkapan dekorasi dan membuat dekorasi • Menyimpan dan menjaga segala perlengkapan dekorasi • Memberikan laporan divisi kepada seluruh panitia