Hasil Rapat Arsip.docx

RAPAT

: Sosialisasi Sadar Tertib Arsip

TEMPAT

: Ruang Rapat Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kota Bogor

Hari/Tanggal

: Selasa/19 Maret 2019

HASIL RAPAT 1. Pengertian arsip/dokumen adalah salah satu produk akhir dari proses kegiatan administrasi yang berbentuk rekaman outentik secara tekstual, visual, audiovisual dan kartografi, sehingga arsip dapat dijadikan suatu aset informasi outentik yang merekam perjalanan pembangunan suatu bangsa. 2. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. 3. Penyusutan Arsip Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kersipan Penyusutan yaitu ; 1. Pemindahan arsip

dari

unit

pengolah

ke unit

terbagi

3 ( tiga )

kearsipan ;

2. Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan; dan 3. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan 4. Fungsi Arsip dibedakan menjadi dua yaitu : 1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan bidang social pada umumnya atau secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis terbagi menjadi dua yaitu : a. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi; b. Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaan nya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 2.Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari hari administrasi negara. 5. Aplikasi kearsipan ”SiMARDi-Offline” merupakan singkatan kata dari Sistim informasi Manajemen Arsip Dinamis adalah hasil dari sebuah pemikiran dan rekayasa pemrograman komputer yang diciptakan dalam rangka membantu pengelolaan kearsipan daerah mulai dari proses entri data surat keluar dan masuk, retensi arsip, bentuk-bentuk laporan yang berkaitan dalam pengolahan arsip diantaranya Daftar Arsip (Daftar Arsip Permanen, Daftar Arsip Musnah dan Daftar Arsip Dinilai Kembali) serta laporan statistik volume arsip, agar arsip-arsip yang berada di seluruh SKPD/Satker dapat terpantau dan menjadi lebih tertib. 6. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif adalah mengelola surat masuk dan keluar atau berupa dokumen lainnya yang secara rutin dari sifat penggunaannya bagi keperluan kegiatan administrasi di suatu lembaga masih sering diperlukan atau dengan perngertian lain masih aktif digunakan dalam kegiatan administrasi 7. Pengelolaan Arsip dinamis inaktif adalah mengelola dokumen baik itu surat masuk dan keluar maupun dokumen lainya yang dari sifat penggunaannya sudah menurun frekuensi penggunaannya bagi keperluan kegiatan administrasi di suatu lembaga

8. Program Sadar Tertib Arsip adalah upaya peningkatan kesadaran penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui SASARAN Tertib Keasipan 9. JRA Berfungsi untuk : Menjamin penyelamatan arsip kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara,Menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip,Mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien,Menghindari keraguan dalam penyusunan arsip 10. Tertib Organisasi Kearsipan : a. Berfungsinya Unit Pengolah /Bidang (Eselon III) sebagai sentral arsip aktif (central file) pada PD b. Berfungsinya Unit Kearsipan Dua (UK-2) sebagai pusat penyimpan dan pengolah arsip inaktif dan arsip vital (record centre dua) pada PD c. Berfungsinya Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) sebagai Unit Kearsipan Satu (UK-1) sekaligus sebagai pusat penyimpan dan pengolah arsip inaktif (record centre satu) dari seluruh PD 11. Tertib Pengelolaan Arsip : Tertib pengelolaan arsip pada PD meliputi: 1). Setiap hari Pengelola Arsip melakukan entry surat masuk dan surat keluar pada Aplikasi Sistem Informasi Arsip Dinamis. 2). Keutuhan fisik arsip yang diciptakan oleh PD sama jumlahnya dengan yang tercatat dalam Buku Agenda Keluar, lengkap tersimpan dokumen Lembar Pengantar dan Kartu Kendali Keluar. 1). Keutuhan fisik arsip yang diterima oleh PD sama jumlahnya dengan yang tercatat dalam Buku Agenda Masuk, lengkap dengan Lembar Disposisi dan Kartu Kendali Surat Masuk. 2). Setiap akhir bulan Mencetak Agenda Surat Masuk dan Agenda Surat Keluar dilengkapi dengan BA yang ditantangani oleh Kepala PD, Sekretaris, dan Pengelola Arsip. 3). Setiap akhir bulan, Pengelola Arsip mencetak Laporan Bulanan Daftar Arsip Dinamis dan mengirimkan kepada LKD. 4). Setiap akhir bulan Pengelola Arsip mencetak Statitik Surat Masuk dan Surat Keluar dan mengirimkan ke LKD. 5). Setiap akhir tahun UK-2 membuat Database baru untuk digunakan dalam proses entry surat tahun berikutnya. 6). Setiap akhir tahun UK-2 mengkopi Database Arsip tahun sebelumnya ke folder khusus dan disarankan disimpan sebagai backup pada hardisc eksternal. 7). Copy Database Arsip tahun sebelumnya disampaikan kepada LDK. 12. Setiap tahun terjadi Perpindahan fisik Arsip Dinamis yang memasuki retensi inaktif dari UP/CF/Bidang/Bagian ke UK2/RC-2 sesuai berkas kegiatan dengan bukti dokumen BA, terdiri dari : 1). berkas/fisik arsip dinamis; 2). daftar arsip dinamis yang dipindahkan; dan 3). Lengkapi dengan Berita Acara pemindahan dari UP ke UK-2. 13. Setiap tahun UK-2 dengan berpedoman kepada Jadwal retensi Arsip (JRA) melakukan pengolahan berkas arsip inaktif yang diterima dari UP menjadi 3 (tiga) jenis KETERANGAN arsip masing-masing Musnah, Dinilai Kembali, dan Permanen (MDP). Setiap tahun UK-2 melakukan proses Penyusutan Arsip sebagai berikut :

1). Pemusnahan Arsip : a).Membuat Surat Permohonan/Persetujuan Pemusnahan Arsip di bawah 10 tahun kepada LDK dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah Tahun yang bersangkutan; b).Selanjutnya LDK akan menugaskan Tim Penilai/verifikasi terhadap Daftar Arsip Usul Musnah; c).Tim Penilai akan menyampaikan rekomendasi hasil penilaian; d).Berdasarkan rekomendasi Tim Penilai, LDK akan memberikan persetujuan pemusnahan; e).Selanjutnya UK-2 memerintahkan kepada Tim Pemusnahan Arsip untuk melakukan proses pemusnahan dengan BA Pemusnahan yang ditandatangani oleh Tim Pemusnahan Arsip yg terdiri dari unsur LDK, UK-2, Inspektorat dan Bagian Hukum. 2). UK-2 Menyimpan Arsip inaktif berketerangan Permanen di bawah 10 tahun; 3). Pemindahan Arsip; a).UK-2 membuat Surat Permohonan/Persetujuan Pemindahan Arsip inaktif di atas 10 tahun kepada UK-1 ditujukan kepada Kepala Daerah melalui LDK/Kepala Dinas Kearsipan dengan melampirkan Daftar Arsip Usul Pindah; b).Selanjutnya Kepala Dinas Kearsipan menugaskan Arsiparis untuk melakukan verifikasi terhadap daftar arsip inaktif usul pindah dan fisiknya; c).Arsiparis menyampaikan rekomendasi hasil verifikasi; d).LDK menyampaikan persetujuan untuk pemindahan fisik arsip inaktif di atas 10 tahun ke UK-1; e).Membuat BA Pemindahan Arsip. f).Setiap tahun UK-1 dengan berpedoman kepada Jadwal retensi Arsip (JRA) melakukan pengolahan berkas arsip inaktif f di atas 10 tahun yang berasal dari seluruh UK-2 menjadi 3 (tiga) jenis KETERANGAN arsip masing-masing Musnah, Dinilai Kembali, dan Permanen (MDP). Catatan : dengan aplikasi tidak ada kesulitan karena sudah terdata semua. g).Setiap tahun UK-1 melakukan proses Penyusutan Arsip inaktif di atas 10 tahun sbb : 1). Pemusnahan Arsip (Terhadap Arsip Inaktif Berketerangan Musnah atau yang tingkat perkembangannya bukan asli kecuali tidak ditemukan aslinya): a).Membuat Surat Permohonan/Persetujuan Pemusnahan Arsip di atas 10 tahun kepada ANRI dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah Tahun yang bersangkutan; b).Proses Pemusnahan dilakukan setelah mendapat rekomendasi/persetujuan dari ANRI. Pemusnahan dengan BA yang ditandatangani oleh Tim Pemusnahan Arsip yg terdiri dari unsur LDK, Inspektorat dan Bagian Hukum.

14. Pada rapat ini diundang juga salah seorang Kepala Seksi yang mewakili masing-masing dinas /OPD tujuannya adalah agar di bidang-bidang menjadi sadar tertib arsip dikarenakan selama dalam waktu kurun 2 (dua) tahun yang bertanggungjawab terhadap arsip di bidang-bidang adalah para kabid dan kasinya, tetapi setelah 2(dua) tahun maka arsip yang terdapat di bidang-bidang akan diserahkan ke Sekretariat untuk di simpan di dalam depo arsip Sekretariat. Terkait dengan ini nantinya petugas dari Diskarpus akan memasang sistem jaringan komputer (LAN) di bidang-bidang yang terhubung langsung dengan komputer yang ada di Sekretariat.

15. Kesimpulan dari hasil rapat : maka dengan demikian di Sekretariat butuh ruang depo arsip yang besar untuk menampung arsip dari bidang-bidang , juga dibutuhkan kertas sampul buku untuk menggulung atau menyimpan arsip sebelum disimpan ke dalam dus arsip. Selain itu juga dibutuhkan peralatan seperti masker, larutan alkohol dan kuas untuk membersihkan debu agar terhindar dari debu dan pemyakit.

Demikian laporan rapat ini saya sampaikan sebagai bahan untuk ditindaklanjuti.

Yang Membuat Laporan

Ermaini NIP. 196405011990112002