Presentasi Gerakan Sadar Tertib Arsip.pdf

GERAKAN SADAR TERTIB ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BOGOR

Masalah Kearsipan Hilangnya beberapa Arsip milik negara, polemik aset negara karena tidak didukung kepemilikan Arsip masih menjadi masalah serius yang dihadapi organisasi ataupun pemerintah di Indonesia

Masalah Kearsipan Belum lagi sulitnya menemukan kembali Arsip dengan cepat dan tepat, penumpukan Arsip disembarangan tempat, pengelolaan Arsip yang tidak sesuai kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan kearsipan yang sangat kompleks di republik ini

Masalah Kearsipan "Salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula sehingga negara harus mewujudkan tata kelola kearsipan modern," (Dr Mustari Irawan MPA - Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

Tagline Kearsipan Tertib Arsip Cermin Negara Maju

Arsip Jati Diri Bangsa Arsip Simbol Peradaban

Tagline Kearsipan

Arsip Barometer Kegiatan Organisasi. Koresponden Tinggi Menggambarkan Aktivitas Tinggi

Tagline Kearsipan

Arsip Bahan Informasi Ilmiah Data Tersimpan Diolah Jadi Informasi

Informasi Jadi Bahan Perencanaan dan Kebijakan

Arsip Alat Bukti Otentik Tulang Punggung Manajemen/Organisasi

Tertib Arsip Merupakan Bagian dari Tata Kelola Pemerintahan

Jika arsipnya baik, maka birokrasinya juga baik

Arsip Memori Kolektif dan Jati Diri Bangsa

Arsip Alat Utama Ingatan Organisasi

Lupa Data Buka Arsip

Arsip menuturkan peristiwa secara autentik menjadi tuturan narasi sejarah yang obyektif

Arsip Hilang Aset Melayang

Tidak Ada Arsip Tidak ada masa lalu … sekaligus tidak ada masa depan

Arsip Sumber Sejarah Arsip Mengabadikan Sejarah Agar Bangsa Tidak Kehilangan Jejak dan Arah

SASARAN

Di Lingkungan Pemkot Bogor

Program Sadar Tertib Arsip adalah upaya peningkatan kesadaran penyelenggara pemerintahan daerah dalam mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan melalui SASARAN Tertib Keasipan

Apa SASARANNYA 1

Tertib Kebijakan

2 Tertib Organisasi Kearsipan 3 Tertib Sumber Daya Manusia 4

Tertib Prasarana dan Sarana

5

Tertib Pengelolaan Arsip

6

Tertib Pendanaan

Kebijakan

1

Tertib Kebijakan

Kepatuhan PD dalam Pengelolaan Arsip Dinamis dengan berpedoman kepada :

1) Tata Naskah Dinas, 2) Klasifikasi Arsip, 3) Jadwal Retensi Arsip, serta 4) Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Untuk terwujudnya hal tsb maka LKD melaksanakan kegiatan pembinaan, bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pengelolaan arsip dinamis pada PD

Pengaturan Format Surat Penggunaan Kop Surat dan Logo

Kewenangan menandatangani surat

1. Tata Naskah Dinas Pengaturan jenis kertas

Penggunaan cap/stempel

Pengaturan penomoran surat keluar

Dasar Pemberkasan

Penyusutan Arsip

Pemanfaatan Arsip

2. Klasifikasi digunakan sebagai

Penataan Arsip

Mendukung Akses Arsip

Menjamin penyelamatan arsip kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip

3. JRA Berfungsi untuk : Mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien

Menghindari keraguan dalam penyusunan arsip

4. KLASIFIKASI KEMANAN DAN AKSES ARSIP

Sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik dalam mengakses arsip

Organisasi

2 Tertib Organisasi Kearsipan a. Berfungsinya Unit Pengolah /Bidang (Eselon III) sebagai sentral arsip aktif (central file) pada PD b. Berfungsinya Unit Kearsipan Dua (UK-2) sebagai pusat penyimpan dan pengolah arsip inaktif dan arsip vital (record centre dua) pada PD c. Berfungsinya Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) sebagai Unit Kearsipan Satu (UK-1) sekaligus sebagai pusat penyimpan dan pengolah arsip inaktif (record centre satu) dari seluruh PD

STRUTKTUR ORGANISASI KEPALA DINAS SEKRETARIS

SUBAG

KEPALA BIDANG - A

KEPALA BIDANG - B

SUBAG

SUBAG

KEPALA BIDANG - C

KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI

SISTEM PENATAAN DI UNIT PENGOLA/BIDANG/ CENTRALFILE BERKAS KEGIATAN PADA SUB BIDANG/SEKSI

KEPALA BIDANG - A

BERKAS KEGIATAN PADA SUB BIDANG/SEKSI

BERKAS KEGIATAN PADA SUB BIDANG/SEKSI

ORGANISASI KEARSIPAN PADA PERANGKAT DAERAH ARSIP DINAMIS INAKTIF > 10 TAHUN

UNIT KEARSIPAN_2/ RECORD CENTRE_2 SEKRETARIS/ UNIT PENGOLAH/CF

ARSIP DINAMIS AKTIF

KEPALA BIDANG / UNIT PENGOLAH – A/CF

BERKAS KEGIATAN

KEPALA BIDANG / UNIT PENGOLAH – B/CF

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

KEPALA BIDANG / UNIT PENGOLAH – C/CF

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

ORGANISASI KEARSIPAN PADA PERANGKAT DAERAH DINAMIS INAKTIF > 10 TAHUN

UNIT KEARSIPAN_2/ RECORD CENTRE_2 SEKRETARIS/ UNIT PENGOLAH/CF

BERKAS KEGIATAN

KEPALA BIDANG / UNIT PENGOLAH – A/CF

KEPALA BIDANG / UNIT PENGOLAH – B/CF

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

KEPALA BIDANG / UNIT PENGOLAH – C/CF

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

BERKAS KEGIATAN

2 Tertib Organisasi Kearsipan

d. Berfungsinya Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) sebagai penyimpan dan pengolah arsip statis (Depot Arsip)

e. Berfungsinya LKD dalam memberikan pelayanan public sebagai pengguna arsip f. Berfungsinya LKD dalam memberikan pelayanan jasa kearsipan kepada organisi masyarakat dan lembaga nonpemerintah

ORGANISASI KEARSIPAN PADA LKD DAN PERNGKAT DAERAH UNIT KEARSIPAN_1/ RECORD CENTRE_1/ LKD/ DINAS KEARSIPAN

DINAMIS INAKTIF < 10 TAHUN

UNIT KEARSIPAN_2

UNIT KEARSIPAN_2

UNIT KEARSIPAN_2

Keseluruhan proses pengelolaan arsip; - penciptaan arsip (aktif) - penggunaan dan pemeliharaan arsip (aktif dan inaktif) - penyusutan arsip (dinamis) - akuisisi arsip statis - pengolahan arsip statis - preservasi arsip statis - akses arsip statis harus dikelola sebagai satu proses yang berkelanjutan dan tidak boleh tersekat oleh “ruang” dan “waktu” agar peran arsip sebagai alat bukti, bahan pertanggungjawaban kinerja, acuan (referensi), memori kolektif, identitas dan jati diri bangsa dapat terwujud secara optimal.

ARSIP DINAMIS Arsip diciptakan & digunakan langsung untuk Pelaksanaan TUPOKSI organisasi (frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus)

( ARSIP AKTIF )

Sebagian kecil arsip disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional & memori kolektif (memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan)

Arsip disimpan untuk referensi dan memori lembaga (frekuensi penggunaannya telah menurun)

( ARSIP INAKTIF )

ARSIP STATIS Sebagian besar arsip dimusnahkan karena sudah tidak digunakan

Tata Naskah Dinas Arsip yang dibuat Arsip yang diterima

Klasifikasi Arsip

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

Fisik & info arsip aktif yg tertata

Daftar berkas

Daftar arsip aktif

Daftar isi berkas

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

PEMINDAHAN

Unit Pengolah Unit Kearsipan

Asas “asal usul” & “aturan asli” PENATAAN ARSIP INAKTIF

L E M B A G A

K E A R S I P A N

Fisik & info arsip inaktif yg tertata

PENYERAHAN

Daftar arsip inaktif

P E N C I P T A A R S I P

PEMUSNAHAN

Asas “asal usul” & “aturan asli” PENGOLAHAN ARSIP STATIS

Fisik & info arsip statis yg tertata

- Guide - Daftar arsip statis - Inventaris arsip

RENSTRA ANRI 2015-2019

KEKUATAN: 1) 2) 3)

Peraturan Perundang-undangan Jejaring Kerja Sumber Daya ANRI

KELEMAHAN: 1) 2)

SDM Kearsipan Nasional Sarpras Penyimpanan Arsip Nasional

PELUANG: 1) 2) 3)

Desentralisasi dan Otonomi Daerah Perkembangan Teknologi Keterbukaan Informasi

RENSTRA ANRI 2015-2019

ANCAMAN:

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)

Citra & apresiasi terhadap arsip sebatas pada fisiknya. Arsip masih diperlakukan sekedar hasil samping (by product). Bidang kearsipan tidak secara langsung menyentuh kebutuhan dasar harian manusia, sehingga belum menjadi prioritas. Kurangnya kepedulian dan perhatian yang serius terhadap pentingnya kegiatan pengelolaan arsip dihampir seluruh jajaran organisasi. Lemahnya penegakan hukum terhadap penyimpangan dan penyalahgunaan dalam mengelola arsip. Organisasi kearsipan, unit kearsipan pada instansi pusat dan daerah kurang mampu mengaktualisasikan kewenangan dan fungsinya sebagai penggerak dalam kegiatan kearsipan. Sumber daya manusia (Arsiparis) yang masih terbatas baik secara kuantitas dan kualitas. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang melahirkan arsip dalam format digital dan berdampak pada pengelolaan arsip. Kondisi lingkungan, cuaca dan iklim yang tidak menentu.

Record Center_1 di LKD

Record Center_1 di LKD

Record Center_1 di LKD

Sumber Daya Manusia

3 Tertib Sumber Daya Manusia

a. Ketersediaan Sumber Daya Manusia (SDM) Arsiparis paling sedikit 1 (satu) orang pada setiap PD b. Dalam hal belum terdapatnya arsiparis maka kegiatan kearsipan dilaksanakan oleh Pengelola Kearsipan yang terlatih c. Pengalokasian jumlah Arsiparis dan Pengelola Kearsipan berdasarkan analisis beban kerja pada setiap PD

3

Tertib Sumber Daya Manusia

d. Untuk mencapai peningkatan kualitas Arsiparis dan Pengelola Kearsipan pada PD dan LKD, maka DINAS KEARSIPAN wajib menyelenggarakan bimbingan teknis sadar tertib arsip

e. untuk tercapainya Program Sadar Tertib Arsip pada PD, maka Dinas wajib melaksanakan Sosialisasi Penyelenggaraan Kearsipan kepada para pejabat eselon III dan IV c. Untuk memastikan optimalisasi Program Sadar Tertib Arsip, maka Dinas wajib melaksanakan Audit Internal penyelenggaraan Keasipan setiap PD yang menjadi sasaran Program

Sarana Prasana

4

Tertib Prasarana Sarana a. Tertib prasarana dan sarana meliputi penyediaan ruangan, peralatan dan gedung

b. Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip aktif terdiri dari: 1). ruangan sentral arsip aktif (central file) terdapat di setiap Unit Pengolah (eselon III) sesuai dengan beban volume arsip yang dikelola; dan

2). filing cabinet, map gantung, out indicator, buku peminjaman arsip, computer, printer, scanner, hardisc eksternal, dan aplikasi pengelolaan arsip

4

Tertib Prasarana Sarana c. Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip inaktif pada UK-2/record centre dua terdiri dari:

1). penyediaan ruangan yang berfungsi sebagai sentral arsip inaktif (record center) untuk menyimpan arsip inaktif di bawah 10 tahun pada setiap PD; dan 2). rak arsip/roll o’pack, boks arsip, folder, out indicator, buku peminjaman arsip, computer, printer, scanner, hardisc eksternal, dan aplikasi pengelolaan arsip inaktif

4

Tertib Prasarana Sarana d. Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip inaktif pada UK-1/record centre satu terdiri dari: 1). penyediaan ruangan yang berfungsi sebagai sentral arsip inaktif (record center) untuk menyimpan arsip inaktif di atas 10 tahun dari semua PD; dan

2). rak arsip/roll o’pack, boks arsip, folder, out indicator, buku peminjaman arsip, computer, printer, scanner, hardisc eksternal, dan aplikasi pengelolaan arsip inaktif 3). Minilab arsip dinamis untuk latihan praktik para Arsiparis dan Pengelola Arsip

4

Tertib Prasarana Sarana e. Penyediaan prasarana dan sarana bagi pengelolaan arsip statis pada LKD/depot terdiri dari: 1). penyediaan ruangan yang berfungsi sebagai menyimpan arsip statis dari semua PD 2). rak arsip/roll o’pack, lemari arsip statis, boks arsip, folder, out indicator, buku peminjaman arsip statis, computer, printer, scanner, hardisc eksternal, dan aplikasi pengelolaan arsip statis 3). Ruang Pameran/display Arsip Statis; dan 4). Ruang reservasi arsip statis

5

Tertib Pengelolaan Arsip

a. Tertib pengelolaan arsip pada PD meliputi: 1). Setiap hari Pengelola Arsip melakukan entry surat masuk dan surat keluar pada Aplikasi Sistem Informasi Arsip Dinamis. 2). Keutuhan fisik arsip yang diciptakan oleh PD sama jumlahnya dengan yang tercatat dalam Buku Agenda Keluar, lengkap tersimpan dokumen Lembar Pengantar dan Kartu Kendali Keluar. 3). Keutuhan fisik arsip yang diterima oleh PD sama jumlahnya dengan yang tercatat dalam Buku Agenda Masuk, lengkap dengan Lembar Disposisi dan Kartu Kendali Surat Masuk.

5

Tertib Pengelolaan Arsip 4). Setiap akhir bulan Mencetak Agenda Surat Masuk dan Agenda Surat Keluar dilengkapi dengan BA yang ditantangani oleh Kepala PD, Sekretaris, dan Pengelola Arsip. 5). Setiap akhir bulan, Pengelola Arsip mencetak Laporan Bulanan Daftar Arsip Dinamis dan mengirimkan kepada LKD. 6). Setiap akhir bulan Pengelola Arsip mencetak Statitik Surat Masuk dan Surat Keluar dan mengirimkan ke LKD.

5

Tertib Pengelolaan Arsip

7). Setiap akhir tahun UK-2 membuat Database baru untuk digunakan dalam proses entry surat tahun berikutnya.

8). Setiap akhir tahun UK-2 mengkopi Database Arsip tahun sebelumnya ke folder khusus dan disarankan disimpan sebagai backup pada hardisc eksternal. 9). Copy Database Arsip tahun sebelumnya disampaikan kepada LDK.

5

Tertib Pengelolaan Arsip

b. Setiap tahun terjadi Perpindahan fisik Arsip Dinamis yang memasuki retensi inaktif dari UP/CF/Bidang/Bagian ke UK2/RC-2 sesuai berkas kegiatan dengan bukti dokumen BA, terdiri dari : 1). berkas/fisik arsip dinamis; 2). daftar arsip dinamis yang dipindahkan; dan 3). Lengkapi dengan Berita Acara pemindahan dari UP ke UK-2.

5

Tertib Pengelolaan Arsip

c. Setiap tahun UK-2 dengan berpedoman kepada Jadwal retensi Arsip (JRA) melakukan pengolahan berkas arsip inaktif yang diterima dari UP menjadi 3 (tiga) jenis KETERANGAN arsip masing-masing Musnah, Dinilai Kembali, dan Permanen (MDP).

5

Tertib Pengelolaan Arsip

d. Setiap tahun UK-2 melakukan proses Penyusutan Arsip sebagai berikut : 1). Pemusnahan Arsip :

a). Membuat Surat Permohonan/Persetujuan Pemusnahan Arsip di bawah 10 tahun kepada LDK dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah Tahun yang bersangkutan; b). Selanjutnya LDK akan menugaskan Tim Penilai/verifikasi terhadap Daftar Arsip Usul Musnah;

5

Tertib Pengelolaan Arsip

c). Tim Penilai akan menyampaikan rekomendasi hasil penilaian;

d). Berdasarkan rekomendasi Tim Penilai, LDK akan memberikan persetujuan pemusnahan; e). Selanjutnya UK-2 memerintahkan kepada Tim Pemusnahan Arsip untuk melakukan proses pemusnahan dengan BA Pemusnahan yang ditandatangani oleh Tim Pemusnahan Arsip yg terdiri dari unsur LDK, UK-2, Inspektorat dan Bagian Hukum.

5

Tertib Pengelolaan Arsip 2). UK-2 Menyimpan Arsip inaktif berketerangan Permanen di bawah 10 tahun; 3). Pemindahan Arsip;

a). UK-2 membuat Surat Permohonan/Persetujuan Pemindahan Arsip inaktif di atas 10 tahun kepada UK-1 ditujukan kepada Kepala Daerah melalui LDK/Kepala Dinas Kearsipan dengan melampirkan Daftar Arsip Usul Pindah; b). Selanjutnya Kepala Dinas Kearsipan menugaskan Arsiparis untuk melakukan verifikasi terhadap daftar arsip inaktif usul pindah dan fisiknya;

5

Tertib Pengelolaan Arsip

c). Arsiparis menyampaikan rekomendasi hasil verifikasi; d). LDK menyampaikan persetujuan untuk pemindahan fisik arsip inaktif di atas 10 tahun ke UK-1; e). Membuat BA Pemindahan Arsip.

5

Tertib Pengelolaan Arsip

e. Setiap tahun UK-1 dengan berpedoman kepada Jadwal retensi Arsip (JRA) melakukan pengolahan berkas arsip inaktif f di atas 10 tahun yang berasal dari seluruh UK-2 menjadi 3 (tiga) jenis KETERANGAN arsip masing-masing Musnah, Dinilai Kembali, dan Permanen (MDP). Catatan : dengan aplikasi tidak ada kesulitan karena sudah terdata semua.

5

Tertib Pengelolaan Arsip

f. Setiap tahun UK-1 melakukan proses Penyusutan Arsip inaktif di atas 10 tahun sbb : 1). Pemusnahan Arsip (Terhadap Arsip Inaktif Berketerangan Musnah atau yang tingkat perkembangannya bukan asli kecuali tidak ditemukan aslinya): a). Membuat Surat Permohonan/Persetujuan Pemusnahan Arsip di atas 10 tahun kepada ANRI dilampiri Daftar Arsip Usul Musnah Tahun yang bersangkutan;

5

Tertib Pengelolaan Arsip b). Proses Pemusnahan dilakukan setelah mendapat rekomendasi/persetujuan dari ANRI. Pemusnahan dengan BA yang ditandatangani oleh Tim Pemusnahan Arsip yg terdiri dari unsur LDK, Inspektorat dan Bagian Hukum.

2). Penyerahan Arsip Statis a). Arsiparis di UK-1 melakukan penelusuran arsip permanen yang memiliki nilai guna sejarah sebagai arsip statis dan membuat daftar arsip statis untuk dipindahkan ke Depot Arsip;

5

Tertib Pengelolaan Arsip a). Arsiparis di UK-1 melakukan penelusuran arsip permanen yang memiliki nilai guna sejarah sebagai arsip statis dan membuat daftar arsip statis untuk dipindahkan ke Depot Arsip; b). Membuat Nota Dinas Permohonan/Persetujuan kepada Kepala LKD untuk proses Pemindahan Arsip inaktif di atas 10 tahun dari UK-1 ke Depot Arsip dengan melampirkan Daftar Usul Serah;

5

Tertib Pengelolaan Arsip c). Kepala LDK menugaskan Pejabat Struktul pada LKD yang memiliki fungsi pengelolaan arsip statis untuk menerima dengan berita acara dan memasukkan ke dalam daftar khasanah arsip statis beserta fisiknya pada Depot Arsip.

g. Sebagai simpul JIKN setiap tahun LKD menyampaikan laporan Daftar Arsip Statis kepada ANRI.

Pendanaan Tertib pendanaan meliputi program pengalokasian anggaran dalam menunjang terwujudnya tertib kebijakan kearsipan, tertib organisasi kearsipan, tertib sumber daya manusia kearsipan, tertib prasarana dan sarana dan tertib pengelolaan arsip berdasarkan prioritas tahunan pada PD dan LKD.

Adalah penanganan arsip tidak teratur pada PD yang belum tersusun berdasarkan Kode Klasifikasi, JRA, dan SKKAAD. Dilakukan secara bertahap dan diprioritaskan pada PD yang volume arsipnya tinggi.

Masih banyak hutang pekerjaan yang harus dilunasi. Mari bersinergi untuk mengerjakannya. DINAS KEARSIPAN tidak mungkin bekerja sendiri.

Nonton Dulu ….