Guia Para La Toma De Inventario Conadis.docx

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“GUIA PARA LA ELABORACION Y EJECUCION DE LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES DE LA SEDE Y SEDES DEL CONADIS”- PERIODO 2018 I. ASPECTOS GENERALES 1.

OBJETIVO Establecer los lineamientos de planificación y ejecución del proceso de Toma de Inventario Físico de Bienes Muebles de la UGEL 01, conformando la Comisión de Inventario en la Sede y Sub Comisión en las instituciones educativas, delimitando sus responsabilidades, Atribuciones y acciones orientadas: 1.1 Verificar y Comprobar la existencia física del bien. 1.2 Asegurar el uso correcto, la integridad física, el estado de conservación del bien, ubicación, cantidad, usuarios responsables a cargo y permanencia de los Bienes Muebles que constituyen el patrimonio del CONADIS. 1.3 Contrastar y verificar los saldos obtenidos del inventario físico, con la información registrada contablemente, con la finalidad de hacer las correcciones correspondientes, si fuere el caso. 1.4 Conciliar con el inventario anterior, 1.5 Sanear los Bienes sobrantes y faltantes de la Sede y de las Sedes a nivel nacional del CONADIS. 1.6 Cumplir con el Reglamento de la Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, aprobado por Decreto Supremo N° 007-2008-Vivienda, y la Directiva N° 001-2015/SBN Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales, aprobado por Resolución N° 0462015/SBN.

2.

FINALIDAD 2.1 Establecer las disposiciones para la adecuada y oportuna ejecución del Inventario Físico de Bienes Muebles en la Sede y en las Instituciones Educativas de la UGEL

01. 2.2 Ejecutar el inventario Físico de los Bienes Muebles: Mobiliario, Maquinarias y Equipos, en la Sede e Instituciones Educativas de la UGEL 01, que permitan obtener una información exacta sobre la descripción, clase, tipo, modelo, serie, uso, estado de conservación, antigüedad y asignación de los bienes patrimoniales a efectos que sustenten los saldos mostrados en los registros contables y hacer los ajustes que hubiere lugar. 2.3 Mantener actualizado el Margesí de Bienes Muebles de la UGEL 01.

BASE LEGAL 3.

• • • • • • • • •

•

4.

Ley N° 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento. Decreto Supremo N° 007-2008-Vivienda y modificatorias D.S. N° 007-2010- Vivienda y D.S. N° 013-2012-Vivienda, Resolución N° 046-2015/SBN, que aprueba la Directiva N° 001-2015/SBN - “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales”. Resolución N° 158-97/SBN - Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado y Directiva que Norma su Aplicación y Fascículos de Actualización. Resolución de Contraloría N° 094-2009-CG, que aprobó el “Ejercicio de Control Preventivo por los Órganos de Control Institucional.” Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno para el Sector Público. Resolución N° 458-2008-CG, Guía Para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado. Resolución de Contaduría N° 143-2001EF/93 01 del 25/10/2001, Resolución Directoral N° 012-2016-EF/51.01, que aprueba la Directiva N° 005- 2016-EF/51.01 “Metodología para el Reconocimiento, Medición, Registro y Presentación de los Elementos de Propiedades, Planta y Equipo de las Entidades Gubernamentales”. Directiva N° 003-2012-EF/51.01 Cierre Contable y presentación de información para la elaboración de la Cuenta General de la República.

ALCANCE Lo dispuesto en la presente Directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios y trabajadores de la Sede e Instituciones Educativas de la jurisdicción de la UGEL01.

5.

DEFINICION DE TERMINOS 5.1 Acta de Conciliación Patrimonio-Contable Acta donde se consigna la comparación que se realiza entre los asientos contable y los asientos patrimoniales con los resultados del inventario físico de los bienes de la entidad. 5.2 Activo Fijo Son bienes asignados para el desarrollo y cumplimiento de las actividades, objetos y fines de la UGEL 01, cuya durabilidad es mayor de un año y cuyo valor mínimo es de 1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. El Activo Fijo se encuentra sujeto a depreciación y revaluación. 5.3 Bienes catalogables Aquellos bienes que sin estar incluidos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles Estatales - CNBME, son susceptibles de ser ingresados al mismo. 5.4 Bienes catalogados Aquellos bienes cuyo tipo de bien que los identifica se encuentran incluidos expresamente en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles Estatales - CNBME.

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5.5 Bienes Muebles Los bienes muebles pertenecientes a la UGEL 01, codificados en el Catálogo de Bienes Muebles del Estado o posibles de codificar, asignados para el desarrollo y cumplimiento de sus actividades, objetivos y fines, que tengan existencia útil estimada mayor de un año. 5.6

Bienes Muebles Faltantes Estando incluidos en el patrimonio de la UGEL 01, no se encuentran físicamente, desconociéndose su ubicación.

5.7

Bienes Muebles Sobrantes No han sido dados de alta en el patrimonio de la UGEL 01, debido a que su origen es desconocido o no se cuenta con la documentación suficiente, sea el caso de donaciones, Recursos Propios u otros.

5.8

Codificación Es la asignación de un grupo de números a cada bien mueble, a través del cual se le clasificará e identificará numéricamente.

5.9

Control Patrimonial Es la verificación, registro, control y actualización de la situación física y legal de los bienes Inmuebles y Muebles de la UGEL 01, asignados para el desarrollo de sus actividades y fines.

5.10

Cuenta Patrimonial Es la cuenta del activo contenido en el Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, que será utilizada para la clasificación de los bienes patrimoniales.

5.11

Depreciación Es la disminución del valor de un bien derivada de los efectos de su utilización a través del tiempo.

5.12

Estado de Conservación Es la evaluación y calificación respecto a la utilidad y condiciones materiales del bien mueble: Nuevo (N), Bueno (B), Regular (R), Malo (M). RAEE (X), Chatarra (Y).

5.13

Estado de Chatarra Causal de baja que implica al bien en estado de avanzado deterioro que le impide cumplir las funciones para las cuales fue diseñado y cuya reparación es imposible u onerosa.

5.14

Inventario Físico Es el proceso que consiste en verificar físicamente, valorizar y registrar los bienes muebles de la UGEL 01 existentes a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia física. Permite contrastar los resultados obtenidos, con los registros contables.

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5.15

Informe Final Documento que contiene los resultados obtenidos del producto de la toma de inventario en el cual deberá detallarse el total de la cantidad física los bienes en uso institucional, Bienes conciliados Bienes Sobrantes, Bienes para Baja, etc.

5.15

5.16

RAEE Causal de baja que implica que los aparatos eléctricos y electrónicos, han alcanzado el fin de su vida útil por uso u obsolescencia y se convierten en residuos. Revaluación y/o Ajuste Es la actualización periódica del valor de los bienes del Activo Fijo acorde a la modificación del valor de los bienes en el mercado.

5.17

Saneamiento Acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades públicas, a fin de regularizar la situación de los bienes muebles patrimoniales faltantes y sobrantes, detectados en el proceso de inventario.

5.18

Activo Fijo Son bienes asignados para el desarrollo y cumplimiento de las actividades, objetos y fines de la UGEL 01 e Instituciones Educativas, cuya durabilidad es mayor de un año y cuyo valor mínimo es de 1/4 de la Unidad Impositiva Tributaria vigente. El Activo Fijo se encuentra sujeto a depreciación y revaluación.

II.

ORGANOS DE DIRECCION Y EJECUCION DEL INVENTARIO

1.

Comisión de Inventario de Bienes Muebles - Periodo 2016 de la Sede y de la Instituciones Educativas de la UGEL 01Los integrantes de la Comisión de Inventario de Bienes Muebles, tendrán las responsabilidades específicas de dirigir, centralizar y verificar la ejecución del Inventario Físico de Muebles (Vehículos, Mobiliario, Maquinarias y Equipos), estará integrada por: • • • •

2.

Representante de la Administración Representante del Equipo de Contabilidad Representante del Equipo de Logística Representante de Control Patrimonial

(Presidente) (Integrante) (Integrante) (Facilitador)

Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles de las Instituciones Educativas de la jurisdicción de la UGEL 01 2.1

Las Instituciones Educativas, conformarán Sub Comisiones de Inventario de Bienes Muebles, que tendrán las responsabilidades específicas de realizar el Inventario Físico de Muebles (Vehículos, Mobiliario, Maquinarias y Equipos), en las respectivas Instituciones Educativas de la jurisdicción de la UGEL 01. Dicha Comisión estará integrada por:

El Director o su representante El Sub-Director Administrativo Personal Administrativo o Docente más antiguo Encargado del Registro de Bienes de la IE

(Presidente) (Integrante) (Integrante) (Facilitador)

3.

2.2

Los Directores de las Instituciones Educativas deben conformar las Sub Comisiones de inventario de Muebles, mediante Resolución Directoral el mismo que deben remitir a la UGEL 01 en atención a la Comisión de Inventario de Bienes Muebles de la UGEL 01.

2.3

Los Directores de cada Institución Educativa son responsables de la ejecución de dicho inventario, así como de la custodia de bienes que posee dicha Institución Educativa ante la UGEL 01 y cada trabajador independientemente de su nivel jerárquico en las Instituciones Educativas.

Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles en las Instituciones Educativas Unidocentes 3.1

Las Instituciones Educativas Unidocentes conformarán la respectiva Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles, quienes tendrán las responsabilidades específicas de realizar el Inventario Físico General en las respectivas Instituciones Educativas. Dicha Comisión estará integrada por: • •

Director de la Institución Educativa (Quien lo preside) Representante de la APAFA

RESPONSABILIDADES DE LA COMISION Y SUB COMISION DE INVENTARIO 1.

La Comisión de Inventario de Bienes Muebles, asumirá la responsabilidad de dirigir, verificar y garantizar la ejecución del Inventario de Muebles e Inmuebles de la sede y de las instituciones educativas de la UGEL 01.

2.

La Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles de cada Institución Educativa asumirá la responsabilidad de dirigir, verificar y garantizar la ejecución del Inventario de su institución educativa.

3.

Los Directores de las Instituciones Educativas son responsables directos del cumplimiento de la presente Directiva y de proporcionar el apoyo logístico y humano que requiera la ejecución del inventario.

4.

Los miembros de la Comisión y de la Sub Comisión de las Instituciones Educativas son responsables de ejecutar las acciones para la toma de Inventario Físico en el plazo indicado.

5.

En el caso de la Sede Central - UGEL 01 el responsable del inventario Físico de Bienes Patrimoniales es la Comisión que se encarga de realizar la Toma de Inventario en coordinación directa con la jefatura de cada Área. Así como deberá de monitorear, verificar los bienes inventariados en cada Institución Educativa.

6.

Los trabajadores docentes y no docentes a quienes se les ha asignado en uso algún bien patrimonial de la UGEL 01, están obligados a proporcionar información sobre dichos bienes a la Comisión y a la Sub Comisión de Inventario, según sea el caso; así como a los verificadores de Inventario. Si los bienes son de uso común el responsable será el jefe de la Oficina, Unidad y/o Área de la Dependencia donde se hallan los bienes.

7.

Los miembros de la Sub Comisión de Inventarios de las Instituciones Educativas, a través del director de su Institución, deberán de entregar a la Dirección de la UGEL 01 en atención a la Comisión de Inventario de la UGEL 01, los reportes de la ejecución del inventario físico.

8.

La Comisión de Inventario, son responsables de absolver las consultas sobre la ejecución del inventario que formulen los miembros de la Sub Comisión de Inventario de las Instituciones Educativas, en coordinación con el encargado de Patrimonio.

9.

Son Funciones de la Comisión y Sub Comisión de Inventario: 9.1. Realizar la Toma de Inventario de la entidad que pertenece. 9.2. Elaborar un cronograma de actividades que determine el tiempo que demandará la realización de inventario. 9.3. Comunicar a todas las oficinas y personal de la entidad la fecha de inicio de toma de inventario 9.4. Conformar los equipos de trabajo. 9.5. Proporcionar a los equipos de trabajo de material logístico; Tableros, lectores, catálogos, espejos, lupas, cámara fotográfica, linternas, metros, etc 9.6. Llevar a cabo la toma de inventario patrimonial al barrer o en forma selectiva según sea el caso. 9.7. Colocar el símbolo material a los bienes como: placas, láminas, etiquetas, y/o escribir con tinta indeleble para la identificación de los bienes de la Institución. 9.8. La Comisión de Inventario deberá elaborar y suscribir:

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a.

El Acta de inicio de la Toma de Inventario conforme al formato del anexo 01. b. El Acta de Conciliación Patrimonio-Contable del inventario, conforme al formato del anexo 04. c. El Informe Final del Inventario, conforme al Formato del anexo 05 9.9.

Realizar la conciliación patrimonio-contable, que debe ser suscrita por la Comisión de Inventario y los Responsables de la oficina de Contabilidad y de la oficina de Patrimonio.

9.10. Remitir a la Administración. IV.

NOMBRAMIENTO DE RESPONSABLE ANTE LA OFICINA DE PATRIMONIO El Director de cada una de las Instituciones Educativas deberá nombrar a un personal responsable de patrimonio para que lo represente en las actividades de la Toma de inventario y otras coordinaciones con la Oficina del Equipo de Patrimonio y apoyar a la Comisión y Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles de la UGEL 01.

V.

PROHIBICION DE DESPLAZAMIENTO DE BIENES Para una adecuada verificación de los bienes asignados a cada trabajador, queda suspendido todo desplazamiento interno y externo de los bienes hasta el tiempo que dure el inventario de bienes patrimoniales. Si por razones debidamente justificadas se tuviera que efectuar algún movimiento o salida de bienes, ello deberá ser de conocimiento por la Comisión y/o Sub Comisión de Inventario a través de la administración - Equipo de Patrimonio y/o de la dirección de la Institución educativa; dependiendo el caso.

VI. PROCEDIMIENTOS DE EJECUCION PARA EL INVENTARIO DE MUEBLES 1.

En la preparación de la ejecución del inventario, la Comisión del Inventario de Muebles, en coordinación con el Encargado de Patrimonio de la UGEL 01, instruirá y proporcionará a la Sub Comisión de cada Institución Educativa, la Directiva y la Guía para la Elaboración y Ejecución del Inventario.

2.

La Sub Comisión de Inventario de cada Institución Educativa instruirán e informarán a sus integrantes y personal de apoyo, sobre los procedimientos y como se ejecutará el proceso de inventario.

3.

El presidente de la Sub Comisión de Inventario de cada Institución Educativa elaborará y remitirá su Plan de Trabajo y cronograma de ejecución del inventario a través del Director, así como la suspensión en forma parcial de la atención al público, mientras dure dicha labor y la prohibición del traslado de bienes.

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4.

Así mismo dispondrá de inmediato la formalización del Acta de Inicio de la Toma de inventario físico, indicando la fecha, hora y lugar con participación de sus integrantes, quienes verificarán y actualizarán los cargos personales de asignación de bienes.

5.

Asimismo, al final del proceso deberá suscribir el Informe Final; en el cual se indicará los resultados obtenidos y las acciones a realizar en cuanto a las diferencias y observaciones que se establezcan; de ser el caso.

6.

La Comisión de Inventario dispondrá que el Responsable del Equipo de Logística y Encargado de Almacén prepare el corte documentario correspondiente a las órdenes de compra, PECOSAS y Notas de Entrada al Almacén para luego en presencia de los miembros de la Comisión de inventario, firman el acta correspondiente la fecha y hora de corte, así como el último número de la O/C, PECOSA y NEA.

VI.1 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES Vl.1.1. TRABAJO DE CAMPO TOMA DE INVENTARIO AL BARRER La Toma de inventario físico, se efectúa al barrer, para lo cual la entidad debe tener en consideración lo siguiente: 1 Identificar los ambientes físicos según al organigrama de la entidad para determinar los ambientes donde existen bienes. Contar con la relación del personal que labora en la entidad para proceder a identificar los bienes a su cargo y suscribir la Ficha de Asignación de Uso de Bienes Muebles, (Formato 10) 3. Elaborar un cronograma de actividades, teniendo en cuenta las restricciones existentes, la cantidad de bienes y el número de equipos de trabajo. Comunicar a las instituciones educativas y oficinas de la entidad la fecha de inicio de la toma de inventario y solicitar las facilidades del caso para el acceso de la Comisión y/o Sub Comisión de Inventario (incluyendo a los equipos de trabajo), a los lugares en donde se encuentran los bienes bajo responsabilidad de los trabajadores .o usuarios. 5. Administrador de la UGEL 01 instalará la Comisión de Inventario; en el cual se acreditará con un El Acta de Instalación; y en las Instituciones Educativas lo realizará el director quien instalará la sub comisión de Inventario, quien acreditará con dicha Acta. Según formato contenido en el Anexo 01 Elaborar el Acta de Inicio de Toma de Inventario, las mismas que deberá contemplar los plazos señalados en el Cronograma de Actividades. Dicha acta será suscrita por los miembros de la Comisión y/o Sub Comisión de Inventario, según formato contenido en el Anexo 02 7. Realizar la Toma de Inventario teniendo en cuenta la información solicitada para el registro de datos en el Módulo Muebles del SINABIP, y consignar en la Hoja de Trabajo ó Ficha de Levantamiento de información ó Inventario Patrimonial, conforme al formato contenido en el Anexo N° 03. 8. trabajadores usuarios de los bienes muebles que se encuentran en los ambientes, deben ser Los registradas por los inventariadores y firmadas inmediatamente por los usuarios y dichos inventariadores

VERIFICACION FISICA La verificación física estará a cargo de los equipos de trabajo, Comisión y/o Sub Comisión de Inventario. 1. El equipo de trabajo identificará los ambientes físicos con el nombre de la nomenclatura o código interno (para su registro en el Módulo Muebles del

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SINABIP), asignando los bienes encontrados en cada ambiente al personal que los tiene en uso. 2.

3. 4.

5.

El personal de los equipos de trabajo se incorporará en cada uno de los ambientes físicos, procediendo a inventariar los bienes que se encuentren en cada uno de ellos, identificando los bienes con el símbolo material (etiquetas, placas, etc) que permita su control. El equipo de trabajo determinará la presencia física del bien, ubicación y al trabajador responsable que tiene asignado el bien. Los inventarios físicos de bienes patrimoniales se realizarán ai barrer por ambiente, se verificará físicamente y se anotará con criterio patrimonial en las hojas de trabajo, la denominación del bien y detalles técnicos como: marca, modelo serie, tipo, color dimensiones (largo, ancho y alto), placa de rodaje, motor año, y condiciones de seguridad; se aplicará al bien una etiqueta de Código de Verificación que será el número de secuencia de la verificación correspondiente. Estado de conservación, consignándose, según corresponda: N B R M X Y

= =

= = = =

Nuevo Bueno Regular Malo RAEE Chatarra

6.

Los funcionarios y personal, cualquiera que fuese su condición laboral, se establece la obligatoriedad de proporcionar, bajo responsabilidad toda la información que solicite el personal Inventariador, debiendo mostrarles todos los bienes asignados en uso o que por alguna circunstancia podrían encontrarse guardados bajo llave en escritorios, credencias, archivadores, armarios, vitrinas, etc, informando con la debida documentación aquellos bienes que estén prestados, perdidos o en reparación.

7.

Se realizará un conteo y reconteo de los bienes que existen físicamente en el área visitada y se comparará con los bienes registrados en las hojas de trabajo; las mismas que deberá estar firmada por el trabajador usuario de dichos bienes para luego ser impresas en Excel.

8.

Se establece la obligatoriedad a firmar los cargos de afectación de los bienes asignados a los funcionarios y personal bajo responsabilidad, en el momento que lo requiera el personal Inventariador, miembros de la comisión y/o sub comisión de ser el caso, según formato del Anexo N° 10

9.

En caso que la etiqueta no sea visible o hubiera sido arrancada, la Comisión, Sub Comisión de Inventario o equipo de trabajo de cada Institución Educativa deberá tomar en cuenta dicha observación, marcando el bien en un lugar visible, para luego subsanar, etiquetando dicho bien con plumón indeleble o con etiquetas adhesiva el código correspondiente.

10. En caso que los bienes fueran de uso compartido, el jefe de mayor nivel dentro del ambiente será el responsable del uso del mencionado bien. 11. En caso de aulas y otros ambientes de uso compartido por los alumnos, si no hubiera algún encargado, el responsable será el Director de la Institución Educativa. 12. Para el inventario de vehículos de transporte, se utilizará el formato de Inventario por Vehículo, donde se consignará el estado de cada unidad, una vez que se haya concluido la verificación, según formato del Anexo N° 04

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13. Los Bienes de Terceros, aquellos bienes que estuvieran en la sede y/o instituciones educativas por afectación en uso o en calidad de préstamo para el desenvolvimiento de las labores, estos serán registrados en el formato de Bienes de Terceros y se adjuntan documento que sustenten el ingreso a la institución.

14. Los Bienes que resulten excedentes, obsoletos o en mal estado y que se encontrarán de desuso, las áreas inventariadas deberán proponer la baja patrimonial, indicando la causal, además de solicitar el retiro de los mismos, así como el descargo correspondiente de sus registros. 15. La Sub Comisión; una vez concluido el trabajo de campo con la Hoja de Trabajo del inventario Físico, debidamente firmada por el usuario, el Inventariador y la Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles de cada Institución Educativa deberá realizar el trabajo de gabinete.

VI.1.2 TRABAJO DE GABINETE 1.

La Sub-Comisión de Inventario de las Instituciones Educativas deberá transcribir en Excel los bienes registrados en el inventario de las hojas de trabajo, conservando la ubicación, características y ítem; las mismas que dará como resultado la Relación General del Inventario Físico de Bienes Muebles de la Institución Educativa, ver Formato del anexo 05

2.

La Sub Comisión deberá conciliar los bienes registrados en la Relación General del Inventario con la información registrada por la UGEL 01 y con ayuda del inventario del año anterior se identificará a cada bien con el Código Patrimonial de la SBN (12 dígitos).

3.

Asimismo, luego de identificar cada bien con el código patrimonial de la SBN, se realizará el filtro y se deberá extraer dicha información para copiar y pegar en otra hoja Excel y obtener la Relación de los Bienes Conciliados con sus respectivas ubicaciones características, fecha de adquisición, valores y ítem ver Formato del anexo 06

4.

De ser el caso; si existiera Bienes No Ubicados y/o Faltantes y después de haber agotado la búsqueda correspondiente, dichos bienes se anotará en otra Relación de Inventario de Bienes Muebles Faltantes , según formato del anexo 07

5.

De igual forma, al párrafo 3, se extraerá la información de los bienes sin código patrimonial de la SBN para obtener la Relación de los Bienes Sobrantes, con sus respectivas ubicaciones, características y ítem, ver formato del anexo 08

6.

Asimismo, se elaborará una relación de los bienes muebles a dar de baja; teniendo en cuenta el estado del bien (M), (RAEE), (Chatarra), las características y ítem; de ser el caso.

7.

La Sub-Comisión de cada institución educativa, una vez concluido el inventario deberá suscribir y remitir a la UGEL 01 en atención a la Comisión de Inventario, de Bienes Muebles, el Informe Final y todos los reportes originales y firmados por dicha Sub Comisión y el (a) director (a) de la institución educativa para que se proceda a actualizar el inventario en la base de datos, quedando una copia del mismo, en poder de la dirección de cada Institución Educativa, así como por medio magnético (diskette, CD. DVD,USB) los siguientes documentos:

7.1. R.D. de la I.E. por la Conformación de la Sub Comisión de Inventario de Bienes Muebles 7.2. Acta de Instalación para la Toma de Inventario, según formato (Anexo 01) 7.3. Acta de Inicio de Toma de Inventario. Según formato (Anexo 02).

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7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9.

7.11 7.12

7.13 7.14

7.15

Plan de Trabajo. Cronograma Informe Final, según formato (Anexo 09). Hojas de Trabajo del Inventario Físico de Bienes Muebles (Vehículo, Mobiliario, Máquinas y Equipos) por Ambiente Formato (Anexo 03). Ficha Técnica del Vehículo, de ser el caso, ver formato (Anexo 04). Relación de Inventario Físico - Valorizado y Conciliado de Bienes Muebles Periodo 2016 (Vehículos, Muebles, Maquinarias y/o Equipo de Computo) de la Institución; digitado en Excel indicando y adjuntando N° de documento y procedencia de origen, según formato (Anexo 06).. Relación de Inventario de Bienes Conciliados No Ubicados y/o Faltantes, de ser el caso, según formato (Anexo 07). Relación de Inventario Físico de Bienes Muebles Sobrantes de la Institución Digitado en Excel, indicando y adjuntando N° de documento y procedencia de origen, debidamente suscrito por los Miembros de la Sub Comisión de Inventario, ver formato (Anexo 08). Relación de Bienes Muebles en condición de chatarra, para la baja y disposición. Inventario Físico - Valorizado de Bienes Muebles de la Institución Educativa Conciliados y Sobrantes en medio Magnético (diskette, CD, DVD, USB). Según formato (Anexo 06, anexo 07 y Anexo 8); de ser el caso. Todos los integrantes de la Comisión de Inventario de cada Institución Educativa deberán participar activamente en el proceso de inventario respondiendo a las consultas e instruyendo a los participantes del inventario.

VI. 1.3. CODIFICACION Y ETIQUETADO Para colocación de etiquetas de identificación se procederá del modo siguiente: 1.

Se aplicará una etiqueta de Código de Verificación (Año 20106) que será el número de secuencia de la verificación correspondiente. 2. De una vez identificado los bienes con el código de barra o Código Patrimonial de SBN; producto de la conciliación, se procederá a colocar etiquetas auto adhesivas, o se anotará en el bien con plumón indeleble. 3. Mobiliario: Vista de frente, en el perfil derecho parte superior. En caso de muebles adheridos a la pared o a otros que impidan su visualización, en el frente o cara interna del mueble donde sea posible ubicación y fácil lectura. Las sillas modulares, sillones o similares en la parte inferior del tablero del asiento. 4. Equipos: Alrededor de la placa del fabricante en donde sea posible ubicar. En la superficie inferior del equipo o en su parte trasera. En caso de equipos pequeños como celulares en el compartimiento de la batería, 5. Vehículos: Al interior de la guantera del vehículo o en la parte superior izquierda de la cabina del vehículo. 6. Maquinaria: Cuando éstas se encuentran expuestas a grasas utilizar placas metálicas. 7. El código de barra de cada bien es permanente, el mismo que se extingue junto con el bien cuando este es transferido, donado, dado de baja etc. 8. No puede existir más de un bien con el mismo código. 9. Los códigos de los bienes dados de baja no podrán ser utilizados para nuevos bienes. 10. En caso de constatar bienes en proceso de reparación o mantenimiento, el equipo de trabajo solicitará la documentación que sustente su salida y serán considerados dentro del ambiente donde se encuentran asignados. VI.

1.4. ASIGNACION DE LOS BIENES Una vez concluida la verificación de los bienes y luego de registrada la información en la base de datos de la sede y de las Instituciones Educativas de la UGEL 01, se deberá emitir un reporte actualizado de los bienes materia del inventario, el cual se entregará

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al funcionario responsable del Área inventariada, quien firmará los listados en original y copia dando su conformidad al proceso y asumiendo responsabilidad sobre los bienes. VII CONCILIACION DE BIENES La Comisión de Inventario de Bienes Muebles después de haber centralizado la información de la sede y de las instituciones educativas tiene la responsabilidad de efectuar la conciliación Patrimonio-Contable de la información obtenida, contrastando los datos del inventario físico con el registro contable, para lo cual la oficina de contabilidad debe proporcionar la información detallada de todas las adquisiciones, valores actualizados, depreciaciones, cuenta contable, fecha de ingreso, entre otros. La Comisión de Inventario, en coordinación con la Oficina de Contabilidad y la Oficina de Patrimonio, elaborará el Acta de Conciliación Patrimonio-Contable, determinando la existencia de bienes faltantes o sobrantes de inventario, según formato contenido en el Anexo 11

VIII

INFORME FINAL La Comisión de Inventario de Bienes Muebles de la Sede y de las Instituciones Educativas de la jurisdicción de la UGEL 01, después de concluida la conciliación patrimonio-contable, deberá elaborar y presentar a la oficina de Administración, para su refrendo, el Informe Final de Inventario, suscrito por todos sus integrantes, de conformidad con el formato contenido en el Anexo 09 Adjuntando los siguientes documentos:

> Copia de la Resolución que conforma la Comisión de Inventario > Acta de Instalación de la Comisión, (Anexo 01) > Acta de Inicio de Toma de Inventario (anexo 02) > Acta de Conciliación Patrimonio-Contable de Muebles (anexo 11) > Informe Final (anexo 09) > Hojas de Trabajo de Inventario y/o Levantamiento de Información de Bienes (anexo 03) > Fichas de Inventario Físico de Vehículos de la Sede y de las II.EE (anexo 04) > Inventario General Físico de Bienes Muebles Patrimoniales (Sede) (anexo 05) > Inventario Físico-Contable de Bienes Muebles Patrimoniales (Sede) (anexo 06) > Inventario Físico-Contable de Bienes Muebles Patrimoniales (II.EE) (anexo 06 > Relación de Bienes Muebles No Ubicados y/o Faltantes (Sede) (anexo 07) > Relación de Bienes Faltantes No Ubicados y/o Faltantes (II.EE) anexo 07) > Relación de Bienes Muebles Sobrantes (Sede) (anexo 08) > Relación de Bienes Muebles Sobrantes (II.EE) (anexo 08) > Relación de Bienes de Propiedad de Terceros. > CD conteniendo la información virtual completa del Inventario de Bienes Muebles de la Sede, e Instituciones Educativas > CD conteniendo la información importada al Sistema Nacional de Bienes Estatales (SINABIP), los mismos que se elevará a la Dirección para su remisión a la Superintendencia de Bienes Estatales - SBN en el plazo señalado de acuerdo a lo establecido en la norma legal vigente. IX

PROCESAMIENTO DE INFORMACION

Después que la Comisión de Inventario haya remitido a la oficina de Administración los documentos solicitados, ésta los remitirá a la oficina de patrimonio y a la oficina de contabilidad, para ser procesada y/o actualizada en el Registro Patrimonial y Contable de la entidad. La oficina de patrimonio de la UGEL 01 entregará al trabajador usuario la relación de los bienes que tiene asignados en uso a través de la Ficha de Asignación en Uso de bienes, que será suscrita por dicho trabajador usuario y el responsable de patrimonio, asumiendo su responsabilidad sobre dicho trabajador. En el supuesto de existir diferencias en el inventario debe tenerse en cuenta lo siguiente:

11

Para el caso de bienes faltantes, la oficina de patrimonio requerirá al último usuario que tenía asignado el bien faltante, la información sobre el destino del mismo, debiendo el trabajador dar respuesta al requerimiento adjuntando la documentación que sustente el descargo correspondiente. Para aquellos bienes respecto de los cuales el último usuario no proporcione información o ésta sea insuficiente, la oficina de patrimonio recopila la documentación que contengan las investigaciones realizadas y organiza un expediente administrativo para ponerlas a consideración de la oficina de Administración a fin de darle el tratamiento correspondiente, sin perjuicio de las acciones administrativas a que hubiere lugar. Asimismo, de existir casos de bienes faltantes debido a negligencia, la oficina de patrimonio remite los antecedentes respectivos a la Secretaría Técnica de las Autoridades del Procedimiento Administrativo Disciplinario de la entidad a efectos que se promueva el procedimiento a que hubiere lugar para determinar las posibles responsabilidades. Respecto a los bienes sobrantes, la oficina de patrimonio solicitará al usuario los datos que precisen su procedencia, luego de lo cual debe iniciar las acciones conducentes al alta de éstos, de corresponder. X

COMUNICACIÓN A LA SBN La UGEL 01 debe remitir a la SBN, bajo responsabilidad de la oficina de administración, entre los meses de enero a marzo de cada año, teniendo como fecha de cierre de su inventario patrimonial el 31 de Diciembre del año inmediato anterior a su respectiva presentación, el informe final de inventario y del Acta de Conciliación Patrimonio-Contable. La SBN comunicará a la Contraloría General de la República, la relación de las entidades que hayan incumplido con el envío de la documentación señalada en el párrafo anterior.

XI

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES El presente documento deja sin efecto todo documento de carácter interno que contravenga lo dispuesto en la misma. Todo lo que no se hubiera previsto, será de aplicación la normatividad vigente que regula a los bienes del estado. Las Instituciones Educativas deberán considerar en el inventario los Bienes RAEE y/o chatarra propuestos para la baja que comunicaron a la UGEL 01. Las Instituciones Educativas no deberán considerar aquellos Bienes RAEE y/o chatarra que por falta de espacio, seguridad y evitar accidentes a sus alumnos hayan comunicado y puesto a disposición de la UGEL, dichos bienes para el buen recaudo de los mismos, como custodia y/o depósito. Las instituciones Educativas que no presenten inventario será reportada al Órgano de Control Institucional. La regularización contable de los bienes sobrantes /faltantes como resultado del inventario, se efectuará en el ejercicio siguiente. Los Anexos 1,2,3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,10 y 11 mencionados en la presente Directiva, forman fgl parte integrante de las misma. - El presente documento entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por el órgano competente.

12

ANEXO 01 ACTA DE INSTALACION DE LA COMISION DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES PARA LA TOMA DE INVENTARIO AÑO 2014 En las instalaciones de la ( ...................... nombre de la I.E ..................... ), ubicada en la ( .......... Av., Calle, Jr ................ ), del distrito de .......................................... provincia de .......................... y departamento de .............................. siendo las ............. horas del día ....... de ............................. del 2014, se reunieron los integrantes de la Comisión de Inventario 2014, designados mediante Resolución N° .......................................... de fecha ....... de .................... del 2014; en virtud de sus funciones y atribuciones señaladas en el Directiva .......................................... de fecha ......................... para aprobar la ejecución de la toma de inventario de acuerdo al cronograma establecido y en cumplimiento Art. 121° del D.S. 007-2008-VIVIENDA.

Integrantes

....................................................................... (Presidente) ....................................................................... (Miembro) ....................................................................... (Miembro) ....................................................................... (Facilitador)

ACUERDOS (indicar : los considerandos que motivaron la realización del Inventario de Bienes de la Institución ) Elaboración de Plan de Trabajo y Cronograma

No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesión siendo a las......................... horas del día ................ de ........................ del 2014, procediendo los participantes a firmar en señal de conformidad.

Presidente

Facilitador

Miembro

Miembro

ANEXO 02

ACTA DE INICIO PARA LA TOMA DE INVENTARIO AÑO 2014 En las instalaciones de ( ............. nombre de la I.E ................. ), ubicada en la ( .............. Av., Calle, Jr ........... ), del distrito de ..................................... provincia de ................................ y departamento de ................................ siendo las ................... horas del día .................. de .......................... del 2014, se reunieron los integrantes de la Comisión de Inventario 2014, designados mediante Resolución N° ........................................, de fecha ............ de ................ del 2014; en virtud de sus funciones y atribuciones señaladas en el Directiva ............................................ de fecha............................. para dar inicio a las actividades del proceso de inventarios conforme al cronograma establecido y en cumplimiento Art. 121° del D.S. 007-2008-VIVIENDA. Integrantes

...................................................................... (Presidente) ...................................................................... (Miembro) ...................................................................... (Miembro) ...................................................................... (Facilitador) ACUERDOS

(indicar : conformación de equipos de trabajo, delegación de funciones, materiales a utilizarse, plazos para la entrega de información, comunicaciones a oficinas, otros)

No habiendo otro punto a tratar y luego de dar lectura de los acuerdos, se levanta la sesión siendo a las ......................... horas del día ................ de ........................ del 2014, procediendo los participantes a firmar en señal de conformidad.

Presidente

Miembro

Miembro

Veedor

MINISTERIO DE EDUCACION UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRA!

u
ANEXO 03 HOJA DE TRABAJO DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES FICHA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACION - PERIODO ......................................

fésponsable: Nombre del Director(a) de la I.E. y/o Inst. Educ.: ..................................................................................................................................... RED.

AREA DE ADMINISTRACION

FECHA: / / AMBIENTE.

Distrito/ Centro Poblado: ........................................................................................................... It e m

Cod. Inv. 2015

Cod. Cód. Patrimonial Inv- SBN 2014

Descripción Denominación del bién

CARACTERISITICAS Marca Modelo

Tipo

Serie/ Dimensiones

Color

Otros/ Estado de Observación conservación

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0

LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y) NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario. El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones, deteriores, etc. Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.

FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE

INTEGRANTE DE LA COMISION

PERSONAL INVENTARIADOR

FIRMA DEL USUARIO

ANEXO N° 04 FICHA TECNICA DEL VEHICULO CODIGO PATRIMONIAL: ENTIDAD DENOMINACION

FECHA: / / UGEL 01

CATEGORIA N° CHASIS (VIN)

COLOR COMBUSTIBLE

PLACA

N° DE EJES

TRANSMISION

CARROCERIA

N° MOTOR

CILINDRADA

MARCA

N° DE SERIE

KILOMETRAJE

MODELO

ANO DE FABRICACION

DESCRIPCION 1.- SISTEMA DE MOTOR Cilindros Carburador / cárter Distribuidor / bomba de Inyección Bomba de Gasolina Purificador de aire 2.- SISTEMA DE FRENOS Bomba de frenos Zapatas y tambores Discos v pastillas 3.- SISTEMA DE REFRIGERACION Radiador Ventilador Bomba de agua 4.- SISTEMA ELECTRICO Motor de arranque Batería Alternador - Dinamo Bobina Relay de alternador Faros Delanteros Direccionales delanteras Luces posteriores Direccionales posteriores Luces posteriores Direccionales posteriores Autoradio Parlantes Claxon 5.- SISTEMA DE TRANSMISION Caja de cambios Bomba de embrague Caja de transferencia Diferencial trasero Diferencial delantero(4x4) 6.- SISTEMA DE DIRECCION Volante Caña de dirección Cremallera Rótulas 7.- SISTEMA DE SUSPENSION Amortiguadores/muelles Barra de torsión Barra estabilizadora Lantas 8.- CARROCERIA Capot del motor Capot de maletera Parachoque delantero Parachoque posterior .unas laterales .unas cortaviento Parabrisas delantero Parabrisas posterior Tanque de combustible Puertas Asientos 9.- ACCESORIOS Aire Acondicionado Alarma Plumillas Éüspejos

CANTIDAD

TARJETA PROPIEDAD N°

ESTADO

OBSERVACION

Onturones de seguridad Pnsos

Antena 10.- OTROS CARACTERISTICAS RELEVANTES APRECIACION TECNICA GENERALH Valor de la tasación(S/.) (*) Si la Apreciación Técnica General indica ser un vehículo en calidad de chatarra, se dispondrá conforme a lo estipulado en el numeral 6.5.6 de la Directiva N° 001-2015/SBN

Mantenimiento

y

Servicios Generales

Inventariador

MINISTERIO DE EDUCACION

UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRAFLORES

fiwg ^

ANEXO 05 DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES - PERIODO

AREA DE ADMINISTRACION EQUIPO DE PATRIMONIO FECHA: I I

ÁJ

Nombre del Directora) de la I.E. y/o usuario responsable: ................... ................................................................. Inst. Educ.: ............................................................................................................ •fe£......y¿fcE0' ....................

Distrito/ Centro Poblado:................................................................................. '.7.................. It e m

Cod. Inv. 2016

Cod. Cód. Patrimonial Inv- SBN 2015

Descripción Denominación del bien Procedencia

Doc. Ingreso

Fecha de CARACTERISITICAS Ingreso Marca Modelo

Tipo

Serie/ Dimensiones

Color

UBICACIÓN Estado OTROS

VALOR ADQUISICION

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0

LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALQ(M) RAEE(X) CHATARRA(Y) NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario. El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones, deteriores, etc. Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.

FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE

FIRMA DEL INTEGRANTE DE LA COMISION

PERSONAL INVENTARIADOR

FIRMA DEL USUARIO

DE

ANEXO 06 INVENTARIO UBICADOS

FISICO DE BIENES CONCILIADOS PERIODO

MINISTERIO DE EDUCACr¡^NJ¿£ UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRAFLORES

AREA DE ADMINISTRACION EQUIPO DE PATRIMONIO

Nombre del Director(a) de la I.E. y/o usuario responsable:.......................................................................................................

FECHA: / /

Inst. Educ.: ...................................................................................................................................... RED .....................

Distrito/ Centro Poblado: ........................................................................................................... Item

Cod. int.2015

Cod. Cód. Patrimonial Int.- SBN 2014

Descripción Denominación del bién

Procedencia

Doc. Ingreso

Fecha de CARACTERISTICAS Ingreso Marca Modelo

Serie/ Dimensiones

Estado de conservación

Color

Otros/ Valor Ubicación Adquisición.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y) NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario. El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones, deteriores, etc. Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.

FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE

FIRMA DEL INTEGRANTE DE LA COMISION

PERSONAL INVENTARiADOR

FIRMA DEL USUARIO

ANEXO 07 RELACION DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES CONCILIADOS PERIODO 01 NO UBICADOS Y/O FALTANTES MINISTERIO DE EDUCACION UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRAFLORES

AREA DE ADMINISTRACION EQUIPO DE PATRIMONIO

Nombre del Director(a) de la I.E. y/o usuario responsable:....

FECHA:

//

Inst. Educ.: ................................................................................................................................................ RED.

Distrito/ Centro Poblado: ........................................................................................................................... Item Cod. Cod. Cód. Patrimonial Descripción Int.- Int.- SBN Denominación del bién Procedencia 2015 2014

Doc. Ingreso

Fecha de CARACTERISITICAS Ingreso Marca Modelo

Serie/ Dimensiones

Estado de conservación

Color

Otros/ Valor Ubicación Adquisición.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y) NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario. El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones, deteriores, etc. Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.

FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE

FIRMA DEL INTEGRANTE DE LA COMISION

PERSONAL INVENTARIADOR

FIRMA DEL USUARIO

ANEXO 08 MINISTERIO DE EDUCACION UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRAFLORES Nombre del Directora)

RELA

de

la

I.E.

y/o

DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES SOBR AREA DE ADMINISTRACI ON EQUIPO DE PATRIMONIO

usuario

RED

responsable:.

FECHA: / /

Inst. Educ.: ..............................................................................

Distrito/ Centro Poblado: ........................................... It e m

Cod. Inv. 2015

Cod. Cód. Patrimonial Inv- SBN 2014

Descripción Denominación del bién

CARACTERISTICAS Marca Modelo

Tipo

Serie/ Dimensiones

Color

Estado

UBICACIÓN Otros / Observación

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0

LEYENDA: MUY BUENO(MB) BUENO(B) REGULAR(R) MALO(M) RAEE(X) CHATARRA(Y) NOTA: El usuario declara haber mostrado todos los bienes que se encuentra bajo su responsabilidad y no contar con más bienes materia de inventario. El usuario es responsable de la permanencia y conservación de cada uno de lo bienes descritos, recomendándosele tomar las providencias del caso para evitar pérdidas, sustracciones, deteriores, etc. Cualquier traslado de bién dentro o fuera del local de la entidad debe ser comunicado oportunamente al encargado del Equipo de Patrimonio, bajo responsabilidad.

FIRMA DEL DIRECTOR Y/O PRESIDENTE

INTEGF5ANTE DE LA COMISION

ANEXO 09 INFORME FINAL DE INVENTARIO AÑO (DEBERÁ DETALLAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS DE LA TOMA DE INVENTARIO) I.

-

ANTECEDENTES

Exponer la revisión de los inventarios anteriores realizados por su institución. II.

• • • • • •

III.

Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA “Reglamento de la Ley 29151 “Ley General del Sistema de Bienes Nacionales”. Directiva N° 001-2015/SBN “Procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales”, aprobada por la Resolución N° 046-2015/SBN. Resolución de Superintendencia de Bienes Nacionales N° 158-97/SBN “Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado” y Directiva que norma su aplicación. Resolución de Superintendencia de Bienes Nacionales N° 003-2012/SBN-DNR que aprueba el Compendio del Catálogo Nacional de Bienes Muebles de Estado. Otras Normas Legales o Directivas para la toma del Inventario. -

• • •

• • •

• • •

BASE LEGAL

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

Formación del equipo de trabajo (Personas que elaboraron el inventario, capacitación, condiciones previas). Toma de inventario (Fase de campo, etiquetado, levantamiento de la información en las HOJA DE TRABAJO DE INVENTARIO por AREAS). Trabajo de gabinete (Transcripción del Inventario por Áreas, Conciliación con la Información que proporciona la UGEL 01, Contrastar con el Inventario anterior y Actualización de la base de datos en la Hoja Excel en el INVENTARIO DE LA INISTITUCION). Resultados obtenidos (bienes en uso de la entidad, bienes que no se encuentran en uso por la entidad, bienes que han sido afectados o cedidos en uso, bienes en proceso de transferencia, etc. Clasificación de los Bienes Muebles Concillados, de los Bienes Muebles Sobrantes en la Hoja Excel Emisión de los Reportes de Bienes Muebles Concillados Ubicados con sus respectivas características, estado de conservación, código de verificación, código Patrimonial - SBN, fecha de adquisición y valor de adquisición. Emisión de los Reportes de Bienes Muebles Concillados No Ubicados y/o Faltantes, con el código Patrimonial - SBN, fecha de adquisición y valor de adquisición. Emisión de los Reportes de Bienes Muebles Sobrantes con sus respectivas características, estado de conservación, código de verificación. Otras actividades no señaladas (Etiquetado, fecha de cierre, tiempo de ejecución, etc.).

IV.- ANALISIS DE LOS RESULTADOS • • • • • • i}* ¡ioPfiá I o wLf

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.

• • • •

(Anotar la cantidad total de bienes de cada Relación) Relación de Bienes en uso de la Institución (cantidad total) Relación de Bienes que no se encuentran en uso de la Institución (cantidad total) Relación de Bienes Afectados, cedidos en uso o prestados (cantidad total) Relación de Bienes Muebles Conciliados de la Institución (cantidad total) Relación de Bienes Muebles Conciliados Ubicados (cantidad total) Relación de Bienes Muebles Conciliados Faltantes (registrar los bienes que han sido perdidos, robados, etc.), (cantidad total) Relación de Bienes Muebles Sobrantes, (cantidad total) Relación de bienes conciliados propuestos para la Baja (cantidad total) Relación de servidores responsables del inventario. Otros resultados no contemplados (códigos eliminados, modificaciones, etc) Integrante de la comisión

Presidente de la Comisión y/o Director

ANEXO 10 FICHA DE ASIGNACION EN USO DE BIENES MINISTERIO DE EDUCACION UGEL 01 - SAN JUAN DE MIRAFLORES

AREA DE ADMINISTRACION EQUIPO DE PATRIMONIO

USUARIO RESPONSABLE: INSITUCION EDUCATIVA

APELLIDOS Y NOMBRES CARGO Modalidad: FUNCIONARIO ( ) CAP ( ) CAS ( )

Item

Cod. Cod. COD.Patrimonial Int. Int SBN 2015 2014

UBICACIÓN

Descripción Características del Bien

CARACTERISTICAS RED Marca Modelo

Tipo

Serie/ Dimensión

Estado Color

Observación

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

LEYENDA: MUY BUENO (MB) BUENO (B) REGULAR (R) MALO (M)

FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR DE LA IE

FIRMA DEL TRABAJADOR O USUARIO RESPONSABLE

ANEXO N° 11 ACTA DE CONCILIACION PATRIMONIO-CONTABLE ......................................................... , del distrito de.................................. provincia de .................... horas del día ........... de ............ de 20 ........ , se reunieron los siguisientes integrantes de la Comisión de Inventario 20 ......................., designada mediante Resolución N°

y departamento de , siendo las conjuntamente con los responsables de la

Oficina de Contabilidad y de la Unidad de Control patrimonial (UCP).

(Presidente)

(Responsable

de la Oficina de Contabilidad) (Miembro) (Miembro)

...................................................................(Responsable de la Unidad de Control patrimonial)

Debidamente instaladas ambas partes se procede a conciliar los saldos al cierre del ejercicio presupuestal 20 ..............., conforme se detalla a continuación.

CUENTAS

9105

Valor de Adquisión Depreciación Contable Acumulada Contable

Bienes en préstamo, custodia y no depreciables 9105.01 Bienes en préstamo 9105.02 Bienes en custodia 9105.03 Bienes no depreciables 9105.0301 Maquinaria y equipo no despreciable 9105.0302 Equipo de transporte no depreciable 9105.0303 Muebles y enseres no depreciable 9105.04 Bienes monetizables

1503

Vehículos, maquinarias y otros 1503.01 Vehículos 1503.0101 Para transporte terrestre 1503.02 Maquinarias, equipo mobiliario y otros 1503.0201 Para oficina 1503.020101 máquinas y equipos de oficina 1503.020102 Mobiliario de oficina 1503.0202 Para instalaciones educativas 1503.020201 Máquinas y equipos educativos 1503.020202 Mobiliario educativo 1503.0203 Equipos informáticos y de comunicaciones 1503.020301 Equipos computacionales y periféricos 1503.020302 Equipos de comunicaciones para redes 1503.020303 Equipos de telecomunicaciones 1503.0204 Mobiliario, equipo y aparatos médicos 1503.020401 Mobiliario 1503.020402 Equipo 1503.0205 Mobiliario y equipo de uso agrícola y pesquero 1503.020501 Mobiliario de uso agrícola y pesquero 1503.020502 Equipo de uso agrícola y pesquero 1503.0206 Equipo y mobiliario de cultura y arte 1503.020601 Equipo de cultura y arte 1503.020602 Mobiliario de cultura y arte

Valor Neto Contable Valor al 31-12UCP 20...

Adquisición Depreciación Acumulada UCP

Valor neto UCP al Diferencia 31-12-20... Depreciación Acumulada

de Diferencia de Valor Neto

Vífc.

------------------------------------

Valor de Adquisión Depreciación Acumulada Contable Contable

CUENTAS

Valor Neto Contable Valor al 31-12- 20... UCP

Adquisición Depreciación Acumulada UCP

Valor reto UCP al Diferencia Depreciación 31-12-20... Acumulada

15030207 Equipo y mobiliario de deportes y recreación 1503.020701 Equipo de deportes y recreación 1503.020702 Mobiliario de deporte y recreación 1503.0208 Mobiliario, equipos, aparatos y armamento para la defensa y seguridad 1503.020802 Armamento en general 1503.0209 maquinaria y equipos diversos 1503.020901 Aire acondicionado y refrigeración 1503.020902 Aire, limpieza y cocina 1503.020903 Seguridad industrial 1503.020904 Electricidad y electrónica 1503.020905 Equipos en instrumentos de medición 1503.020906 Equipos para vehículos 1503.020999 Maquinarias, equipos y mobiliarios de otras 1503.03 Adquiridos en arrendamiento financiero 1503.04 Vehículos, maquinarias y otras unidades por recibir 1503.04 Vehículos, maquinarias y otras unidadades por distribuir 1507

Otros activos 1507.01 Bienes agropecuarios, mineros y otros 1507.0101 Animales de cría 1507.0102 Animales reproductores 1507.0103 Animales de tiro 1507.0104 Otros animales 1507.0109 Bienes por recibir 1507.0199 Otros bienes agropecuarios, pesqueros y mineros

Luego de dar lectura al acta los participantes proceden a suscribir en señal de conformidad

Presidente

Responsable de la

Intesgrante

Responsable del Equipo de Patrimonio

Oficina de Contabilidad

Intsegrante

de Diferencia de Valor Neto

"AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

FICHA DE INVENTARIO FÍSICO DE INMUEBLES DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS N°

DIA

UNIDAD EJECUTORA: .................................................................... I.

NOMBRE DE LA IE: ........................................................................................... Código: .........

II.

UBICACIÓN:

•

DIRECCION: ...............................................................................................................................

•

MANZANA: ....................

•

DISTRITO: ................................ PROVINCIA: ........................................... DEPARTAMENTO:

III.

LOTE: ............... CENTRO POBLADO.................................

CARACTERÍSTICAS DEL INMUEBLE: 1.

DATOS GENERALES:

1.1 MODALIDAD DE ADQUISICION: ......................................................................................... 1.2 FECHA DE ADQUISICION .................................................................................................. 1.3 VALOR DE ADQUISICION: .................................................................................................. 1.4 DOCUMENTO QUE ORIGINA LA ADQUISICION: ............................................................... 1.5 NOTARIA: ........................................................................................................................... 1.6 OTORGANTE/PROPIETARIO: ............................................................................................ 1.7 ESTADO DE TITULO DE PROPIEDAD:..............................................................................

2.

TERRENO:

2.1 .............................................................................................................................................. ÁREA DEL TERRENO: ......................................................................................................................... 2.2 ..................................................................................................................................... VALOR DEL TERRENO: ............................................................................................................................. 2.3 FECHA DE ADQUISICION ..................................................................................................... 2.4 TIPO DEL TERRENO:

Urbano ( )

Rural ( )

2.5 FORMA:

Regular ( )

Irregular ( )

2.6 OBSERVACIÓN: ..........................................................................................................................

2.7

CERCO PERIMÉTRICO: Si ( ) No:

()

Medidas: ..........................

2.8

MEDIDAS Y COLIDANCIAS:

FRENTE: ......... MI. Av./Calle ..................................................................................... DERECHA: ....... MI. Av./Calle ................................................................................... IZQUIERDA:....................... MI. Av./Calle.................................................................................... FONDO: ............................. MI. Av./Calle .................................................................................... 2.9 VALOR ARANCELARIO POR m2:

MES

ANO

Ministerio

Unidad de Gestión Educativa

de Educación

Local N501

Área de Administración

Equipo de Patrimonio

"ANO DE1 BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

2.10 DISPONIBILIDAD: • • 3.

Libre: Si: ( ) Ocupado: Por particulares: ( ) Por educadores: ( )

No: ( ) Por otro sector: (

EDIFICACIÓN: 3.1 TIPO DE MATERIAL PREDOMINANTE: Concreto, ladrillo, acero y otros materiales equivalentes (especificar) . Adobe, madera, quincha y otros materiales equivalentes (especificar) 3.2 NÚMERO DE PISOS O NIVELES:............................................................... 3.4 ESTADO DE CONSERVACION: Bueno: ( )

Regular: ( )

Malo: ( )

3.5 UBICACIÓN GEOGRAFICA: .............................................. 3.6 ÁREA CONSTRUIDA: 3.7 VALOR DE LA CONSTRUCCIÓN: ................................................................................................. S/ 3.8 ÁREA LIBRE: ................................................................................................. ................................................................................................. 3.9 VALOR EN LIBROS: S/ 3.10 VIDA UTIL APROX. (Desde la fecha de adquisición): ................................................................................................. 4.

SITUACIÓN LEGAL: 4.1 RR.PP: Inscrito: Si: ( 4.2 FECHA: ................................

) No: (

............................... m2

)

4.3

FICHA REGISTRAL: ...........

4.4 4.5

ASIENTO: ............................................. PARTIDA REGISTRAL: ....

4.6

PARTIDA ELECTRÓNICA:

4.7 4.8

OFICINA REGISTRAL: MARGESI DE BIENES: .............................................

Inscrito: Si: (

)

No: ( )

4.9

EN LITIGIO:

Inscrito: Si: (

)

No: ( )

Inscrito: Si: (

)

No: ( )

4.10 SBN:

............................... m2

FECHA: ...................................

FECHA: ...................................

4.11 COGIGO DE SINABIP: ........ 4.12 DECLARACIÓN DE AUTOVALÚO N°: .............

IV.

OPINION DE LA COMISION DE INVENTARIO

FECHA: ...................................

m

Ministerio

Unidad de Gestión Educativa

de Educación

Local N?01

Área de Administración

Equipo de Patrimonio

"ANO DE1 BUEN SERVICIO AL CIUDADANO

V. TOMAS FOTOGRAFICAS:

VI. OBSERVACIONES:

VII. FUNCIONARIOS RESPONSABLES:

FIRMA Y SELLO DIRECTOR(A) DE LA IIEE

SUBCOMISION DE INVENTARIO