Guia De Manejo De Varios Proyectos

d Parte

Uso n De características s Avanzadas de Project

s

d Lección 14

Manejo n de varios proyectos s de trabajo de recursos s En esta lección aprenderá a:  Insertar archivos de Project en otros archivos de proyectos  Compartir recursos en un fondo de recursos

Duración estimada: 35 minutos

Al gestionar vanos proyectos, puede resultar difícil ver la relación de los mismos entre si y la utilización de los recursos en conjunto. En ocasiones, puede resultar útil combinar los proyectos individuales para ver como están relacionados entre sí y para ver si existen sobreasignaciones de recursos. Con un proyecto largo y complejo, puede

resultar difícil localizar cierta in formación o centrarse en áreas especificas del proyecto. En este caso, podría resultar útil dividir el proyecto en componentes más pequeños y combinarlos de nuevo cuando sea necesario para tener una visión general. En Microsoft Project 98, puede combinar proyectos para obtener una imagen global. Al insertar un proyecto dentro de otro, se puede obtener una visión global de lodos los proyectos o componentes de un proyecto en un lugar único. En el archivo que contiene los archivos insertados, puede ver sólo los detalles que necesite. También es posible compartir recursos de una fuente común entre archivos de proyecto. Esta fuente contiene toda la información de recursos, incluyendo costos y calendarios. Cuando se producen modificaciones, la información sólo necesita ser actualizada en la fuente común. Entonces pueden realizarse todas las asignaciones y ver las utilizaciones sin tener que conmutar entre los archivos.

Inicio de la lección Inicie Microsoft Project. Cn la carpeta Prácticas Project PAP, abra el archivo Global. Guarde el archivo como Todos los proyectos sin línea de base en la car-1 peta Prácticas Project PAP. En la carpeta Prácticas Project PAP, abra el archivo Plan. Guarde el archivo como Plan Reubícación sin línea de base en la cárpela Prácticas Project PAP y luego cierre el archivo. En la carpeta Prácticas Project PAP, abra el archivo Remodelación.

Guarde el archivo como Remodelació n Reubicación sin línea de base en la carpeta Prácticas Project PAP y luego cierre el archivo. En la carpeta Prácticas Project PAP, abra el archivo Traslado. Guarde el archivo como Traslado Reubicación sin línea de base en la carpeta Prácticas Project PAP y luego cierre el archivo.

Consolidación de proyectos Cuando está supervisando varios proyectos, puede crear un archivo de proyecto, llamado proyecto consolidado, que contenga archivos de proyecto insertados. Un proyecto consolidado ofrece una visión más amplia de los proyectos que están bajo su control, ofreciendo tantos o tan pocos detalles como sea necesario. Los archivos insertados de Project están vinculados por omisión a su archivo de proyecto original. Los cambios realizados en el proyecto insertado dentro del proyecto consolidado se realizan automáticamente en el archivo original. De forma similar, los cambios realizados en el archivo original son realizados automáticamente en el archivo insertado dentro del proyecto consolidado. Si el vínculo no es necesario, puede ser eliminado archivo por archivo. Por ejemplo, si se está creando un proyecto consolidado para realizar análisis de hipótesis (que pasa si), el vínculo puede ser eliminado para que los cambios no afecten al archivo original.

Inserción de proyectos en un proyecto existente Podemos insertar un archivo de proyecto en un archivo de proyecto existente o en un nuevo archivo de proyecto creado especialmente para ver todos los proyectos que se encuentran bajo su supervisión. Cuando inserta un proyecto dentro de otro archivo de proyecto, el archivo

insertado es mostrado como una tarea dentro del archivo de proyecto. Un archivo insertado puede ser vinculado con su archivo original o definido como de sólo lectura para que los cambios realizado s en el archivo insertado no afecten al archivo original. Las subtareas de un archivo insertado pueden ser mostradas u ocultadas.

Inserción de archivos de proyectos En este ejercicio, insertará los archivos de las fases del proyecto de reubicación dentro del archivo global Todos los proyectos. Compruebe que tiene abierto el archivo Todos los proyectos. Seleccione la tarea 4, Descripción de los trabajos En el menú Insertar, pulse Proyecto. Se abre el cuadro de diálogo Insertar proyecto. 4. En el cuadro Buscar en, compruebe que el contenido es Prácticas Project PAP, pulse Traslado Reubicación, y entonces pulse Insertar. El archivo Traslado Reubicación es insertado encima de la tarea descripción de los trabajos como una tarea de resumen. En el menú Insertar, pulse Proyecto. Pulse Remodelación Reubicación y pulse mko. El archivo Remodelación Reubicación es insertado como una tarea de resumen encima de la tarea de resumen Traslado Reubicación. En el menú Insertar, pulse Proyecto.

Pulse Plan Reubicación y pulse intro. El archivo Plan Reubicación es insertado como una tarea de resumen sobre la tarea de resumen Remodelación Reubicación,

Creación de una jerarquía En este ejercicio, aplicará sangría a los archivos de proyecto insertados bajo Use los números de identificación de tarcas para seleccionar las tareas de la 4 a la 6. En la barra de herramientas Formato, pulse el botón Aplicar sangría. Los archivos de proyecto insertados son mostrados como subtareas de la tarea «Reubicación oficinas centrales». 3. Guarde el archivo s>ir¡ linca de base.

Visualizaron de un proyecto consolidado Mostrar subtareas 1.

Pulse el signo más (+) situado junto a la tarea 4, Plan Reubicación.

Se muestran las larcas de la larca de resumen Plan Reubicación. Pulse el signo de esquema menos (-) situado ¡unto a la tarea 4, Plan Reubicación. Se ocultan ¡as subtareas de la tarea de resumen Plan Reubicación. 3. F.n la barra de herramientas Estándar, pulse Guardar y luego pulse Aceptar todas las veces necesarias. 4. Cierre el archivo.

Uso de un fondo de recursos Al trabajar con varios proyectos distintos, los proyectos pueden estar compartiendo parte o todos los recursos de que disponen. En estos casos, puede haber sobreasignaciones entre proyectos que no son identificadas hasta que tienen lugar las tareas solapadas. Para ayudar a eliminar conflictos de recursos entre varios proyectos, puede coordinar

los recursos usando un fondo de recursos. Un fondo de recursos es un conjunto de recursos disponible para su asignación a un proyecto. Un fondo de recursos puede ser usado exclusivamente por un proyecto o compartido entre varios proyectos. Cuando se comparten recursos de un fondo común, los conflictos de programación de un recurso pueden identificarse inmediatamente. Una hoja de recursos es un fondo de recursos usado por uno o varios proyectos. Hay dos métodos para crear un fondo de recursos: 1) Crear un nuevo archivo de proyecto que sólo contenga información de recursos sin tareas, o 2) Designar como fondo un archivo de proyecto existente. En cualquier caso, se puede hacer que otros proyectos usen el fondo de recursos para sus asignaciones de recursos. A medida que se van realizando cambios en las asig naciones de recursos de los proyectos que comparten el fondo, éste necesita ser actualizado. Al actualizar el fondo, se dispone de la información más reciente para los proyectos que comparten los recursos del fondo. Al abrir el fondo de recursos o los archivos de proyecto que comparten el fondo de recursos, se abre un cuadro de diálogo con varias opciones. Por ejemplo, cuando se abre el fondo de recursos y hay como mínimo un archivo I de proyecto que comparte el fondo, se abre el cuadro de diálogo Abrir el fondo de recursos. Las opciones consisten en abrir el fondo en modo sólo I lectura, abrirlo para lectura-escritura o abrir el fondo y todos los archivos de proyecto que lo comparten. Al abrir el fondo en sólo lectura permite que otros usuarios trabajen con el fondo. Al abrir el fondo para lectura-escritura,

' bloquea el acceso al fondo por

parte de oíros usuarios. Una vez definido un fondo, sólo debe abrirse para lectura-escritura cuando sea necesario actualizar nombres, costos e información de calendario de los recursos. El cuadro ] de diálogo Abrir la

información del fondo de recursos muestra opciones similares cuando se abre un archivo de proyecto que comparte el fondo. Cuando se realiza cualquier modificación en un archivo de proyecto que comparte un fondo de recursos, el fondo debe ser actualizado con dichos cambios. Los cambios son actualizados señalando Recursos en el menú Herramientas y pulsando a continuación Actualizar fondo de recursos. Cuando guarda o cierra un archivo, se le indica sí desea actualizar el fondo, en caso de que no lo haya hecho. Al trabajar en un archivo de proyecto que comparte un fondo, la información de recursos puede ser actualizada en el archivo a partir del fondo señalando Recursos en el menú Herramientas y pulsando a continuación Renovar fondo de recursos.

Compartición de un fondo de recursos En este ejercicio, creará un vínculo entre un archivo de fondo de recursos independiente y un archivo de proyecto. En la carpeta Prácticas Project PAP, abra el archivo Fondo. Guarde el archivo como Fondo de recursos en la carpeta Prácticas Pro jccl PAP. En la carpeta Prácticas Project PAP, abra el archivo Traslado reubicación. En la Barra de vistas, pulse la flecha hacia abajo hasta mostrar el icono Hoja de recursos y a continuación pulse el icono Hoja de recursos. La Hoja de recursos del archivo Traslado reubicación está en blanco. En este archivo no se ha introducido ningún recurso.

En el menú Herramientas, señale Recursos, y luego pulse Compartir re cursos. Pulse la flecha abajo del cuadro Utilizar recursos de y luego pulse Fondo. En el área En caso de conflicto con la información de recursos o calen darios, compruebe que tiene seleccionada la opción El fondo de recur sos tiene prioridad.

Verificación de los vínculos con el fondo Cuando un fondo de recursos es compartido entre varios proyectos, puede resultar útil saber cuáles son los archivos que están utilizando el fondo. En este ejercicio, irá al fondo de recursos y comprobará el vínculo con el archivo Plan reubicación. En el menú Ventana, pulse Fondo de recursos. Se muestra el archivo Fondo de recursos. En el menú Herramientas, señale Recursos y a continuación pulse Com partir recursos. Se abre el cuadro de diálogo Compartir recursos, presentando un aspecto distinto del mostrado en el ejercicio anterior. El cuadro Vínculos para compartir contiene el archivo Traslado reubicación.

5.

Guarde el archivo Traslado reubicacíón sin línea de base y a contii:

ción ciérrelo.

Resolución de sobreasignaciones de recursos en un fondo de recursos

Una vez que se comparte un fondo de recursos y que realizan las asignaciones de recursos correspondientes en los archivos de proyecto individuales, es necesario comprobar el fondo de recursos para ver si presenta sobreasignaciones. La resolución de sobreasignacion.es en los recursos compartidos en un fondo de recursos es similar a la resolu ción de sobrcLisitiiiacioncs cuando los recursos son utilizados en un proyecto individual. Al abrir el fondo de recursos o un archivo de proyecto que comparte el fondo de recursos, debe seleccionarse la opción Abrir el fondo de recursos y todos los demás archivos que comparten para ver todas ias tareas de todos los proyectos que comparten los mismos

recursos. Esta opción activa todas las tareas y asignaciones de recursos cuando se usa la vista Asignación de recursos.