Guia De Estudio Mecanografia

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA GERENCIA GENERAL INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL GERENCIA DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA. UNIDAD DE APOYO TÉCNICO

GUÍA

TÉCNICAS

DE

MECANOGRÁFICAS

Nivel: Formación Básica

Venezuela, 2002

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA GERENCIA GENERAL INCE FALCON ASOCIACIÓN CIVIL GERENCIA DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA. UNIDAD DE APOYO TÉCNICO

TÉCNICAS

MECANOGRÁFICAS

Nivel: Formación Básica Modo: Habilitación

Falcón, Mayo 2002

Elaborado por: Lic. María Eugenia Figueroa

Especialistas en Contenido: Prof. Lilia Riera

Coordinación: Lic. William Sánchez

Supervisión Técnica División de Recursos para el Aprendizaje

Coordinación General Gerencia General de Formación Profesional

Copyright INCE 2002

TABLA DE CONTENIDO Pág. Qué es INCE

5

Presentación

6

INTRODUCCIÓN

7 8

Objetivo general Técnicas Básicas para mecanografiar Bibliografía

¿QUÉ ES EL INCE?

9 22

El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio de Educación, creado por Ley el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960 de acuerdo con Decreto publicado en la Gaceta Oficial No. 34563 de fecha 28 de Septiembre, se reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y de acuerdo a los intereses del País y al proceso de reconversión industrial. El INCE es el ente Rector

de la Formación Profesional en

Venezuela, razón por la cual su acción ha estado dirigida a la formación y capacitación de la fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores

productivos y con las

políticas

y

de

desarrollo

económico

social

del

estado

venezolano. El Instituto tiene como Misión: “ Lograr bajo tutela del Estado

y

con

la

colaboración

de

los

patronos

y

trabajadores de los sectores productivos de bienes y servicios, continua

una de

la

eficiente fuerza

formación laboral,

y

capacitación

complementando

la

educación recibida en el sistema formal”. 5

PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Esta guía es el resultado del esfuerzo de un trabajo arduo con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado. El contenido se justa a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del oficio;

pero desearíamos que,

además, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su área laboral y en un ser humano modelo.

6

INTRODUCCIÓN

Las máquinas de escribir fueron, después del ábaco y otros ingenios para el cálculo, elementos fundamentales en el proceso de mecanización del trabajo de oficina. Sin embargo, el uso de la máquina de escribir no adquirió desarrollo e implantación extensa hasta las dos últimas décadas del siglo XIX. Desde entonces, la

mecanografía se ha convertido en

una técnica imprescindible para el trabajo de oficina. La mecanógrafa debe dominar esta técnica a la perfección para el desempeño de su trabajo, rápido y pulcro. Además debe conocer

muy

bien

todo

tipo

de

máquina

de

escribir

familiriarizandose con su uso. La máquina de escribir resulta muy importante debido a que la mayor parte de los documentos con los que se trabaja en la oficina, internas,

ya sea correspondencia comercial, notas

contratos

o

planes

de

trabajo

se

escriben

mecanográficamente.

7

Suministrar

OBJETIVO

GENERAL

información

tecnológica

sobre

las

técnicas mecanográficas, con la finalidad de que sean aplicadas en la ejecución de las tareas relacionadas con el oficio.

8

Técnicas Básicas para mecanografiar. Para obtener un buen trabajo mecanográfico se requiere: Organización del escritorio: La organización es fundamental para la eficiencia al trabajar,

debido

a que facilita la ejecución de

movimientos adecuados al escribir. Por lo tanto antes de

comenzar

a

trabajar

ordene

su

escritorio

cuidadosamente como sigue: 1. Mantenga la mesa despejada de artículos innecesarios. 2. Coloque el libro a la derecha de la máquina. 3. Coloque el papel a la izquierda de la máquina. 4. Coloque otros artículos que necesite en sitios accesibles y manténgalos siempre en el mismo lugar.

Posición correcta del cuerpo: La posición correcta es una técnica a la cual se debe dar cuidadosa atención. Al sentarse correctamente frente a la máquina de escribir, se disminuye la rigidez de los 9

músculos. Como consecuencia, se escribe con mayor rapidez y exactitud y se reduce considerablemente la fatiga.  Siéntese cómodamente en la silla, de manera que los músculos queden laxos. Incline ligeramente la cabeza y los hombros hacia delante y acerque el tronco al respaldo inferior de la silla.  Descanse los pies firmemente en el piso y adelante un poco el derecho o izquierdo para mantener mejor el equilibrio.  Deje caer los brazos a lo largo de su cuerpo para mantenerlos flojos y sin tensión.  Levántelos y coloque los dedos sobre las teclas guías (ASDEF-JKLÑ), de manera que el dorso de las manos quede paralelo a la inclinación del teclado.  Mantenga los codos en posición natural cerca del cuerpo y los dedos curvos sobre las teclas guías, sin hacer presión sobre ellas.

10

Posición correcta para mecanografiar

Cómo insertar el papel: Colocar el papel perfectamente alineado de manera que la orilla superior quede a igual distancia horizontal de la 11

escala, en ambos lados. El filo izquierdo del papel deberá quedar siempre a cero de la escala, para el fácil centramiento de títulos, capítulos, etc; factor muy importante para la buena presentación de los trabajos.

Cómo preparar la máquina para escribir.

1.- Coloque la guía lateral en 0, o donde corresponda en su máquina. 2.- Coloque el regulador de espacios entre renglones en 1, 2 ó 3, según se vaya a escribir a espacio sencillo, doble o triple. 3.- Fije los topes marginales de acuerdo con la extensión de la línea de escritura a usarse. 4.- Liberte todos los topes del tabulador. 5.- Fije el primer tope del tabulador para sangrar los párrafos 5 espacios. 6.- Mueva hacia arriba o hacia usted la barra sujetadora del papel. 7.- Inserte el papel en la máquina. 8.- Nivele el papel. 9.- Coloque la barra sujetadora del papel en su sitio. 10.- Lleve el papel al sitio donde se va a empezar a escribir. 12

Fijar topes marginales:

En las máquinas de escribir, los topes marginales pueden estar localizados detrás

de la plancha sostenedora del

papel, a ambos lados del carro o en la escala indicadora de la posición del carro. Estos topes se usan para marcar los límites de la línea de escritura. Se fijan de acuerdo con el mecanismo de la máquina. Mueva el carro hasta que el indicador del punto

de

escritura

marque el punto en la escala

donde

debe

colocarse el tope marginal izquierdo. Fíjelo de acuerdo con el mecanismo de su máquina. Para fijar el tope marginal derecho, proceda en la misma forma. Fijar los retenes marginales de manera que la carta quede en el centro del papel, con espacios en blanco iguales a ambos lados. Colocar el primer tope del tabulador para la sangría o espacio que debe dejarse al principio de cada párrafo; y el segundo

tope

para

comenzar

la

fecha,

despedida,

antifirma. 13

Uso del teclado Diagrama para memorizar el teclado. Teclas guías: Coloque invariablemente los dedos de la mano izquierda sobre las letras “A”, “S”, “D”, “F” y la mano derecha sobre las letras “J”, “K”, “L”, “Ñ” consérvese esta posición para que sirva de guía a los demás dedos cuando se vaya a trabajar con los alcances. Por regla general el dedo pulgar de la mano derecha es el que se usa para golpear la barra espaciadora. Golpee las teclas en el mismo centro, con la punta de los dedos y con un movimiento rápido y firme retirando el dedo inmediatamente. El movimiento debe ser de los dedos; la muñeca y las manos se mueven lo menos posible. Teclas de alcances: Para realizar los alcances se debe colocar los dedos siempre sobre las teclas guías y de ahí se mueven hacia arriba y hacia abajo según las teclas que se vayan a usar. Al hacer el alcance a las teclas de abajo, los dedos se mueven diagonalmente, según la inclinación natural del teclado. También se mueven diagonalmente al hacer el alcance a las teclas de arriba.

14

En cada una de las hileras del teclado, al dedo índice de cada mano le corresponde golpear dos teclas. Ejemplo del uso del teclado:

15

Centrado de título: Cuando se usa papel estándar de 8½ x 11 pulgadas (21.5 x 28 cms.), el centro del papel en una máquina tipo pica es 43, en la máquina tipo élite es de 51. 

Mueva el carro al centro del papel, de manera que el

indicador marque 43 ó 51, según el tipo de su máquina. Ejemplo de centrado de título: Una hoja de papel estándar y sus dimensiones 8½ ó 102 espacios 10 esp. Pica =

1 pulgada

12 esp. Elite =

1 pulgada

11´´ =

66 espacios

Alineación del papel: Para aprender alinear se necesita observar la línea escrita y la distancia que hay entre el borde superior de la escala de alineación y la base de las letras. 16

La posición de las letras en relación con las rayitas verticales de la escala de alineación. Use como base para esta observación la letra i o la letra l. Retire el papel de su máquina.

Inserte el papel nuevamente en la máquina.

Desconecte la palanca libertadora del papel para que usted pueda mover éste de un lado a otro hasta encontrar la posición correcta de las letras con relación

a las

rayitas verticales de la escala de alineación. Tan pronto lo haya conseguido fije la palanca libertadora del papel.

Mueva el cilindro hasta que usted logre colocar el papel, de manera que la distancia entre el borde superior de la escala de alineación y la base de las letras sea exactamente igual a la que usted observó antes de retirar el papel. Suelte es espaciador variable para que vuelva a su posición natural. Una vez alineado el papel, escriba de nuevo la oración encima de la que escribió al empezar este ejercicio, estas deben

coincidir

exactamente,

sino

debe

repetir

nuevamente. 17

Modelo de alineación del papel

Cómo hacer tablas: Medidas para hacer tablas: 6 espacios de línea equivalen a veinticinco milímetros, medidos verticalmente. 10 espacios de tipo pica equivalen a 2½ centímetros, medidos horizontalmente. 12 espacios de tipo élite equivalen a

2½ centímetros,

medidos horizontalmente. Una hoja de papel de 21 x 27 cm contiene 85 espacios de tipo pica en una línea horizontal. Una hoja de papel de 21 x 27 cm contiene 66 espacios de línea verticalmente. 18

Distribución de las tablas:

Las tablas normalmente constan de tres partes: un título, los encabezados de las columnas, y el espacio (que se deja al lado izquierdo de cada encabezado), el cual es equivalente a una columna al planear la distribución. Alinee las palabras a la izquierda y los números a la derecha. Centre el título de las columnas, sacando el centro después de contar los espacios que ocupa la línea más larga que irá dentro de cada columna. Espacios verticales:

Deje tres líneas de espacio entre el título y el subtítulo, si es que lo hay, o entre el título y los encabezados de las columnas. Deje dos líneas de espacio entre el subtítulo y los encabezados de las columnas, y dos líneas de espacio entre los encabezados de las columnas y las partidas que irán en ellas. Por lo tanto, una tabla que tenga subtítulo tendrá diez líneas de espacio, además de las que ocuparán las partidas que se enumerarán. Si la tabla es muy corta, haga a doble espacio el contenido de la misma para darle a la página una apariencia equilibrada. 19

Encabezados de las tablas: Centre los títulos y subtítulos de las tablas en la misma forma que centraría cualquier otro encabezado. Fijar tabuladores a las tablas:

Fije

el

margen

izquierdo

en

el

lugar

que

haya

multiplicado el número de espacios que vaya a dejar en cada columna. Este es el punto donde comenzará la columna de la izquierda. Cuente cada una de las letras de la línea más larga de la columna y

los espacios de separación que desee y

después fije el tabulador donde empezará la siguiente columna. Empezando en el punto donde se colocó el primer tabulador, cuente un espacio para cada uno de los caracteres de la línea más larga de la segunda columna y para los espacios que desee para separar ésta, y fije el tabulador donde empezará la siguiente columna. Siga el mismo procedimiento hasta que haya fijado todos los tabuladores que necesitará al principio de cada columna.

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Ejemplo de tablas mostrando la alineación y espacios correctos Clasificación de Accionistas Accionistas

Porcentaje

Acciones poseídas

Porcentaje

Mujeres

31.402

41.60

2.254.582

24.07

Hombres

23.285

30.84

2.161.751

23.08

Fiduciarios

14.658

19.42

1.488.444

15.89

Ctas. conjuntas

3.024

4.00

96.898

1.03

Instituciones

1.164

1.54

230.773

2.46

Corporaciones y sociedades

829

1.10

237.124

2.53

Nominales

511

0.68

319.731

24.77

Agentes

266

0.35

2.319.731

3.16

Compañías aseguradoras

233

0.31

295.987

2.19

Sociedades de inversionistas

118

0.16

204.729

0.82

9.366.478

100.00

75.490

100.00

BIBLIOGRAFÍA

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Enciclopedia de la Secretaria. Tomo II. Océano Grupo Editorial. INCE.

Secretariado.

Mecanografía.

Formación

Comercial.

1975. Caracas Venezuela. Lillian, Doris y Besse, May Miller. Manual completo de la Secretaria. Editorial continental. S.A., México. Secretaria

Ejecutiva. Tomo 1 y 2.

Cultural de Ediciones.

Edición 1998. Madrid España. Técnicas

Mecanográficas

Modernas.

Cuarta

Edición.

McGRAW-HILL/INTERAMERICANA DE MÉXICO, S.A. Obregón, Carlos. Mecanografía al tacto. Editorial Trillas. Uribe, Ardila. Secretariado Comercial. Segunda Edición. Colección Bolivariana.

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