Ghidul Oecd

GHIDUL OECD PENTRU REZOLVAREA CONFLICTULUI DE INTERESE ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ

PREFAŢĂ Preocuparea în creştere a publicului 1. Misiunea fundamentală a guvernelor şi a instituţiilor publice este aceea de a servi interesul public. Cetăţenii doresc ca funcţionarii publici să-şi facă datoria în mod cinstit, corect şi imparţial. Din ce în ce mai mult se cere ca guvernele să ia măsuri pentru ca funcţionarii publici să nu permită compromiterea procesului de luare a deciziilor oficiale şi de administraţie publică din cauza intereselor şi relaţiilor lor personale. În condiţiile în care pretenţiile societăţii sunt din ce în ce mai mari, conflictul de interese tratat în mod necorespunzător de către funcţionarii publici pot slăbi încrederea cetăţenilor în instituţiile publice. 2. Conflictele de interese atât din sectorul public cât şi din cel privat au devenit un motiv major de preocupare în întreaga lume. În sectorul guvernamental şi în cel public, conflictele de interese sunt de multă vreme obiectul unei politici specifice; abordările legislative şi administrative au avut scopul de a susţine integritatea şi luarea deciziilor în mod dezinteresat în instituţiile guvernamentale şi publice. Şi în sectorul privat există de mult preocupări legate de integritatea în afaceri şi în mod special de protejarea intereselor acţionarilor şi a marelui public. Recentele scandaluri au atras atenţia asupra importanţei evitării conflictelor de interese care pot deveni o problemă atunci când, de exemplu, un funcţionar public pleacă din serviciul public pentru a se angaja în sectorul privat sau la un ONG sau când o firmă de contabilitate oferă atât servicii de auditare cât şi servicii de consultanţă aceluiaşi client sau o agenţie de reglementare se aliniază prea mult la interesele societăţilor comerciale pe care are datoria să le supravegheze. 3. Au apărut forme noi de relaţii între sectorul public şi sectoarele comerciale şi non-profit, care dau naştere de exemplu unor forme de colaborare din ce în ce mai strânse cum ar fi parteneriatele public/privat, auto-reglementarea, schimburi de personal şi sponsorizări. De asemenea, au apărut forme noi de activitate în sectorul public care ar putea duce la apariţia unor schimbări în obligaţiile şi loialităţile tradiţionale ale angajaţilor. Prin urmare, în mod evident există un potenţial în creştere de forme noi de conflict de interese care implică interesele personale şi obligaţiile publice ale persoanei oficiale respective iar creşterea preocupării publicului a exercitat presiune asupra guvernelor ca acestea să ia măsuri pentru a nu fi compromisă corectitudinea procesului de luare a deciziilor oficiale. 4. Deşi un conflict de interese nu înseamnă ipso facto corupţie, există o recunoaştere din ce în ce mai largă a faptului că apariţia unor conflicte între interesele personale şi obligaţiile publice ale funcţionarilor publici, dacă nu este tratată corespunzător, poate duce la corupţie. Obiectivul unei politici adecvate privind conflictul de interese nu constă în simpla interzicere a tuturor intereselor de natură privată ale funcţionarilor publici, chiar dacă o asemenea metodă ar fi posibilă. Obiectivul imediat ar trebui să fie acela de a susţine corectitudinea deciziilor politice şi administrative oficiale şi a administraţiei publice în general, recunoscând faptul că un conflict de interese nesoluţionat poate duce la un abuz în serviciu.

© OECD, June 2003 All rights reserved

1

5. Acest obiectiv poate fi în general atins dacă organismele publice au la dispoziţie şi pun în practică standarde politice corespunzătoare în vederea promovării corectitudinii, metode eficiente pentru identificarea riscurilor şi soluţionarea apariţiei unor conflicte de interese, mecanisme interne şi externe adecvate de tragere la răspundere şi metode administrative – inclusiv sancţiuni – prin care să se asigure că funcţionarii publici răspund personal pentru respectarea literii şi spiritului acestor standarde. 6. În general, metodele diferite de tratare a conflictului de interese care au fost adoptate de statele membre au reflectat diversele lor tradiţii istorice, juridice şi administrative. Măsurile instituţionale cum ar fi inspecţia şi verificarea externă sau alte metode de supraveghere internă au rolul lor în tratarea situaţiilor de acest gen. Există şi alte măsuri eficiente, cum ar fi publicare în parte sau în totalitate a intereselor declarate şi/sau dezvoltarea unui culturi administrative puternice care să susţină corectitudinea. TRATAREA CONFLICTULUI DE INTERESE 7. În condiţiile unui mediu al sectorului public în schimbare rapidă, conflictul de interese reprezintă întotdeauna un motiv de îngrijorare. Încercarea de a controla prea strict exercitarea intereselor personale poate intra în conflict cu alte drepturi sau poate fi imposibilă sau contra-productivă în practică sau poate determina unele persoane să nu mai dorească să ocupe o funcţie publică deloc. Prin urmare, o politică modernă cu privire la conflictul de interese trebuie să caute să ajungă la un echilibru, prin identificarea riscurilor legate de corectitudinea organizaţiilor publice şi a funcţionarilor publici, interzicerea formelor inacceptabile de conflict de interese, tratarea corespunzătoare a situaţiilor de acest gen, informarea organizaţiilor publice şi a persoanelor oficiale cu privire la apariţia unor asemenea conflicte de interese, asigurarea introducerii unor proceduri eficiente pentru identificarea, declararea, rezolvarea şi promovarea soluţiei adecvate pentru situaţiile de conflict de interese. Obiectivele Ghidului 8. Scopul principal al Ghidului este acela de a ajuta statele membre, la nivel guvernamental central, să evalueze politica şi practica actuală privind conflictul de interese în relaţie cu oficialităţile publice – inclusiv funcţionarii publici, salariaţii şi cei care deţin diverse funcţii în sectorul public – care lucrează în administraţia publică naţională. Indicaţiile Ghidului pot fi utilizate şi de alte ramuri ale guvernului, la nivelul inferior celui naţional, precum şi de firmele cu capital de stat. 9. In mod specific, Ghidul reflectă politicile şi practicile care s-au dovedit eficiente în ţările OECD şi are următoarele obiective: •

Asistarea instituţiilor şi agenţiilor guvernamentale în vederea elaborării unei politici privind conflictul de interese care să asigure încrederea publicului în corectitudinea lor şi corectitudinea funcţionarilor publici şi a procesului de luare a deciziilor.

•

Crearea unui cadru practic de referinţă pentru analizarea soluţiilor existente şi a mecanismelor de modernizare aliniate la bunele practici din ţările OECD.

•

Promovarea unei culturi a funcţiei publice în care conflictele de interese să fie identificate şi rezolvate sau tratate corect, în mod transparent şi la timp, fără a afecta nejustificat eficienţa şi competenţa organizaţiilor publice respective.

•

Susţinerea parteneriatelor dintre sectorul public şi sectoarele comerciale şi non-profit, conform unor standarde publice clare care să definească responsabilităţile părţilor pentru corectitudine.

2

Definirea unui “conflict de interese” 10. De-a lungul timpului, au existat numeroase modalităţi diferite de a defini termenul de ‘conflict de interese’. Cum toţi funcţionarii publici au interese legitime datorită calităţii lor de cetăţeni privaţi, conflictele de interese nu pot fi pur şi simplu evitate sau interzise şi trebuie să fie definite, identificate şi rezolvate. Prezentul Ghid adoptă o definiţie care este în mod deliberat simplă şi practică pentru a ajuta la identificarea şi rezolvarea eficientă a situaţiilor conflictuale, după cum urmează: Un ‘conflict de interese’ implică un conflict între datoria faţă de public şi interesele personale ale unui funcţionar public, în care funcţionarul public are interese, în calitatea sa de persoană privată, care ar putea influenţa necorespunzător îndeplinirea obligaţiilor şi responsabilităţilor oficiale. 11. Definit în acest fel, ‘conflictul de interese’ are acelaşi înţeles cu ‘conflictul real de interese’. O situaţie de conflict de interese poate astfel fi actuală sau poate să fi existat cândva în trecut. 12. Prin contrast, se poate spune că există un conflict de interese aparent atunci când se pare că interesele unui funcţionar public ar putea influenţa în mod necorespunzător îndeplinirea sarcinilor dar în realitate situaţia nu este aşa. Un conflict potenţial apare atunci când un funcţionar public are interese personale care sunt de o asemenea natură încât s-ar produce un conflict de interese dacă funcţionarul ar avea atribuţii oficiale în acea privinţă (conflictuale) în viitor. 13. În cazul în care un interes personal a compromis în fapt îndeplinirea corectă a sarcinilor unui funcţionar public, situaţia specifică respectivă trebuie privită mai degrabă ca un caz de comportament necorespunzător sau ‘abuz în serviciu’ sau chiar ca un caz de corupţie şi nu ca un ‘conflict de interese’. 14. In această definiţie, ‘interesele personale’ nu se limitează la interesele financiare sau pecuniare sau la acele interese care generează un beneficiu personal direct pentru funcţionarul public. Un conflict de interese se poate referi la o activitate care altfel poate fi legitimă în calitate de persoană privată, la afiliaţii şi asocieri personale şi la interese de familie dacă aceste interese pot fi considerate în mod plauzibil ca putând influenţa necorespunzător modul în care funcţionarul îşi îndeplineşte sarcinile. Un caz special îl constituie problema alegerii unui alt loc de muncă de către un funcţionar public: negocierea viitorului loc de muncă de către un funcţionar public înainte de a renunţa la funcţia publică este în mare măsură considerată drept o situaţie de conflict de interese. 15. Definite în acest fel, conflictele de interese reprezintă obiectivul de bază al prezentului Ghid întrucât, dacă nu sunt tratate sau rezolvate în mod adecvat, ele pot submina funcţionarea corespunzătoare a guvernelor democratice prin: •

O mai slabă aderare a funcţionarilor publici la idealurile de legitimitate, imparţialitate şi corectitudine în procesul de luare a deciziilor publice şi

•

Afectarea statului de drept, a dezvoltării şi aplicării politicii, a funcţionării pieţelor şi a alocării resurselor publice.

Principiile de bază pentru tratarea conflictelor de interese 16. În interesul păstrării încrederii cetăţenilor în instituţiile publice, Ghidul reflectă faptul că funcţionarii publici trebuie să respecte în special următoarele principii fundamentale în tratarea conflictelor de interese, pentru a promova corectitudinea îndeplinirii sarcinilor şi responsabilităţilor oficiale: © OECD, June 2003 All rights reserved

3

Slujirea interesului public •

Funcţionarii publici trebuie să ia decizii şi să facă recomandări pe baza legislaţiei şi politicii corespunzătoare şi caracteristicilor fiecărui caz, fără să ia în consideraţie câştigul personal (adică să fie “dezinteresaţi”). Corectitudinea procesului de luare a deciziilor oficiale, în special în aplicarea politicii la cazurile individuale, nu trebuie să fie prejudiciată de preferinţele religioase, profesionale, politice de partid, etnice, familiale sau alte preferinţe sau angajamente ale factorului de decizie.

•

Funcţionarii publici trebuie să renunţe sau să restrângă interesele personale care ar putea compromite deciziile oficiale la care participă. Dacă acest lucru nu este posibil, funcţionarul public trebuie să nu se implice în luarea deciziilor oficiale care ar putea fi afectate de interesele şi relaţiile lor personale.

•

Funcţionarii publici trebuie să evite să se implice ca persoane private în acţiuni din care ar putea obţine un beneficiu incorect datorită ‘informaţiilor din interior’ obţinute în timpul îndeplinirii sarcinilor de serviciu dacă aceste informaţii nu sunt disponibile publicului larg şi trebuie să nu se folosească incorect de poziţia lor şi de resursele guvernamentale în beneficiul personal.

•

Funcţionarii publici nu trebuie să caute să obţină sau să accepte nici un fel de beneficiu incorect în vederea influenţării îndeplinirii sau neîndeplinirii sarcinilor sau responsabilităţilor de serviciu

•

Funcţionarii publici nu trebuie să caute să obţină beneficii incorecte datorită funcţiei publice sau poziţiei oficiale deţinute anterior, inclusiv datorită informaţiilor privilegiate obţinute prin funcţia respectivă, în special atunci când îşi caută un loc de muncă sau o altă funcţie după ce nu mai deţin funcţia publică.

Susţinerea transparenţei şi controlului exercitat de către public •

Funcţionarii publici şi organizaţiile publice trebuie să acţioneze de o manieră care să permită cel mai atent control din partea publicului. Această obligaţie nu este îndeplinită în totalitate prin simpla respectare a literei legii; ea implică şi respectarea unor valori mai largi ale administraţiei publice, cum ar fi lipsa intereselor private, imparţialitatea şi corectitudinea.

•

Funcţionarii publici trebuie să-şi declare interesele personale şi afiliaţiile care ar putea compromite îndeplinirea dezinteresată a îndatoririlor lor publice, pentru a permite un control adecvat şi găsirea unei soluţii.

•

Organizaţiile publice şi funcţionarii publici trebuie să asigure consecvenţa şi un grad corespunzător de deschidere în procesul de rezolvare sau tratare a unei situaţii de conflict de interese.

•

Funcţionarii publici şi organizaţiile publice trebuie să promoveze verificarea modului în care au tratat conflictele de interese, în limitele cadrului legislativ corespunzător.

Promovarea responsabilităţii individuale şi a exemplului personal •

Funcţionarii publici trebuie să acţioneze în orice moment astfel încât integritatea lor să servească drept exemplu pentru alţi funcţionari publici şi pentru cetăţeni.

4

•

Funcţionarii publici trebuie să acepte responsabilitatea pentru modul în care îşi desfăşoară activităţile în calitate de persoane private, în măsura în care este posibil, astfel încât să prevină apariţia unor conflicte de interese la numirea în funcţia publică şi ulterior.

•

Funcţionarii publici trebuie să accepte responsabilitatea pentru identificarea şi rezolvarea conflictelor în beneficiul interesului public atunci când apare un conflict.

•

Funcţionarii publici şi organizaţiile publice trebuie să-şi demonstreze angajamentul de a asigura corectitudinea şi profesionalismul prin aplicarea unei politici şi practici eficiente cu privire la conflictul de interese.

Promovarea unei culturi organizaţionale care să fie intolerantă faţă de conflictul de interese •

Organizaţiile publice trebuie să asigure şi să pună în practică politici, proceduri şi practici adecvate de conducere în mediul de lucru pentru a încuraja controlul şi rezolvarea eficientă a situaţiilor de conflict de interese.

•

Practicile organizaţiilor trebuie să îi încurajeze pe funcţionarii publici să declare problemele legate de conflictele de interese şi să le discute şi trebuie să se prevadă măsuri pentru a proteja aceste informaţii astfel încât ele să nu fie utilizate incorect de către alţii.

•

Organizaţiile publice trebuie să creeze şi să susţină o cultură de comunicare şi dialog deschis cu privire la corectitudine şi promovarea ei.

•

Organizaţiile publice trebuie să ofere îndrumare şi instruire în vederea promovării înţelegerii şi evoluţiei dinamice a regulamentelor şi practicilor recunoscute ale organizaţiei publice şi a aplicării lor în mediul de lucru.

DEZVOLTAREA CADRULUI LEGISLATIV 17. Definirea unei abordări politice privind tratarea conflictelor de interese reprezintă o parte esenţială a contextului politic, administrativ şi cultural al administraţiei publice a unei ţări. Prezentul Ghid nu încearcă să acopere toate situaţiile posibile în care ar putea apărea un conflict de interese, fiind conceput ca o referinţă de politică şi practică generală care este relevantă pentru un context social în schimbare rapidă. Măsurile propuse sunt concepute astfel încât să se consolideze unele pe celelalte pentru a oferi o abordare consecventă şi uniformă a modului de tratare a conflictelor de interese. Funcţiile cheie ale acestei abordări sunt: •

Definirea caracteristicilor generale ale situaţiilor de conflict de interese care pot reprezenta un risc pentru corectitudinea organizaţiei sau persoanei.

•

Identificarea cazurilor specifice de situaţii inacceptabile de conflict de interese.

•

Conducerea şi angajamentul de a aplica politicia privind conflictul de interese.

•

Conştientizarea pentru a susţine conformitatea şi anticiparea zonelor de risc pentru a lua măsuri de prevenire.

•

Declararea corespunzătoare de informaţii corecte şi rezolvarea eficientă a conflictelor.

© OECD, June 2003 All rights reserved

5

•

Parteneriate cu alte grupuri de interese, inclusiv contractori, clienţi, sponsori şi comunitatea.

•

Estimarea şi evaluarea politicii privind conflictul de interese în lumina experienţelor anterioare.

•

Re-elaborarea şi ajustarea politicii şi procedurilor după necesităţi pentru a face faţă situaţiilor în schimbare.

1.1. Identificarea situaţiilor semnificative de conflict de interese 1.1.1. Pregătirea unei prezentări clare şi realiste a acelor condiţii şi relaţii care pot duce la o situaţie de conflict de interese. a) Prezentarea generală a situaţiilor de conflict de interese trebuie să se facă in conformitate cu ideea fundamentală că există situaţii în care interesele şi afiliaţiile personale ale unui un funcţionar public intră sau pot intra în conflict cu îndeplinirea corectă a sarcinilor sale oficiale. Prezentarea trebuie să scoată în evidenţă obiectivul general al politicii – întărirea încrederii publicului în instituţiile guvernamentale. b) Prezentarea trebuie de asemenea să recunoască faptul că, în timp ce unele conflicte de interese pot fi inevitabile în practică, organizaţiile publice au responsabilitatea de a defini acele situaţii şi activităţi specifice care sunt incompatibile cu rolul sau funcţia lor publică deoarece încrederea publicului în corectitudinea, imparţialitatea şi neimplicarea intereselor personale ale funcţionarilor publici care au responsabilităţi oficiale ar putea fi afectată negativ în situaţia în care un conflict rămâne nerezolvat. c) Politica trebuie să dea o serie de exemple de interese personale care pot constitui situaţii de conflict de interese: interese financiare şi economice, datorii şi bunuri, afiliaţii cu organizaţii cu sau fără profit, afiliaţii cu organizaţii politice, sindicale sau profesionale şi alte interese, afaceri şi relaţii ale persoanelor private (cum ar fi obligaţii faţă de grupuri profesionale, comunitare, etnice, familiale sau religioase în calitate personală sau profesională sau relaţii cu oameni care locuiesc în aceeaşi gospodărie). d) Trebuie să se dea exemple mai specifice de conduită şi relaţii inacceptabile pentru acele grupuri care lucrează în zone de risc, cum ar fi interfaţa dintre sectorul privat şi cel public, achiziţii guvernamentale, funcţii de reglementare şi de inspecţie şi contractări guvernamentale. Se va da o atenţie deosebită acelor funcţii care sunt supuse scrutinului public sau atenţiei presei. 1.1.2. Asigurarea susţinerii politicii privind conflictul de interese cu strategii şi practici ale organizaţiilor menite să ajute la identificarea diverselor situaţii de conflict de interese. a) Legile şi codurile, ca surse primare, trebuie să stabilească definiţiile necesare, principiile şi cerinţele de bază ale politicii privind conflictul de interese. b) În plus, ghidurile şi materialele informative precum şi cele care conţin recomandări şi indicaţii trebuie să ofere exemple practice de măsuri concrete care trebuie să fie luate în vederea rezolvării conflictelor de interese, în special în zonele în schimbare rapidă sau “cenuşii”, cum ar fi sponsorizările sectorului privat, programele de privatizare şi înlăturare a reglementărilor, relaţiile cu ONG-uri, activitatea politică, parteneriatele public – privat şi schimburile de personal între sectoare.

6

1.2. Stabilirea procedurilor pentru identificarea, tratarea şi rezolvarea situaţiilor de conflict de interese 1.2.1. Funcţionarii publici trebuie să ştie ce se cere de la ei în legătură cu identificarea şi declararea situaţiilor de conflict de interese. a) Declaraţia iniţială – la numirea sau preluarea unei funcţii noi – Elaboraţi proceduri care să permită funcţionarilor publici, atunci când îşi iau în primire funcţia, să identifice şi să-şi declare interesele personale relevante care ar putea intra în conflict cu îndatoririle lor oficiale. Această declaraţie este de obicei oficială (prin înregistrarea de informaţii de identificare a interesului) şi trebuie să fie dată periodic (în general la preluarea funcţiei şi apoi la intervale regulate, de obicei annual) şi în scris. Declaraţia nu trebuie să fie neapărat o procedură publică: declaraţia internă sau cu acces limitat în cadrul organizaţiei împreună cu rezoluţia corespunzătoare sau modul de tratare a oricărui conflict poate fi suficientă pentru a atinge obiectivul politic al procedurii -- creşterea încrederii publicului în corectitudinea funcţionarului public şi a organizaţiei sale. În general, cu cât este mai importantă funcţia, cu atât este mai probabilă necesitatea unei declaraţii publice; cu cât este mai puţin importantă funcţia, cu atât este mai probabil ca declaraţia internă adresată conducerii organizaţiei funcţionarului respectiv să fie suficientă. b) Raportarea imediată în timpul exercitării funcţiei – Funcţionarii publici trebuie să fie informaţi că au obligaţia de a declara imediat orice informaţie relevantă cu privire la un conflict atunci când situaţia s-a schimbat după ce au dat declaraţia iniţială sau atunci când apare o situaţie nouă care ar putea duce la existenţa unui conflict de interese. Ca şi în cazul declaraţiei oficiale, declaraţia ad hoc nu trebuie neapărat să fie o procedură publică: declaraţia internă poate fi suficientă pentru a întări încrederea publicului în modul în care se tratează corectitudinea. c) Declaraţia trebuie să fie completă – Stabiliţi dacă declaraţiile de interes conţin suficiente detalii cu privire la interesele conflictuale astfel încât să permită luarea unei decizii în baza unor informaţii suficiente cu privire la soluţia adecvată. Responsabilitatea pentru exactitatea declaraţiei revine funcţionarului public personal. d) Procedură eficientă privind raportarea – Asiguraţi-vă că procedura administrativă a organizaţiei duce la obţinerea unei declaraţii complete şi că informaţiile declarate sunt evaluate în mod corespunzător şi sunt actualizate. În mod normal, responsabilitatea pentru furnizarea de informaţii corecte trebuie să revină funcţionarilor publici personal. Luaţi măsuri pentru depistarea nerespectării cerinţei de a declara informaţiile semnificative şi pentru tratarea acestui aspect, eventual prin impunerea de sancţiuni corespunzătoare pentru nerespectarea totală sau parţială/incompletă acolo unde este cazul. 1.2.2. Stabiliţi reguli clare cu privire la ceea ce se aşteaptă de la funcţionarii publici în legătură cu conflictul de interese. a) Tratarea intereselor personale conflictuale – Funcţionarilor publici trebuie să li se ceară să accepte responsabilitatea pentru indicarea intereselor lor personale semnificative. Declaraţia de politică a unei organizaţii trebuie să arate clar că înregistrarea sau declararea unui interes personal nu rezolvă prin ea însăşi un conflict. Trebuie să fie luate în consideraţie măsuri suplimentare pentru rezolvarea conflictului în mod pozitiv. b) Opţiuni privind modul de rezolvare – Opţiunile pentru soluţionarea pozitivă a unui conflict permanent sau persistent pot include una sau mai multe strategii, după cum este cazul, de exemplu: © OECD, June 2003 All rights reserved

7

-

Renunţarea sau lichidarea interesului de către funcţionarul public.

-

Interzicerea implicării funcţionarului public în procesul de luare a deciziilor afectat.

-

Restricţionarea accesului funcţionarului public afectat la anumite informaţii.

-

Transferul funcţionarului public într-o funcţie neconflictuală.

-

Redistribuirea sarcinilor şi responsabilităţilor funcţionarului public.

-

Atribuirea rezolvării situaţiei de conflict de interese printr-o procedură bazată efectiv pe ‘încredere oarbă”.

-

Demisia funcţionarului public din funcţia conflictuală deţinută în calitate de persoană privată şi/sau

-

Demisia funcţionarului public din funcţia publică.

c) Recuzare şi restricţie – În cazul în care un anumit conflict prezintă o probabilitate redusă de a se repeta frecvent, poate fi indicat ca funcţionarul public în cauză să-şi păstreze funcţia respectivă dar să nu participe la procesul de luare a deciziilor asupra problemelor afectate, de exemplu să cedeze responsabilitatea luării deciziei către un terţ sau să se abţină de la vot sau să nu participe la discuţiile legate de propunerile şi planurile afectate sau să nu primească documente semnificative sau alte informaţii care au legătură cu interesul său personal. Trebuie să fie posibilă şi opţiunea de a redistribui anumite atribuţii ale funcţionarului public în cauză atunci când se consideră că un anumit conflict va continua să existe, situaţie în care recuzarea ad hoc nu mai este indicată. Trebuie să se dea o atenţie deosebită informării tuturor părţilor afectate de decizia respectivă cu privire la măsurile luate pentru a proteja corectitudinea procesului de luare a deciziilor atunci când se adoptă metoda recuzării. d) Demisia – Funcţionarii publici vor fi solicitaţi să elimine motivul conflictului de interese dacă doresc să îşi păstreze funcţia publică şi conflictul de interese nu poate fi rezolvat în nici un alt mod (de exemplu printr-una sau mai multe din metodele menţionate mai sus). În cazul în care există un conflict de interese grav şi extins care nu poate fi rezolvat în nici un fel, trebuie să i se ceară funcţionarului public să demisioneze din funcţia oficială. Politica privind conflictul de interese (împreună cu prevederile legii muncii şi/sau ale contractului de muncă) trebuie să asigure posibilitatea demiterii dintr-o funcţie oficială in baza unei proceduri stabilite. e) Transparenţa luării deciziilor – Înregistrarea şi declararea intereselor personale precum şi dispoziţiile pentru rezolvarea conflictelor trebuie să fie clar înregistrate în documentele oficiale pentru a permite organizaţiei respective să demonstreze, dacă este cazul, că un anumit conflict a fost identificat şi tratat în mod corespunzător. Pentru susţinerea obiectivului global al politicii poate fi indicată şi prezentarea de informaţii suplimentare despre un conflict de interese, de exemplu prin demonstrarea modului în care s-a înregistrat şi s-a luat în consideraţie declararea unui anumit conflict de interese în procesul verbal al unei şedinţe. APLICAREA CADRULUI POLITIC 18. În timp ce responsabilitatea cu privire la existenţa unor posibile conflicte de interese revine funcţionarilor publici personal, organismelor publice şi organizaţiilor guvernamentale le revine responsabilitatea de a se asigura că politica privind conflictul de interese este efectiv aplicată. Trebuie să se dea o atenţie deosebită funcţiilor şi zonelor de risc, în special acolo unde probabilitatea apariţiei unor 8

conflicte de interese este mai mare sau unde apariţia lor s-ar dovedi mai dăunătoare pentru corectitudinea organizaţiei şi încrederea publică. În acelaşi timp, trebuie să se ţină cont de faptul că o complexitate prea mare a procedurilor poate duce la nerespectarea lor. 2.1. Demonstrarea angajamentului din partea conducerii 2.1.1. Conducerea – Toţi funcţionarii publici, în special funcţionarii publici de rang superior şi persoanele cu funcţii de conducere, trebuie să îşi organizeze interesele personale într-o asemenea manieră încât să beneficieze de încrederea publicului în propria lor corectitudine şi în corectitudinea organizaţiei lor şi să fie un exemplu pentru ceilalţi. Simpla conformare a funcţionarilor publici în mod riguros cu politica sau legea privind conflictul de interese, interpretate strict, nu este în general suficientă pentru a câştiga încrederea publicului în corectitudinea organizaţiei. 2.1.2. Angajament – Organizaţiile trebuie să îşi asume responsabilitatea pentru aplicarea efectivă a politicii lor privind conflictul de interese, prin: a) Luarea deciziilor în cazuri concrete – Persoanele cu funcţii de conducere trebuie să fie pregătite să ia decizii cu privire la declaraţiile privind interesele personale. În mod special, trebuie să se analizeze cu atenţie problema mai largă dacă o persoană care ar cunoaşte unele fapte semnificative ar putea să creadă că s-a pus în primejdie corectitudinea organizaţiei din cauza conflictelor de interese nerezolvate. Atunci când se hotărăşte care este cea mai bună soluţie pentru rezolvarea sau abordarea unei situaţii concrete de conflict, persoanele cu funcţii de conducere trebuie să ia în consideraţie interesele organizaţiei, interesul publicului şi interesele legitime ale angajaţilor precum şi alţi factori – inclusiv, în cazuri concrete, nivelul şi tipul funcţiei deţinute de persoana oficială în cauză, natura conflictului. b) Monitorizarea şi evaluarea eficienţie politicii – Pe parcursul timpului, organizaţiile trebuie să se asigure că politica este în continuare eficientă şi relevantă pentru rezolvarea conflictelor existente şi anticipate într-un mediu în permanentă schimbare şi să-şi modifice şi re-elaboreze politica după cum este necesar. 2.2. Crearea unui parteneriat cu angajaţii: conştientizare, anticipare şi prevenire 2.2.1. Asiguraţi o largă difuzare şi înţelegere a politicii privind conflictul de interese. a) Faceţi publică politica privind conflictul de interese – Puneţi la dispoziţia tuturor funcţionarilor publici noi, la numire şi la preluarea unui nou loc de muncă sau o funcţie nouă, o expunere clară şi concisă a politicii actuale privind conflictul de interese. b) Trimiteţi circulare periodice – Amintiţi-le regulat funcţionarilor publici despre aplicarea politicii în condiţii în schimbare şi asiguraţi-vă în special că funcţionarii publici ştiu cum se aplică regulamentul în organizaţie şi care sunt propriile lor responsabilităţi. De exemplu, Codul de Conduită al unei organizaţii poate fi adaptat pentru a deveni un instrument practic în vederea stabilirii şi comunicării standardelor privind conflictul de interese atât funcţionarilor publici cât şi publicului larg. c) Asiguraţi-vă că regulamentul şi procedurile sunt disponibile – Furnizaţi informaţii la zi despre politica, regulamentul şi procedurile administrative ale organizaţiei legate de conflictul de interese şi stabiliţi clar cerinţele suplimentare specifice organizaţiei. © OECD, June 2003 All rights reserved

9

d) Oferiţi îndrumare – Susţineţi funcţionarii publici oferindu-le informaţii şi recomandări, inclusiv cu exemple reale şi cu discuţii cu privire la modul în care au fost rezolvate în trecut situaţii specifice de conflict şi cum credeţi că vor fi rezolvate în viitor. În mod special, consultaţi-vă cu personalul cu privire la aplicarea politicii şi asiguraţi-vă că motivele care stau la baza politicii sunt înţelese şi acceptate. e) Oferiţi sprijin – Identificaţi surse de asistenţă adecvată pentru funcţionarii publici care au dubii cu privire la modul de aplicare a politicii şi faceţi cât mai bine cunoscut modul în care pot fi obţinute aceste îndrumări. Puneţi aceste recomandări la dispoziţia clienţilor organizaţiei precum şi la dispoziţia altor persoane, cum ar fi contractorii, agenţii şi organismele partenere, pentru a asigura buna informare a grupurilor de interese. Aceste recomandări pot fi deosebit de valoroase în cazul unor parteneri care sar putea să considere că politica organizaţiei publice privind conflictul de interese nu este total eficientă dar nu doresc să sesizeze oficial organizaţia respectivă despre acest lucru. 2.2.2. Analizaţi zonele ‘de risc’ din punct de vedere al unor posibile conflicte de interese. a) Munca suplimentară – Definiţi circumstanţele, inclusiv procedurile de autorizare, în care funcţionarii publici pot avea locuri de muncă auxiliare (“externe”) în timp ce deţin funcţia oficială. b) Informaţii “din interior” – Asiguraţi-vă că s-a înţeles că informaţiile culese sau deţinute de organizaţiile publice care nu sunt de domeniul public sau informaţiile obţinute confidenţial în timpul exercitării funcţiilor oficiale sunt secrete şi că sunt protejate eficient împotriva utilizării incorecte sau dezvăluirii. c) Contracte – Analizaţi condiţiile în care pregătirea, negocierea, conducerea sau aplicarea unui contract care implică organizaţia publică ar putea fi compromise de existenţa unui conflict de interese al unei persoane oficiale din cadrul organizaţiei publice. d) Cadouri şi alte forme de avantaje – Analizaţi dacă politica actuală a organizaţiei este corespunzătoare din punct de vedere al recunoaşterii conflictelor de interese legate de primirea de cadouri sau de avantaje, în formele tradiţionale sau în forme noi. e) Pretenţii din partea familiei şi comunităţii – Analizaţi dacă politica actuală a organizaţiei este corespunzătoare din punct de vedere al recunoaşterii conflictelor de interese legate de speranţele pe care şi le pun în funcţionarii publici familia şi comunitatea lor, în special într-un context multi-cultural. f) Numiri ‘în exterior’ – Definiţi circumstanţele, inclusiv procedurile de autorizare, în care un funcţionar public poate accepta numirea într-un consiliu sau în organul de conducere, de exemplu, al unui grup comunitar, un ONG, o organizaţie profesională sau politică, o altă organizaţie guvernamentală, o companie aflată în proprietatea guvernului sau o organizaţie comerciala care are o legătură contractuală, de reglementare, parteneriat sau sponsorizare cu organizaţia unde este angajat. g) Activitate după încetarea deţinerii funcţiei publice – Definiţi circumstanţele, inclusiv procedurile de autorizare, în care un funcţionar public care este pe punctul de a pleca din funcţia publică poate negocia o numire sau un loc de muncă sau o altă activitate, atunci când există posibilitatea unui conflict de interese care să implice organizaţia.

10

2.2.3 Identificaţi măsurile de prevenire a apariţiei unei situaţii de conflict. a) Proceduri legate de organizarea întâlnirilor – Permiteţi-le participanţilor la procesul de luare a deciziilor oficiale să prevadă posibilitatea unui conflict, atunci când este posibil: de exemplu, trimiţând din timp agenda întâlnirilor; înregistraţi în documentele întâlnirii toate conflictele apărute şi măsurile luate pentru a le rezolva. b) Recuzare – Stabiliţi reguli clare şi proceduri eficiente (de exemplu, o înregistrare a intereselor pentru membrii consiliilor, consilieri şi conducerea superioară) pentru a asigura transparenţa conflictelor de interese ad hoc astfel încât procesul de luare a deciziilor să nu fie compromis. c) Proceduri de filtrare – Pentru procedurile de selecţie, solicitaţi identificarea în avans a intereselor semnificative şi discutaţi strategiile posibile pentru rezolvarea conflictelor identificate; obţineţi avizările corespunzătoare (cum ar fi certificate de achitare a impozitelor) şi declaraţii privind alte obligaţii asumate, pentru a identifica şi rezolva din timp posibilele conflicte de interese. d)

Evaluare periodică a sistemului – Examinaţi regulat modul de aplicare a politicii şi a procedurilor şi actualizaţi mecanismele şi procedurile pentru a vă asigura că ele corespund unei situaţii în permanentă schimbare. Analizaţi relevanţa supoziţiilor actuale – de exemplu în legătură cu impactul tehnologiilor noi, care fac posibilă ‘tranzacţionarea zilnică’ a valorilor mobiliare prin Internet, ceea ce la rândul ei ar putea duce la necesitatea unor declaraţii zilnice cu privire la interesele pecuniare ale unei persoane. Inspiraţi-vă din rapoartele privind experienţele legate de riscuri ale clienţilor şi partenerilor, acolo unde este cazul, parţial pentru a dobândi o experienţă mai largă şi parţial pentru a demonstra dorinţa de a rezolva situaţiile de risc şi de a proteja corectitudinea organizaţiei.

2.2.4. Puneţi bazele unei culturi organizaţionale deschise în care problemele legate de conflictul de interese pot fi puse în discuţie şi dezbătute liber. a) Implicaţi angajaţii, reprezentanţii lor şi alte părţi interesate în analiza politicii existente cu privire la conflictul de interese. Opinia lor, ca utilizatori, în ceea ce priveşte problemele zilnice cu care se confruntă în aplicarea politicii privind conflictul de interese poate contribui substanţial la îmbunătăţirea măsurilor actuale. b) Consultaţi-vă în privinţa măsurilor de prevenire în viitor pentru a introduce un aspect practic în procesul de elaborare a politicii şi pentru a asigura o înţelegere deplină care este esenţială pentru aplicarea politicii convenite. c) Asiguraţi înţelegerea de către funcţionarii publici a principiilor generale aplicabile şi a regulamentelor specifice prin instruirea lor şi ajutaţi-i să-şi îmbunătăţească capacitatea de luare a deciziilor pentru punerea în practică. d) Puneţi la dispoziţie mecanisme de susţinere pentru a ajuta persoanele cu funcţii de conducere să-şi analizeze şi să-şi îmbunătăţească capacitatea de identificare şi rezolvare sau abordare a conflictelor în activitatea lor de zi cu zi.

© OECD, June 2003 All rights reserved

11

2.3. Punerea în practică a politicii privind conflictul de interese 2.3.1. Elaboraţi proceduri pentru stabilirea abaterilor legate de conflicte de interese şi a consecinţelor proporţionale pentru nerespectarea politicii privind conflictul de interese incluzând sancţiuni disciplinare. a) Consecinţe personale – Nerespectarea politicii organizaţiei privind conflictul de interese în general trebuie să fie considerată cel puţin ca o problemă disciplinară iar încălcările mai grave care implică un conflict real pot duce la sancţiuni pentru abuz în serviciu sau punerea sub urmărire judiciară pentru infracţiunea de corupţie. Funcţionarul public poate primi şi alte sancţiuni, în funcţie de gravitatea abaterii -- de exemplu dacă este o simplă omitere de a înregistra un interes semnificativ după cum se cere sau un refuz mai grav de a rezolva un conflict real de interese de care funcţionarul public are cunoştinţă. Sancţiunile aplicabile vor merge până la afectarea numirii sau carierei funcţionarului public respectiv, atunci când este cazul. b) Măsuri legate de conducere – O manieră pozitivă de conducere poate asigura forme complementare eficiente de reparaţie pentru încălcarea politicii privind conflictul de interese şi poate fi eficientă pentru descurajarea celor care ar căuta să obţină avantaje, direct sau indirect, din asemenea abateri. Astfel de măsuri ar putea include anularea retroactivă a deciziilor afectate şi a contractelor influenţate şi excluderea beneficiarilor – indiferent dacă aceştia sunt corporaţii, persoane fizice sau asociaţii, etc. – din procesele viitoare. Aceste măsuri de excludere se pot da pentru o perioadă limitată de timp, în limitele financiare ale contractului în cauză sau pentru anumite tipuri de activităţi. 2.3.2. Crearea unor mecanisme de monitorizare pentru detectarea încălcărilor prevederilor politicii şi evaluarea câştigurilor sau avantajelor rezultate din conflict. a) Control – Asiguraţi-vă că atât controlul conducerii cât şi cel intern precum şi instituţiile externe de supraveghere – cum ar fi auditorii independenţi sau un avocat al poporului – lucrează împreună pentru a-i depista pe cei care nu respectă standardele impuse. Raportarea corectă pentru instituţii independente de supraveghere şi publicarea de rapoarte regulate privind aplicarea dispoziţiilor legate de asigurarea corectitudinii şi desfăşurarea oricărei investigaţii pot juca un rol important în încurajarea respectării politicii şi descurajarea încălcării procedurilor de asigurare a corectitudinii. b) Tratarea reclamaţiilor – Elaboraţi mecanisme pentru reclamaţii legate de nerespectarea politicii şi concepeţi măsuri eficiente pentru încurajarea utilizării lor. Prevedeţi reguli şi proceduri clare pentru cei care semnalează nereguli şi luaţi măsuri pentru a vă asigura că cei care raportează abateri în conformitate cu regulamentul declarat sunt protejaţi împotriva represaliilor dar şi că nu se abuzează de mecanismele de reclamare. 2.3.3. Coordonaţi măsurile de prevenire şi de aplicare şi integraţi-le într-un cadru instituţional coerent. a) Responsabilitatea pentru politică – Identificaţi o funcţie centrală, nu neapărat o organizaţie independentă sau o agenţie guvernamentală, care să răspundă de elaborarea şi actualizarea politicii şi a procedurilor legate de conflictul de interese; această funcţie ar putea asigura şi evaluarea şi ar putea furniza indicaţii asupra modului de abordare a politicii şi procedurilor privind conflictul de interese şi ar putea de asemenea să selecteze organizaţiile cu cele mai bune rezultate, făcând cunoscută experienţa lor.

12

b) Sinergii – Luaţi în consideraţie posibilitatea utilizării combinate a instrumentelor complementare pentru susţinerea obiectivelor legate de politică; de exemplu, sistemele de depunere a declaraţiilor care implică declararea regulată a intereselor financiare şi de altă natură pot preveni apariţia unor posibile conflicte de interese, ajută la descoperirea îmbogăţirii ilicite a funcţionarilor publici şi ajută şi la descurajarea practicilor corupte. c) Consecvenţa legislaţiei – Aliniaţi legislaţia existentă la politica privind conflictul de interese pentru a elimina conflictele şi pentru a permite aplicarea eficientă a politicii, incluzând obligativitatea declaraţiilor şi sancţiuni. 2.4. Iniţiaţi un nou parteneriat cu sectorul comercial şi cel non-profit 19. Mecanismele pentru rezolvarea situaţiilor de conflict de interese trebuie să fie actualizate în contextul creşterii nivelului de cooperare între organizaţiile publice şi sectorul comercial şi cel non-profit. Acest aspect este deosebit de important mai ales la numirea reprezentanţilor în organismele publice din alte sectoare pentru a beneficia de experienţa lor specifică, cunoştinţele şi contribuţia lor. 2.4.1. Creaţi parteneriate în scopul asigurării corectitudinii cu sectoarele comerciale şi non-profit prin implicarea lor în elaborarea şi aplicarea politicii privind conflictul de interese pentru funcţionarii publici. a) Implicarea grupurilor de interese – Atrageţi reprezentanţi ai sectoarelor comerciale şi non-profit în activitatea de revizuire a politicii pentru a afla punctele lor de vedere asupra problemelor legate de implementarea şi aplicaţiile posibile ale politicii. b) Consultări – Asiguraţi-vă că standardele propuse reflectă cerinţele reale ale publicului prin implicarea sectoarelor comerciale şi non-profit în conceperea noilor măsuri pentru asigurarea corectitudinii. Consultaţiile pot fi utile pentru identificarea sau negocierea unor soluţii reciproc avantajoase şi pentru încurajarea cooperării în procesul de aplicare. 2.4.2. Anticipaţi situaţiile posibile de conflict de interese atunci când organizaţiile publice solicită implicarea unor reprezentanţi ai sectoarelor comerciale şi non-profit. a) Probleme posibile – Anticipaţi problemele posibile pentru a putea obţine un beneficiu maxim din implicarea reprezentanţilor altor sectoare în activitatea organelor publice – cum ar fi consilii şi corpuri consultative – prin identificarea situaţiilor în care implicarea acestor reprezentanţi ar putea duce la un conflict de interese. b) Măsuri de protecţie – Creaţi mecanisme care să prevină utilizarea informaţiilor confidenţiale, a autorităţii sau a influenţei dobândite prin implicarea în activităţile organelor publice în beneficiul personal sau pentru a oferi un avantaj incorect altor societăţi comerciale sau organizaţii non-profit. Exemple de mecanisme eficiente de prevenire includ limitarea accesului unei persoane la anumite informaţii, înregistrarea oficială a faptului că o persoană a avut acces la anumite informaţii confidenţiale şi solicitarea identificării intereselor semnificative personale şi de afaceri a persoanelor din sectorul comercial şi cel non-profit care sunt numite în organele publice.

© OECD, June 2003 All rights reserved

13

2.4.3. Faceţi cunoscută politica privind conflictul de interese atunci când lucraţi cu alte sectoare şi introduceţi măsuri de protecţie împotriva unor posibile situaţii de conflict de interese când cooperaţi cu sectorul comercial şi cel non-profit. a) Furnizaţi informaţii – Informaţi organizaţiile despre consecinţele potenţiale ale nerespectării politicii (care pot include încetarea sau anularea retroactivă a unui contract, publicarea şi înregistrarea unei abateri dovedite într-un registru sau punerea sub urmărire judiciară pentru infracţiuni penale cum ar fi corupţia). Acordaţi asistenţă organizaţiilor partenere, de exemplu instruindu-i pe contractori în conformitate cu cerinţele şi aplicarea politicii. b) Analizaţi împreună zonele de risc – Trebuie să se identifice zonele care prezintă un potenţial de risc şi trebuie să se creeze mecanisme adecvate de prevenire pentru a proteja ambele părţi în cazul unei situaţii conflictuale. Asiguraţi-vă, de exemplu, că organizaţiile partenere şi sectorul de afaceri acceptă faptul că interesele private trebuie să fie declarate în mod transparent în procesul de lobby şi că încălcarea sau încercarea de a încălca prevederile politicii trebuie să fie adusă la lumină astfel încât să poată fi tratată în mod ferm şi constructiv. La fel, asiguraţi-vă că organizaţiile partenere şi sectorul de afaceri sunt la curent cu cerinţele organizaţiei publice privind utilizarea informaţiilor confidenţiale “din interior” care nu sunt făcute publice, asiguraţi-vă că informaţiile comerciale confidenţiale sunt protejate corespunzător prin proceduri verificabile şi asiguraţi-vă că toate etapele procedurilor de luare a deciziilor pot fi justificate şi verificate din punct de vedere al corectitudinii.

14