Ged Workflow

O crescente volume de informações gerado nas corporações exige a aplicação de uma metodologia e um sistema para gerenciamento integrado de documentos. Dos documentos em papel convertidos para o meio digital, aos gerados eletronicamente, tudo precisa ser controlado e gerenciado. O controle e gerenciamento são vitais para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas. A área de TI conta com ferramentas especializadas para realizar esse gerenciamento, todas conhecidas como tecnologias de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). A Murah Technologies juntamente com a Padrão iX, através do centro de desenvolvimento tecnológico, com uma equipe especializada com mais de 10 anos, aliado a tecnologias próprias e internacionais, disponibiliza soluções integradas para GED e serviços especializados de digitalização, outsourcing, planejamento e implementação destas tecnologias, etc...

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1. Introdução O conceito GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) abrange mais que apenas armazenar documentos digitalizados em meio digital. Esta abrangência do conceito permite a total gestão do capital intelectual da empresa. No princípio, a tecnologia GED tinha como objetivo a disponibilização de documentos digitalizados em um PC localmente ou através da rede. Porém, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos

que

“nascem”

digitais,

como

documentos

digitados

em

processadores de texto, planilhas, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. Esta grande quantidade de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em cópias de diferentes versões, duplicação de arquivos, provocando assim a má utilização de espaço em disco, e assim gerando uma demanda para de armazenamento muito além das reais necessidades. Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança.

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O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias que dele fazem parte, sendo algumas delas: • DM – Document Management • DI – Document Imaging • Workflow • Forms Processing (OCR/ICR/OMR/BCR) • COLD/ERM • RIM – Records and Information Management

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2. Tecnologias DI – Document Imaging • Foco na consulta a processos e distribuição de documentos em formato de imagem – agilidade na recuperação. DM – Document Management • Foco no controle de versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos usuários e histórico da vida do documento. RIM – Records and Information Management • Foco no ciclo de vida do documento – gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos – Tabela de Temporalidade. Forms Processing ( OCR/ICR/BCR,OMR) • Foco no processamento eletrônico de formulários – automação do processo de digitação convencional. Cold/ERM (Computer Output to Laser Disk/Enterprise Management • Foco no gerenciamento de relatórios – spool de impressão.

Report

Workflow • Fluxo de Produção. • Foco no gerenciamento de processos e qualquer negócio da empresa.

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A Solução Correta para Qualquer Necessidade Estas tecnologias permitem digitalizar, classificar, transmitir, visualizar e imprimir todo tipo de documento. Eles são digitalizados ou importados de arquivos de outros programas. Com um poderoso sistema de gerenciamento de documentação, temos uma gama enorme de funções, oferecendo e-mail, OCR, bandejas de pendência e entrada, gerenciamento de formulários, cópia e função de fax. Este largo espectro de funções simplifica fortemente seu uso: seleção direta de scanners e configuração de impressoras, alinhamento automático e melhoria da imagem de documentos digitalizados, janela de visualização móvel, gravação da posição e tamanho da tela, lista de indexação fixa ou dinâmica, cheques de consistência, alteração de usuários enquanto o programa está rodando, gerenciamento hierárquico de armazenagem - somente para citar alguns – e eles podem ser usados rápido e facilmente, via mouse ou teclado. Algumas características •

Documentos específicos gravados, arquivos inteiros, ou somente pedaços podem ser postos à disposição via Intranet ou Internet. Indivíduos autorizados podem recuperar os documentos em qualquer lugar do mundo. O único prérequisito é um browser padrão.

•

Códigos de barra ou texto são reconhecidos durante o processo de digitalização e transmitidos aos arquivos como critérios de busca. Um número de pedido, por exemplo, em forma de código de barras impresso em qualquer parte do documento, pode ser reconhecido pelo sistema, após a digitalização. Para textos, isto é obtido via OCR, desde que a qualidade de impressão dos documentos seja boa e o texto tenha uma posição fixa (por exemplo, em formulários).

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•

Quantidades grandes de dados gerados por processos internos – pedidos, notas fiscais, relatórios de contabilidade – podem ser arquivados de forma completamente automática pelo COLD/READ. Eles são arquivados pela importação do spool de dados gerados quando os documentos são impressos. Índices são extraídos e os dados são armazenados de forma a serem recuperados, visualizados e impressos juntamente com, por exemplo, arquivos digitalizados. Os dados são gravados em forma de texto compactado. Somente quando os dados forem visualizados ou impressos, são anexados os formulários correspondentes.

•

Este módulo permite aplicações existentes adquirir habilidades de imagens (Imaging enabling). Quando um usuário estiver trabalhando em outra aplicação compatível com o Windows, documentos previamente arquivados podem ser visualizados através de uma tecla, ou índices podem ser transmitidos para o documento principal através do sistema Link – sem a necessidade de programação.

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Fluxo Produtivo Preparação

Indexação

Digitalização

CQ

Gravação

Guarda

Vantagens das Tecnologias GED • • • • • • • • • • • • • • •

Permite a recuperação da empresa após desastres; Redução de custos com cópias; Absoluto controle no processo de negócio; Alta velocidade e precisão na localização de documentos; Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos; Eliminação de fraudes, extravio ou falsificação de documentos; Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade; Grande melhoria no processo de tomada de decisões; Aproveitamento de espaço físico; Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos; Integração com outros sistemas e tecnologias; Aproveitamento da base de informática já instalada; Melhor atendimento ao cliente – proporciona respostas precisas e instantâneas; Possibilidade da empresa virtual, sem limites físicos, com redução de despesas e permitindo que funcionários trabalhem em casa; Total segurança – completa auditoria do processo.

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Áreas de Aplicação do GED • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, Comércio Eletrônico e outras tecnologias; Apoio aos processos de fiscalização; Apoio documental aos sistemas de GIS; Arquivos de recortes de jornais e revistas – Clipping; Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros; Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, 2a via; Automação de cartórios; Bibliotecas digitais; Cartões de assinatura; Catálogos de peças e listas de preços; Contratos de câmbio; Contratos de financiamento e leasing; Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto; Controle de bilhetes de companhias aéreas; Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em organismos do governo; Conversão de acervos históricos; Conversão de sistemas micrográficos; Depósitos e pagamentos na retaguarda das agências bancárias; Desenhos de engenharia e relatórios técnicos; Documentação administrativa de hospitais; Documentação cadastral e societária de clientes; Documentação da logística de transporte; Documentação de auditoria; Documentação de consórcios; Documentação dos sistemas de qualidade – ex: ISO 9000; Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto; Documentação e relatórios contábeis e financeiros; Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel, Power Point e outros; Documentos e processos de tribunais; Documentos em geral das polícias civis, militares, detrans e outros; Documentos em geral de instituições de ensino;

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É a tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia. Relacionado a tramitação de documentos dentro da organização. Aplicações complexas de workflow são tratadas em conjunto com o Ultimus, que permite a você tratar o gerenciamento de workflow com facilidade. Workflow Suite

Workflow – Fluxo do Trabalho •

Modelo Workflow centrado no processo

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Os Três Rs do Workflow

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O Papel -

Quem-faz-o-quê (Organograma) Papel-usuário – pessoal e instranferível Papel-função – atividade à desempenhar dentro da cadeia de valores

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Regras - Definem quais informações devem transitar pelo fluxo de trabalho e sob quais condições

•

Rotas - Controle de movimentação exercido sobre os documentos

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Ciclo do Processo

Vantagens • • •

•

•

Reduzir os tempos de ciclo; Minimizar erros; Melhorar as condições de trabalho e aumentar a eficiência operacional, distribuindo automaticamente a documentação necessária às diversas etapas do seu processo; Direcionamento automático dos documentos necessários a cada ponto da cadeia de produção, chamando a atenção das pessoas envolvidas ao desempenho de atividades específicas; Gerenciar o processo completo desde a simulação, modelagem, desenho, formulação de regras e análise de métricas.

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