Ged Et Worflow 2007

Professeur Laïd BOUZIDI I.A.E Université Jean Moulin – Lyon 3

GED et Worflow

L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

Professeur Laïd BOUZIDI I.A.E Université Jean Moulin – Lyon 3

Module Systèmes d’Information et Nouvelles Technologies Partie2

L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

Spécificité et enjeux de la Gestion Electronique de Documents*

Sommaire I) II) III) IV) V) VI) VII)

Préambule Définition Les enjeux de la G.E.D. Les composantes de la G.E.D. La création de documents électroniques Les supports de stockage L'organisation des documents

Sommaire VIII)Architecture d'un système de G.E.D. IX) L'aspect juridique X) La mise en place d'un projet de G.E.D. XI) Les applications XII) Les perspectives de développement XIII) Un logiciel de G. E.D. : MULTIGEST

I) Préambule

De la Gestion Electronique de Documents à la Gestion de Documents Electroniques

Le document (cf. AFNOR) "Un document est l ’ensemble d ’un support d ’information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme permanente et lisible par l ’homme ou par une machine "

Le document électronique (cf. AFNOR) "On appelle document électronique tout document existant sous forme de fichier numérique et accessible uniquement par des installations de traitement de données"

Typologie des documents Documents  Documents  Documents  Documents  Documents 

textuels visuels sonores audiovisuels 3D

II) Définition 



La gestion Electronique de documents a pour vocation de gérer tous les types de documents et ce, indépendamment de leur contenu et du support original Son action s ’étend de l ’archivage électronique jusqu’à la modélisation des flux d ’informations

III) Les enjeux de la G.E.D.    





Réduire l ’espace de stockage Améliorer la conservation des documents Faciliter l'accès aux informations Intégrer et fédérer des sources d'informations hétérogènes Gérer l'information transmise, sa pertinence et son évolution Assurer l'éventuelle diffusion d'informations à l'extérieur de l'entreprise

IV) Les composantes de la G.E.D.  





 

des outils et des techniques de numérisation des algorithmes de compression/décompression des outils logiciels de caractérisation (OCR) et de vectorisation des techniques d'indexation et de balisage documentaires des supports de stockage des périphériques de visualisation et de restitution de l'information

V) La création de documents électroniques 

 

La transformation des documents préexistants Les normes de codage La structuration des documents

Cycle de vie d’un document CREATION CONSERVATION

MISE A JOUR

VI) Les supports de stockage Le Disque Magnétique (Disque Dur)  Le Disque Optique Numérique (DON)  Le Compact Disc (CD)  Le Digital Versatile Disc (DVD) 

Le Disque Optique Numérique 

WORM (Write Once Read Many )  



WMRA (Write Many Read Always)  



12"  16 Go 5"1/4  1,3 Go 3"12  230 Mo 5"14  1,3 Go

Juke Boxes 

140 disques optiques

Le Compact Disc 

CD ROM (Read Only Memory) 



Auto changeur 





6 à 9 disques

Juke boxes 



12 cm  650 Mo

1500 disques

CD WORM (ou CD R - Recordable) CD E (Erasable)

Le Digital Versatile Disc 

DVD Vidéo (lecture seule) 



Films vidéo haute qualité avec Digital Dolby Surround ou son stéréo numérique

DVD ROM (lecture seule) 

Haute capacité de mémorisation des données pour application informatique

Le Digital Versatile Disc 

DVD simple face/simple couche (12 cm) 



DVD double face/simple couche (12 cm) 



Capacité  8,5 Go

DVD simple face/double couche (12 cm) 



Capacité  4,7 Go

Capacité  9,4 Go

DVD double face/double couche (12 cm) 

Capacité  17 Go

VII) L'organisation des documents 

La recherche documentaire   



Le Workflow  



L'approche multi critères La recherche "Full Text" Le mode hypertexte La circulation des documents Les procédures

L'EDI (Echange de Données Informatisées)

VIII) Architecture d'un système de G.E.D. Stockage des documents  Solution monoposte  Solution réseau 

Stockage des documents

Unité d'archivage STOCKAGE

Documents faiblement consultés

Système de classement Documents originaux

Disque magnétique Documents vivants

Solution monoposte

Unité d'archivage Documents faiblement consultés

Disque magnétique Documents vivants

Scanner vidéo ou SCSI - Interface SCSI (faible débit) -Interface VIDEO (débit important)

Imprimante Laser - Mode TEXTE (faibles tirages) - Mode VIDEO (tirages importants)

Schéma à Expliquer Serveur de télécommunications

MODEM

Poste de consultation/impression

Poste de consultation/numérisation

Réseau local Disque magnétique

Unité d'archivage

Serveur de réseau

Serveur G.E.D. Bouzidi

IX) L’aspect juridique 

 

La sécurité et la confidentialité des documents La dématérialisation du document Le droit d’auteur

La sécurité et la confidentialité des documents Le risque de déformation volontaire du document  L ’authenticité de l ’expéditeur  La confidentialité du document 

La dématérialisation du document 

L ’article 1348 du Code Civil précise qu’en matière d ’archivage de documents, leur copie sur un support électronique doit être une reproduction fidèle mais aussi durable



Est réputée durable toute reproduction indélébile de l ’original qui entraîne une modification irréversible du support



La durabilité en matière de GED est apportée par les supports de type WORM

Le droit d ’auteur 

Les droits moraux  



Le droit au respect de l ’œuvre Le droit au respect de l ’auteur

Les droits patrimoniaux  

Le droit de reproduction ou droit de copie Le droit d ’exploitation ou de représentation de l œuvre

X) La mise en place d'un projet de G.E.D. 





La G.E.D. souffre d'une profonde absence de méthodologie La conduite d'un projet G.E.D. impose la connaissance des différents métiers de l'entreprise La participation des dirigeants et leur implication dans le projet est un facteur majeur de réussite

XI) Les applications    

La Le La La

G.E.D. administrative et Bureautique C.O.L.D. G.E.D. métier G.E.D. documentaire

La G.E.D. administrative et Bureautique Intégration et banalisation des systèmes de G.E.D. comme outils de traitement dans les systèmes bureautiques (cf. accord entre Microsoft & Wang Labs)

Quelques exemples :         

Gestion de courrier Dossiers de sinistres des compagnies d'assurance Relevés cadastraux Fichier des cartes grises & permis de construire Plans d'occupation des sols Réseaux de voirie Archivage des fonds historiques des collectivités locales Etat civil Dossiers de sécurité sociale

Le C.O.L.D. Le C.O.L.D. (Computer Output on Laser Disc) s'intéresse au stockage et à l'archivage des données issues de traitements informatiques

Quelques exemples :     

Etats comptables (listings) Factures clients Commandes fournisseurs Relevés de comptes Bulletins de salaire

La G.E.D. métier Seules les applications spécifiques propres à un métier et qui demandent des solutions sur mesure sont concernées par cette catégorie

Quelques exemples :  



 

Gestion des dossiers médicaux Gestion des dossiers d'autorisation de mise sur le marché des médicaments Gestion de la documentation technique Catalogue de pièces détachées Manuels de maintenance

La G.E.D. documentaire Les applications de type bibliothéconomique ou documentaire présentent à la fois les aspects les plus variés mais aussi les plus importants de la G.E.D.

Quelques exemples : 







La fourniture électronique de documents (cf. INIST)  fourniture d'articles scientifiques  mise à disposition de périodiques et de revues spécialisés La consultation de fonds documentaires  Le fonds documentaire de la Bibliothèque Nationale de France  L'Institut National de la Propriété Industrielle (I.N.P.I.)  Les études et recherches d'Electricité de France Les dossiers documentaires  La G.E.D. permet la constitution de fonds documentaires sécurisés (dossiers), accessibles à distance et de manière partagée (cf. centre de documentation de Paribas) Les banques d'images  La photothèque du C.N.E.S. (Centre National d'Etudes Spatiales)  La banque d'images du musée d'Orsay  La banque d'images Sémaphore du centre Georges Pompidou

XII) Les perspectives de développement  





Le développement des supports de stockage Le développement des périphériques d'affichage Le développement des réseaux et systèmes en ligne (INTERNET/INTRANET) Le développement des outils linguistiques

Workflow Eléments introductifs L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

Clarification et automatisation des processus Gestion automatisée de la qualité L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

Exemple de cas :Université Lyon 3  Besoins des Utilisateurs - Maîtriser, accélérer et faciliter le processus de gestion des propositions et des décisions des Conseils. - Gestion des dossiers d’inscription des étudiants étranger

 Gains attendus - Respect des délais, - Réduction des tâches sans valeur ajoutée - Respect des procédures (best practices)

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Moteur de Workflow  Pourquoi utiliser un moteur de workflow ? 1) Il s’agit d’un générateur graphique paramétrable, permettant de réaliser vite une application 100 % fidèle à l’organisation cliente. 2) Le workflow sert à à synchroniser les activités et transferts de données, en prenant en charge les activités administratives sans valeur ajoutée. 3) C’est le seul moyen de respecter les engagements de délais et les règles de gestion..

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Workflow, outil de conception  Des icônes paramétrables « Activité » : L’activité définit « le travail » à effectuer pour une étape en terme: d’information nécessaire



Rôle A Activité 1

2 Data

Rôle B Activité 3

d’information produite Data Data 1 Data 2 3

Rôle C Activité 2

Des liens conditionnels pour une Procédure :

Une procédure est un modèle qui définit :  Les étapes de flux de travail  Le flux de données  Les règles d’assignation des tâches aux acteurs Logigramme d’automates paramétrables. L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

Workflow, outil de conception Processus de gestion des conseils centraux

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Monde d’actions interactives décisionnelles (activités**) Outil d’ordonnancement et supervision tâches / intranet Bases de données,fluidité, flexibilité, interropérabilité, Sauvegarde continue Transactions entre rôles (#acteurs) Gestion priorités, délais, Reporting et traçage automatiques Exploitation native des données de documents dématérialisés * Savoir

** Savoir quoi faire & quand

Gestion des activités «métier» Paramétrage des procédures « métier » avec l’outil

Guidage des activités par les meilleures pratiques Capitalisation du savoir-faire Transferts de charges, tâches confiées aux clients et fournisseurs

Il y a loin de la description au résultat Pour décrire le métier de cet homme, il s'agit d'une simple tâche : Consigner la détection d'un besoin "Client"! En fait, pour cet homme de métier, son SAVOIR FAIRE n'est pas simple du tout. Il S’ENSEIGNE …

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en r du é c ro p e d ion t r ip c s

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OU SE CAPITALISE

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PHASE 1 : Elaboration du logigramme détaillé Analyse fonctionnelle détaillée

Clarification du processus avec le patron

PHASE 2 : Consultation des Rôles Validation de l'analyse fonctionnelle. Représentants des acteurs + manager Recueil de précisions nécessaires à l'automatisation ultérieure (ex. délais)

démarche de clarification

PHASE 3 : Accompagnement managérial Modélisation didactique

Présentation à l’ensemble des acteurs

PHASE 4 : Simplification des procedures Rationalisation des procédures tenant compte de l‘économie d'automatisation Homologation

Présentation aux décideurs

Un peu de vocabulaire  Intranet / formulaires L’internet devient un standard de support de travail interactif grâce aux formulaires dynamiques et à la nécessaire entreprise étendue  Automatisation La production de services va connaître l’évolution de la production technique. Le PC va devenir un poste de supervision pour gérer: - Les dossiers au niveau utilisateur - Le processus au niveau manager (~ procédé de fabrication).

 Tâches - A l’inverse de l’informatique qui fossilise l’organisation, l’automatisation les tâches permet une adaptation permanente - Le modèle de travail est rapidement modifiable  Documents On travaille sur des données Les documents sont en arrière-plan (contexte). L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

Un peu de vocabulaire  Rôle : Les rôles sont utilisés pour :  Définir des compétences  Gérer des droits d’accès  Définir des groupes d’utilisateurs Acteur : Un acteur est un utilisateur qui a un rôle dans le workflow. Il participe aux processus workflow et peut avoir plusieurs rôles.

Variables : Les données de chaque dossier sont sauvegardées dans des variables. Ces variables sont celles des formulaires papier qui ont été optimisées et automatisés. L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3

Professeur Laïd BOUZIDI IAE – Université Jean Moulin – Lyon 3 6, cours Albert Thomas BP 8242 69355 Lyon Cedex 08 E-Mail : [email protected] Téléphone 00-33-4.78.78.72.73 Fax : 00.33.4.78.78.72.74 L. BOUZIDI - IAE - Université Jean Moulin Lyon3