Gargiulo Stories And Project Management

 

PROJECT MANAGEMENT & STORIES  By Camper Bull, Founding Partner & Principle Armiger International & Terrence Gargiulo, President,  MAKINGSTORIES.net 

  Projects are devoid of meaning without the ongoing role of sense making. Let me start by telling you  a story…    A group of top notch project managers like you climbed a mountain. After a rigorous day of  hiking all day, the team’s objectives of reaching the summit had been met with flying colors.  Every milestone hit and every critical success factor pointing to a complete success. After  adequate celebration and the filing of the all closure artifacts with the Project Management  Office it was time to get off the mountain. With the sun setting fast people began to look for  the path leading down the mountain. Confusion engulfed our team of mighty adventurers. No  one had any idea of what path to take and internal in‐fighting threatened to wreak complete  havoc on the team until one of the team members pulled a map from their backpack. Chaos  was replaced with a calm resolve a plan worthy of the highest praise from even the Project  Management Institute. The team made its way down the mountain and when the sun rose the  next day people glanced at the map only to realize it wasn’t a map of the mountain.     Sound familiar? The map was a vehicle of sense making. Whether it was right or wrong was  inconsequential (at least in our story). The map gave people a sense of purpose, direction, and action  tied to the map. Everyone was on the same page. The map is a metaphor for stories. According to  author and President of MAKINGSTORIES.net Terrence Gargiulo, stories are fundamental to how we  communicate, learn and think. Stories are how we make sense of what is happening around us. We  cannot divorce ourselves from looking for patterns. We are pattern machines. Stories are the  language we use to articulate and guide our actions.    Stories can play a central role in project management. For the sake of this article, consider stories in a  much broader light than you may be accustomed to think of. Stories do not need to be told and  stories do not need to have Hollywood perfectly crafted beginning, middle, and ends. In this article  we take a look at some of the ways stories can be used to manage your projects to success.    In this three part article we’ll walk through the PMBOK process groups and identify where and how  stories fit. This article assumes you are acquainted with these process groups (Initiating, Planning,  Executing, Monitoring/Controlling, Closing).     Initiation Phase    Projects are the vision of a solution to a problem. Stories drive visions. The stories we collect from  constituents in need of a solution, helps us to envision a project. When we elicit people’s day to day  experiences or ideas of the future we are working with stories. Descriptions and facts paint a slow  cumbersome picture wrought with the seduction of rational certainty while being riddled with blind 

spots. Granted the facts and details give us the crucial data to support our recommendations.  However, if we collect only facts our picture will be incomplete. It’s unlikely we’ll be able to  collaboratively craft a solution that addresses the root of the problem.     We can get to the heart of the problem quicker when we get people to speak about their  experiences. People’s experiences are stored in their minds as stories. The more we help people  share the richness of their experiences in the form of narratives, the better our understanding will be  of the problem domain.     So how do you tell the difference between someone offering an explanation or description and the  richer form of communication offered by stories?    Here are few guiding questions to get you started:    1. Are they speaking from their personal experiences or are they speaking in general terms?    2. Are there little tangents in what they share? Listen for descriptive elements, elaboration of  ancillary details that paint a more vivid picture, editorial comments, references to other  experiences, the use of analogies, metaphors, perhaps even jokes to illustrate their  descriptions.    3. Do you detect any emotion? This will vary from person to person. It may be subtle but if  people are telling you a story you will notice nuances of emotions?    4. What’s your level of engagement as a listener? Stories engage us in active listening. We  are not fighting off the incessant streaming distractions of our minds or the desire to speak  our mind.    Remember to adjust your expectation of what constitutes a story. Look for threads and fragments of  stories. These can be very short and sandwiched in between common forms of communication.     You will use the stories you collect to piece together a tapestry of understanding. As you scan the  stories you will begin to observe patterns of meaning. Liken this crisscrossing intersection of patterns  and meanings to a computer network with nodes. Think of it as a network of meaning. Insight does  not sit in one node of the network or one story. Some stories are stronger than others, attracting  weaker or isolated nodes of meanings. These stronger stories will naturally facilitate your projection  of meaning. Use them to help you connect other stories to them. This is a circular process. Once you  generate a map of the terrain you cannot stop there. Like the Project Management cycle of Planning‐ Executing/Controlling‐and‐Planning sense making never ends. Like a detective, as you add more clues  you redraw your map; after all not just any map will get you off the mountain.   

©2009, Armiger International & MAKINGSTORIES.net, Camper Bull & Terrence Gargiulo, All rights reserved 

2

Almost any aspect of collecting the information for the Project Charter is touched by story‐based  communications. For the sake of this article let’s focus on three:    1. Stakeholder Analysis  2. Initial Project Scope  3. Selling the Project Charter     Stakeholder Analysis    Stakeholders will make or break the success of a project. This is truly irrational stuff. What are the  assumptions people are making about a project? What historical filters are coloring their views of our  project? Do we understand what’s in it for them? What’s the quickest way to amass and manage our  way through all these perceptions? And where there are pockets of potential resistance how can we  use our influence to make sure these do not become obstacles that capsize our project?    Try to see every stakeholder as an actor on a stage. Start by understanding each character in your  play. Every character in a play has a background that informs the play’s unfolding story but which  may not be directly included in the actions or dialogues of the play. This is the background stuff. Too  often we are compelled to convince others of why our project is so important and why they should be  enthusiastic supporters of our efforts.     We don’t always take the time to hear other people’s viewpoints. We set our agenda and off we go.  Even if we give people’s perspectives air time we aren’t listening with our story ears. In other words  we are probably not ready to make sense of what’s important to this other person and how that  might provide unanticipated fuel for a collaborative idea not in our line of sight.    Okay, it’s counter intuitive but according to story expert Terrence Gargiulo, “the shortest distance  between two people is a story.” Listening to our stakeholders share their stories can lead to very  positive outcomes for our project. In these stories we will be able to understand what is important to  them and why.     Sometimes the very act of being listened to opens up people to the possibility of taking an active  interest in our viewpoints. Of course there are those rare times when no matter how hard you try to  make an open space for other people’s stories they will not trust you or the situation enough to share  them; perhaps they have been burned too many times (from Charles Schultzt’s cartoon Peanuts  imagine the Charlie Brown and Lucy syndrome with the football). These are few and far between. Like  any good project manager we are triaging where, when, and how to spend our finite energy and  time. So there’s no need to be Don Quixote and chase after windmill stakeholders; those impossible  stakeholder who will never become champions of our projects.     As you make the rounds between stakeholders you will be surprised how people’s needs now  encoded in the collage of stories you have been collecting inter‐relate with one another. You will  have stories to tell that match or at least dovetail with the needs and agendas of others. 

©2009, Armiger International & MAKINGSTORIES.net, Camper Bull & Terrence Gargiulo, All rights reserved 

3

  Here is a simple tool:    1. Identify the stakeholder  2. Indicate whether they are supporters or opponents of your project  3. Describe “What’s In It For Them” (WIFT) – what’s important to them  4. Short descriptions and key words of the stories you elicited that help you understand their  perspective  5. List strategies of how you might meet any of their needs or turn them into an ally or if they  are supporters how you can enlist them as allies      Stakeholder  Pro  Con  WIFT  Stories            Strategies…        Initial Scope    During Initiation we are trying to paint a picture of the project that is a mile high and an inch deep.  Every project follows a life cycle for collecting and managing requirements. A large project will usually  include a formal process of analysis before even entering the Initiating Phase. Whether a small or  large project, user stories are one of the tools used by project teams to gather requirements. For  example, in software development user stories describe how people interact with an application.     When you are collecting these stories think less in terms of filling out a template. Using software as  an example, you want people to talk about how they do their jobs, what would make it easier, and  what picture do they have of themselves and their job after the implementation of a new business  process or the automation of one.     As much as possible, ask people to describe these things to you as a narrative. Event timelines can be  helpful. Bring a simple high‐level picture of the process to the person you are interviewing or draw  one while you are with them. Then use the picture to elicit more story‐like material. This is  exploratory requirements gathering. Your job at this point is to uncover business value. Remember all  of this information is being used to develop a project charter and ultimately sell the value of the  project to the organization. Requirements will be fine tuned later on and every requirement will be  evaluated in terms of its risk, value to the organization, its feasibility, is effect on the scope of a  project, and the constraints of a project.      Selling the Project Charter with Stories    So far we’ve discussed how stories are a listening and analysis tool for projects. But when do we get  to tell some stories. Can’t we craft the perfect narrative to rally the whole organization around our  project? Of course we can but you might be surprised at how it’s best done.    ©2009, Armiger International & MAKINGSTORIES.net, Camper Bull & Terrence Gargiulo, All rights reserved 

4

Stories are great encoders of information. We know stories have tremendous power to move people  emotionally. It should be simple then to craft an air tight narrative that will appeal to most if not all  people and get them behind our project. It turns out not to be that simple nor the most effective use  of stories.     By now you have spoken to lots of people and you have heard lots of stories, opinions, ideas,  agendas, etc… When it comes to selling your project, pick out some of the more prominent stories  and use them to paint a compelling picture of the future. These future stories will stir people’s juices.  Sometimes there may be such a powerful future story that people become attached to it leading to  motivation, commitment, and performance. Recognize this is really more of the exception than the  rule.     Stories work best in collections. Develop a collage of compelling stories with pointers and references  to lots of other people’s stories. This allows you to cast your net far and wide. In the collage of stories  people are more likely to encounter one that hits home. This is a story that resonates with them.  When a story resonates with someone they become story repeaters. They may not repeat the story  you have told them. Believe it or not that’s not even important. Instead people are more likely to  share a story triggered by the story told to them.     According to Terrence Gargiulo, “the only reason to tell a story is to hear a story.” This is how you  activate the network of sense making in the organization. Unlike facts compiled on documents sitting  on file cabinets, or the 0’s or 1’s stored on disk arrays, stories are not to be managed or controlled in  the same ways. Stories work by activating people’s imaginations. Every person has a vast array of  experiences they use as templates to interpret and map the world around them. Information is  always in association with other information. Therefore any story‐based communication strategy we  use to excite our network of peer‐to‐peer to story nodes should involve people as co‐creators of  meaning.     Conclusion    Stories are how we communicate and make sense of the world around us. Becoming more aware and  purposeful in how we elicit people’s stories leads to more effective project communications during all  phases of a project. In this first article we examined three aspects of the Initiation Phase of projects  touched by stories; stakeholder analysis, initial scoping of a project, and selling the project charter. In  our next article we will look at the role stories play in the Planning Phase.                     

©2009, Armiger International & MAKINGSTORIES.net, Camper Bull & Terrence Gargiulo, All rights reserved 

5

ABOUT THE AUTHORS  Camper Bull has held leadership and management positions in both commercial and  philanthropic environments. He has led a division of an international software  company and served as lead Account Executive for Fortune 500 companies at both  Genigraphics and ACI. Camper led development of the ACI multi‐media marketing  product team and developed their corporate image as an industry leader and  innovator in the market. He also managed the development of new products  including the launch of wireless paging at Bell Atlantic.     His background in developing the strategic planning and growth initiatives for VISTA  Computer Services, including restructuring the company to better address the market  with a global offer, significantly helped that company gain a footing in the worldwide  software industry. Camper has developed and delivered several leadership training  programs in business and industry as well as for high school seniors and foreign  exchange students. He is the author of a significant PMP Prep program for the  purpose of helping project management professionals prepare for the PMI  certification examination. Proficient with computerized business applications, Camper  has been able to transfer these practical skills into useful training tools helping clients  gain a fast yet comprehensive understanding of the application in their business  environment. His extensive travel and experience throughout Europe, Africa and Asia  provide additional strength and a global view to Camper’s platform of  communications and project management training.     Contact Info:   Email: [email protected]  Phone: (973) 377‐0411  Terrence L. Gargiulo, MMHS is an eight times author, international speaker,  organizational development consultant and group process facilitator specializing in  the use of stories. He holds a Master of Management in Human Services from the  Florence Heller School, at Brandeis University, and is a recipient of Inc. Magazine's  Marketing Master Award, the 2008 HR Leadership Award from the Asia Pacific HRM  Congress, and is a member of Brandeis University’s athletic Hall of Fame. He has  appeared on Fox TV, CN8, and on CNN radio among others.    Highlights of some of his past and present clients include, GM, HP, DTE Energy,  MicroStrategy, Citrix, Fidelity, Federal Reserve Bank, Ceridian, Countrywide Financial,  Washington Mutual, Dreyers Ice Cream, UNUM, US Coast Guard, Boston University,  Raytheon, City of Lowell, Arthur D. Little, KANA Communications, Merck‐Medco,  Coca‐Cola, Harvard Business School, and Cambridge Savings Bank.    Terrence is a frequent speaker at international and national conferences including the  American Society for Training and Development (ASTD), International Society for  Performance Improvement (ISPI), Academy of Management, Conference Board,  Linkage Inc, Association of Business Communications, and he is a Field Editor for  ASTD. His articles have appeared in American Executive Magazine, Journal of Quality  and Participation, Communication World, ISPI Journal, and ASTD Links.      Contact Info:  [email protected]  (415) 948‐8087 

  ©2009, Armiger International & MAKINGSTORIES.net, Camper Bull & Terrence Gargiulo, All rights reserved 

6