Fpt Performance Appraisall

Seminar PERFORMANCE APPRAISAL 04/ 06/ 2009

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 1

Giới thiệu 1. Thời lượng : 1h 2. Đối tượng học viên: CBQL 3. Mục tiêu: - Giúp CBQL nắm bắt được qui trình và các phương pháp đánh giá kết quả công việc

4. Nội dung: - Quá trình quản lý kết quả công việc - Phương pháp SMART Test - Quy trình đánh giá kết quả công việc - Phương pháp đánh giá kết quả công việc - Cải thiện kết quả công việc

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 2

Quá trình quản lý kết quả công việc

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 3

TRẮC NGHIỆM SMART











Cụ thể (Specific) – công việc rõ ràng với bạn và người quản lý trực tiếp. Có thể đo được (Measurable) – có thể đo được các mức độ mong đợi. Có thể đạt được (Attainable) - khó khăn/thách thức nhưng không phải không thể đạt được. Hướng tới kết quả (Result Oriented) – gắn với các điểm trọng tâm của công việc và kết quả kinh doanh. Gắn với thời gian (Time Related) – có thể đạt được trong một giới hạn thời gian.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 4

Đánh giá Kết quả Công việc

3 phương pháp tiến hành đánh giá kết quả công việc có sự tham gia của cấp dưới

1. Thông báo và biện luận 2. Thông báo và lắng nghe 3. Giải quyết vấn đề

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 5

Đánh giá kết quả công việc - thông báo và biện luận

1. Thông báo cho nhân viên biết về mức độ thực hiện công việc của mình. 2. Thuyết phục nhân viên đặt mục tiêu để nâng cao năng lực cá nhân. 3. CBQL trực tiếp biện luận cho ý kiến đánh giá của mình. 4. Phương pháp lãnh đạo mang tính độc đoán. 5. Nhân viên mới/ người lần đầu bị đánh giá 03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 6

Đánh giá kết quả công việc - thông báo và lắng nghe

1. Thông báo nhân viên biết về cảm nhận của CBQL trực tiếp về kết quả công việc của NV 2. Lắng nghe phản hồi của NV 3. Khuyến khích nhân viên chia xẻ ý kiến với nhận xét của mình và cũng sẵn sàng thay đổi đánh giá của mình. 4. Có thể trao đổi cởi mở

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 7

Đánh giá Kết quả Công việc - Giải quyết vấn đề

❚ ❚ ❚ ❚ ❚

Kết hợp giữa “thông báo và biện luận” và “thông báo và lắng nghe” . Có sự tham gia của nhân viên mạnh Trao đổi hai chiều Quan hệ với nhân viên tốt hơn Môi trường làm việc có tính tích cực

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 8

Đánh giá kết quả công việc -Người được đánh giá •

Chuẩn bị sẵn sàng, đầy đủ thông tin.

•

Suy nghĩ về công việc của bạn, vai trò của bạn, đóng góp của bạn

•

Lượng hóa sự đóng góp và kết quả

•

Xem lại những thất bại và học hỏi từ những thất bại.

•

Suy nghĩ về tương lai của bạn - những kỹ năng và kiến thức cần.

•

Chia sẻ với người quản lý trực tiếp về kế hoạch của bạn.

•

Nêu rõ những việc bạn cần hỗ trợ của người quản lý trực tiếp, đồng nghiệp và cấp dưới để đạt được mục tiêu của bạn.

•

Nói chuyện—khai thác tối đa cuộc nói chuyện— Đó chính là sự đánh giá của bạn.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 9

Đánh giá kết quả công việc -Người đánh giá

•

Chuẩn bị sẵn sàng, đầy đủ - thu thập tất cả các thông tin.

•

Cho người được đánh giá đủ thời gian chuẩn bị và thông báo thời gian đánh giá

•

Chuẩn bị sẵn sàng cho “những vấn đề tế nhị” bằng những ví dụ cụ thể và thích hợp.

•

Xác định nơi thích hợp cho cuộc trao đổi và bảo đảm không bị gián đoạn khi cuộc nói chuyện đang diễn ra.

•

Sử dụng phương pháp tích cực có hệ thống để đánh giá và dành đủ thời gian cho việc đánh giá.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 10

Trao đổi trong Đánh giá Kết quả Công việc

•

Cùng xem lại những thành tích cá nhân.

•

Thông báo những nhận xét của bạn và chứng minh những nhận xét này bằng những ví dụ cụ thể.

•

Làm cho cuộc trao đổi mang tính khách quan, hướng vào trọng tâm, đưa ra ý kiến phản hồi trung thực, đúng sự thực và phù hợp.

•

Bảo đảm ý kiến phản hồi từ hai phía, chú trọng vào những điểm mạnh của cá nhân và những khía cạnh phát triển.

•

Tránh gây ngạc nhiên – ý kiến phản hồi chỉ đưa ra vào thời điểm thích hợp và không tích lại cho đến khi đánh giá kết quả công việc.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 11

Trao đổi trong Đánh giá Kết quả Công việc

•

Tập trung vào giải pháp thay vì bảo vệ quan điểm. Nhìn vào tương lai thay vì nhấn sâu vào quá khứ.

•

Điều khiển cuộc trao đổi bằng cách đặt câu hỏi để khuyến khích cá nhân khai thác tối đa cuộc nói chuyện.

•

Lắng nghe ý kiến phản hồi của họ thay vì nghĩ đến câu hỏi tiếp theo.

•

Thống nhất mục tiêu SMART cho kỳ sau.

•

Trao đổi về nhu cầu phát triển cá nhân để hỗ trợ họ đạt được những mục tiêu này.

•

Trao đổi về những việc mà họ cần sự hỗ trợ của bạn

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 12

Các Thành kiến trong Đánh giá hay gặp phải













Hiệu ứng đối ngược: đánh giá nhân viên bằng cách so sánh với người khác thay vì dựa vào mức độ hoàn thành yêu cầu công việc. Sai lầm do ấn tượng ban đầu: có nhận xét tốt/không tốt ngay từ ban đầu về nhân viên mà nhận xét đó không chứng minh được bằng cách cư xử trong công việc sau này của người nhân viên. Hiệu ứng Hallo: qui đồng không đúng một khía cạnh công việc của nhân viên cho tất cả các mặt công việc của nhân viên Hiệu ứng giống mình (similar to me): đánh giá nhân viên có quan điểm và quá trình học hành giống người đánh giá tốt hơn những nhân viên không giống ngay cả khi người nhân viên không giống không liên quan đến công việc. Khuynh hướng ở giữa: luôn xếp hạng nhân viên ở mức giữa của thang điểm. Khoan dung tích cực và tiêu cực: thường xuyên xếp hạng nhân viên ở mức thấp hoặc mức cao của thang điểm

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 13

5 lời khuyên đối với việc đánh giá kết quả công việc 1.

2.

3.

4. 5.

Tập trung vào những điểm mà bạn và nhân viên có thể cùng đạt được trong tương lai - việc xem lại kết quả hoạt động không có nghĩa là nói cho công nhận tất cả những việc mà họ làm sai. Cố gắng nhất quán và công bằng. Sử dụng các tiêu chí đánh giá kết quả công việc đối với tất cả nhân viên, không giới hạn ở một vài nhân viên. Khuyến khích nhân viên tự đánh giá mình và trao đổi về những điểm mạnh của họ. Đánh giá của bạn về người nhân viên và đánh giá của chính họ phải tương đối giống nhau. Trung thực về kết quả kém nhưng không giận dữ. Ghi chép những nhận xét của mình. Việc giao tiếp và phản hồi lại của nhân viên nên thường xuyên diễn ra, tránh đến lúc đánh giá mới thực hiện.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 14

7 sai lầm nhân viên thường mắc phải trong việc đánh giá kết quả công việc • • • • • • •

Quá chú tâm vào mẫu đánh giá Thiếu sự chuẩn bị Giữ thế thủ Thiếu sự liên lạc trong kỳ Không tìm cách làm rõ dẫn đến việc hiểu sai. Chấp nhận trao đổi một chiều. Chú trọng vào việc đánh giá như là một cách để kiếm thêm tiền (đánh bóng hình ảnh, xin tăng lương).

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 15

10 sai lầm các nhà quản lý thường mắc phải trong đánh giá kết quả công việc • • • • •

Dành thời gian cho việc đánh giá nhiều hơn cho việc lên kế hoạch kết quả công việc. So sánh nhân viên với nhau. Quên rằng đánh giá là nhằm cải thiện mà không khiển trách. Cho rằng mẫu đánh giá là công cụ đánh giá công bằng, khách quan. Thôi đánh giá kết quả công việc khi việc đánh giá không gắn liền với lương của nhân viên

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 16

10 sai lầm các nhà quản lý thường mắc phải trong đánh giá kết quả công việc 1. 2. 3. 4. 5.

Tin rằng có thể đánh giá kết quả công việc của nhân viên một cách chính xác Hủy bỏ hoặc trì hoãn các cuộc gặp gỡ đánh giá Đánh giá những cái không quan trọng. Làm cho nhân viên ngạc nhiên trong buổi đánh giá. Cho rằng tất cả nhân viên và tất cả các công việc nên được đánh giá theo cùng một cách.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 17

Quá trình Cải thiện kết quả công việc Bước 1:Xác định vấn đề • Kết quả công việc của ai đang có vấn đề? • Kết quả mong muốn so với kết quả thực tế như thế nào? • Ảnh hưởng của sự khác biệt này như thế nào? Bước 2: Phân tích nguyên nhân và giải pháp • Khả năng và động lực. • Họ có bị cản trở hoàn thành tốt hay không? • Họ có biết làm thế nào để làm tốt hay không? • Họ có muốn làm tốt hay không? Bước 3 : Thực hiện • Các giải pháp về môi trường làm việc • Hành động sửa sai • Lôi kéo cá nhân tham gia • Theo dõi để cải thiện kết quả công việc.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 18

Phân tích nguyên nhân và giải pháp Họ có bị cản trở thực hiện tốt công việc không Điều trông đợi – trách nhiệm Người đó có biết công ty trông đợi cái gì không?

không

Làm rõ những nhiệm vụ chính

Đề nghị họ nêu rõ điều mà họ nghĩ là họ phải làm

có Điều trông đợi – tiêu chuẩn người đó có biết mức độ hoàn thành công việc mà công ty trông đợi anh/chị làm không

không

Đề nghị họ nêu rõ nhận thức của họ về tiêu chuẩn công việc

Làm rõ các tiêu chuẩn công việc đối với mỗi nhiệm vụ trọng yếu

có Thông tin phản hồi Người đó có biết anh ta thực hiện công việc tốt như thê nào không? Yêu cầu họ nêu rõ thông tin phản hồi mà họ nhận được và họ biết những gì về việc họ có đáp ứng tiêu chuẩn kết quả công việc không.

không

phản hồi kịp thời về kết quả công việc của nhân viên

có Nguồn lực Người đó có công cụ, nguyên liệu, thiết bị... để hoàn thành tốt công việc hay không. Đề nghị họ nêu rõ cách thức họ sẽ thực hiện công việc này

không

Cung cấp những nguồn lực cần thiết để hoàn thành tốt công việc

có Trở ngại/ Rào cản Người đó không bị trở ngại nào, kể cả trở ngại của bản thân cá nhân, để hoàn thành tốt công việc? Đề nghị họ nêu rõ những khó khăn và trở ngại mà họ gặp phải, bao gồm cả thủ tục, qui chế, hướng dẫn mà họ đang áp dụng

không

loại bỏ những trở ngại, xem lại và sửa lại các thủ tục, đề nghị bộ phận quản lý nhân lực hỗ trợ

có

Cá nhân không bị cản trở thực hiện tốt tiếp tục theo dõi 03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 19

Họ có biết họ thực hiện công việc như thế nào không

Kỹ năng yếu có chắc chắn là do yếu kỹ năng không hay bạn có nghi rằng có thể là do yếu kỹ năng?

Không/ Không chắc

Thành công trong quá khứ Người đó trước đây có thực hiện tốt công việc không (nếu công việc thay đổi, thì câu trả lời là không), Đề nghị họ nêu rõ kinh nghiệm của họ trong công việc này, kể cả việc họ được dạy như thế nào để thực hiện công việc

có

Không có

Đơn giản hoá công việc Công việc có thể đơn giản hoá (mà không làm tổn hại quá mức) để người đó có thể đạt được kết quả mong đợi không? đề nghị họ nêu rõ phần khó nhất của công việc và chia sẻ ý kiến về việc làm thế nào để công việc được đơn giản.

có Đơn giản hoá công việc

Tổ chức lớp đào tạo hoặc bồi dưỡng

không

Năng lực cá nhân Người đó có đủ thể lực và trí lực để hoàn thành công việc như mong đơi hay không? tiến hành các bài trắc nghiệm thích hợp hoặc các biện pháp khác để kiểm tra năng lực

không Đào tạo

Kết quả công việc được cải thiện Sau khi đào tạo hoặc tập luyện lại, kết quả công việc có không

không TUYỆT VỜI

Công việc phù hợp Giúp người nhân viên tìm một vị trí phù hợp hơn hoặc bắt đầu hành động sửa sai

Họ biết làm thế nào để thực hiện tốt. Tiếp tục theo dõi

Họ có muốn thực hiện công việc tốt hay không phần thưởng không thích hợp Họ có được thưởng cho kết quả công việc tồi hay cho sự vi phạm hay không? họ có được lợi về vật chất cho công việc có kết quả không đạt mọng đợi không?

có

Cắt bỏ phần thưởng không thích hợp

không

phạt vì kết quả công việc Anh ta có bị ngược đãi vì thực hiện công việc như mong đợi? Kết quả công việc ảnh hưởng như thế nào đến khối lượng công việc, nguồn lực, sự an toàn và chấp nhận của xã hội

có Loại bỏ những tác động gây ngược đãi

không

Khen thưởng thích hợp Người đó có được thưởng cho công việc không đạt kết quả mong đợi? Đề nghị người đó nêu rõ những hành vi và kết quả mà họ được khen thưởng. Họ có cảm thấy rằng họ được thưởng vì hành vi mong đợi không

không

Khen thưởng thích hợp

có Công việc phù hợp/hành động sửa chữa Người đó có vẻ không phù hợp với vị trí này. Giúp nhân viên đó tìm công việc khác hoặc bắt đầu tiến hành một số hành động sửa sai. Trao đổi với bộ phận quản lý nhân sự 03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 21

Cải thiện kết quả công việc

1.

Đo lường kết quả công việc, sử dụng các chỉ số đo lường kết quả công việc.

2.

So sánh kết quả công việc nhìn thấy với kết quả mong muốn để phát hiện sự thiếu hụt trong kết quả công việc

3.

Phân tích sự thiếu hụt bằng cách sử dụng các câu hỏi về kết quả công việc

4.

Kèm cặp nhằm cải thiện công việc.

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 22

XIN CẢM ƠN

03.12-BM/NS/HDCV/FPT v1/0

INTERNAL USE

Trang số 23