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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS

Código MP-ADMC

Edición 2.009

Fecha de Edición 25/09/09

Departamento Administrativo

Elaboró: Clase Ejecutiva

Aprobó Director

Pagina 1 al 14

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS

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II- INDICE CAPITULO

DESCRIPCION

HOJA Nº

I- TITULO……………………………………………………

1

II- INDICE…………………………………………………….

2

III- ALCANCE…………………………………………………

3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL……………………………….

3

V- POLITICAS…………………………………………………

3

VI- RESPONSABLES………………………………………….

4

VII- PROCEDIMIENTOS………………………………………

5-8

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS……………………………….

9

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS…………………….

9

X- GLOSARIO DE TERMINOS……………………………….

10

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA……………………………………

11-14

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IIIIII- ALCANCE El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos que son asignados a los departamentos: Administrativos, Recursos Humanos, Soporte, Operaciones, Producción y Ventas de acuerdo a lo establecido anualmente en el Presupuesto Anual de Gastos de la Empresa Emprendimientos Forestales S.R.L.

IVIV- OBJETIVO Asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo según normativas establecidas en el presente documento y que los artículos para la compra sean realmente requeridos para llevar a cabo las tareas específicas del sector solicitante

.

V- POLITICAS 1- Queda establecido que en octubre de cada año, se elaborara un presupuesto anual de gastos para el año siguiente, esto de acuerdo a la previsión de necesidades financieras de todos los departamentos de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administración, Producción, Coordinación y Ventas, Ventas donde cada jefe de departamento debe realizar el cálculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirán desembolsos de dinero con sus justificaciones correspondientes, via nota al Jefe de Administración y Finanzas, según fechas establecidas por la Dirección Administrativa. 2- Según esta previsión de necesidades, el Jefe de Administración y Finanzas confecciona el PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG), y posterior verificación y autorización del Director Administrativo, una vez definidos los montos, estarán cargando en un documento compartido a mas tardar para fines de diciembre a fin de que todos los jefes de departamentos accedan a la información y certifiquen los valores presupuestados para cada rubro asignado. 3- En el documento compartido, estarán asignados los responsables para cada tipo de acción que podrá realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados de “ejecutar” ejecutar” y “actualizar” “actualizar los valores de las compras, y la ultima verificación y visto bueno lo realizara el Jefe de Administración y Finanzas, quien se le denominara “Administrador”. 4- Se detalla a continuación, los responsables por departamento: • Jefe de Ventas : Departamento de Ventas • Jefe de Producción : Departamento de Producción 3

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• Jefe de Administración : Departamento Administrativo • Coordinador de Operaciones : Departamento de Operaciones del campo • Jefe de Soporte : Departamento de Soporte 5- Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos debe estar registrado en la planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra. 6- Cuando el encargado de compras firma la Orden de Compra (OC), verifica la carga en la planilla de presupuesto compartido antes de remitir al Jefe de Administración y Finanzas para su último control y aprobación, luego de esto, se procede a la compra. 7- En caso de que el Jefe de Departamento solicitante autorice la compra y no registre en el presupuesto, será motivo de sanción disciplinaria previsto en el reglamento interno de la empresa.

VIVI- RESPONSABLES • • • • •

Encargado de Compras Encargado de Deposito Jefes de Departamentos Jefe de administración y finanzas Director Administrativo

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VIIVII- PROCEDIMIENTOS 7.1 –ANTES DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO 1- El solicitante debe llenar una planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP), (OP) (Cada sector debe contar con un talonario numerado y en duplicado), el jefe del sector debe firmar y argumentar el gasto. 2- Esta OP, se remitirá al Encargado de depósito quien deberá revisar si tal producto esta disponible en stock, en caso de que exista, se hace entrega marcando en la O.P entregado con firma de la persona que recibe, y los detalles y cantidades del ítem retirado. 3- En caso de que no todos los ítemes fueron entregados, el Encargado de Deposito deberá remitir el duplicado de la OP al Encargado de compras marcando como pendientes los ítems para proceder a la compra.

7.2– .2–REALIZACION DE LA COMPRA 1- El encargado de compras, se encarga de ver la forma de compra (crédito, contado, caja chica). Todas las compras deberán tener O.P. 2- Para realizar las compras mayores de Gs.300.000 crédito o contado debe haber un mínimo de 3 presupuestos y elaboración de O.C. 3- El presupuesto aprobado tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válido hasta 30 días, y deberá quedar anexado una copia a la factura. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días. 4- Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras por abecedario teniendo en cuenta el proveedor, y la 2da copia va con legajo para compra. 5- Las compras menores a Gs.300.000 se realizarán al contado y por CAJA CHICA, sin necesidad de presupuestos y O.C. Si las compras son reiteradas deberá seguir el proceso normal de compras descripto mas arriba. 6- En caso de que no se disponga de tres presupuestos, el Encargado de Compras deberá justificar en la OP el motivo y el Jefe de Administración y Finanzas analizara y si las condiciones están dadas, se autoriza la compra. 7- Al elaborar la OC debe estar registrado por el área solicitante de la compra "en la carpeta compartida del presupuesto general", firmado por el encargado de compras y con el visto bueno del jefe de administración y Finanzas, se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda.

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7.3 –ENTREGA DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO 1- Para la recepción de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia de la OC al encargado de depósito a modo de control de las cantidades y características del/los ítems adquiridos. 2. Con la copia de la OC este deberá verificar que el contenido de la factura recibida del proveedor coincida con la cantidad física de mercaderías de acuerdo a la OC y confirmando la información debe dar ingreso a las mercaderías en el stock del sistema informático y archivará con su firma de visto bueno. La factura con sello al dorso lo remitirá a compras para completar el legajo de compras. 3. El encargado del depósito se encarga de comunicar a los sectores solicitantes que las mercaderías ya se encuentran en el depósito para pasar a retirar los pendientes, según firma de conformidad o recibido en la OP original. 7. 4- PROCEDIMIENTO POST COMPRA 1- El Dpto. de compra tiene la responsabilidad de verificar que las facturas contengan la fecha, el tipo de comprobante (de crédito /contado), vencimiento del timbrado, que no tengan tachaduras ni enmiendas y en caso de que sea una compra a crédito, consignar la fecha de vencimiento. 2- El Encargado de Compras remite a Contabilidad según cronograma de fechas estipuladas por contabilidad los legajos de compra (En un tiempo aproximado a 48 horas después). Como resguardo, Compras llevará un libro donde registrará todas las documentaciones que entregó a Contabilidad (nombre proveedor y número de factura), en donde firmará Contabilidad por cada retiro. 3- En caso que Contabilidad registre algún faltante de documentación o irregularidad, deberá devolver a Compras para su regularización. 4- Contabilidad se encargara del registro de las facturas de compras en el módulo de “compras” del sistema para imputarlos, y pasara un informe diario a la gerencia de todas las registraciones e imputaciones (Compras a Crédito y Contado realizadas con O.C.) Asimismo la gerencia y contabilidad deberán sellar y firmar las facturas para indicar que fueron CARGADAS en el sistema y verificadas. 5- Contabilidad se encargara del archivo por fecha y proveedor de estos comprobantes. 6- En la semana que se defina como semana de pago, el días martes, el encargado del dpto. de compras propondrá al jefe administrativo una lista de posibles pagos del día viernes. Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos, este a su vez solicitará a contabilidad (miércoles) el preparo de los legajos para pagos, según listado DEFINITIVO, que lo entregará a Tesorería máximo el día jueves por la mañana contra acuse de recibo del libro de entregas de documentos de Contabilidad para la elaboración de los cheques. 7- El día 30 de cada mes, el Dpto. de compras, deberá entregar una lista de las Ordenes de Compras pendientes de regularización, o sea, que faltan adjuntar las facturas del 6

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proveedor. Contabilidad por su parte registrará como gastos devengados contra proveedor a confirmar, que luego será conciliado mes a mes. 7.5.5- REPUESTOS PARA TALLER PARA EJECUCION DE OT 1- El mecánico solicitante debe comunicar verbalmente al Jefe de Soporte, la necesidad de comprar repuestos, soporte autoriza la búsqueda de los presupuestos para el efecto al mecánico o sus auxiliares. El mecánico entrega los 3 presupuestos al Jefe de Soporte. El Jefe de Soporte elabora la planilla de OP, OP y remite al Encargado de Compras el presupuesto aprobado que tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válido hasta 30 días. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con legajo para compra. 2- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda, y la firma autorizada del Jefe de Soporte y Jefa de Administración y Finanzas. 3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe ser realizada en un máximo de 48 horas. 4- Cuando se realiza la compra del repuesto, el Jefe de Soporte recepciona la factura y le da visto bueno atrás de la factura y entrega al encargado de compras el legajo completo. No entra en deposito la/las mercaderías, ya que se trata de uso inmediato. 5- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales. 7.6- COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO 1- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la necesidad y el mismo autoriza firmando detrás del presupuesto su aprobación y se anexa posteriormente con la Orden de Compra. 2- Luego se solicita al Tesorero la confección de la Orden de Pago, adjuntando la autorización por escrita de la compra. 3- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago. 4- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el número de comprobante legal.

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7.77.7- OTRAS COMPRAS URGENTES PARA EL CAMPO 1- El Coordinador de Operaciones solicita vía mail o telefónica al Jefe de Soporte, la necesidad de comprar repuestos u otro tipo de insumo o herramienta, el Jefe de Soporte, según la urgencia del caso ya realiza la búsqueda de los presupuestos para el efecto. El Jefe de Soporte elabora la planilla de Orden de Pedido, Pedido y remite al Encargado de Compras con el presupuesto aprobado que tendrá la firma del mismo atrás como una aclaración cual es el presupuesto seleccionado. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con legajo para compra. 2- El presupuesto debe ser verificado por el Jefe de Soporte y aprobado por el Director Administrativo, para confeccionar la orden de compra que debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda. 3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe ser realizada en un máximo de 48 horas. 4- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales. 6- La recepción del producto comprado, se deriva según OP al jefe solicitante, previa firma de conformidad. No entra en deposito cuando se trata de repuestos o piezas, ya que se trata de uso inmediato. 7.87.8- INSUMOS DE PRODUCCIÓN 1- El Jefe de Producción debe llenar una planilla de Orden de Pedido , argumentando la necesidad, y remitirá al encargado de compras. 2- Para realizar dichas compras debe haber un mínimo de 3 presupuestos El presupuesto aprobado tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válido hasta 30 días. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con legajo para compra. 3- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda, y la firma autorizada. 4- El procedimiento se encuadra en las demás situaciones de compras, con la diferencia de que cuando se recepciona el insumo solicitado, se entrega automáticamente en el Sector de Producción (ver ubicación de su stock), y El Jefe de producción debe recibir, firmar conformidad e ingresar a su stock. 5- El Jefe de Producción debe manejar el stock de materia prima, con ayuda del Data Entry, quien deberá ingresar en el stock todas las compras realizadas y según reporte de los encargados de producción las descargas correspondientes. 8

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VIII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS Primera Edición 2.009 – 25/09/2009

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS Establecidos en el anexo • •

Orden de Pedido Orden de Compra

El legajo de Compra completo estará compuesto de: • • • • •

Orden de Pedido en duplicado. El presupuesto aprobado con la justificación + dos presupuestos no aprobados. La orden de compra debidamente autorizada. La factura Legal. Estado de Cuenta del Proveedor: solo cuando se quitan los pagos Compras emitirá el listado, marcando las facturas que se están pagando. Es a los efectos de constatar la carga en el sistema y la antigüedad del pago.

Personas autorizadas a firmar O.P.: • • • • •

Jefe del Departamento de Ventas: por Ventas Jefe del Departamento Administrativo: por Administración. Jefe del Departamento de Soporte: por Soporte. Jefe del Departamento de Producción: por Producción. Jefe del Departamento de Coordinación: por Coordinación.

Personas autorizadas a aprobar la O.C.: • • • • •

Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Ventas Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Administración Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Producción Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Coordinación Encargado de Soporte y Director Administrativo: por Soporte

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X- GLOSARIO DE TERMINOS OP =Orden de Pedido, utilizado por los jefes de sectores para solicitar insumos, herramientas, materiales, bienes, cualquier elemento necesario para realizar algún servicio o trabajo. Tendrá tres vías, el original para deposito, duplicado para compras y triplicado para el solicitante. OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por los sectores via OP. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado archivo contable y triplicado por talonario para archivo de compras.

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XI- ANEXOS JEFATURAS

DEPOSITO

COMPRAS

CONTABILIDAD

INICIO 1 Orden de Pedido

2 Verificación De Stock

3 Existencia Compra

Salida de Stock

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Entrega y conformidad 5 FIN

Registro Contable

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DESCRIPCION DEL PROCESO RESUMIDO INTERVIENEN: COMPRAS Y DEPOSITO 1Se inicia cuando surgen necesidades de insumo/materiales en los departamentos (Soporte, Producción, Ventas, RRHH, Administración, Operaciones), donde los Jefes de Departamentos generan la ORDEN DE PEDIDO, PEDIDO con el detalle de las características físicas de los elementos faltantes.

2El Jefe de Departamento remite al Encargado de Deposito la OP original y duplicado (triplicado queda por talonario del sector), para verificar la disponibilidad de stock del bien requerido. De acuerdo ala existencia o no de los insumos/productos solicitados: Si existe en depósito: depósito El Encargado de Deposito, completa la OP, de acuerdo a los ítems que entregara, registrara la fecha y hará firmar la conformidad de la recepción de los bienes, si no existen items pendientes, archiva el original y duplicado en deposito. 3Si no se dispone en deposito algún ítem de la OP, el encargado de deposito remite al Encargado de Compras el duplicado de la OP, y el mismo se encarga de levantar los presupuestos correspondientes y proceder a la compra según procedimiento establecido para compras, elabora una ORDEN DE COMPRA COMPRA previa verificación del registro en el PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS realizado por responsable del rubro en cuestión, y visto bueno de la jefa de Adm. y Finanzas. Al realizar la compra, el Encargado de Deposito recibe copia de la OC y recepciona la compra, verifica las cantidades físicas si coinciden con la factura y OC, lo ingresa en el stock donde vuelve a disponer de la mercadería, archiva la OC y comunica por teléfono a Compras que la recepción fue realizada con éxito. 4- Cuando en stock ya se dispone de todo lo solicitado, el Encargado de Deposito hace la entrega al sector solicitante previa firma de conformidad en la OP original y archivara para su control de salida de productos. 5-

El Legajo de Compras, Contabilidad retira para su imputación contable.

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