Manual De Compras

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Programa de Capacitación y Modernización Empresarial (PROMODE) ATRAS

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Coordinación General:

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Subsecretaría de Comercio Interior, c. Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey División de Administración y Ciencias Sociales Centro de Apoyo Integral a la Micro y Pequeña Empresa Campus Monterrey. Dirección General: Dr. Nicolás Gutiérrez Garza Coordinación General: Lic. Sérvulo Anzola Rojas, M.A. Coordinadores de Lic. Dolores González Saucedo, M.A. Contenido: Lic. Alfredo Hernández Grimm, M.A. Diseño: Ing. Humberto Peña Rivera, M.A. Guiones: C.P. Gerardo Luján Velázquez, M.A. Diálogos: Lic. Juan Carlos Dávila Rivera Asesor: Lic. Rodolfo Durán Álvarez, M.A. Proyecto Arquitectónico: Lic. Adriana Jiménez Revorio · Lic. Cristina Ilustraciones: Risoul de la Peña Apoyo Secretarial: Dr. Alfredo Sandoval Musi Colaboradores: Arq. Benjamín Ortiz González Apoyo en Diseño: Gabriel Magallón Cárdenas Ing. Jorge E. Bustos Torres Sra. Consuelo Peña Rivera Lic. Herlinda Torres Delgado M.A.· Maestra Carmen Estrada Paola Méndez Rodríguez Paola Andrea Anzola Salas Verónica Guerra Sánchez Alma Rodríguez Maldonado C.P. María Concepción Echeverría Moreno C.P. Gerardo Flores Pérez C.P. Roberto Flores Ramírez Edmundo Quiroga Limón Francisco Pérez Pérez Roberto Carlos Pineda Martínez C.P. Ángel Vázquez Gutiérrez

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Arq. Elsa Garagarza Deyra González Marines Dulce María Salazar Guardado Lic. Tania Soto Solís Lic. Adriana Palacios Lic. Sandra Palacios Arturo López Ordaz Lic. Cecilya Minila Ruiz Departamento de Diseño del ITESM. Centro de Logística y Servicios Especiales de la Rectoría de la Universidad Virtual Lic. Mónica Camacho Lizárraga Lic. Hugo Joel Sánchez Saldívar

Presentación Amigo micro o pequeño comerciante detallista, el material de este manual se te ha proporcionado con la finalidad de darte una herramienta práctica y sencilla para la actividad diaria que desarrollas en tu comercio. El contenido del manual ha sido previamente analizado y conformado con temas que van desde el conocimiento del medio ambiente, en el cual se desenvuelve tu comercio, hasta el tema de la visión integral que deberás tener del mismo. En total son cuatro manuales: Administración Básica-Toma de Decisiones; Compras y Manejo de Inventarios; Mercadotecnia; y, por último, Contabilidad. Estos manuales no tienen una secuencia, pero se te recomienda que estudies y apliques todos y cada uno de ellos. El Manual de Administración-Toma de Decisiones aborda temas que van desde el medio ambiente de tu comercio, hasta las funciones básicas de la administración (planeación, organización, dirección y control). El Manual de Compras y Manejo de Inventarios busca que conozcas el uso y el manejo adecuado de tus mercancías, así como la mejor manera de adquirir las mismas. El Manual de Mercadotecnia busca que comprendas la forma de ofrecer tus mercancías al cliente o consumidor. El Manual de Contabilidad hace mención a la importancia del conocimiento de las funciones básicas de la contabilidad, como un medio para tomar decisiones rápidas y acertadas.

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No olvides que este manual es una herramienta de trabajo que deberás conocer y luego aplicar de manera ordenada y consciente, con ella tu función será más sencilla y práctica. Al final del tema encontrarás un Cuaderno de Trabajo, con el cual se busca que refuerces el tema estudiado y también es uno de los requisitos para que puedas obtener tu evaluación. Para cualquier duda o aclaración busca la ayuda de la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial (Secretaría de Economía) en la hoja de "Ayuda Secretaría de Economía", localizada al final de tu manual. Ahí encontrarás la información necesaria para contactarte con un instructor, quien te orientará y resolverá tus dudas. Recuerda que necesitarás esforzarte, pero al final verás recompensada tu perseverancia. Aplica todo lo que estudies a la realidad de tu comercio y practícalo. ¡Adelante y buena suerte!

Manejo del manual Los siguientes puntos son recomendaciones para que puedas tener un mejor aprovechamiento de este manual: · Lee despacio cada tema de tu manual y trata de relacionar las situaciones y conocimientos que se te presentan, con tu propia experiencia como comerciante. · No avances a otro tema si tienes dudas en alguna idea nueva que se presenta, anótalas para que no las olvides y puedas aclararlas con tu instructor. · En este manual los términos "empresa" y "comercio" significan lo mismo, también quieren decir lo mismo "artículos" y "mercancías". · Lo más importante, para que tengas resultados, es que todo lo que aprendas lo apliques en tu comercio lo más rápido posible. · Completa los ejercicios que se incluyen en el Cuaderno de Trabajo. Éstos te ayudarán a comprender mejor los temas. · Ten en cuenta las recomendaciones y sugerencias que te haga tu instructor. · Para explicar cada uno de los temas se emplea un lenguaje sencillo e ilustraciones amenas. Los personajes que te acompañarán en este recorrido son:

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Don Chema: Comerciante detallista, es el protagonista de la historia. Doña Maty: La esposa de Don Chema. Pepe: Es el hijo mayor de Don Chema. Es testarudo y se niega a cambiar. Rosy: Es la hija de Don Chema, le gusta ayudar a trabajar en la tienda y generalmente discute con su hermano el mayor. Pablito: Hijo de Don Chema, apenas tiene 6 años, es travieso y juguetón. Sr. Domingo Claro: Es el asesor - instructor de Secretaría de Economía que le brindará apoyo en la capacitación a Don Chema en su establecimiento. Don Juan: Compadre de Don Chema. Meche: Esposa de Chuy. Lalito: Es el hijo de Don Chuy. A lo largo de los diferentes manuales de Administración-Toma de Decisiones; Compra y Manejo de Inventarios; Mercadotecnia; y Contabilidad se mostrará cómo el señor Domingo Claro, instructor de Secretaría de Economía, le explica a Don Chema cómo manejar mejor su comercio por medio de un Modelo de Capacitación en el Establecimiento.

Contenido I. Compras y Manejo de Inventarios Concepto de compras Proceso de compras Políticas de compra Orden de compra Pronóstico de ventas Manejo de inventarios Alianzas Las Herramientas para manejar mejor tu comercio

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(comercio electrónico) II. Cuaderno de Trabajo Ayuda Secretaría de Economía Glosario Bibliografía

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II. Cuaderno de Trabajo Después de haber estudiado el tema y de haber resuelto tus dudas, te invitamos a que continúes contestando este pequeño Cuaderno de Trabajo. El objetivo principal es que refuerces los puntos estudiados anteriormente. Únicamente tienes que completar los espacios en blanco, con la información faltante. Si tienes alguna duda regresa a tu manual y léelo con detenimiento, y cuando encuentres la respuesta regresa a completar los espacios en blanco.

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Te recomiendo que leas detenidamente las preguntas o párrafos que se te presentan. Si tienes alguna duda sabes que puedes contar con un instructor a distancia, el cual te orientará y te ayudará a resolver tus dudas. Puedes revisar esta información en la hoja de «Ayuda Secretaría de Economía»,que se encuentra al final de este manual. Por último recuerda que el completar este cuaderno, es uno de los pasos para obtener tu evaluación. La cual es un reconocimiento que Secretaría de Economía te otorgará cuando hayas aprobado, satisfactoriamente, el Modelo de Capacitación Genérica.

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COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIOS

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GLOSARIO Compras y Manejo de Inventarios Almacén: Aquel en donde se guarda, almacena y son manejados los productos de la empresa. Bien: Conjunto de atributos físicos y tangibles reunidos en una forma identificable, para satisfacer las necesidades del cliente.

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Calidad: Eficacia con que un producto cumple las expectativas del comprador. Cantidad económica del pedido: Cantidad óptima de reorden cuando se reabastece el inventario, como lo indica el volumen en que es mínima la suma de los costos de mantenimiento de inventario y los de procesamiento de pedidos. Cliente: Individuo u organización que toma una decisión de compra. Comprar: Implica vender bien las mercancías que tus clientes necesitan; implica recuperar el costo de la compra y obtener una ganancia para la empresa. Comprador: Situación en la que un cliente hace directamente la compra a la empresa. Control de inventarios: Mantener el control sobre el tamaño y composición de los inventarios, con la finalidad de surtir los pedidos de los clientes en forma oportuna, total y exacta, a la vez que se reducen al mínimo la inversión y fluctuación de inventarios. Consumidor: Persona o grupo de personas que usa o consume un producto. Factura: Cuenta detallada de las mercancías compradas o vendidas, en donde se desglosa el IVA. Forma de pago: Forma en la que pagará un producto o un servicio a una empresa y ésta puede ser: al contado, a crédito o por anticipado. Impuesto al valor agregado: Impuesto pagado por las empresas sobre el aumento de valor que ellas dan, en las diferentes fases de producción, o a un bien o servicio a la venta. Instalaciones físicas: Local, diseño y distribución de la tienda. Manejo de inventarios: Es el tener un nivel adecuado de las mercancías que se necesitan comprar y tener en el inventario para que se puedan vender en el momento preciso. Mercancía: Todo lo que se vende o se compra. Orden de compra: Documento que establece los términos en que se solicita la compra de las mercancías. Pagaré: Obligación escrita de pagar una cantidad en un tiempo determinado. Política de compra: Ciertos puntos de referencia que se revisan y toman en cuenta para tomar una decisión.

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Precio: Cantidad de dinero o de otros elementos con utilidad que se requieren para comprar un producto. Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles, como el empaque, color, precio, calidad y marca junto con los servicios y la reputación del vendedor. Un producto puede ser un bien, un servicio, un lugar o una idea. Pronóstico de ventas: Cálculo de la cantidad de mercancía que se pretende vender durante un determinado periodo en un mercado específico y suponiendo una planeación de ventas. Proveedores: Personas o empresas que ofrecen los bienes o servicios necesarios para que una organización produzca lo que vende.

BIBLIOGRAFÍA 1) Anzola, Sérvulo, El comportamiento de la pequeña empresa mexicana, ITESM Campus Monterrey, 3a. ed., México, 1991. _____ , Administración de pequeñas empresas, Mc Graw-Hill, 1a. edición, México, 1993. _____ , D e la idea a tu empresa, Ed. Limusa, México, 1993. Brandt, Steven, El ejecutivo emprendedor. La administración hacia el siglo XXI, Cía. Editora Continental, S.A. de C.V., México, 1989. Burch, John, Entrepreneurship, John Wiley and Sons Inc., New York, 1986. Demac, Desarrollo de emprendedores, Mc Graw-Hill, México, 1991. Promicro Nafin, Colección de temas para microindustrias,Subdirección Industrial y de Publicaciones, México, 1993. Rodríguez, Leonardo, Planificación, organización y dirección de la pequeña empresa, South-Western Publications, Cincinnati, 1980. Ronstadt, Robert, Entrepreneurship: Text, cases and notes, Lord Publishing, 2da . impresión, Dover, 1985. Sánchez, Alfonso y Humberto Cantú, El plan de negocios del emprendedor, Mc Graw-Hill, 1a. edición, México, 1993. Siropolis, Nicholas, Small business management, Ed. Houngthon Mifflin, 4ta. edición, Boston, 1990.

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Steihoff, Dan y John F. Burgess, Small business management fundamentals, Mc Graw-Hill, Inc., 6a. edición, New York, 1993.

Ayuda Secretaría de Economía Si tienes alguna duda sobre los temas de este manual, o bien, si has terminado tu capacitación en el Modelo de Capacitación Genérico y deseas certificarte en este Modelo, acude a la Delegación de la Secretaría de Economía o Cámara de Comercio más cercana a tu domicilio, o bien, marca 729-94-97 si vives en el área metropolitana del Distrito Federal, o llama, sin costo alguno, al 01-800-0217234, en donde con gusto se te asesorará. ATRAS

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