UNIT DATA 2009 SK BANDAR UTAMA DAMANSARA 4 DATARAN BANDAR UTAMA, PETALING JAYA
MINIT CURAI
Nama Pegawai / Kakitangan :MOHD NAZRI MASH TUKI Jawatan
:PPLD DGA32
Mesyuarat/ Aktiviti/Lawatan :BENGKEL PEMURNIAN DATA OPERASI SEKOLAH SR/SM Yang Dihadiri Tarikh
DAERAH PETALING UTAMA : Mulai 15.11.09 hingga 17.11.09
Tempat
: HOTEL KAYNS RESORT, PORT DICKSON
Masa
:8.30 – 10.30 PM
Pengerusi Mesyuarat
:EN. RAZALI BIN ZAINAL
* Kehadiran
: PENOLONG PPD / PENYELIA SEKOLAH MENENGAH /PENYELIA SEKOLAH RENDAH /PENOLONG KANAN DAN GURU-GURU DATA SM/SR.
(*) Semua Ketua Unit JPN / Penolong PPD / Penyelia Menengah / Penyelia Rendah / Penyelia Pendidikan Islam & Moral / Pegawai Eksekutif /Penolong Akauntan /Pembantu Tadbir / dan sebagainya. Kepada Ketua Jabatan (u.p. Pn. Naimah bte Mohd Nasir) Puan, Berikut adalah kandungan mesyuarat / aktiviti : Bil.
Kandungan
1
Setiap sekolah perlu menyediakan dua orang guru data. Kedua-dua guru data yang telah dilantik mestilah berupaya mengendalikan data Emis dan Data SMM. Elakkan melantik guru kelas sebagai guru data - Arahan Ketua Sektor Jabatan Pendidikan Negeri Selangor
2
i. Pihak sekolah perlu memberi arahan kepada kerani sekolah untuk melengkapkan Aplikasi DO. ii. Aplikasi ini hendaklah diinstall di dalam komputer kerani bagi tujuan pendaftaran murid tahun 1. iii. Aplikasi ini juga dikenali sebagai Aplikasi D0. Aplikasi Pendaftaran Tahun 1 dalam SMM versi 4.0 ini adalah komponen khas untuk merekodkan
Tindakan Guru Besar
Guru Besar Guru Data Kerani Sekolah
nama kanak-kanak yang mendaftar untuk masuk sekolah ke Tahun 1 di tahun berikutnya. iv. Data Pendaftaran Tahun 1 boleh disemak dan dicetak rumusannya untuk dihantar ke Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) semasa mengemukakan Senarai Pendaftaran ke Tahun 1
Bil.
Kandungan
Tindakan
3.
Data Emis yang lengkap dan betul perlu dihantar ke PPD sebelum atau pada 5 haribulan setiap bulan bersama soft copy dan hardcopy
Guru Besar Guru Data
2
Data SMM yang lengkap perlu dihantar sebelum atau pada 5 haribulan Februari dan 5 haribulan Julai bersama softcopy dan hardcopy.
Guru Besar Guru Data
3
Pada atau sebelum 5 haribulan bagi setiap bulan, Guru Data SMM perlu menghantar rumusan data SMM ke PPD
Guru Besar Guru Data
4.
Mencetak Borang Kosong (B001, B002 dan B003) bagi tujuan kutipan data SMM Ver 4.0 2010 dengan menggunakan warna merah jambu, kuning dan hijau. Untuk diedar dan dilengkapkan oleh murid dan ibu bapa.. Borang ini boleh dicetak menggunakan Sistem Semak SMM Versi 4.0.
Guru Besar GPK HEM Guru Data Guru Kelas Kerani Sekolah
5.
Install SMM Versi 4.0 ke dalam komputer sekolah bagi tujuan pendaftaran Tahun 1/Tingkatan 1.
Guru Data SMM
6.
Latih Kerani memasukkan maklumat Pelajar Tahun 1/Tingkatan 1.
Guru Data SMM
7.
Kerani Pendaftaran Tahun 1/Tingkatan 1 memasukkan data pelajar baru 2010 ke dalam SMM Versi 4.0
Guru Besar Kerani
8.
Cetak Senarai Kod SMM Versi 4.0 dari fail Excel yang dibekalkan dan ditampal di dalam semua kelas
Guru Data SMM
9.
Convert data SMM versi 3.02 dan BMM ke SMM Versi 4.0.
Guru Data SMM
10.
Kemaskini Maklumat Darjah/Tingkatan
Pentadbir Guru Data Guru Kelas
11.
Cetak Laporan L001, L002, L004 dan diserah kepada Guru Kelas untuk dikemaskini oleh pelajar kelas berkenaan.
Guru Data Guru Kelas
12.
Cetak Laporan L005 untuk diisi oleh Guru Kelas sahaja (SULIT) dan diserahkan semula kepada Guru Data pada 30hb Januari 2010
Guru Data SMM Guru Kelas
13.
Jika tiada data BMM, cetak Borang B001, B003 dan diberikan kepada semua pelajar selain Tahun 1. Laporan L001, L002, L004, L008 tidak perlu dicetak.
Guru Data SMM Guru Kelas
Bil.
Kandungan
Tindakan
14
Cetak L006 dan diedarkan kepada setiap murid melalui Guru Kelas (Selain Darjah 1 dan Tingkatan 1). Ibubapa dikehendaki mengemaskini maklumat tersebut dan menandatangani borang berkenaan. (SULIT).
Guru Data SMM Guru Kelas
15.
Menggunakan maklumat yang diperoleh dari Laporan/Borang, Guru Data SMM / Guru Kelas memasukkan data/Mengemaskini data Murid ke dalam SMM Versi 4.0
Guru Kelas
16.
Laksanakan Semak Automatik dari Sistem Semak SMM Versi 4.0. Tindakan: Guru Data Smm dan betulkan kesalahan jika ada
Guru Data SMM
17.
Cetak Ralat R001, R002, R003, R004 dan serahkan R002 – R004 kepada Guru Kelas untuk dibetulkan oleh murid-murid/ibubapa
Guru Data SMM
18.
Dari aplikasi SMM Versi 4.0, laksanakan proses semak dari menu Semak dan betulkan kesalahan jika ada.
Guru Data SMM
19.
Dari aplikasi SMM Versi 4.0, klik menu Papar dan Cetak – Semakan Tanpa Maklumat. Betulkan kesalahan jika ada
Guru Data SMM Guru Kelas
20.
Dari aplikasi SMM Versi 4.0, Cetak Lampiran Pengesahan dari menu Papar dan Cetak. Serahkan kepada PK HEM/Pengetua untuk ditandatangani.
Guru Data SMM
21.
Eksport data dan labelkan disket dengan maklumat berikut: a) Kod sekolah b) Nama Sekolah c) Tarikh Hantar d) No H/P Guru Data SMM dan Nama
Guru Data SMM
22
Serahkan disket dan Lampiran Pengesahan ke PPD untuk disemak dan digabung di peringkat PPD
Pentadbir Guru Data SMM
Disediakan oleh ; 2009
Tarikh : 19 NOVEMBER
(…………………………………..) MOHD NAZRI MASH TUKI
Guru Data SMM Disahkankan oleh ;
Tarikh :
(…………………………………..) PN. NAIMAH BT MOHD NASIR
Guru Besar. Senarai Semak Bil. 1
2
Kandungan Setiap sekolah perlu menyediakan dua orang guru data. Kedua-dua guru data yang telah dilantik mestilah berupaya mengendalikan data Emis dan Data SMM. Elakkan melantik guru kelas sebagai guru data - Arahan Ketua Sektor Jabatan Pendidikan Negeri Selangor ii. Pihak sekolah perlu memberi arahan kepada kerani sekolah untuk melengkapkan Aplikasi DO. ii. Aplikasi ini hendaklah diinstall di dalam komputer kerani bagi tujuan pendaftaran murid tahun 1. iii. Aplikasi ini juga dikenali sebagai Aplikasi D0. Aplikasi Pendaftaran Tahun 1 dalam SMM versi 4.0 ini adalah komponen khas untuk merekodkan nama kanak-kanak yang mendaftar untuk masuk sekolah ke Tahun 1 di tahun berikutnya. v. Data Pendaftaran Tahun 1 boleh disemak dan dicetak rumusannya untuk dihantar ke Pejabat Pelajaran Daerah (PPD) semasa mengemukakan Senarai Pendaftaran ke Tahun 1
Tindakan Guru Besar
Guru Besar Guru Data Kerani Sekolah
3.
Data Emis yang lengkap dan betul perlu dihantar ke PPD sebelum atau pada 5 haribulan setiap bulan bersama soft copy dan hardcopy
Guru Besar Guru Data
2
Data SMM yang lengkap perlu dihantar sebelum atau pada 5 haribulan Februari
Guru Besar Guru Data
Sudah/ Belum
dan 5 haribulan Julai bersama softcopy dan hardcopy. 3
Pada atau sebelum 5 haribulan bagi setiap bulan, Guru Data SMM perlu menghantar rumusan data SMM ke PPD
Guru Besar Guru Data
4.
Mencetak Borang Kosong (B001, B002 dan B003) bagi tujuan kutipan data SMM Ver 4.0 2010 dengan menggunakan warna merah jambu, kuning dan hijau. Untuk diedar dan dilengkapkan oleh murid dan ibu bapa.. Borang ini boleh dicetak menggunakan Sistem Semak SMM Versi 4.0.
Guru Besar GPK HEM Guru Data Guru Kelas Kerani Sekolah
5.
Install SMM Versi 4.0 ke dalam komputer sekolah bagi tujuan pendaftaran Tahun 1/Tingkatan 1.
Guru Data SMM
6.
Latih Kerani memasukkan maklumat Pelajar Tahun 1/Tingkatan 1.
Guru Data SMM
7.
Kerani Pendaftaran Tahun 1/Tingkatan 1 memasukkan data pelajar baru 2010 ke dalam SMM Versi 4.0
Guru Besar Kerani
8.
Cetak Senarai Kod SMM Versi 4.0 dari fail Excel yang dibekalkan dan ditampal di dalam semua kelas
Guru Data SMM
9.
Convert data SMM versi 3.02 dan BMM ke SMM Versi 4.0.
Guru Data SMM
10.
Kemaskini Maklumat Darjah/Tingkatan
Pentadbir Guru Data Guru Kelas
11.
Cetak Laporan L001, L002, L004 dan diserah kepada Guru Kelas untuk dikemaskini oleh pelajar kelas berkenaan.
Guru Data Guru Kelas
12.
Cetak Laporan L005 untuk diisi oleh Guru Kelas sahaja (SULIT) dan diserahkan semula kepada Guru Data pada 30hb Januari 2010
Guru Data SMM Guru Kelas
13.
Jika tiada data BMM, cetak Borang B001, B003 dan diberikan kepada semua pelajar selain Tahun 1. Laporan L001, L002, L004, L008 tidak perlu dicetak.
Guru Data SMM Guru Kelas
Sudah/ Belum
Bil.
Kandungan
Tindakan
14
Cetak L006 dan diedarkan kepada setiap murid melalui Guru Kelas (Selain Darjah 1 dan Tingkatan 1). Ibubapa dikehendaki mengemaskini maklumat tersebut dan menandatangani borang berkenaan. (SULIT).
Guru Data SMM Guru Kelas
15.
Menggunakan maklumat yang diperoleh dari Laporan/Borang, Guru Data SMM / Guru Kelas memasukkan data/Mengemaskini data Murid ke dalam SMM Versi 4.0
Guru Kelas
16.
Laksanakan Semak Automatik dari Sistem Semak SMM Versi 4.0. Tindakan: Guru Data Smm dan betulkan kesalahan jika ada
Guru Data SMM
17.
Cetak Ralat R001, R002, R003, R004 dan serahkan R002 – R004 kepada Guru Kelas untuk dibetulkan oleh murid-murid/ibubapa
Guru Data SMM
18.
Dari aplikasi SMM Versi 4.0, laksanakan proses semak dari menu Semak dan betulkan kesalahan jika ada.
Guru Data SMM
19.
Dari aplikasi SMM Versi 4.0, klik menu Papar dan Cetak – Semakan Tanpa Maklumat. Betulkan kesalahan jika ada
Guru Data SMM Guru Kelas
20.
Dari aplikasi SMM Versi 4.0, Cetak Lampiran Pengesahan dari menu Papar dan Cetak. Serahkan kepada PK
Guru Data SMM
Sudah/ Belum
HEM/Pengetua untuk ditandatangani. 21.
Eksport data dan labelkan disket dengan maklumat berikut: e) Kod sekolah f) Nama Sekolah g) Tarikh Hantar h) No H/P Guru Data SMM dan Nama
Guru Data SMM
22
Serahkan disket dan Lampiran Pengesahan ke PPD untuk disemak dan digabung di peringkat PPD
Pentadbir Guru Data SMM