Fmea Pendaftaratan New.docx

FAILURE MODE and EFFECT ANALYSIS (FMEA)

Topik

: Proses Pendaftaran

Tujuan : Agar waktu tunggu pasien tidak lama .

Disusun oleh : TIM PMKP DAN PKM PM II UKP PUSKESMAS PAAL MERAH II 2017

FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS

Unit Kerja Proses yang dianalisis Tim FMEA Ketua Anggota

Petugas pencatat (notulis) I.

Puskesmas Paal Merah II Penggunaan APD Nama dr. Putri Rawati Nadapdap Gustia Ningsih , AmKl drg. Rita Thamrin Mahdalena ,Am.Farm Puji Rahayuni , SGz Sri Hartati , Am.Ak

Peran Ketua Tim Mutu/dr Umum Ketua Admen Ketua UKM Anggota pokja UKP/ Petugas Laboratorium Ketua tim Mutu Anggota tim Audit

Gambarkan alur proses yang akan dianalisis: Pasien mengambil nomor antrian → Nomor antrian di panggil → Petugas menanyakan maksud dan tujuan kedatangan pasien → Pasien menyerahkan nomor antrian dan nomor Kartu Pendaftaran → Petugas mencari Rekam Medis sesuai dengan nomor pendaftaran → Petugas menyerahkan Rekam Medis ke pasien → Pasien membawa Rekam Medis ke Poli yang di tuju

II.

Identifikasi failure modes: No 1 2 3 4 5

Tahapan Proses Pengambilan nomor antrian Pemanggilan nomor antrian Kartu Pendaftaran Penyerahan Rekam Medis Poli yang di tuju

Failure Modes Nomor antrain hilang Nomor yang di sebutkan tidak terdengar jelas Kartu Pendaftaran tertinggal atau hilang Waktu pencarian dan penyerahan Rekam Medis lama Salah poli

III.

Tujuan melakukan analisis FMEA: 1. Meningkatkan kepuasan Pasien

IV.

Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode: No 1

Tahapan Proses Pengambilan nomor antrian

Failure Modes Nomor antrian hilang

2

Pemanggilan nomor antrian

Nomor yang di sebutkan tidak terdengar jelas

3

Kartu Pendaftaran

Kartu Pendaftaran tertinggal atau hilang

4

Penyerahan Rekam Medis

Waktu pencarian dan penyerahan Rekam Medis lama

5

Poli yang di tuju

Salah Poli

Akibat Pasien mengambil nomor antrain lagi jadi lama mengantri Pasien jadi lama mengantri karena nomor yang di panggil berulang ulang Waktu tunggu menjadi lama karena lama mencari nomor rekam medis Waktu tunggu pasien menjadi lama Salah poli dan waktu pelayan pasien menjadi lama

V.

Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan (kalau ada) untuk mengatasi failure mode: No

Tahapan Proses

Failure Modes

1

Pengambilan nomor antrian

Nomor antrian hilang

2

Pemanggilan nomor antrian

3

Kartu Pendaftaran

4

5

Akibat

Penyebab

Pasien mengambil nomor antrain lagi jadi lama mengantri Nomor yang di sebutkan tidak Pasien jadi lama terdengar jelas mengantri karena nomor yang di panggil berulang ulang Kartu Pendaftaran tertinggal Waktu tunggu menjadi atau hilang lama karena lama mencari nomor rekam medis

Nomor atrian kecil

Penyerahan Rekam Medis

Waktu pencarian dan penyerahan Rekam Medis lama

Waktu tunggu pasien menjadi lama

Poli yang di tuju

Salah Poli

Salah poli dan waktu

1.Nomor pendaftaran hilang 2.Rekam medis belum kembali ke bagian register karena pencatatan di poli belum selesai 3.Rekam medis di letakan tidak pada tempatnya 4.Kurangnya petugas 1.Gedung baru

Suara alat pemanggil nomor antrian terlalu kecil atau posisi alat pengeras kurang tepat Kurangnya kepatuhan pasien

Upaya yang telah dilakukan

pelayan pasien menjadi lama

VI.

2.Petugas tidak menunjukan poli tujuan yang benar 3. Pasien kurang jelas mendengar

Lakukan penghitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut: Tahapan proses

Failure Modes

Akibat

Pengambilan nomor antrian

Nomor antrian hilang

Pemanggilan nomor antrian

Nomor yang di sebutkan tidak terdengar jelas

Kartu Pendaftaran

Kartu Pendaftaran tertinggal atau hilang

Penyerahan Rekam Medis

Waktu pencarian dan penyerahan Rekam Medis

S (Severty)

Kemungkinan sebab

O (Occurrence)

Pasien mengambil nomor antrain lagi jadi lama mengantri pengambilan alat kembali Pasien jadi lama mengantri karena nomor yang di panggil berulang ulang

3

Nomor atrian kecil

4

3

7

8

168

Waktu tunggu menjadi lama karena lama mencari nomor rekam medis Waktu tunggu pasien menjadi lama

4

Suara alat pemanggil nomor antrian terlalu kecil atau posisi alat pemgeras kurang tepat Kurangnya kepatuhan pasien

8

8

256

1.Nomor pendaftaran hilang 2.Rekam medis

7

8

224

4

Upaya kendali yg sdh dilakukan

D RPN (Detectability) (Risk Priority Number) 8 96

lama

Poli yang di tuju

VII.

Salah Poli

Salah poli dan waktu pelayan pasien menjadi lama

2

belum kembali ke bagian register karena pencatatan di poli belum selesai 3.Rekam medis di letakan tidak pada tempatnya 4.Kurangnya petugas 1.Gedung baru 2.Petugas tidak menunjukan poli tujuan yang benar 3. Pasien kurang jelas mendengar

4

6

Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan, tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. (Gunakan Diagram Pareto) RPN

Kumulatif

Persentase kumulatif

256

256

46,9 %

224

200

55,9 %

3

Failure modes: (urutkan dari RPN tertinggi ke terendah) Kartu Pendaftaran tertinggal atau hilang Waktu pencarian dan penyerahan Rekam Medis lama Nomor antrian hilang

168

256

71,5 %

4

Salah Poli

44

326

91 %

No

1 2

Keterangan

Cut off 56

48

VIII.

Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan penanggung jawab dan kapan akan dilakukan:

Tahapan Proses

Failure Modes

Akibat

Kartu Pendaftaran

Kartu Pendaftara n tertinggal atau hilang

Waktu tunggu menjadi lama karena lama mencari nomor rekam medis

4

Kurangnya kepatuhan pasien

8

8

Penyerahan Rekam Medis

Waktu pencarian dan penyeraha n Rekam Medis lama

Waktu tunggu pasien menjadi lama

4

1.Nomor pendaftaran hilang 2.Rekam medis belum kembali ke bagian register karena pencatatan di poli belum selesai 3.Rekam medis di

7

8 224

S

Kemungkinan sebab

O

Upayakan D RPN dali yg sdh dilakukan 256

Kegiatan yang direkomendasikan

Penanggung jawab

Waktu

1.Sosialisasi syaratsyarat untuk mendapatkan pelayanan apakah melalui papan yang di tempelkan , leaflet ataupun waktu pertemuan 2.Petugas selalu meningatkan pasien agar menyimpan Kartu Berobat atau mengingat nomor Kartu Berobat 1.Sosialisasi syaratsyarat untuk mendapatkan pelayanan apakah melalui papan yang di tempelkan , leaflet ataupun waktu pertemuan 2.Petugas selalu meningatkan pasien agar menyimpan Kartu Berobat atau mengingat nomor Kartu Berobat 3.Pencatatan Rekam Medis di Poli Harus setiap hari dan petugas poli

Penanggung jawab Pendaftaran

7 hari

Penanggung jawab prndaftaran

7 hari

Poli yang di tuju

IX.

Salah Poli

Salah poli dan waktu pelayan pasien menjadi lama

2

letakan tidak pada tempatnya 4.Kurangnya petugas 1.Gedung baru 2.Petugas tidak menunjukan poli tujuan yang benar 3. Pasien kurang jelas mendengar

4

6

48

harus mengembalikan Rekam Medis pada hari yang sama selambatnya besok pagi 4.Penambahan petugas 1.Membuat denah gedung 2.Agar petugas lebih berbicara jelas kepada pasien

1.Penanggu ng jawab Sarana dan Prasarana 2.Penanggu ng jawab pendaftaran

7 hari

Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi:

Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN Tahapa n Proses

Failure Modes

Akibat

S Kemungkinan O sebab

Kartu Pendaft aran

Kartu Pendaftara n tertinggal atau hilang

Waktu tunggu menjadi lama karena lama mencari nomor rekam medis

4 Kurangnya kepatuhan pasien

8

Upaya D RPN Kegiatan yang kendali direkomendasik Yang an Sudah dilakukan 8 256 1.Sosialisasi syarat- syarat untuk mendapatkan pelayanan apakah melalui papan yang di tempelkan , leaflet ataupun waktu

Penanggung jawab

Penanggung jawab Pendaftaran

Kegiatan yang dilakukan

S O D

1

1

RPN

10 10

Penyera han Rekam Medis

Waktu pencarian dan penyeraha n Rekam Medis lama

Waktu tunggu pasien menjadi lama

4 1.Nomor pendaftaran hilang 2.Rekam medis belum kembali ke bagian register karena pencatatan di poli belum selesai 3.Rekam medis di letakan tidak pada tempatnya 4.Kurangnya petugas

7

8 224

pertemuan 2.Petugas selalu meningatkan pasien agar menyimpan Kartu Berobat atau mengingat nomor Kartu Berobat 1.Sosialisasi syarat- syarat untuk mendapatkan pelayanan apakah melalui papan yang di tempelkan , leaflet ataupun waktu pertemuan 2.Petugas selalu meningatkan pasien agar menyimpan Kartu Berobat atau mengingat nomor Kartu Berobat 3.Pencatatan Rekam Medis di Poli Harus setiap hari dan petugas poli harus mengembalikan

Penanggung jawab prndaftaran

Poli yang di tuju

X.

Salah Poli

Salah poli dan waktu pelayan pasien menjadi lama

2 1.Gedung baru 2.Petugas tidak menunjukan poli tujuan yang benar 3. Pasien kurang jelas mendengar

4

6

48

Rekam Medis pada hari yang sama selambatnya besok pagi 4.Penambahan petugas 1.Membuat denah gedung 2.Agar petugas lebih berbicara jelas kepada pasien

1.Penanggun g jawab Sarana dan Prasarana 2.Penanggun g jawab pendaftaran

Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA:

Ketua Tim FMEA

1

1

10 10

Dr. Putri Rawati Nadapdap