Fail Kuasa Pss 1 Pengenalan

FAIL KUASA PUSAT SUMBER SEKOLAH SEKOLAH MENENGAH SELANDAR

BAB 1 PE NGE NALA N FAIL KUASA PUSAT S UMBER SEK OLA H

SMK SELANDAR PUSAT SUMBER SEKOLAH

2

SINOPSIS FAIL KUASA DEFINISI Fail Kuasa (Authority File) merupakan satu aspek penting yang perlu dititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran sesebuah Pusat Sumber Sekolah (PSS). Fail Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar / polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenail satu-satu prosedur PSS. Fail Kuasa merupaka suatu rekod tentang pernyataan dasar dan keputusan yang diambil tentang sesuatu prosedur PSS. Fail Kuasa PSS harus dirangka secara kolektif oleh guru-guru PSS dan perlu diubah suai dari semasa ke semasa mengikut keperluan PSS berkenaan.

TUJUAN • Tidak menjejaskan pengurusan Pusat Sumber Sekolah (PSS) apabila berlaku pertukaran Penyelaras / Guru Perpustakaan dan Media PSS. • Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa yang disediakan. • Mengelakkan berlakunya percanggahan idea di kalangan AJK dan kakitangan PSS. • Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan pentadbiran PSS. Terdapat 14 bab dalam sesuatu Fail Kuasa. Fail Kuasa lazimnya disimpan dalam bentuk ’ring file’ supaya sesuatu keputusan dapat diganti tanpa menjejaskan keseluruhan isi asal sekiranya terdapat apa-apa perubahan / pindaan. Fail Kuasa yang lengkap mempunyai tarikh kuat kuasa sesuatu prosedur itu. Ini memudahkan kita mengenal pasti prosedur mana yang patut diutamakan ketika membuat penyemakan semula. Penyemakan semula biasanya dilakukan 5 tahun sekali atau mengikut keperluan.

PROSEDUR PENYEDIAAN

3

Guru Perpustakaan dan Media harus bertanggungjawab merangka isi kandungan sesebuah Fail Kuasa sebelum dibentangkan kepada Jawatankuasa Induk PSS. Ini adalah kerana salah satu fungsi utama Jawatankuasa tersebut adalah menentukan dasar / polisi mengenai peraturan, lantikan Jawatankuasa Kerja, pemerolehan bahan dan sebagainya. Selepas mendapat persetujuan dalam mesyuarat tersebut, barulah Fail Kuasa berkenaan dikuatkuasakan sepenuhnya. (Borang Lampiran A – berwarna hijau)

PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN DASAR / POLISI Prosedur yang sama juga akan digunakan semasa membuat sesuatu pindaan atau perubahan dalam Fail Kuasa. Penyelaras PSS akan merangka pindaan / perubahan dan membentangkannya dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. Selepas itu barulah pindaan / perubahan tersebut akan dikuat-kuasa sepenuhnya. Langkah-langkah membuat pindaan: 1. Kaji semula bahagian-bahagian yang perlu dibuat pindaan. 2. Penyelaras PSS perlu menyediakan draf pindaan berkenaan. 3. Draf pindaan tersebut hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapatkan kelulusan. 4. Selepas mendapat kelulusan, penyelaras PSS hendaklah memasukkan pindaan tersebut dalam Borang Pindaan (Lampiran B – berwarna merah jambu) dan mendapatkan tandatangan untuk pengesahan (Pengetua). 5. Tarikh berkuat-kuasa tersebut ialah tarikh mendapat kelulusan (tarikh mesyuarat).

KANDUNGAN FAIL KUASA

4

Bahagian-bahagian: 1. 2. 3. 4.

Muka surat judul Pengenalan kepada Fail Kuasa Isi Kandungan Fail Kuasa Kandungan dan pindaan mengikut bab.

Susunan kandungan: 1. Setiap bab dinamakan mengikut tajuk utama 2. Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan. 3. Borang berkuatkuasa bab berkenaan yang telah disahkan. 4. Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan mengikut bilangan pindaan.

ISI KANDUNGAN FAIL KUASA

5

BAB 1

:

PENGENALAN FAIL KUASA PSS 1.1 Pendahuluan / Definisi 1.2 Tujuan 1.3 Isi Kandungan 1.4 Prosedur Pindaan

BAB 2

:

MAKLUMAT PSS 2.1 Sejarah Penubuhan PSS SMK Selandar 2.2 Lokasi PSS (Pelan) 2.3 Visi PSS (Wawasan) 2.4 Misi PSS (cara mencapai Wawasan) 2.5 Piagam PSS 2.6 Matlamat PSS 2.7 Objektif PSS 2.8 Fungsi dan Peranan PSS

BAB 3

:

JAWATANKUASA PENTADBIRAN PSS 3.1 Jawatankuasa Induk PSS (Struktur Organisasi & Senarai Tugas) 3.2 Jawatankuasa Kerja PSS (SO & ST) 3.3 Jawatankuasa Program NILAM (SO & ST) * Senarai nama AJK boleh dimasukkan ke dalam Fail Kuasa.

BAB 4

:

PENGAWAS PSS 4.1 Struktur Organisasi Badan Pengawas PSS 4.2 Kriteria Pemilihan Pengawas PSS 4.3 Peraturan Pengawas PSS 4.4 Waktu Bertugas Pengawas PSS 4.5 Senarai Tugas J/K Pengawas PSS 4.6 Senarai Tugas Pengawas PSS

BAB 5

:

BAB 6

:

PERATURAN PSS 5.1 Peraturan Am 5.2 Peraturan Khusus 5.3 Peraturan Penggunaan alat / ruang (bilik) 5.4 Peraturan Pinjaman & Pemulangan Bahan/ Alat. PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PSS 6.1 Pengurusan Sistem Fail PSS. 6

6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

Format Rekod-rekod Penggunaan, Pinjaman & Pemulangan. Rancangan Tahunan PSS. Laporan PSS (bulan & tahun) Manual Prosedur Kerja (MPK) Fail Meja (FM) Rancangan Pembangunan PSS (Blue Print) Dokumentasi PSS

BAB 7

:

KOLEKSI BAHAN PSS 7.1 Dasar Pemilihan Buku Dan Bukan Buku 7.2 Borang Pesanan Bahan Bukan Buku 7.3 Borang Pesanan Buku 7.4 Prosedur Pemilihan/Pesanan Buku. 7.5 Carta Aliran Apabila Menerima Bahan / Buku 7.6 Pemeliharaan dan Pemuliharaan Koleksi PSS

BAB 8

:

KEWANGAN PSS 8.1: Punca Kewangan PSS 8.2: Anggaran Perbelanjaan 8.3: Laporan Kewangan 8.4: Jenis –jenis Tabung 8.5: Tanggungjawab 8.6: Belanjawan 8.7: Rekod Pendapatan / Belanjawan 8.8: Prosedur Kewangan

BAB 9

:

ORGANISASI BAHAN PSS 9.1 Sistem Pengkelasan Bahan 9.2 Proses Teknik 9.3 Rekod-rekod Perolehan 9.4 Katalog 9.5 Lokasi dan Penyusunan

BAB 10

:

AKTIVITI PSS 10.1 Mesyuarat 7

10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8

Kursus / Bengkel Pertandingan Program Perkembangan Staf Minggu PSS Promosi PSS Aktiviti Galak Guna PSS Program Bacaan

BAB 11

:

STOK DAN INVENTORI PSS 11.1 Pengurusan Kew. 312, 313 & 314 11.2 Penyelenggaraan alatan 11.3 Semakan Stok (buku, bahan bukan buku, perabot & peralatan) 11.4 Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori

BAB 12

:

SIRKULASI / EDARAN BAHAN PSS 12.1 Sistem Sirkulasi 12.2 Kad Keahlian 12.3 Pinjaman Berkelompok (pukal)

BAB 13

:

PERKHIDMATAN PSS 13.1 Jenis-jenis Perkhidmatan 13.2 Waktu Perkhidmatan

BAB 14

:

AUTOMASI PSS 14.1 Sistem yang digunakan 14.2 Menu Utama

BAB 15

:

REKOD PSS 15.1 REKOD PEROLEHAN BUKU 8

-Daftar Buku Perpustakaan 15.2 REKOD PEROLEHAN BAHAN BUKAN BUKU -DaftarBahan Bukan Buku Perpustakaan 15.3REKOD PINJAMAN BUKU i. HARIAN ii. BULANAN iii. PELAJAR iv. GURU 15.4 REKOD PINJAMAN BERBEKAL (BULK LOAN) 15.5 REKOD PINJAMAN BAHAN (Contoh : Radio, Kaset, Pita Video dll) 15.6REKOD MAJALAH 15.7REKOD AKHBAR 15.8REKOD PENGGUNAAN KELAS DI PSS 15.9REKOD PENGGUNAAN BILIK MEDIA 15.10 REKOD

PENGGUNAAN BILIKPERPUSTAKAAN 15.11REKOD AKTIVITI PSS 15.12REKOD KURSUS Surat Panggilan Minit Curai Bahan Kursus 15.13 REKOD MESYUARAT Surat Panggilan Minit Mesyuarat

Lampiran A

9

SMK SELANDAR PUSAT SUMBER SEKOLAH Borang Penguatkuasaan Dasar PSS BAB 1 PENGENALAN FAIL KUASA PSS

KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI KE ______ YANG TELAH DIADAKAN PADA _________________

Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

……………………. ( ) Guru Perpustakaan dan Media Sekolah

………………….. (

) Pengetua

Tarikh: ……………

Tarikh: …………….

* Borang Hijau

Lampiran B

SMK SELANDAR PUSAT SUMBER SEKOLAH 10

Borang Pindaan Dasar / Polisi Fail Kuasa PSS Pindaan : Bil ___/____ BAB: ___________________________________________ ___________________________________________ Bil

Tarikh Dikuatkuasa

Perkara

Tarikh Dimansuh

Keputusan tersebut di atas telah dibuat dalam mesyuarat jawatankuasa Induk PSS kali ____________/____________ yang telah diadakan pada ________________. Disediakan oleh,

Disahkan oleh,

……………………. ( ) Guru Perpustakaan dan Media Sekolah Pusat Sumber Sekolah SMK Selandar 77500 Selandar, Melaka.

………………….. ( ) Pengetua SMK Selandar, 77500 Selandar, Melaka.

Tarikh: _________________

Tarikh: _________________

* Borang Merah Jambu

11