Fail Dan Surat

PENGURUSAN FAIL 1.

Fail Induk Kelab / Persatuan 1.1

Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama : a. Draf perlembagaan b. Draf aktiviti asas c. Senarai Jawatankuasa Penaja

1.2

Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.

1.3

Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

1.4

Minit Mesyuarat Agung penubuhan.

1.5

Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.6

Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.7

Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.8

Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

1.9

Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.

1.10

Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

1.11

Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.

1.12

Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

1.13

Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

1.14

Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar.

1.15

Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.

1.16

Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

1.17

Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

1.18

Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:

a. b. c. d.

2.

1.19

Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.

1.20

Laporan setiap aktiviti.

1.21

Laporan tahunan.

1.22

Daftar penilaian bagi setiap ahli.

1.23

Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

1.24

Stok dan inventori.

1.25

Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

Fail Pengerusi 2.1 2.2 2.3 2.4

3.

Maklumat ahli Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat Perlembagaan kelab Minit mesyuarat

Fail Setiausaha 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

4.

Kementerian Pendidikan Malaysia Jabatan Pendidikan Negeri Pejabat Pendidikan Daerah Sekolah

Minit mesyuarat Surat-surat berkaitan kelab Buku-buku panduan kelab Perlembagaan kelab Maklumat ahli Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat Laporan Mingguan (Lampiran I)

Fail Kewangan (Bendahari) 4.1 4.2

Penyata kira-kira kewangan kelab Bil-bil pembelian.

Contoh Rujukan Fail:

SMKBBU/07/KPA/2003(

)