Exhibit B - 082709 Minutes

City of Georgetown, Texas  Historic and Architectural Review Commission Meeting  Minutes  Thursday, August 27, 2009, at 6:00 p.m.  City Council and Courts Building     101 E. 7th Street, Georgetown, Texas 78626    Members Present:  West Short, Chair; J.C. Johnson; Will Moore; Larry Moseley; Ron  Pergl; and Dee Rapp  Members Absent: Susan Firth  Also in attendance: City Council members Pat Berryman, Dale Ross and Bill Sattler.  Staff Present:  Robbie Wyler, Historic District Planner; Valerie Kreger, Principal Planner;  and Karen Frost, Recording Secretary    The Historic and Architectural Review Commission is responsible for hearing and  taking final action on applications, by issuing Certificates of Design Compliance based  upon the City Council adopted Downtown Design Guidelines.  This is a regular  scheduled meeting of the Historic and Architectural Review Commission, for  consideration and possible action on the following:   Regular Session:  To begin no earlier than 6:00 p.m.  Chair Short called the meeting to order at 6:00 p.m.  Consent Agenda:  The Consent Agenda includes non‐controversial and routine items that the Commission  may act on with one single vote.  A Commissioner or any member of the public may  request that any item from the Consent Agenda be pulled in order that the Commission  discuss and act upon it individually as part of the Regular Agenda.  The Historic and  Architectural Review Commissionʹs approval of an item on the Consent Agenda will be  consistent with the staff recommendation described in the report, unless otherwise  noted.  1.   Review and possible approval of the minutes from the July 23, 2009 regular meeting.  2.  Consideration and possible action on a request for a Certificate of Design  Compliance for an amendment to a Master Sign Plan at City of Georgetown, Block  27, Lots 1 ‐ 8, also known as Tamiro Plaza, located at 501 S. Austin Avenue.  (CDC‐ 2009‐030)  Commissioner Moore, Chair of the Sign Subcommittee requested that item number  two be considered by the entire commission as a regular agenda item.  Item number  two was discussed as a regular agenda item.  Motion by Moore to approve the minutes as written.  Second by Rapp.  Approved 6  – 0. 

Regular Agenda:  Chair Short opened Item number 2.  Wyler presented the staff report for 501 S.  Austin Avenue, Master Sign Plan Amendment request.  On October 30, 2008, a  HARC approved Master Sign Plan for the Tamiro Plaza office building was  approved.  This approval included conditions for each tenant on signage placement  and allowances.  Merrill Lynch, occupying half of the 1st Floor, was given space on a  monument sign as well as ten‐inch white lettering on the green sign friezes above  each of its business windows.  Merrill Lynch, the applicant, has stated that the legal corporate trademarked logo  used worldwide cannot be altered.  The existing conditions of the Master Sign Plan  prohibit the company from using the corporate logo and disallow the type of signage  proposed.  The applicant seeks Certificate of Design Compliance approval for  additional signage to be added to the exterior of Tamiro Plaza.  An LED illuminated  wall‐mounted sign is proposed directly above a first floor window on both the  Austin Avenue and 5th Street sides of the building as shown in the application  packet.  Each sign will measure eleven (11) feet wide by 2.6 feet tall and will be white  with a black outline of the corporate bull logo to the left of the business name.  The  plate where the letters and bull logo are will be painted red to blend into the red  brick of the building.  The applicant believes this will reduce the visibility of the sign  outside of the letters and bull logo.  A diagram detailing how the sign will be  attached and wired to the building has been provided along with details on the  location, size and color of the two signs.  Guidelines used to review this application were 9.4, 9.5, 9.13, 9.14, 9.15, 9.17, 9.18,  9.20 & 9.21.  Staff did not make a recommendation of approval or denial.  Short asked Wyler for clarification that the applicant intended to use both the  signage in the green frieze and the illuminated signage above.  Wyler stated the  applicant is not asking for both, only the illuminated signs on each corner of the  building.  Robert Berryman, manager of Merrill Lynch in Georgetown came up to  answer questions.  Original lease items signed by Merrill Lynch asked for both signs.   He stated the leasee thought that had been approved. He said the corporate logo of  Merrill Lynch is regulated and approved by the securities industry and that they  have to approve the size of the bull logo, the lettering following the logo and the  spacing surrounding the lettering and logo.  He stated that meant the green frieze  panel is not available for their use since the lettering could only be three inches tall  with the restrictions.  Commissioners asked questions.  Rapp asked if the picture representing just the  lettering of “Merrill Lynch” was accurate and could that be used without the bull  logo.  Mr. Berryman stated the bull logo had to be used with the lettering.  She asked  if the documentation of the Master Sign Plan, stating the restrictions of using the  green frieze area and the monument sign only, were accurate and if he had been  given that information as stated.  He responded that he was not in on the lease 

negotiations, that Merrill Lynch was undergoing ownership changes at that time,  and that he understood that the signage under the lease allowed him the extra  signage.  He did not realize the problem until later and approached the owner about  the situation.  Moore questioned the request letter to HARC from Merrill Lynch stating that  lettering that small size would require a variance from “our regulating authorities”.   Berryman stated it would be impossible to get the New York Stock Exchange to give  them a variance.  Moore asked if that was an option.  Berryman stated he did not  think the signage would be effective even if they could.  Berryman described the illuminated sign in greater detail.  Short questioned the  portion of the building that Merrill Lynch would be occupying.  Berryman explained  that they would occupy most of the first floor.  Short questioned who was actually  applying for the additional signage.  Wyler explained that the owner of Tamiro Plaza  was actually applying for the amendment, as he was the one that was issued the  existing approved Master Sign Plan.  However, Merrill Lynch as the tenant, was  given approval by the owner to apply for the amendment.  Short asked about future  tenants and whether they could ask for amendments too.  Wyler suggested that a  condition might be placed on the approval if the commission does not want any  other amendments.  Short questioned staff’s lack of recommendation in the report.  Wyler explained that this was a special case since under other circumstances, this  signage would be considered as stand alone signs and could be recommended.  But  since this signage was not part of the approved Master Sign Plan, staff could not  recommend changing the regulations.  Johnson stated that if he could be assured that Merrill Lynch was going to be the  only tenant in the building, he would think the sign was an appropriate sign.  But  since there is an approved Master Sign Plan, and this was not the first request for an  amendment to that Plan, he did not feel he could support this amendment.  There  were too many tenants that could have corporate requirements as well and there  would be too many signs on the building, which he felt was not a good prospect.   Wyler stated there was not a current regulation that would prohibit any number of  tenants from applying for additional amendments.  The only regulation is the square  footage of signage per building frontage.  There was discussion among the Commissioners about the placement of the  illuminated signs.  Troy Johnson, another representative of Merrill Lynch, spoke to  the placement of the signs.  He explained that the signs would be placed above the  windows, within the brick “frame” and that the bull logo and the “y” from Lynch  would extend beyond the frame on the bottom and left sides. The brackets would  extend the sign beyond the brick detail. He confirmed part of the brick frame and  detail would be obscured, but that the top and right side of each area would be left  visible. 

Rapp asked that if the applicant was given a compromise of additional white vinyl  lettering, above or below the green friezes, would that work?  Berryman and Johnson  both stated that putting signage on their front window was not an option.  Short stated that a letter had been sent by the absent Commissioner Susan Firth.   Wyler read her comments.  Those comments are attached at the end of the minutes.  Short called for any public comment.  There were no comments forthcoming.  Motion by Short to approve the Certificate of Design Compliance for an amendment  to the Master Sign Plan of Tamiro Plaza, with the condition that no other signage be  permitted on the first story windows of the space occupied by Merrill Lynch.   Motion died for lack of second.  Motion by Johnson to deny the Certificate of Design Compliance for an amendment  to the Master Sign Plan of Tamiro Plaza and that the existing Master Sign Plan is  reaffirmed.  Second by Moore.  Approved 5 – 1. (Short opposed.)