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Evidencia AA3-Ev3: Ensayo. ¿Es necesario realizar seguimiento y medición a los procesos, productos y servicios de la entidad para lograr la mejora del sistema de gestión de la calidad?

MONICA MARCELA MARTINEZ MARTINEZ

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD PARA EL SECTOR PÚBLICO, BASADO EN LA NORMA NTC GP 1000 Número de Ficha: 1857944

Centro de Gestión de mercados, Logística y Tecnologías de la Información Servicio Nacional de Aprendizaje SENA ABRIL, 2019

¿Es necesario realizar seguimiento y medición a los procesos, productos y servicios de la entidad para lograr la mejora del sistema de gestión de la calidad? Es de carácter importante realizar seguimiento y medición a los procesos de las organizaciones, dado a que por medio de ellos nos ayuda a medir los procesos de dicha organización y a través de los resultados tomar medidas que sean eficientes y eficaces para salva guardar los intereses de las organizaciones. A través de la medición y seguimiento podemos realizar análisis del desempeño de cualquier proceso y podemos evaluar la eficiencia del mismo. El seguimiento a los procesos es vital para medir la calidad y la satisfacción a los clientes especialmente en cuanto las entidades públicas deben ser garantes de los derechos de los ciudadanos, pues al final ellos son parte importante del sistema integrado de gestión pública, las evaluaciones y mediciones son necesarias en la mayoría de los entornos competitivos y productos, pues son la mejor manera de conseguir y hacer un seguimiento a un proceso, en el caso que afecta al control interno y a los sistemas de gestión de calidad, cabe mencionar que la mayoría de las instituciones basan sus progresos estadísticamente, por ello el sistema de gestión de calidad en este caso la NTCGP-1000 en una empresa constituye su capital intelectual, es decir el haber soportado en el papel adquiriendo con ello la experiencia, por lo tanto su preservación es importante pues es un conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya que hay varias razones muy importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de calidad. La mejora de la norma técnica garantiza en el sector publico la estandarización de los procesos, es algo que se debe documentar debidamente pues en ella se basan los insumos de un sistema de calidad y es con ella que se evidencia en un proceso de certificación y satisfacción de los clientes, la NTCGP 1000 cuando es implementada y cumplida a cabalidad garantiza a la empresa pública que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos, por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizan un proceso es establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr los resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al implementar un sistema de calidad brinda los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempo estamos direccionando o enfocados a las personas a cargo para lograr alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema. Con el control de las actividades realizadas y el enfoque en la norma técnica, se puede básicamente garantizar que la información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y servicios se puede usar para medir los procesos, además de suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada. Cabe resaltar que las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los documentos que se tengan bajo registro y control, por cuanto estos representan los criterios de auditoria y los registros representan las evidencias de auditoria, y de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen loa hallazgos de auditoria que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema. El mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente ya que la documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los documentos, con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo documental. Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar y hacer el seguimiento a los registros en las organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este importante recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran muchos sistemas de la forma correcta de la organización o administración documental.