Evidencia 5.docx

FABIO ANDRES TRIANA GOMEZ

GESTION LOGISTICA

ACTIVIDAD 12

Evidencia 5

Propuesta "Estructuración y definición de políticas de talento humano"

2018

Estructuración y definición de políticas de talento humano

Dentro de una empresa, compañía u organización, las políticas son una parte fundamental al momento de orientar a sus trabajadores en sus procesos laborales, ya que éstas serán implementadas con el fin de que el trabajo se desarrolle de la mejor forma y se alcancen los objetivos que han sido planeados con anterioridad. Hay que tener presente que así como toda organización es diferente la una de la otra, sus políticas también. Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito en cuanto a las políticas organizacionales, para esta parte del proceso formativo, usted ha sido seleccionado para ocupar el cargo de Consultor en Gestión Logística de la empresa exportadora de frutas, hortalizas y tubérculos “La Granjita Santa Cruz y Compañía Ltda.”. La primera tarea asignada por el propietario de la empresa consiste en apoyar el proceso de conformación del equipo de trabajo de alto rendimiento que requiere para su empresa. Por lo tanto, debe asumir con profesionalismo, responsabilidad y entereza su rol de consultor, desarrollando los siguientes puntos que le solicitan: 1. Presente el Departamento de Gestión Logística de la empresa “La Granjita Santacruz y Compañía Ltda.” por medio de la elaboración de la misión, visión valores y principios del área. Todo ello, con base a la temática abordada en la Evidencia 6: Propuesta “Plan maestro y estrategias de distribución logística” de la Actividad de aprendizaje 5. Misión

Visión

Valores Excelencia: Sobresalir de manera exitosa en todo lo que hacemos. Dignidad y respeto: Nos tratamos unos a otros tanto a clientes, empleados y socios con dignidad y respeto. Empoderamiento: Trabajamos para capacitar a todas las personas en una toma de decisiones eficiente, efectiva y apropiada en todos los niveles. Integridad: Permanecemos honestos, transparentes y responsables, individual y colectivamente, en lo que decimos y hacemos. Diversidad del personal: Estamos comprometidos con la diversidad del personal y aspiramos a proporcionar un ambiente de trabajo con iguales oportunidades. Innovación y creatividad: Valoramos la innovación y creatividad en todas nuestras actividades. Alianzas: Participamos activamente y fomentamos las alianzas dinámicas. Principios

Buscar siempre el mayor nivel de calidad y servicio. Buscar la participación de mercado más alta. Buscar la mejora continua tanto para empleados como empresa. Entrar en los mercados de alto crecimiento.

2.Diseñe la estructura organizacional para el Departamento de Gestión Logística.

3.Liste el inventario de cargos requeridos en el área con base en la estructura organizacional y a los requerimientos de personal en los procesos que se realizan en el área. Defina el objetivo y las funciones para cada cargo. Cargos Gerente de logística

Supervisor logístico líder

Supervisor de producción

Requerimientos Objetivos: gerencia los procesos administrativos de la empresa en temas generales del servicio logístico. Administra toda la logística de la empresa Funciones: Dirigir. Controlar y evaluar los procesos de adquisición de insumos, equipos Objetivos: Planear, organizar, dirigir coordinar y controlar los procesos relativos a la investigación de mercado de proveedores, compras locales y nacionales, gestión y control de inventarios, almacenamiento de materiales, repuestos e insumos. Funciones: coordina el grupo de trabajo, formula, ejecuta y controla el plan de presupuesto operativo. Responde y reporta los movimientos del proceso de la empresa al gerente de logística. Objetivos: ejecución de las actividades requeridas para la gestión de datos a través de los sistemas de información y se encarga de mantener el stock de producción a un buen nivel teniendo en cuenta la oferta y la demanda que hay en bodega. Funciones: Asegura la correcta ejecución de las actividades requeridas para la gestión de datos a través de los sistemas de información,garantizar el buen funcionamiento de la producción de una empresa La planificación y supervisión del trabajo de los empleados.

Supervisión de los procesos de producción o fabricación de productos.

Control de stocks y la gestión de almacenes. La gestión de los recursos materiales y maquinaria de producción. La búsqueda de estrategias para aumentar la eficiencia y eficacia de la producción. Supervisor de comercio

Objetivos: coordina la parte comercial de compra y ventas de productos con su grupo de trabajo administrativo en el país y el exterior además de promueve aplicar normas vigentes de seguridad industrial, medio ambiente y calidad. Funciones: coordinar la demanda y la oferta de productos con el área de producción.

Maneja la administración de cuentas costos, reuniones de ventas de productos, insumos a nivel local, nacional e internacional.

Supervisor de transportes

Analizar, revisar y ejecutar procesos de exportación de organización.

los la

Preparar, analizar y validar documentos de exportación.

los

Mantener comunicación y hacer seguimiento con los diferentes prestadores de servicio. Objetivos: coordina actividades y operaciones logísticas de transporte y movimiento de cargas de productos a puntos de despacho y recibo de productos y unidades. Funciones:llevar control total de las actividades de transporte operación de maquinaria, personal, vehículos, mantenimiento de equipos.

Supervisor de comunicaciones y sistemas

Supervisar que los pedidos se hayan entregado oportuna y correctamente. Coordina operaciones del proceso de entrega y recibo de productos o mercancía en la empresa. Objetivos:verificar el control de las operaciones de logística a nivel de comunicación con clientes y proveedores de la empresa. Funciones:Elabora periódicamente planes estratégicos y operativos.

Administra los responsabilidad.

recursos

bajo

su

Comunica los planes, objetivos, metas, políticas, normas y procedimientos al personal a su cargo. Coordina la atención y resolución de problemas y requerimientos. Evalúa sistemas y procesos. Promueve el desarrollo de proyectos de tecnología de información y/o comunicación. Propone el uso de herramientas tecnológicas en el ambiente de trabajo de los usuarios. Proporciona asesoría en las funciones de soporte técnico, desarrollo de sistemas y administración de tecnología de información y/o comunicación. Gestiona programas de adiestramiento al personal del área. Establece medidas de rendimiento y control de calidad del proceso de desarrollo de productos y servicios de tecnología de información. Establece

métodos

y

estándares

relativos al proceso de desarrollo de productos y servicios de tecnología de información y/o comunicación.

Auxiliar de bodega

Auxiliar de inventarios

Objetivos:realiza control de entrada y salida de productos de la bodega Funciones:administra la bodega, reporta al supervisor de producción novedades, maneja la información de productos en suma o resta del inventario. Objetivos: Auxiliar en la administración y suministro de materiales a las diferentes áreas de la bodega

Controlar y registrar en el sistema operativo de la empresa el ingreso y egreso de productos o materiales, almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de los bienes mantener elinventario.

Agentes comerciales

Funciones: Recibir, identificar, manejar y controlar los productos dentro del área del almacén. Verificar y organizar los productos para su recepción, almacenamiento o despacho. Objetivos:se encarga de manera permanente de promover, negociar o concretar las operaciones mercantiles en nombre y por cuenta de una o varias empresas, mediante una retribución y en una zona determinada. Funciones:Informar, presentar, negociar y cerrar la operación.

Asistentes administrativos

Objetivos: Ejecutar los procesos administrativos del área, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

Funciones: Proveer apoyo administrativo para asegurar que las operaciones de la organización sean efectivas, estén al día y se lleven a cabo de forma correcta.

Asistir en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. Redactar y transcribir correspondencia y documentos diversos Recopilar, información programas.

clasificar y analizar para los planes y

Elaborar y distribuir la minuta de las reuniones Manejar y coordinar material de oficina.

el

equipo

y

Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Archivar y llevar el control de los documentos del área. Traducir documentos, notas e informes técnicos y administrativos de español a inglés y viceversa. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Proporcionar apoyo a los Consejos de Trabajo y Junta Directiva: Agenda las reuniones de los Consejos de Trabajo y Junta Directiva Elaborar reportes, agendas y documentos solicitados por el Director Asociado. Preparar los documentos y paquetes que serán distribuidos en las reuniones de la Junta Directiva Realizar los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.

Atender e informar al público en general. Asistir a los visitantes, llamadas. Y responder generales.

contestar consultas

Realizar cualquier otra tarea a fín que le sea asignada. Operadores de maquinaria transporte de vehículos

y

Objetivos: Operar los montacargas para cumplir con el almacenamiento y descargue de productos en las zonas especificadas, cumpliendo con las normas de seguridad industrial establecidas. Transporte de productos entrega y recibo de mercancías. Funciones: Distribuir y despachar mercancía al interior y fuera de la empresa.

Entregar soporte administrativo a las áreas requeridas. Supervisar embalaje, descarga de mercancía.

Auxiliar de monitoreo de envíos

carga

y

Apoyar labores de control de inventarios. Objetivos:Cargo responsable del área técnica en el Centro de Monitoreo, así como suplir de consumibles al centro de monitoreo y velar porque se cumpla el mantenimientos preventivo y correctivo dentro del sistema. Responsable de implementar las nuevas tecnologías que permitan realizar las labores de monitoreo con mayor eficacia para los intereses de la institución. Funciones: Mantendrá el equipo de monitoreo en buen estado.

Vela y mantiene la integridad y seguridad de los sistemas de monitoreo.

Elabora reportes del uso y del sistema de monitoreo.

utilización

Informa al jefe inmediato inconvenientes y acciones a para resolverlos.

sobre seguir

Solicita autorización al jefe de Unidad de Seguridad sobre cambios a realizarse en el sistema.

Auxiliar de información y entrega de pedidos

Solicitar al jefe de la unidad de seguridad los repuestos y accesorios necesarios para el buen funcionamiento del centro de monitoreo. Objetivos: responsable del análisis de las novedades e informes presentados por los operarios del centro de monitoreo. Que se cumplan los horarios establecidos. Funciones: Revisa y corrige los informes preparados por los operarios y su respectivo seguimiento. Informar a Jefe de la Unidad de seguridad y al Administrador del sistema cualquier desperfecto localizado de forma inmediata. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato. Realiza otras tareas asignadas por el jefe inmediato.

4.Diseñe el perfil por competencias para cada uno de los cargos del área. Defina el nivel de educación, experiencia, habilidades y competencias necesarias para cada cargo.

Cargos

Nivel educativo

Experiencia habilidades y competencias Gerente de logística Administrador de De 5 a 10 años de empresas, ingeniero experiencia en el industrial o de área de logística producción. industrial. Especialista en gerencia de sistemas integrados Master en logística industrial. Supervisor logístico líder Ingeniero industrial 2 a 3 años de especialista con énfasis experiencia en el en logística campo de logístico Supervisor de producción Ingeniería relacionada 2 a 3 años de con la producción como experiencia en el pueda ser industrial o de área de producción organización industrial. industrial o logística industrial Supervisor de comercio Administrador de 1 a 2 años de empresas o profesional experiencia con de comercio exterior o énfasis en negocios negocios internacionales internacionales y con manejo perfecto de habla de lengua extranjera inglés. Supervisor de transportes Ingeniero mecánico o 1 año mínimo de con industrial con experiencia conocimientos en manejo de personal logística de transporte de transporte y logística Supervisor de Ingeniero de sistemas 1 año de experiencia comunicaciones y en manejo de los tic sistemas 6 meses de Auxiliar de bodega Estudios técnicos en gestión de almacenes experiencia en bodegas Auxiliar de inventarios *Administración y control 6 meses mínimo de de inventarios experiencia laboral en stock de inventarios y archivo. 6 a 1 año de Agentes comerciales Técnico o tecnólogo en gestión de ventas experiencia en ventas

5.Elabore un plan de capacitación para los empleados de la empresa con el fin de fortalecer sus habilidades y competencias. Introducción

La capacitación, es un proceso educacional de carácter estratégico aplicado de manera organizada y sistémica, mediante el cual el personal adquiere o desarrolla conocimientos y habilidades específicas relativas al trabajo, y modifica sus actitudes frente a aspectos de la organización, el puesto o el ambiente laboral. Como componente del proceso de desarrollo de los recursos humanos, la capacitación implica por un lado, una sucesión definida de condiciones y etapas orientadas a lograr la integración del colaborador a su puesto en la organización, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así como su progreso personal y laboral en la empresa. Y, por otro un conjunto de métodos técnicas y recursos para el desarrollo de los planes y la implantación de acciones específicas de la empresa para su normal desarrollo. En tal sentido la capacitación constituye factor importante para que el colaborador brinde el mejor aporte en el puesto asignado, ya que es un proceso constante que busca la eficiencia y la mayor productividad en el desarrollo de sus actividades, así mismo contribuye a elevar el rendimiento, la moral y el ingenio creativo del colaborador. Justificación

El recurso más importante en cualquier organización lo forma el personal implicado en las actividades laborales. Esto es de especial importancia en una organización que presta servicios, en la cual la conducta y rendimiento de los individuos influye directamente en la calidad y optimización de los servicios que se brindan.

Un personal motivado y trabajando en equipo, son los pilares fundamentales en los que las organizaciones exitosas sustentan sus logros. La esencia de una fuerza laboral motivada está en la calidad del trato que recibe en sus relaciones individuales que tiene con los ejecutivos o funcionarios, en la confianza, respeto y consideración que sus jefes les prodiguen diariamente. También son importantes el ambiente laboral y la medida en que éste facilita o inhibe el cumplimiento del trabajo de cada persona. En tal sentido se plantea el presente Plan de Capacitación Anual en el área del desarrollo del recurso humano y mejora en la calidad del servicio al cliente. Alcance

El presente plan de capacitación es de aplicación para todo el personal que trabaja en de la empresa exportadora de frutas, hortalizas y tubérculos “La Granjita Santa Cruz y Compañía Ltda. Objetivos generales y específicos del plan de capacitación

Preparar al personal para la ejecución eficiente de sus responsabilidades que asuman en sus puestos. Brindar oportunidades de desarrollo personal en los cargos actuales y para otros puestos para los que el colaborador puede ser considerado. Modificar actitudes para contribuir a crear un clima de trabajo satisfactorio, incrementar la motivación del trabajador y hacerlo más receptivo a la supervisión y acciones de gestión. Proveer conocimientos y desarrollar habilidades que cubran la totalidad de requerimientos para el desempleo de puestos específicos. Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento colectivo. Ayudar en la preparación de personal calificado, acorde con los planes, objetivos y requerimientos de la Empresa. Metas Capacitación del 100% de Gerentes, jefes de departamento, secciones y personal operativo de la empresa exportadora de fru tas, hortalizas y tubérculos “La Granjita Santa Cruz y Compañía Ltda. Estrategias a utilizar Las estrategias a emplear son. – Desarrollo de trabajos prácticos que se vienen realizando cotidianamente. – Presentación de casos de antecedentes. – Realizar talleres. – Metodología de exposición.

Herramientas de capacitación

Tipos de Capaci taci ón Capacitación Inductiva: Se orienta a facilitar la integración del nuevo colaborador, en general como a su ambiente de trabajo, en particular. En este caso, se organizan programas de capacitación para postulantes y se selecciona a los que muestran mejor aprovechamiento y mejores condiciones técnicas y de adaptación. Capacitación Preventiva: Orientada a prever los cambios que se producen en el personal, toda vez que su desempeño puede variar con los años, sus destrezas pueden deteriorarse y la tecnología hacer obsoletos sus conocimientos. Su objeto es la preparación del personal para enfrentar con éxito la adopción de nuevas metodología de trabajo, nueva tecnología o la utilización de nuevos equipos, llevándose a cabo en estrecha relación al proceso de desarrollo empresarial. Capacitación Correctiva: Está orientada a solucionar “problemas de desempeño”. En tal sentido, su fuente original de información es la evaluación de desempeño realizada normal mente en la empresa, pero también los estudios de diagnóstico de necesidades dirigidos a identificarlos y determinar cuáles son factibles de solución a través de acciones de capacitación. Modalidades de Capacitación

Los tipos de capacitación enunciados pueden desarrollarse a través de las siguientes modalidades: Formación: Su propósito es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar una visión general y amplia con relación al contexto de desenvolvimiento. Actualización: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de recientes avances científico – tecnológicos en una determinada actividad . Especialización: Se orienta a la profundización y dominio de conocimientos y experiencias o al desarrollo de habilidades, respecto a un área determinada de actividad. Perfeccionamiento: Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y experiencias, a fin de potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales, directivas o de gestión. Complementación: Su propósito es reforzar la formación de un colaborador que maneja solo parte de los conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere alcanzar el nivel que este exige. 8.3 Niveles de Capacitación Tanto en los tipos como en las modalidades, la capacitación puede darse en los siguientes niveles: Nivel Básico: Se orienta a personal que se inicia en el desempeño de una ocupación o área específica en la Empresa. Tiene por objeto proporcionar

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8 9 10

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Manejo de cargas Manejo de estrés laboral Auditorías internas de calidad Manejo de la

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X X X

6. 5.

6.Elabore un plan de bienestar para los empleados que integran el área, en el que incluya actividades que fomenten el trabajo en equipo y el fortalecimiento de las relaciones interpersonales. Objetivos

Garantizar el desarrollo integral del componente humano. Mejorar el nivel de satisfacción de los empleados para lograr un ambiente laboral positivo. Brindar espacios recreativos, culturales, deportivos e intelectuales para el desarrollo integral de los empleados. Procurar brindarles a los empleados las mejores condiciones físicas, sociales, laborales y recreativas para su desarrollo integral. Orientación

Este plan de Bienestar Social, está enmarcado en la Ley No. 909 de 2004 y reglamentado en el Decreto Ley No.1567 de 1998 y Decreto No.1227 de 2005, el cual señala: mejorar el nivel de vida del funcionario y de su familia, así como elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora . Es decir, que el plan está orientado a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan eldesarrollo integral del componente humano, el mejoramiento de su calidad de vida y el de su familia; así mismo, elevar los niveles de satisfacción, eficiencia, productividad laboral e identificación del empleado con la empresa La Granjita Santacruz y Compañía Ltda. A continuación un cronograma de actividades y sus posibles objetivos de beneficio para la empresa y los empleados:

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que se clima Ambiente desarrolla en la jornada de la empresa de forma adecuada por medio de actividades deportivas. la Crear competitividad de Aumentar productividad de mejora entre empleados forma sana por medio de premios o estimulación para generar motivación en los puestos de trabajo. Generar motivación Celebración simbólica de cumpleaños en el puesto de laboral y animar a los empleados en su trabajo de los trabajadores día de cumpleaños laboral de este modo no habrá ausentismo laboral. Mejorar la alimentación de los Estilos de vida saludable empleados permite ver que la empresa se preocupa por la salud y bienestar de cada uno. Ejercitar a los Tardes deportivas Realizar empleados con motivación de Campeonatos internos y premios mejora las con otras empresas. relaciones interpersonales y la salud. unión y Regalar detalles en Genera navidades o cada fin de año compañerismo, premiar a personal mejor clima laboral y de sobresaliente en las labores. sentido pertenencia. Mejoramiento laboral

de

Todos los empleados directos e indirectos de la empresa y administrativos. Todos los empleados directos e indirectos de la empresa y administrativos

Todos los empleados directos e indirectos de la empresa y administrativos Todos los empleados directos e indirectos de la empresa y administrativos Todos los empleados directos e indirectos de la empresa y administrativos Todos los empleados directos e indirectos de la empresa y administrativos

7.Diseñe un proceso de seguimiento y evaluación del personal que laborará en el área, en el que incluya lo siguiente: Las áreas de rendimiento.

Los puntos críticos.