Event Management - Tezi Trening, Laksa Utakmica

marketing i pr

Te`i trening, lak{a utakmica Dobro planiranje olak{ava organizaciju, upravljanje i kontrolu doga|aja

piše: Aleksandar Šakić [email protected]

I

nicijalna ideja je po~ela da se materijalizuje. Rezultati „studije izvodljivosti“ su pozitivni, organizacioni komitet je formiran. U~injena je podela odgovornosti i obaveza ~lanova tima. U ameri~koj profesionalnoj ko{arci publika ~esto skandira: „odbrana, odbrana!“. Na{ tim u ovoj fazi ima slogan: „Priprema, priprema!“. ^lanovi tima su svesni da, {to je trening te`i, to je lak{a utakmica. Neki filozof davno je rekao da kvalitetna priprema ~ini 90 odsto uspeha. Dobro planiranje danas olak{ava organizaciju, upravljanje i kontrolu doga|aja sutra. Vodite ra~una o Va{oj infrastrukturi. Ne zaboravite zna~aj sponzora za Va{ doga|aj. Adekvatni bud`eti koji se ne „probijaju“ i sinhronizacija rada ~lanova tima... mnogo je briga.

Ne brinite, vodite ra~una Ne ulaze}i, ovom prilikom u detalje, Va{ plan treba da sadr`i aktivnosti i odgovornosti ~lanova tima u oblasti vrste i vremenskog odre|enja operacija koje }e se izvr{iti. Operacije u okviru finansijskog plana omogu}avaju kontinuitet u fazi organizovanja doga|aja. Saradnja sa sponzorima i prodaja su izvori finansiranja, a potrebna odobrenja i osiguranja u skladu sa zakonom daju legitimnost doga|aju. Vodite ra~una o u~esnicima doga|aja i odnosu sa VIP posetiocima. Veoma su va`ni 100 E MAGAZIN DECEMBAR 2007.

publicitet i medijska zastupljenost, kao i promocija i ogla{avanje. Obezbe|enje, medicinska nega i mer~endajzing tako|e imaju svoju ulogu u organizaciji i upravljanju doga|ajem. Ne brinite, vodite ra~una.

Prora~un bud`eta Po~nite sa listom osnovnih tro{kova. Ukoliko imate ra~une od prethodne godine, pogledajte i napravite prora~un. U bud`et ubacite sve mogu}e tro{kove, iako za neke od njih pretpostavljate da ne}e biti zastupljeni. Sva sponzorstva prika`ite kao prihod. Nemojte prikazivati spisak svojih `elja. U izvesnoj meri i sponzorstva se mogu posmatrati kao izdatak, jer i proces pronala`enja sponzora ima svoje tro{kove. Nakon popisivanja svih tro{kova i dodavanja 10 odsto kao rezerve, odredite iznos prihoda. Potrudite se da bud`et bude realan prikaz prihoda i tro{kova (isklju~uju}i prihode od sponzorstva). Uradite `eljeni i zategnuti bud`et.

Tro{kove predstavljaju: u~esnici u doga|aju, obezbe|enje, dozvole, administrativna podr{ka. Osim tro{kova operacija i produkcije, tu su i tro{kovi dobavlja~a za opremu, ketering i sl. Promotivni tro{kovi za flajere, banere, ogla{avanje i PR predstavljaju zna~ajnu stavku u ukupnim tro{kovima. I na kraju, tro{ak anga`ovanja izvo|a~a i u~esnika. Tro{kovi su svuda oko Vas i vrebaju. Vodite ra~una o tro{kovima u svom bud`etu.

Sponzorstvo i doga|aj Prihodi koji se ostvaruju putem specijalnih dozvola za prodaju proizvoda ili usluga na Va{em doga|aju ili komercijalna sponzorstva predstavljaju va`an izvor prihoda. Ako imate sigurno sponzorstvo, morate obezbediti sponzoru ono {to ste obe}ali. Sporazum sa va{im sponzorom mo`e da sadr`i: ekskluzivitet (bez proizvoda ostale konkurencije); specijalno deljenje uzoraka; vidljivost, distribuciju promotivnog materijala, demonstraciju proizvoda, prezentaciju

EVENT MENAD@MENT (4)

cena, mogu}nost obra}anja predstavnika sponzora... Tako|e mo`ete da mu ponudite besplatne ulaznice za doga|aj, specijalan tretman zaposlenih i VIP posetilaca, pominjanje u Va{im govorima i javnim porukama, kao i pristup bazi registrovanih u~esnika doga|aja.

voljne aukcije, specijalna priznanja, ve~ere sa slavnim li~nostima i govorima. Prona|ite modalitet dobro~initeljstva od kojeg }e lokalna zajednica imati koristi. Ostale aktivnosti, poput modnih revija u kojima }e se pojaviti sponzor, samo dodaju vrednost Va{em doga|aju.

Pro{irenje doga|aja

Gerila marketing

Razmi{ljajte o tome kako mo`ete da dodate vrednost Va{em doga|aju i u~inite ga zanimljivijim i uzbudljivijim u cilju pove}anja prepoznatljivosti i lak{eg pronala`enja sponzora. Sa druge strane razmi{ljajte o pro{irenju osnovnog doga|aja drugim, prate}im doga|ajima koji obezbe|uju sponzoru dodatnu vrednost. Ukoliko organizujete doga|aj sportskog karaktera, razmislite o pozivanju sada{njih ili biv{ih sportista koji }e prisustvovati, davati autograme obo`avaocima, odr`ati govor ili prezentaciju. Mo`da ima mesta anga`ovanju dece ili odraslih sa specijalnim potrebama? Mo`ete organizovati dobro-

^uvajte se zaseda koje mo`e da postavi konkurencija Va{eg sponzora. Oni svojim akcijama mogu da doprinesu uverenju javnosti o njihovoj uklju~enosti u Va{ doga|aj. Svejedno je da li avion u niskom letu vu~e zastavu konkurenta ili se postavljaju znaci bez odobrenja ili deli reklamni materijal konkurencije. Morate za{titi interes Va{eg sponzora i integritet Va{eg doga|aja minimalizacijom rizika od aktivnosti kompanija koje nisu Va{i sponzori. Najbolje je da obezbedite sve legalne procedure, kao {to su registracija imena i zvani~ne licence, kao i saradnja sa lokalnim vlastima. U svakom slu~aju, potra`ite savet pravnika pre doga|aja.

Postprodukcija Kada se spusti zavesa i kada se zavr{i sa zahvalnicama svima koji su u~estvovali ne zaboravite da sredite i platite sve nastale ra~une. Organizujte zavr{ni sastanak sa sponzorom na kojem }ete predati detaljan izve{taj o doga|aju. Obezbedite kliping i analizu medijskog publiciteta zarad lak{eg pronala`enja sponzora pri narednom organizovanju Va{eg doga|aja. Sa organizacionim komitetom analizirajte kompletnu proceduru u svakoj fazi u cilju pobolj{anja organizacije narednog doga|aja. Upravljanje doga|ajima mo`e biti zabavno. Uz pa`ljivo planiranje i dobru organizaciju, doga|aj mo`e biti uspe{an i predstavljati nagradu za sve u~esnike. Mo`e da bude zabavan, ne samo za posetioce, ve} i za organizatore. Uvek postoji satisfakcija da ste uradili ne{to {to je donelo korist ne samo Va{oj organizaciji, ve} i celoj zajednici. Autor je trener u Delta Generali osiguranju

E MAGAZIN DECEMBAR 2007. xxx