Evaluacion Del Proceso (anexo 1 )

ANEXO 1 Aspectos a tener en cuenta en la evaluación de procesos y del plan operativo ADOLFO LEON LOPEZ GOMEZ

1. Evaluación del proceso. Se trata de relacionar los aspectos positivos y negativos que presenta el proceso que lidera y para ello debe considerar. Al tener un listado de aspectos positivos y negativos se procede a establecer que es necesario mantener, mejorar o innovar para alcanzar el horizonte previsto. La priorización en cada uno de los aspectos se debe efectuar dependiendo de la importancia para el cumplimiento los objetivos del proceso. • • •

Mantener: Los factores detectados como puntos fuertes y claves. Mejorar: Los factores ubicados como medios, son los que se deben mejorar. Innovar: Los factores señalados como críticos, son sobre los cuales se deben formular estrategias para convertirlos en oportunidades, son aquellos sobre los cuales se debe pensar en innovar.

Cada coordinador debe conocer su proceso y esto implica identificar claramente los siguientes aspectos. LIMITES DEL PORCESO OBJETIVO RESPONSABLE DEL PROCESO PROVEEDOR CLIENTE DATOS O ACTIVIDADES DE ENTRADA DATOS O ACTIVIDADES DE SALIDA RECURSOS HUMANO EQUIPOS FORMAS O DOCUMENTOS FRECUENCIA DESCRIPCION

Describir donde inicia y donde termina. Para que se hace el proceso? Quien responde por el proceso? Que se requiere para que este proceso se realice. La relación del proceso con los otros A quien sirve este proceso? La relacion del proceso con los otros Que cosas deben hacerse para que se realicen los procesos. Que obtengo? Nº personas involucradas en el proceso Tecnología para realizar el proceso Formatos, formas o documentos involucrados. Cada cuanto se realiza el proceso? Describir el proceso evidenciando los aspectos positivos y negativos.

1.1.

Evaluación de la Secuencia del proceso: Cada coordinador debe establecer cuales son las dificultades o los avances que ha presentado la secuencia lógica del proceso y las fases críticas del mismo.

1.2.

Evaluación de los recursos: El coordinador debe identificar con precisión los recursos que requiere (Rr) el proceso y compararlo con los recursos con que cuenta (RC) para ejecutar el proceso. Si Rr es mayor que Rc entonces cuales son los correctivos (entrenamiento, capacitación, seguimiento etc.) Si Rr es igual a Rc entonces usted esta muy bien. Si Rr es menor Rc entonces usted esta sobrado

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1.2.1. Evaluación del recurso humano: Cada coordinador debe elaborar una evaluacion de cada uno de los colaboradores teniendo en cuenta los el perfil requerido por el proceso y el perfil del colaborador. El ejercicio incluye la auto evaluación del coordinador. 1.2.2. Evaluación de los recursos físicos: En este ítem debemos considerar las limitaciones o ventajas que presentan los equipos, computadores, calculadores y demas insumos requeridos en el proceso. 1.2.3. Evaluación de los recursos financieros: En este ítem se deben evaluar el comportamiento de los gastos, la composición de los gastos, comparación de los gastos con respectos a las ventas, al valor de las compras mensuales, al valor de inventarios, al valor de lo despachado y transportado, a las ventas del centro de servicio. 1.2.4. Evaluación de la información en cada proceso: Cada coordinador debe tener completamente identificada la información que requiere él y cada uno de los colaboradores para optimizar las decisiones que se adopten y se realicen las tareas de una manera eficiente. Es este ítem debemos evaluar el sistema de información del proceso y como mejorar la toma de decisiones. Que información se requiere de otros procesos? Que información genera su proceso y le es útil a otros procesos? Cada coordinador es responsable de la planeación y manejo de la información de una manera efectiva en su proceso y en la empresa en general. En este ítem también presentaremos los indicadores y para ello consideraremos los siguientes aspectos. Evaluación de los indicadores: cada coordinador debe tener claro los siguientes factores para evaluar los indicadores de su proceso. Objetivo: significa que sea accesible a la comprensión, no solo de los que lo van a utilizar, sino también de quienes lo van a conocer o tomar como referencia. Cuantificable: no sólo significa que el indicador se convierta en un número, sino que requiere del establecimiento de unidades, las cuales también deben tener la característica de ser fácilmente entendibles y que además permitan la comparación con otros procesos. Verificable: la posibilidad que tiene un indicador de poder ser sustentado por medio de evidencias objetivas, documentos, etc., que resistan cualquier tipo de análisis. Que agregue valor al proceso de toma de decisiones: le permita a los dueños de un proceso, agregar valor al proceso de toma de decisiones que sobre un proceso se tomen. Comunicados y divulgados: El despliegue involucra entonces el proceso de comunicación y el de divulgación, asegurando que a nivel de toda la organización el proceso se cumpla y lo más importante sea apoyado.

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Establecidos en consenso: los participantes en el propio proceso de consenso se involucren con la implementación y el éxito de la decisión. Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron: El compromiso con el indicador no debe ser solo con su definición y establecimiento, sino con el levantamiento de la información y con el establecimiento y cumplimiento de la meta que se establezca. Por lo tanto la matriz de indicadores debe tener los siguientes ítems. • • • • • • • • •

• • •

Clase de indicador. (Proceso, plan operativo, desempeño) Definición (que significa?) Propósito (para que sirve?) Escala (porcentaje, numero, veces etc.). Referencia (histórico, temporal etc.) Tendencia (creciente, decreciente, estable). Tipo (eficiencia o eficacia). Cobertura (donde se aplica). Metas Estado: Valor inicial o actual de un indicador Umbral: Es el valor del indicador que se quiere lograr o mantener Rango de gestión: Es el espacio comprendido entre los valores mínimo y máximo aceptables, que el indicador puede tomar.

Frecuencia (recolección y revisión) Formula de cálculo. Usuarios.

2. Evaluación del plan operativo.. El plan operativo considera el programa de trabajo a realizarse durante el año 2007. Este Plan nos ha permitido planificar y organizar el trabajo en función a las necesidades y posibilidades de la empresa. El plan operativo tiene las siguientes partes: 1) Objetivo General: Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el año y que contribuirá sustancialmente al desarrollo de la organización. Ejemplo: lograr plena autonomía económica de nuestra organización. 2) Objetivos Específicos: Son los resultados que se desean alcanzar en el año respectivo. Pueden ser dos o más objetivos. Ejemplos: a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas de la Junta de Usuarios. b) Implementar la organización con unidades móviles ligeras. 3) Actividades y Metas: Se determinan las actividades que se realizarán para lograr los objetivos propuestos, señalando la meta a cumplirse en cada caso. Ejemplos: a) Actividad, Campaña de regularización de pagos morosos; Meta, 300 usuarios se ponen al día en sus pagos. b) Actividad, Adquisición de unidades móviles. Meta, 3 motocicletas adquiridas.

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4) Estrategia de Trabajo: Describe la forma cómo se realizarán las actividades y se lograrán las metas y objetivos propuestos. Ejemplo: "Para que los miembros regularicen sus pagos se harán campañas de persuasión a los miembros morosos, de darán amnistías y se impondrán sanciones tales como publicación de una lista negra de socios morosos, corte de agua, multas y otros" 5) Plazo de Ejecución: Señala los plazos en que se cumplirán cada una de las acciones programadas. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = 120 días hábiles. 6) Responsabilidades: Se designan los responsables de las acciones. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = tesorero y dos socios nombrados en asamblea. Para facilitar la elaboración y el manejo del plan operativo se propone el siguiente resumen: Cada coordinador debe elaborar un informe donde se evalúen cada uno de los proyectos que componen el plan operativo de su proceso. Adicionalmente debemos tener claro La contribución de cada proyecto al mejoramiento de su proceso, La relación con otros procesos y con el área a la cual pertenece. El apoyo que debe recibir de los demás procesos. El apoyo que debe brindar a los demás proyectos del área y de otras