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ESTUDIO DE CASO La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos: 1. PROCESOS ESTRATÉGICOS a. Gestión Gerencial b. Gestión de la Calidad 2. PROCESOS MISIONALES a. Diseño y patronaje b. Extendido, marcado y corte c. Confección, revisado y etiquetado d. Acabados 3. PROCESOS DE APOYO a. Clientes b. Compras c. Mantenimiento d. Talento humano Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma autoridad. El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues

ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión. 1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos? 2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique su respuesta. 3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades: a. Creación b. Revisión y aprobación c. Identificación d. Divulgación e. Control de cambios SOLUCIÓN: 1- Gerente o Administrador del Sistema de Gestion de calidad ISO 9001 NTC      

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Lo primero que haría es colocarle los códigos a cada documento del sistema de gestión de calidad ISO 9001 aplicado a la norma NTC. Mantendría la actualización toda la documentación maestra de dicho sistema de gestión de calidad Enviar y mantener actualizada y disponible dicha información donde la estemos utilizando, brindando información vigente al día a cada funcionario. validación de documentación Los responsables de dicha información serían los líderes de cada área y responsables de que sus colaboradores la conozcan y sean aplicadas. si existen cambios de menor proporción a la documentación sea cual sea no afectarían sustancialmente al sistema de gestión de calidad no debería alterar el funcionamiento del mismo, pero si debe quedar registrado dichos cambios. Tales como: Cuando se mejore la transcripción del mismo. Cambios en los responsables de cada actividad. Cambios de párrafos para el mejoramiento de cada proceso.

LA NECESIDAD

ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

SOLICITAR SU RESPECTIVA APROBACIÓN

PRESENTACIÓN

APROBACIÓN

SOCIALIZACIÓN

2Objetivo: 

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En este procedimiento de sistema de gestión de calidad es diseñado para realizar control a los procesos de la empresa Confecciones S.A, nos especializamos en el diseño y manufactura de prendas de vestir de la más alta calidad. Es de vital importancia mantener la documentación del sistema de gestión de calidad actualizada y a disposición de todos nuestros colaboradores.

Alcance: 

El alcance de la documentación, procedimientos, instructivos y formatos de origen interno y externo tiene como fin la creación, modificación y actualización de la información que todos los procesos y procedimiento se den a conocer por los líderes de cada área con el fin de ser más eficientes y eficaces en nuestro sistema de gestión.

Responsable: El responsable de que cada procedimiento y proceso que sea implementado, socializado y ejecutado dentro de la empresa de Confecciones S.A es el coordinador de cada área 

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Coordinador: o Es responsable de socializar a los líderes de cada área los procesos, procedimiento y control implementado en el sistema de gestión de calidad. Líder del proceso: o Todos los líderes de área son los responsables del estricto cumplimiento de los procedimientos establecido en el sistema de gestión de calidad.

ESTRUCTURA DOCUMENTAL:

DOCUMENTO

POLITICA

MAPA DE PROCESOS

INSTRUCTIVOS Y PROCEDIMIENTOS

MANUALES

PROTOCOLO

FORMATOS Y GUIA

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Registros Los registros nos van proporcionar la evidencia que las actividades se están realizando conforme al sistema de gestión de calidad y el compromiso que tiene colaborador con cada Proceso y procedimiento instaurado en el sistema de gestión