Ep ( 9.1.1.8 ) Fmea Pelayanan Obat.docx

FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS (FMEA)

PEMERINTAH KABUPATEN KAPUAS

UPT PUSKESMAS BARIMBA KECAMATAN KAPUAS HILIR JL. Trans Kalimantan RT. II No. 08. Barimba. email: [email protected]

FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS (FMEA) PELAYANAN APOTEK

I. Langkah 1 : Identifikasi Proses A. Prosedur Pelayanan 1. Petugas menerima resep obat dari pasien yang sudah diperiksa oleh petugas masing-masing unit/poli. 2. Petugas mencocokan identitas pasien. 3. Petugas memperhatikan sedian obat. 4. Petugas mengkonfirmasi langsung ke petugas yang menulis resep, jika dalam resep tersebut ada obat yang kosong/tidak tersedia. 5. Petugas menyiapkan obat sesuai resep. 6. Petugas memanggil pasien. 7. Petugas mengecek identitas pasien sebelum menyerahkan obat. 8. Petugas menjelaskan aturan minum dan obat apa saja yang diberikan kepada pasien. 9. Petugas mendokumentasi B. Diagram Alur Pelayanan Petugas menerima resep obat.

Mencocokan identitas pasien

Memperhatikan sedian obat

Memanggil pasien

Menyiapkan obat

Konfirmasi

Mengecek ulang

identitas pasien

Menjelaskan aturan minum obat

Dokumentasi

II.

Langkah 2 : Mencari Failure Mode And Effects Analysis (FMEA) Berdasarkan Alur Prosedur Kerja Pelayanan Apotek Tabel 1. FMEA Pelayanan Apotek

No. 1.

Proses/Langkah

Apa yang mungkin gagal

Menerima resep obat Pencocokkan identitas pasien

Penulisan resep tidak terisi lengkap Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar saat pengambilan obat dan penulisan identitas kurang jelas

3.

Memperhatikan sedian obat

Ketersedian obat yang tidak dikonfirmasikan secara berkala

4.

Konfirmasi

Kurangnya komunikasi sesama petugas

5.

Menyiapkan obat

Kemiripan komposisi

6.

Memanggil pasien

Kemiripan identitas dan penulisan yang kurang jelas

7.

Mengecek ulang identitas pasien

8.

Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar saat pengambilan obat dan penulisan identitas kurang jelas Kurangnya komunikasi petugas

Menjelaskan aturan minum obat Dokumentasi Kesalahan pencatatan identitas

2.

9.

Efek kegagalan terhadap pasien Petugas kurang teliti Pasien salah menerima dalam penulisan resep obat Petugas tidak Pasien dengan nama melakukan cross cek yang sama dapat identitas tertukar saat pengambilan obat dan salah menerima obat Kurang Pasien tidak memperhatikan mendapatkan obat sediaan obat yang sesuai Tidak ada komunikasi Pasien salah menerima dan kolaborasi sesame obat petugas Kurang teliti dan Pasien mendapatkan terburu-buru dalam pemberian dosis dan menyiapkan obat obat yang salah Petugas tidak Pasien salah menerima melakukan cross cek obat identitas Penulisan identitas Pasien salah menerima kurang jelas obat Penyebab kegagalan

Penyampaian informasi kurang jelas Kurang teliti

Target terapi pasien tidak tercapai Pencatatan dan Pelaporan tidak sesuai

SV

OCC

DT

RPN

Solusi

7

4

4

112

7

4

10

280

Adanya cross cek penulisan resep Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan penyerahan obat kepada pasien

7

6

5

210

Lebih teliti dalam memperhatikan sedian obat

6

3

4

72

Adanya komunikasi yang jelas dan kolaborasi antar petugas

7

4

4

112

6

4

8

192

Adanyan cross cek ulang resep obat sebelum menyerahkan obat kepada pasien Adanya cross cek ulang identitas pasien

5

4

4

80

Mengecek identitas pasien sebelum menyerahkan obat

7

7

4

196

7

4

6

168

Komunikasi yang efektif dari petugas ke pasien Meningkatkan ketelitian dalam pendokumentasian

III.

Langkah 3 : Top Criticality Indexed Failure Modes dalam rangka menentukan skala pemecahan prioritas masalah Table 2. Top 5 Kegagalan Pelayanan Apotek

IV.

No.

Efek kegagalan terhadap pasien

RPN

1.

Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar saat pengambilan obat dan salah menerima obat

280

2.

Pasien tidak mendapatkan obat yang sesuai

210

3.

Target terapi pasien tidak tercapai

196

4.

Pasien salah menerima obat

192

5.

Pelaporan tidak sesuai

168

Langkah 4 : Root Cause Analysis Of Top CI Failure Modes

Manusia

Bahan/Obat

Kurang teliti dan terburu-buru saat mengerjakan

Sediaan obat kurang Obat yang salah

Belum optimalnya pelayanan informasi obat  Suasana bising  Tempat tunggu pengambilan obat tidak nyaman  Tempat duduk kurang

Lingkungan

Tidak dilakukan KIE kepada pasien

Proses

V.

Langkah 5 : Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah Table 3. Solusi dan Indikator Keberhasilan

No.

Proses/Langkah

Apa yang mungkin Penyebab kegagalan gagal Penulisan resep tidak Petugas kurang teliti terisi lengkap dalam penulisan resep

Efek kegagalan terhadap pasien Pasien salah menerima obat

1.

Menerima resep obat

2.

Menyiapkan obat

Kemiripan komposisi

Kurang teliti dan terburu-buru dalam menyiapkan obat

Pasien mendapatkan pemberian dosis dan obat yang salah

3.

Pencocokkan identitas pasien

Petugas tidak melakukan cross cek identitas

Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar saat pengambilan obat dan salah menerima obat

4.

Menyerahkan obat kepada pasien

Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar saat pengambilan obat dan penulisan identitas kurang jelas Pasien langsung pulang setelah menerima obat

Pasien merasa tidak perlu penjelasan lebih lanjut tentang obat yang diberikan

Pasien belum mengetahui sepenuhnya tentang aturan minum obat yang diberikan

Solusi Adanya cross cek penulisan resep oleh petugas Adanyan cross cek ulang resep obat sebelum menyerahkan obat kepada pasien Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan penyerahan obat kepada pasien Penyampaian aturan minum obat harus lebih jelas dan mudah dipahami oleh pasien sehingga pasien mengerti

Indikator Keberhasilan 100% data pasien tertulis lengkap dalam resep obat Tidak terdapat (0%) kejadian salah pemberian obat kepada pasien Tidak terdapat (0%) kejadian salah identitas pada saat penyerahan obat kepada pasien

Waktu Evaluasi Setiap bulan

100% pasien mengerti tentang cara aturan minum obat dan mengetahui apa saja obat yang diberikan

Setiap bulan

Setiap bulan

Setiap bulan

VI.

Langkah 6 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan A. Prosedur Pelayanan 1. Petugas menerima resep obat dari pasien dan mengcross cek resep yang sudah diperiksa oleh petugas dari masing-masing unit/poli. 2. Petugas mencocokan identitas pasien. 3. Petugas lebih teliti dalam memperhatikan sedian obat dan menginformasikan secara berkala sedian obat. 4. Adanya komunikasi yang jelas dan kolaborasi langsung ke petugas yang menulis resep, jika dalam resep tersebut ada obat yang kosong/tidak tersedia. 5. Petugas menyiapkan obat sesuai resep. 6. Petugas memanggil pasien. 7. Petugas mengecek identitas pasien sebelum menyerahkan obat. 8. Petugas menjelaskan aturan minum dan obat apa saja yang diberikan kepada pasien dengan penyampaian yang jelas dan mudah di mengerti oleh pasien. 9. Petugas lebih teliti dalam pendokumentasian ( pencatatan dalam buku register dan laporan ).

B. Diagram Alur Pelayanan Petugas menerima resep obat Tidak terisi lengkap Cross cek resep obat

Petugas apotek mengkonfirmasi kepada petugas yang menulis resep

Terisi lengkap

Petugas mencocokkan identitas pasien Tidak sesuai Cross cek identitas pasien

Petugas meminta pasien yang tertulis di resep yang melakukan pemeriksaan

Sesuai Memperhatikan sedian obat

Menginformasikan secara berkala sedian obat

Mengecek identitas pasien sebelum

menyerahkan obat

Menjelaskan aturan minum dan obat apa saja yang diberikan dengan penyampaian yang jelas dan mudah dimengerti oleh pasien

Lebih teliti dalam pendokumentasian

Menyiapkan obat sesuai resep

Petugas memanggil pasien

VII.

Langkah 7 : Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah Tabel 1. FMEA Pelayanan Apotek

No.

Proses/Langkah

1.

Adanya cross cek penulisan resep oleh petugas

2.

Adanyan cross cek ulang resep obat sebelum menyerahkan obat kepada pasien Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan penyerahan obat kepada pasien Penyampaian aturan minum obat harus lebih jelas dan mudah dimengerti oleh pasien sehingga pasien mengerti

3.

4.

Apa yang mungkin gagal Proses cross cek penulisan resep tidak rutin dilakukan oleh petugas Proses cross cek resep obat tidak rutin dilakukan oleh petugas Proses pencocokan identitas pasien tidak rutin dilakukan oleh petugas

Penyebab kegagalan Petugas kurang teliti

Efek kegagalan terhadap pasien Pasien salah menerima obat

Petugas kurang teliti dan terburu-buru dalam menyiapkan obat Petugas tidak melakukan cross cek identitas

Proses penyampaian kurang dimengerti oleh pasien

Pasien merasa tidak perlu penjelasan lebih lanjut tentang obat yang diberikan

SV

OCC

DT

RPN

Keterangan

4

3

4

48

Terjadi penurunan nilai RPN

Pasien tidak mendapatkan obat yang sesuai dalam resep Salah identitas dan salah menerima obat

4

4

4

64

Terjadi penurunan nilai RPN

5

2

3

30

Terjadi penurunan nilai RPN

Kurangnya pengetahuan dan aturan minum obat yang tidak sesuai

6

4

4

96

Terjadi penurunan nilai RPN