Entidad Erp

Entidad:

Ecopetrol

Estudiantes:

Linda Villa, Nicolás Muñoz, Jacqueline Beltran

Énfasis:

TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD EN LA GESTIÓN

Descripción del Caso Nombre Contratación Electrónica.

En qué consiste la Experiencia? Consiste en desarrollar una metodología que permita adelantar los procesos de compras y contratación de ECOPETROL por vía electrónica, usando internet.

Por qué se implementó? Ecopetrol compra y contrata alrededor de 3.5 billones de pesos al año, por lo tanto hay una importante oportunidad de generar ahorros por este concepto. Las nuevas tecnologías como internet, han abierto posibilidades de hacer negocios de una nueva forma que no se concebia hace unos pocos años, se puede mencionar la modalidad de subastas electrónicas para recibir las propuestas económicas de los oferentes, la facilidad para la publicación en internet de los documentos de los procesos de contratación y en general la agilidad con la que ahora puede interactuar cualquier empresa con sus proveedores.

Como se ha desarrollado? El primer paso en el desarrollo del proyecto fue investigar experiencias de otras empresas en el tema, tales como Pedevesa en Venezuela y Petrobras en Brasil y esfuerzos de empresas del sector privado como la British Petroleum en Colombia. Se encontró que había experiencias puntuales que utilizaron medios electrónicos en partes del proceso de compras como la realización de subastas electrónicas, pero no existía un modelo que abordara en su totalidad la gestión de compras y contratación. ECOPETROL tomó la decisión de desarrollar su propio modelo, a través de la ejecución de procesos piloto, que correspondieran a los tres regímenes de contratación que maneja la empresa, a saber, Ley 80, régimen privado y manual de contratación. Adicionalmente, se analizó y aplicó por primera vez la Ley 527 de comercio electrónico, la cual regula el manejo de la información en internet para que tenga la misma validez que la información en papel. Como resultado de la ejecución de los pilotos, se obtuvo el modelo de proceso electrónico. Una vez validado el proceso y demostrados los beneficios obtenidos, se procedió a usar más intensivamente el proceso electrónico en la gestión de compras y contratación, y a evaluar la mejor estrategia de adquisición y utilización de la tecnología informática. · Recursos (humanos, técnicos y financieros)El núcleo del proyecto ha estado conformado por tres funcionarios atendiendo los aspectos funcional, jurídico y técnico. Adicionalmente, en cada uno de los pilotos participaron funcionarios de las áreas responsables de los procesos de contratación, quienes aportaron sus conocimientos de los negocios respectivos. Han participado en los diferentes procesos, funcionarios de las Vicepresidencias de transporte, exploración y producción, refinación, las áreas de informática y servicios generales .Además del

costo de los funcionarios que han participado en el proyecto, se han invertido del orden de 520 millones de pesos en tres años, esta inversión está representada en el arrendamiento de las herramientas informáticas utilizadas para la recepción de las ofertas por internet, y en el desarrollo del software para la publicación de los documentos de los procesos de contratación en Internet. Esta inversión se ha recuperado y ha generado ahorros sustanciales

Qué obstáculos se han encontrado en su implementación? Interpretación de la normatividad: fue la primera vez que se utilizaron medios electrónicos para adelantar procesos de compras y contratación, esto implicó un importante esfuerzo jurídico en la interpretación de la Ley 80, del manual de contratación y aplicación de la Ley 527 de comercio electrónico. Poca experiencia de los proveedores de tecnología: uno de los procesos innovadores en la contratación fue la recepción de las ofertas económicas por Internet, específicamente por medio de subastas electrónicas. En el mercado hay varios proveedores de este software, pero no contaban con la experiencia suficiente, menos aún para asesorar una Entidad Estatal. Cultural: El modelo de negociar a través de Internet propone reconocer la validez de toda la información que se maneja, sin necesidad de imprimirla en papel, esto genera un cambio de esquema tanto para los proveedores como para los funcionarios de ECOPETROL, quienes han manejado tradicionalmente toda su documentación impresa. El modelo implica cambios en los procesos tradicionales lo cual genera resistencia. Penetración de Internet: El proceso de contratación electrónica está basado en la comunicación entre ECOPETROL y los oferentes a través de Internet, la penetración de Internet en Colombia se estima que ha pasado del 2.5% hace tres años al 4% actualmente, con una concentración alta en las principales ciudades, lo cual limita el acceso de posibles oferentes a los procesos. Sin embargo las exigencias tecnológicas para cualquier proveedor son mínimas, contar con un computador con acceso a Internet para lo cual han buscado opciones como cafés Internet, facilitando de esta manera la participación en los procesos de contratación

Qué aprendizaje se ha inferido? No obstante que el Internet es una herramienta de gestión muy importante, todavía no es viable usarla en todos los procesos y en los que se usa no se pueden adelantar todos los pasos del proceso electrónicamente. Otro de los puntos más vulnerables del proceso es la capacitación de los oferentes.

Criterios de Evaluación Innovación Creación o Adaptación de Tecnologías Administrativas La contratación electrónica ha sido un proyecto innovador en su conjunto, ya que propone una forma de hacer negocios totalmente diferente a como se concebía anteriormente. Específicamente ha introducido pasos como la discusión del borrador de los pliegos de condiciones con los posibles interesados, y en general, el manejo de toda la documentación por vía electrónica, dando la misma validez a estos documentos, que si estuvieran en papel. También incluye la adaptación de tecnologías, como el software de recepción de ofertas, el cual ha sido desarrollado

por diferentes empresas a nivel mundial y ECOPETROL lo adaptó a nuestro medio y a nuestra legislación.

Efectos positivos y Mejoras Significativas para la Entidad y sus Usuarios Los efectos positivos y mejoras se pueden resumir en tres puntos: Transparencia: se ha aumentado la transparencia de la gestión de contratación de ECOPETROL ya que toda la ciudadanía tiene acceso a la información a través de Internet y puede hacerle seguimiento a todo el proceso de contratación. Ahorros en la gestión de contratación: Al hacer que los documentos en Internet sean los originales, los funcionarios ya no tienen que hacer copias de los documentos para enviar a los oferentes generando así ahorro en tiempo, papel, copias y fax. Ahorro en el precio de los bienes y servicios: al ser pública la información de contratación hay acceso a proveedores nuevos, lo que genera competencia y en consecuencia, mejores precios.

Potencial de Réplica y Transferencia a Otras Entidades La experiencia de ECOPETROL se esta replicando en otras entidades del Estado, la Agenda de Conectividad tomo como referencia esta experiencia para elaborar el documento de la fase III de gobierno en línea, el cual reglamentó la contratación en línea para las entidades del Estado. ECOPETROL ha hecho presentaciones individuales a varias entidades entre ellas la DIAN, Alcaldía de Bogotá, Banco de la República, Fuerzas Militares, ETB. Finalmente, ECOPETROL ha sido invitado por la Vicepresidencia de la República para apoyar en el esfuerzo de masificar el uso de la contratación electrónica en todo el Estado Colombiano, dentro del marco de la lucha anticorrupción.

Resultados Verificables y Susceptibles de Medición Conformación dinámica de la oferta (subastas) Durante el año 2002 se recibieron ofertas por medio de subasta electrónica para contratos cuyo presupuesto era de 3.608 millones de pesos. La adjudicación fue por 664 millones de pesos por debajo del presupuestado, es decir un 18.4% de disminución. Para el 2003, se hicieron compras y contrataciones por esta modalidad cuyo presupuesto era de 14.204 millones de pesos, obteniéndose una reducción con respecto al presupuesto de 3.200 millones es decir el 22.5%.También se vendieron activos improductivos y excedentes de inventario cuyo valor base era de 615 millones de pesos y se obtuvo un incremento en el precio de venta de 376.9 millones es decir, el 61.3%.Pedidos de cotización: Aprovechando las nuevas formas de relacionarse con los proveedores, se configuró un modelo de compras de bienes estándar, en donde se ha reducido el tiempo de la gestión de compra, de siete semanas a 4 días hábiles. El impacto de este nuevo esquema es no sólo en el ahorro de tiempo de gestión, sino en la reducción de los niveles de inventarios que esto implica. Es el caso de la refinería de Barrancabermeja, donde se preseleccionaron seis empresas proveedoras de rodamientos, y a través del mercado digital utilizado por ECOPETROL, se solicitan y reciben electrónicamente las ofertas y se evalúan muy rápidamente ya que la herramienta informática presenta las ofertas en una forma organizada.

Sustentable en el Tiempo

Dados los buenos resultados obtenidos durante este tiempo, ECOPETROL ha decidido incluir la contratación electrónica como un procedimiento estándar en la gestión de contratación. Aprovechando la coyuntura de la implementación de un nuevo ERP en la empresa, se está diseñando la plataforma definitiva en la cual se apoyará el proceso, lo que garantizará su sustentabilidad.