Entidad Erp

Entidad:

Ecopetrol

Estudiantes:

Linda Villa, Nicolás Muñoz, Jacqueline Beltran

Énfasis:

TRANSPARENCIA E INTEGRIDAD EN LA GESTIÓN

Descripción del Caso Nombre Contratación Electrónica.

En qué consiste la Experiencia? Consiste en desarrollar una metodología que permita adelantar los procesos de compras y contratación de ECOPETROL por vía electrónica, usando internet.

Por qué se implementó? Ecopetrol compra y contrata alrededor de 3.5 billones de pesos al año, por lo tanto hay una importante oportunidad de generar ahorros por este concepto. Las nuevas tecnologías como internet, han abierto posibilidades de hacer negocios de una nueva forma que no se concebia hace unos pocos años, se puede mencionar la modalidad de subastas electrónicas para recibir las propuestas económicas de los oferentes, la facilidad para la publicación en internet de los documentos de los procesos de contratación y en general la agilidad con la que ahora puede interactuar cualquier empresa con sus proveedores.

Como se ha desarrollado? El primer paso en el desarrollo del proyecto fue investigar experiencias de otras empresas en el tema, tales como Pedevesa en Venezuela y Petrobras en Brasil y esfuerzos de empresas del sector privado como la British Petroleum en Colombia. Se encontró que había experiencias puntuales que utilizaron medios electrónicos en partes del proceso de compras como la realización de subastas electrónicas, pero no existía un modelo que abordara en su totalidad la gestión de compras y contratación. ECOPETROL tomó la decisión de desarrollar su propio modelo, a través de la ejecución de procesos piloto, que correspondieran a los tres regímenes de contratación que maneja la empresa, a saber, Ley 80, régimen privado y manual de contratación. Adicionalmente, se analizó y aplicó por primera vez la Ley 527 de comercio electrónico, la cual regula el manejo de la información en internet para que tenga la misma validez que la información en papel. Como resultado de la ejecución de los pilotos, se obtuvo el modelo de proceso electrónico. Una vez validado el proceso y demostrados los beneficios obtenidos, se procedió a usar más intensivamente el proceso electrónico en la gestión de compras y contratación, y a evaluar la mejor estrategia de adquisición y utilización de la tecnología informática. · Recursos (humanos, técnicos y financieros)El núcleo del proyecto ha estado conformado por tres funcionarios atendiendo los aspectos funcional, jurídico y técnico. Adicionalmente, en cada uno de los pilotos participaron funcionarios de las áreas responsables de los procesos de contratación, quienes aportaron sus conocimientos de los negocios respectivos. Han participado en los diferentes procesos, funcionarios de las Vicepresidencias de transporte, exploración y producción, refinación, las áreas de informática y servicios generales .Además del

costo de los funcionarios que han participado en el proyecto, se han invertido del orden de 520 millones de pesos en tres años, esta inversión está representada en el arrendamiento de las herramientas informáticas utilizadas para la recepción de las ofertas por internet, y en el desarrollo del software para la publicación de los documentos de los procesos de contratación en Internet. Esta inversión se ha recuperado y ha generado ahorros sustanciales

Qué obstáculos se han encontrado en su implementación? Interpretación de la normatividad: fue la primera vez que se utilizaron medios electrónicos para adelantar procesos de compras y contratación, esto implicó un importante esfuerzo jurídico en la interpretación de la Ley 80, del manual de contratación y aplicación de la Ley 527 de comercio electrónico. Poca experiencia de los proveedores de tecnología: uno de los procesos innovadores en la contratación fue la recepción de las ofertas económicas por Internet, específicamente por medio de subastas electrónicas. En el mercado hay varios proveedores de este software, pero no contaban con la experiencia suficiente, menos aún para asesorar una Entidad Estatal. Cultural: El modelo de negociar a través de Internet propone reconocer la validez de toda la información que se maneja, sin necesidad de imprimirla en papel, esto genera un cambio de esquema tanto para los proveedores como para los funcionarios de ECOPETROL, quienes han manejado tradicionalmente toda su documentación impresa. El modelo implica cambios en los procesos tradicionales lo cual genera resistencia. Penetración de Internet: El proceso de contratación electrónica está basado en la comunicación entre ECOPETROL y los oferentes a través de Internet, la penetración de Internet en Colombia se estima que ha pasado del 2.5% hace tres años al 4% actualmente, con una concentración alta en las principales ciudades, lo cual limita el acceso de posibles oferentes a los procesos. Sin embargo las exigencias tecnológicas para cualquier proveedor son mínimas, contar con un computador con acceso a Internet para lo cual han buscado opciones como cafés Internet, facilitando de esta manera la participación en los procesos de contratación

Qué aprendizaje se ha inferido? No obstante que el Internet es una herramienta de gestión muy importante, todavía no es viable usarla en todos los procesos y en los que se usa no se pueden adelantar todos los pasos del proceso electrónicamente. Otro de los puntos más vulnerables del proceso es la capacitación de los oferentes.

Criterios de Evaluación Innovación Creación o Adaptación de Tecnologías Administrativas La contratación electrónica ha sido un proyecto innovador en su conjunto, ya que propone una forma de hacer negocios totalmente diferente a como se concebía anteriormente. Específicamente ha introducido pasos como la discusión del borrador de los pliegos de condiciones con los posibles interesados, y en general, el manejo de toda la documentación por vía electrónica, dando la misma validez a estos documentos, que si estuvieran en papel. También incluye la adaptación de tecnologías, como el software de recepción de ofertas, el cual ha sido desarrollado

por diferentes empresas a nivel mundial y ECOPETROL lo adaptó a nuestro medio y a nuestra legislación.

Efectos positivos y Mejoras Significativas para la Entidad y sus Usuarios Los efectos positivos y mejoras se pueden resumir en tres puntos: Transparencia: se ha aumentado la transparencia de la gestión de contratación de ECOPETROL ya que toda la ciudadanía tiene acceso a la información a través de Internet y puede hacerle seguimiento a todo el proceso de contratación. Ahorros en la gestión de contratación: Al hacer que los documentos en Internet sean los originales, los funcionarios ya no tienen que hacer copias de los documentos para enviar a los oferentes generando así ahorro en tiempo, papel, copias y fax. Ahorro en el precio de los bienes y servicios: al ser pública la información de contratación hay acceso a proveedores nuevos, lo que genera competencia y en consecuencia, mejores precios.

Potencial de Réplica y Transferencia a Otras Entidades La experiencia de ECOPETROL se esta replicando en otras entidades del Estado, la Agenda de Conectividad tomo como referencia esta experiencia para elaborar el documento de la fase III de gobierno en línea, el cual reglamentó la contratación en línea para las entidades del Estado. ECOPETROL ha hecho presentaciones individuales a varias entidades entre ellas la DIAN, Alcaldía de Bogotá, Banco de la República, Fuerzas Militares, ETB. Finalmente, ECOPETROL ha sido invitado por la Vicepresidencia de la República para apoyar en el esfuerzo de masificar el uso de la contratación electrónica en todo el Estado Colombiano, dentro del marco de la lucha anticorrupción.

Resultados Verificables y Susceptibles de Medición Conformación dinámica de la oferta (subastas) Durante el año 2002 se recibieron ofertas por medio de subasta electrónica para contratos cuyo presupuesto era de 3.608 millones de pesos. La adjudicación fue por 664 millones de pesos por debajo del presupuestado, es decir un 18.4% de disminución. Para el 2003, se hicieron compras y contrataciones por esta modalidad cuyo presupuesto era de 14.204 millones de pesos, obteniéndose una reducción con respecto al presupuesto de 3.200 millones es decir el 22.5%.También se vendieron activos improductivos y excedentes de inventario cuyo valor base era de 615 millones de pesos y se obtuvo un incremento en el precio de venta de 376.9 millones es decir, el 61.3%.Pedidos de cotización: Aprovechando las nuevas formas de relacionarse con los proveedores, se configuró un modelo de compras de bienes estándar, en donde se ha reducido el tiempo de la gestión de compra, de siete semanas a 4 días hábiles. El impacto de este nuevo esquema es no sólo en el ahorro de tiempo de gestión, sino en la reducción de los niveles de inventarios que esto implica. Es el caso de la refinería de Barrancabermeja, donde se preseleccionaron seis empresas proveedoras de rodamientos, y a través del mercado digital utilizado por ECOPETROL, se solicitan y reciben electrónicamente las ofertas y se evalúan muy rápidamente ya que la herramienta informática presenta las ofertas en una forma organizada.

Sustentable en el Tiempo

Dados los buenos resultados obtenidos durante este tiempo, ECOPETROL ha decidido incluir la contratación electrónica como un procedimiento estándar en la gestión de contratación. Aprovechando la coyuntura de la implementación de un nuevo ERP en la empresa, se está diseñando la plataforma definitiva en la cual se apoyará el proceso, lo que garantizará su sustentabilidad.

HAY VIDA DESPUES DE UN ERP?

Eran las 5:30 a.m. del 30 de Enero del año 2008, pleno cierre del mes, ya estaba amaneciendo y la actividad en el centro de distribución era incesante. Se veían caras de angustia y cansancio, los insultos y los reclamos se oían por todos los rincones, las tareas eran mas largas que lo normal y el stress era el rey del lugar. El coordinador Hugo Correa estaba muy cansado y se sentó en un rincón a reflexionar: -”Nunca creí que esto era tan berraco… cómo es posible que antes que existiera este sistema de información, yo podía alistar 500 Toneladas en mi turno y hasta alcanzaba a charlarme las peladas de la oficina y ahora siguiendo derecho en dos turnos apenas esté completando 50 Toneladas y trabajando full…! Noo, este trotecito me va a matar y todavía mi jefe me dice que la culpa es mía y de mi gente y que si no me pongo las pilas nos van a echar a todos… No, pues que vaina… si esto no cambia rápido mando todo al carajo… que se larguen su ERP por donde vinieron; …claro!!!, los consultores y los funcionales vinieron, vieron el desorden, intentaron arreglarlo, propusieron soluciones y se largaron… que tal la capacitación que me dio ese tal Mohamed? Todo lo que esos zánganos hicieron en 9 meses, intentó explicármelo en una tarde… y las soluciones que proponen? Nooo, el problema es que las tales soluciones que propusieron se debieron haber probado hace como dos meses y no después de la salida en vivo!!!!!!!” DIEZ DÍAS ANTES… Enero 20 de 2008, 3:45 PM, reunión extraordinaria en sala de juntas, oficina central, asistentes: Dr. Facundo Villa - Gerente de Operaciones y Director del Proyecto Fénix. Dr. Dieter Brand - Presidente. Dr. Jeremías Otoya - Presidente de la Junta Directiva. Dr. Federico Otoya - Miembro de la Junta Directiva. Inicialmente la palabra la tomó Federico: ¨Cómo diablos me explican ustedes que hayamos invertido mas de dos millones de dólares en un sistema que no permite vender? A los socios no nos interesa tener el sistema mas avanzado del mundo, nos interesa vender lo que hacemos, exijo una explicación ¨ Ante lo cual Facundo respondió: “Como ustedes saben caballeros, estamos en la etapa de estabilización del software y tenemos estimado para la próxima semana comenzar actividades normales y alcanzar la meta fijada de para el cierre de ventas. En este momento les pido que conservemos la calma y tengamos paciencia que los resultados se van a dar…” El Presidente Brand intervino: “Después de lo que he visto, no confío mucho en que estos problemas sean resueltos en una semana. Tú y tu oneroso equipo de ineptos me responden por la cifra de cierre, y la

vaina es simple, si les toca facturar a mano pues que así sea, en vez de cargar tanto portátil y tanta pendejada deje a cada uno su maquina de escribir y papel carbón para que facturen!! Exija que los consultores arreglen eso. Ante lo cual Jeremías objetó: “La cifra de cierre de ventas se tiene que cumplir señor presidente Brand, si esto no se dá, está en juego su puesto, y además nos debe responder por los perjuicios del lucro cesante y oportunidades perdidas, si no cumple nos reunimos de nuevo una semana después del cierre. Hasta luego” El Presidente acorralado llevó aparte a Facundo Villa y solo se le ocurrió decir: ” ¡Ya escuchó Dr. Villa, ahora que otra estupidez se le va a ocurrir! voy a estar al tanto de todas las decisiones que tome, me va a reportar cada hora las acciones que ha tomado y los resultados que vaya obteniendo para que la ineficiencia que montó permita alcanzar la cifra de cierre.” Con este ultimátum culminó la reunión dejando en el aire una atmósfera cargada de presión, temores y resentimientos. El informe que había recibido Facundo Villa del centro de distribución era que el sistema no daba resultados por que el personal encargado de operar el sistema no sabia como hacerlo, estaban cometiendo muchos errores que afectaban el desempeño del sistema. Por lo tanto se dirigió a la oficina del director de logística Miguel Angel Lopera. Lopera lo recibió: -”Buenas tardes Dr. Villa, cuénteme en que puedo ayudarlo?” -Buenas tardes Miguel Angel, evaluando la situación actual de operación del nuevo sistema se concluye que en logística de la planta no hay quien haga funcionar el sistema, en las bodegas tenemos un poco de buenos para nada, es tu responsabilidad que de los centros de distribución y agencias puedan despachar los pedidos. Vengo de una reunión en presidencia y la situación es crítica, todos estamos muy molestos. Necesitamos que te integres definitivamente al proyecto, desde aquí en oficina central tu no haces nada para que la gente a tu cargo opere correctamente el sistema, vete con tu equipo de planeadores de logística para la planta y arregla desde allí el problema con la gente. -O.K. Cuente conmigo Dr. Villa, voy a arreglar mis cosas y mañana mismo me traslado para la planta. Respondió Miguel Angel. Seguidamente, Miguel Angel se comunicó telefónicamente con el director de la planta Boris Ortiz. -Entonces qué viejo Boris, qué mas?. Te cuento que ahora si me llevo el patas…, se me apareció en la oficina el viejo Villa y me enchicharronó con que tengo que arreglar lo del proyecto, que lo haga funcionar antes del cierre y para eso me ordenó traslado a la planta ya mismo con todo mi equipo. Qué tal, después de que no me tuvo en cuenta en las etapas previas del proyecto ahora si me tira al agua…

-Viejito, ayúdame, supuestamente el problema es la gente, parece que no quieren operar debidamente el sistema… -Yo no creo que ese sea el problema viejo Mike… respondió Boris. -Bueno viejo Boris, de todas formas necesito que me ubiques a los coordinadores mas pilosos, y que no les de miedo entrar en combate. Yo creo que con tres podemos arreglar esta vaina. Será que para mañana que llegue me los tenés ubicados? -Claro mijo, mañana que llegue se los tengo. Cuente con eso. Chao viejo Mike. “Esta gente si es muy miope, pensó Boris. Que yo recuerde los tales consultores y lideres funcionales vinieron a aparecer en planta por el mes de Noviembre y la salida en vivo era el primero de Enero… y con nosotros no contaron dizque porque estábamos llenos de vicios y paradigmas a destruir. En fin, voy a ayudarle al viejo Mike a conseguir unos coordinadores pilosos”. “Para estas vainas pueden servir Hugo Correa, Miller Moreno y Otoniel Orozco. Esos pelaos son jóvenes pero son buenos profesionales, necesitan surgir y los operarios los tienen en buena estima. Me la juego con estos tres.” Al otro día 21 de Enero llegó Miguel Angel a la planta a las 8:00 a.m. y se dirigió inmediatamente a la oficina de Boris para iniciar la labor. Después del tinto de rigor, Boris mandó a llamar a los tres ingenieros. Estos se presentaron inmediatamente y Boris les dijo: Bueno muchachos a lo que vinimos, les presento a Miguel Angel su nuevo jefe, y bueno no se diga mas, ahora si vamos a arreglar esto. Los tres ingenieros y Miguel Angel se dirigieron a las oficinas del centro de distribución donde se encontraban los consultores y los lideres funcionales. Al llegar, Miguel Angel los reunió y les dijo: -Señores como vamos, vamos muy mal… tenemos que corregir sobre la marcha lo que estamos haciendo. He pensado en armar tres equipos a cargo de estos coordinadores para que dirijan a los operarios a su cargo y nos aseguren el correcto manejo del sistema pues según ustedes ahí radica la falla… El líder funcional Jorge Tenorio intervino: -Miguel, estos tres señores necesitan una capacitación intensiva durante lo que resta del día de hoy para que mañana desde el primer turno arranquen con su tarea. Quién los va a capacitar? Las miradas entre los otros lideres funcionales y los consultores empezaron a vagar por la sala y a tratar de evadir la nueva tarea, sin embargo una voz se escuchó que decía:pues el indicado es Mohamed que es el que mas sabe. Además con lo que cobra… La propuesta fue acogida unánimemente y se acordó la iniciación para las 10 de la mañana. Miguel Angel se reunió inmediatamente con el líder funcional Jorge Tenorio y le preguntó: -mijo, como así que estos coordinadores necesitan capacitación? Según lo que escuché en la reunión anterior a la salida en vivo, ustedes no se gastaron 2 meses capacitando la gente?

Jorge respondió: -lo que pasa Miguel Angel es que para ahorrar costos llevamos a cabo el esquema del multiplicador, recuerdas que elegimos a Botero? Pues lo capacitamos los dos meses y su responsabilidad era capacitar a los otros, pero ese man nos salió chimbo… le ofrecieron tres pesos mas en otra empresa y se largó!! Alcanzó a capacitar a unos pocos pero los jefes le decían que solo prestaban el personal por dos horas diarias porque el día a día se iba a atrasar y todas esas vainas… y el hombre pues capacitó lo que pudo y se fue…y ahora a los operarios que capacitó les dio por decir que como no los dejaron practicar se les olvidó todo… A las 10 en punto se reunieron en la sala de capacitación y los tres ingenieros se colocaron enfrente del computador. Llegó Mohamed medio afanado y los saludó: Morning… Sorry mi espanol es poco… esperou que su ingles sea buena… ok let´s start! If you wanna make a picking then … A eso de las cuatro de la tarde, Mohamed terminó su charla y se despidió diciendo: OK guys, pueren practicar esta noche lo visto y mañana a trabajar… C´mon practice and run!! Bye. -Viejo Hugo, cómo la ve? Se imaginaba esta vaina como era? -Pues hermano, esto es mas complicado que la ir al infierno… Con razón esto está hecho una desorden. Vos te imaginás a Gumercindo hablando de picking list ó de que la estiba tiene que ponerla donde el sistema le diga y no donde le quede mas fácil? -Ja, ja, ja! Y ahora? Será que salimos de esta? -Pues hermano, metámole lógica a esta vaina, practiquemos esta noche los casos que tenemos frecuentes y hagámosle.. -Listo! A eso de las 9 p.m. llegó Jorge Tenorio a la sala de capacitación y les dijo a los coordinadores: Listo no hay de otra, uno de ustedes arranca trasnocho y otro va de 6 a 2 p.m. Mañana a las 3 p.m. nos reunimos para evaluar como va todo y volvemos a arrancar con la misma rutina hasta el cierre del mes pues de lo contrario no cumplimos. Ustedes verán como se reparten, chao. El 22 de Enero, se lleva a cabo la reunión a las 3:00 p.m. Comienza el director de Logística: -Acabo de pasar por la portería, y que veo?, Los mismos dos kilómetros de carros que vi ayer cuando llegué, que es lo que pasa? Esto está mas crítico de lo que pensé. Contesta Jorge: -La situación es super crítica, hay carros para descargar, para cargar nacional y exportaciones, algunos llevan lo que va corrido del mes allí, nos van a cobrar stand by.

Por otro lado jefe, ya se entrenó a los tres coordinadores para que nos ayuden, ya saben manejar el ERP, el mismo Mohamed los entrenó. -Ok, muchachos ya tienen su usuario en ERP, ya saben entrar, necesito que me ayuden pues como ven estamos llevados y mis esperanzas las tengo en ustedes. Les comento que la planta no va a producir la próxima semana de lunes a jueves para darnos un respiro, nos toca despachar como sea, y organizar el almacén. Tenemos que aprovechar este papayazo señores! Ahora si Jaime, (Jefe del centro de distribución) como están los cosas en piso? -Jefe tenemos lo siguiente: • • • • • •

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No hemos podido imprimir el picking. Hubo errores astronómicos en el cargue de saldos. Hemos ingresado la mercancía a ojo para no estallar el cendist y dejar todo en el piso El personal en piso, está temeroso y como les debemos vacaciones se quieren ir. El inventario esta hecho un caos, el sistema dice una cosa y físicamente por ubicación hay otra. Nos llegaron todas las devoluciones de la temporada de diciembre y no sabemos que hacer con eso, estamos reventados, no hay espacio para caminar en el cendist. Los transportadores están que no se les puede ni hablar. Todo el que viene al Cendist de casa matriz, no hace mas que llamarnos ineptos, y vienen solo a cagarla mas y se van El gerente de plata dice que apaguen el nuevo sistema y prendan el viejo El personal de piso está cansado, algunos llevas trabajando derecho mas de 50 horas. No funciona el modulo de facturación. El sistema pide cosas que hace mas de un año no se producen.

Eso es todo jefe. Terminó la reunión y Miguel Angel se quedó solo en la sala reflexionando. Esta vaina no se estabiliza en una semana, ni en un mes, de malas con el viejo Villa y con Mr. Brand… yo voy a hacer lo posible por mostrar que me esforcé, pero no me voy a dejar echar el agua sucia. Ahora sí, sálvese quien pueda! BREVE HISTORIA DE BEBIDAS OLAYA. Bebidas Olaya es una compañía nacional con casi 50 años de operación. Inició sus operaciones en una pequeña bodega de la ciudad bajo la dirección del fallecido patriarca Fidel Olaya fabricando cerveza como respuesta a la restricción del Gobierno Nacional al consumo de la popular “chicha”. La empresa rápidamente fue creciendo logrando en poco tiempo el liderazgo regional y poco a poco hasta convertirse en uno de los principales competidores del sector en el mercado nacional.

A medida que fue creciendo fue diversificando su portafolio incluyendo gaseosas, refrescos de frutas y recientemente bebidas energéticas. Su principal producto, la cerveza, se fabrica en la planta central, las gaseosas y los jugos en la planta 2, y las bebidas energéticas y otros jugos importados son representados para aprovechar la red de distribución que se ha logrado desarrollar en los años de operación. El centro de distribución principal se encuentra en la planta central. La distribución nacional se hace a través de agencias propias en las grandes capitales del país como Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla y Bucaramanga. Desde hace aproximadamente 10 años se lograron realizar ventas en el exterior lo cual ha venido creciendo en forma importante sobretodo en los países vecinos, Venezuela, Ecuador y Panamá. El volumen de las exportaciones asciende al 35% de la producción total de la planta central. La historia de los sistemas de información de la empresa ha recorrido desde los registros manuales en los cuadernos de contabilidad, pasando por los sistemas IBM36, Burroughs hasta los actuales servidores HP. Durante esta historia se han experimentado todas las tendencias de los sistemas de información, desde las aplicaciones escritas por programadores internos hasta aplicaciones compradas a terceros que soportan las nuevas filosofías de operación. Cada departamento es soportado por una aplicación y la consolidación de la información se hace a través de interfaces para al final de cada período obtener los estados de resultados, balances, etc. Tradicionalmente el servicio prestado por el departamento de sistemas ha sido muy bueno, pues tienen el control sobre las aplicaciones lo cual les permite generar los reportes que los usuarios solicitan muy rápidamente. Además la estabilidad de la empresa ha permitido que dichos funcionarios conozcan muy bien la operación de la empresa y entiendan rápidamente las necesidades de sus usuarios. Dado el crecimiento exitoso de la organización y a la amenaza del medio que cada vez esta más competitivo, los socios y directivos de la organización se ven en la necesidad de obtener cada vez mas información que les permita trazar un plan estratégico y estar al tanto de los cambios en el entorno económico de su negocio. Además sus ejecutivos cada vez presionaban mas porque la compañía se enfocara hacia la operación por procesos, el análisis de la cadena de valor, el gerenciamiento de la cadena de abastecimiento como motor para lograr ventajas competitivas, lo cual argumenta la adquisición de un sistema integrado de información que permita obtener información en tiempo real de las operaciones de la compañía, los inventarios, el volumen de ventas, etc. Mas aún, presionados por el boom del bug del año 2000 los directivos de la compañía organizaron desde finales de 1998 un grupo gerencial constituido por el gerente de sistemas, el gerente de operaciones y el gerente de ventas para la evaluación de diferentes sistemas integrados de información preferiblemente bajo la filosofía ERP. El grupo gerencial recibió la visita de los representantes de las casas de software más importantes del mundo las cuales hicieron sus presentaciones con gran derroche de tecnología y colorido, además de referencias de instalaciones exitosas en otras empresas del exterior.

El grupo gerencial se inclinó por la casa de software que consideró con mas presencia a escala mundial y la cual según sus informaciones era la que tenía el mejor y más completo equipo de consultoría para parametrizar e implementar el nuevo sistema de información. La decisión se inclinó por el SCIS (Supply Chain Integrator System). Este paquete era el más costoso pero la decisión se tomó sobre la base de los estudios presentados por el proveedor en cuanto al retorno a la inversión realizada y a los casos de implementación exitosa en otros clientes del exterior. El proyecto debería iniciarse en Enero de 2008 lo cual fue aprobado por el presidente y la junta directiva de la compañía. ETAPAS DE LA IMPLEMENTACION DEL ERP Para la implementación del ERP, el presidente de la compañía nombró al Dr.Villa actual gerente de operaciones como director del proyecto. El Dr. Villa fijó el cumplimiento de las siguientes actividades como las reglas de oro para realizar una exitosa implementación: • • • • • • • • •

Selección del proveedor de servicios de consultoría para la implementación del software. Selección del equipo interno implementador del SOFTWARE Capacitación de dicho equipo en el manejo de la herramienta. Elaboración del blueprint del sistema. Adquisición e instalación del nuevo equipo de hardware Instalación y Configuración del ERP Capacitación a usuarios finales Desarrollo del Piloto Salida en vivo

Estas etapas estaban previstas para ser cumplidas en 9 meses, la salida en vivo se programo para el mes de Enero del 2008, incluyendo solo los módulos de finanzas, inventarios, distribución y ventas. Los módulos restantes de producción y mantenimiento se instalarían posteriormente en una segunda fase. RESUMEN DE LA EJECUCIÓN DE LAS ETAPAS. 1. Selección del proveedor de servicios de consultoría para la implementación del SOFTWARE Se contrataron los servicios de consultoría del mismo proveedor del paquete pues se consideró que deberían ser los funcionarios que más sabían de su propio producto. Dicho equipo estaba liderado por un gerente de proyecto y consultor de inventarios (Fritz Kahn, alemán), un consultor para el módulo de Finanzas (Yuka Thaí), dos consultores para el módulo comercial (Esteban Lamprea y Giovanni Marulanda), un consultor para el módulo de planeación (Alvaro Segrera) y un consultor para el módulo de inventarios (Mohamed LaRahja). 2. Selección del equipo interno implementador del SOFTWARE

Según el criterio del gerente del proyecto, el personal actual de la compañía estaba muy atrasado en cuanto a los conceptos modernos de cadena de abastecimiento y manejo de sistemas de información modernos. Sólo unos cuantos funcionarios recientemente enganchados tenían el perfil para un proyecto como este por lo tanto encargó a recursos humanos el reclutamiento de profesionales con un perfil más moderno para encarar este proyecto. Consideró que el personal actual podría servir para las funciones de multiplicadores de conocimiento cuando el sistema ya estuviese parametrizado y colaborarían con las pruebas y la depuración y cargues de datos. Al no poder lograr conseguir la totalidad de los funcionarios que necesitaba se decidió a utilizar el personal interno que más se acercara a su ideal, sin embargo los jefes de área se las arreglaron para no entregar al proyecto sus estrellas sino de los que podían prescindir. Al tener el equipo completo se definieron los roles de líder funcional y usuario clave y el equipo se dividió en estos dos roles. 3. Capacitación al equipo implementador interno en el manejo de la herramienta Después de conformado el equipo, el paso siguiente fue capacitar a los responsables de cada modulo en el uso de la herramienta. Los consultores de SCIS iniciaron sus sesiones de capacitación con sus respectivos equipos, sin embargo se detectó que algunos de estos consultores no conocían profundamente la funcionalidad del sistema. Esto causó malestar en el equipo y se solicitó refuerzo por parte del proveedor. Este consiguió material adicional pero en inglés y algunos miembros del equipo debieron desplazarse a otras ciudades a recibir capacitación particular. Esta etapa del proyecto concluyó por parte de la gerencia del proyecto, sin embargo los miembros del equipo se quejaron por la poca profundidad de los cursos ante lo cual el proveedor respondió que eso era normal y que el refuerzo vendría en la etapa del piloto de prueba. 4. Elaboración del blueprint del sistema Después de concluir la capacitación del equipo se inició la etapa de la elaboración del blueprint del sistema a implementar. Aquí se detallarían las especificaciones con las cuales se parametrizaria el sistema. Los equipos hicieron esta tarea basados en sus experiencias personales en otras compañías pues muchos eran nuevos y llegaron directamente al proyecto. Esta situación no se cuestionó pues uno de los objetivos del proyecto era implementar una nueva metodología de trabajo empujada por la nueva herramienta.

Algunos consultores aportaron muchos de sus conocimientos en las mejores prácticas pero otros, los mas jóvenes, se limitaron a transcribir lo que los miembros del equipo les decían. 5. Adquirir e instalar el nuevo equipo de hardware Finalizando la etapa del blueprint ya se tenían datos acerca del número de usuarios que utilizarían el sistema y los volúmenes de datos que se generarían día a día. Así entonces llegó la hora de comprar la máquina sobre la cual correría el sistema. Para esta decisión se pasó a los proveedores de hardware las especificaciones técnicas mínimas que debería tener la máquina y estos deberían devolver la propuesta económica. Muy rápidamente llegaron las cotizaciones con las configuraciones necesarias de las máquinas para soportar la operación. Los precios eran supremamente elevados y las actualizaciones planteadas en las cotizaciones por el crecimiento de la base de datos asustaron al gerente del proyecto. Este decidió escoger la cotización de mas bajo costo y minimizar en sus reportes el impacto de los costos de crecimiento futuro del equipo. 6.Instalación y Configuración del ERP El propósito de esta etapa era la configuración del sistema y que la nueva herramienta funcionara tal cual operaban los procesos de la compañía. Mucho se dijo, se planteaba cambiar muchas operaciones actuales por las mejores practicas, practicas ideales, es así como Jorge Tenorio “Líder funcional del modulo de planeación” comenzaba una y otra vez a diseñar los procesos de planeación de la demanda; y debatía que primero iba la simulación del SOP (Sales & Operation Planning) porque así lo plantea la APICS, que el pronostico debería ser multivariado y debería considerar todas la variaciones de la demanda, que el ERP debía soportar estas operaciones, pues por eso costaba lo que costaba, y eran discusiones de hasta 4 meses en el mismo tema y todos los días. El problema era que los consultores no eran muy experimentados en el tema y no tenían argumentos para debatir las propuestas de Tenorio, por lo tanto su estrategia se encaminó a evadir los planteamientos de Tenorio. Llego a tal punto su insistencia en reuniones sin conclusión que en ocasiones llevaba donnas y refrescos para quien lo quisiera escuchar, era tal el desespero de sus auxiliares que llegaban a la hora de la reunión se comían la donna y se iban sin que Jorge aun hubiera expuesto. Así sucedió con los otros módulos, se diseñaban las practicas ideales y que al final solo eran ideales, el sistema no soportaba dicho requerimiento pero los consultores usaron la estrategia de evasión con la complicidad de algunos de los miembros del equipo que necesitaban desocuparse rápido pues tenían responsabilidades con el día a día de su cargo. La dinámica de las reuniones empezó a inquietar al Dr.Villa pues no se lograba consenso y el tiempo se estaba agotando, además para Villa muchos de los procesos actuales eran los correctos y no permitía el debate. Cómo el sistema no los soportaba se

utilizaron nuevos consultores especializados en la programación de aplicaciones paralelas al sistema. Con los reportes que se diseñaron y las modificaciones a los programas estándar del sistema se lograron llegar a acuerdos para la parametrización del sistema, sin embargo el tiempo de elaboración de estas aplicaciones no era el óptimo pues para ahorrar costos se contrató a muchos programadores de bajo costo en lugar de a pocos con experiencia comprobada. De esta manera transcurrieron 6 meses, al final de este tiempo la realidad era que aun no se tenía piloto completamente configurado y no se había capacitado a nadie, ya quedaban solo tres meses para la salida en vivo. Muchas de las personas del equipo trabajan tiempo parcial en el proyecto aunque se habían nombrado de tiempo completo y esto se debía a que eran lo que conocían todos los detalles de su puesto funcional en la compañía. Por este motivo y los antes nombrados se corrigió el cronograma de salida en vivo, el Dr Villa replanteo un nuevo cronograma donde planteaba la salida en vivo en un mes mas. Algunas de las razones para justificar este retraso ante la presidencia de la compañía son: Mejorar las debilidades del plan de capacitación. Replantear la implementación de algunos procesos. Muchas de las personas claves que formaban parte del equipo implementador tenían que compartir su tiempo con el trabajo del día a día. La metodología de configuración del prepiloto en esta implementación fue muy particular, consistía básicamente en lo siguiente: el líder funcional del modulo daba las directrices y políticas de cada proceso, el usuario clave documentaba dichas políticas, dicho proceso y lo entregaba al consultor para que este lo configurara en el sistema. Una vez se tenia lista la configuración, el usuario clave hacía las pruebas creando ambientes específicos para ese proceso, posteriormente los resultados los analizaba el líder funcional del modulo para dar su aprobación final. Si no se obtenían los resultados requeridos en dicha prueba, se devolvía al consultor para realizar ajustes en parametrización. Esta etapa finalizó el 30 de Julio 2007. (Piloto implementado y listo para probar) 7. Capacitación a usuarios finales En esta etapa del proyecto se había previsto capacitar el 100% de las personas que serían los usuarios de ERP. Por lo apretado del cronograma se decido al final que la mejor estrategia sin sacrificar la salida en vivo para el 20 de noviembre era capacitar a personas claves que replicaran la información obtenida. Esto se haría por áreas y por ciudades, es decir se traía una persona de la ciudad de Medellín que trabajara en la bodega, otra del área de contabilidad, etc. Y luego estaba persona retornaba y replicaba la información a los otros usurarios en su ciudad de origen.

En esta capacitación sucedieron eventos que hacían pensar al grupo de usuarios que para la salida en vivo se requería mas tiempo. Algunos miembros del equipo del proyecto pensaban que necesariamente se necesitaban 6 meses mas debido a que los resultados que habían obtenido en el piloto no eran muy consecuentes con lo esperado, sin embargo debido al carácter fuerte del Dr Villa estas manifestaciones no se hicieron con mucha fuerza. Cabe resaltar casos como el siguiente, que ocurrieron en los últimos días de la fase de capacitación a usuarios finales. Se trata de la conversación entre la persona que lideraba el modulo de inventarios con sus usuarios finales: Vilma - Y Así hemos terminado la capacitación en el modulo de inventarios, como ven no está complejo y se trabajará de la misma forma como lo están haciendo ahora ¨ Rodrigo - Disculpe Vilma, pero allí veo que faltan cosas. Vilma - Cuales por ejemplo? Rodrigo - Cuando vamos a ver la capacitación en el sistema del manejo de las ubicaciones, recuerda que nuestro almacenamiento se hace con ubicaciones, nosotros tenemos Racks. Vilma - racks? y eso qué?, Cómo lo hacían antes? Rodrigo - El sistema viejo tenía un WM. Fernando - Vilma, y el sistema no lo he visto manejar las fechas de los materiales. Cómo es la rotación? Cómo la hace? Cómo quedo? FIFO, FPC, cómo?. Luego de estos comentarios Vilma, llama a Jorge y le dice: Jorge, como te parece que en capacitación me preguntaron por WM, por fechas, y yo no tengo ni idea de que me estaban hablando. Jorge respondiendo dice, mija usted no hizo nada de eso? y como pensaba que operaban esas bodegas? si vé, por eso siempre pedí a Rodrigo, es el que mas conoce de bodegas y como operan, ahora que? Qué piensa hacer?. Lo mejor es que le des la cara al Dr.Villa y le comente de eso, usted vera que le dice, pero eso tiene que ir, eso debe quedar para la salida en vivo, ese es un proceso critico. Hágale solo tiene hasta el 31 de diciembre y ya es 10. Luego de haberle comentado al Dr.Villa éste llamó a reunión al gerente por parte de la consultoría y le comento del problema a lo cual, este respondió. Va a estar como dificil, ya que en WM, casi no hay consultores de ERP, pero bueno si se necesita, yo lo configuro, tengo algo de conocimiento, además ese modulo es chimbo. Alcanzamos. El Dr.Villa respondió: claro que se necesita, tenemos centros de distribución con mas de 10.000 ubicaciones en 15.000 metros cuadrados, estantes de 10 niveles, esto sin el WM no lo opera nadie, sin WM, los operarios de bodega no sabrían donde están ubicados los

materiales, súmele a esto que nosotros en nuestras bodegas de estantería utilizamos almacenamiento caótico. Al final el WM se parametrizó con la ayuda de Rodrigo, se realizaron las pruebas no integradas de los procesos mas críticos, esto tardo 8 días. 8. Desarrollo del Piloto de Prueba El principal objetivo de este prototipo principalmente era hacer escenarios para probar la integración del sistema de información. Cada líder de modulo desarrollaba y probaba de manera independiente su proceso. El última paso para concluir y aprobar dicha practica y la configuración del sistema era la prueba de integración, es decir la ejecución de todo un proceso a través de los diferentes módulos y análisis de resultados obtenidos al final de la cadena, Este análisis se hacía conjuntamente entre todos los lideres que intervenían en el proceso, por ejemplo para vender un producto, se requería: Planear la demanda. Planear la solicitud de pedido a la planta (no se tenía el modulo de producción). Confirmar el pedido a planta. Recibir el pedido a planta. Almacenar el producto terminado Crear el pedido de ventas del producto terminado. Despachar el producto terminado Facturar Liquidar la cartera y cobrar al cliente Analizar el resultado obtenido por la venta. Para ello se organizo un cronograma, donde se presentaban las fechas de cada una de las pruebas y las personas que debían estar para aprobar el proceso, o modificarlo en el caso de ser necesario. En esta etapa se evidencio la falta de integración al momento de la configuración del sistema. Habían pruebas que tardaban hasta tres días mas de lo previsto, dado esto fue necesario aplazar 20 días mas el resto de actividades. Al final se obtuvo un piloto, probado de manera integral y aprobado por los responsables y los líderes funcionales.

Nota: Cabe resaltar que en estas pruebas no participaron los funcionarios que trabajaban en el día a día, esto sucedió básicamente para el módulo de inventarios, para los otros módulos un día especifico se invitaron personas del área funcional y se les mostró como operaba el nuevo sistema. En el modulo de inventarios, aunque se tuvo la intención no se pudo debido al costo. 9. Salida en vivo. El sistema arranco el primero de enero de 2008. Se implementaron los módulos de Finanzas, Inventarios, Ventas y Distribución : Para la salida en vivo en oficina central se concentraron todos los consultores y responsables de cada modulo. En las diferentes plantas del país se concentraron los líderes funcionales de cada modulo. Las operaciones arrancaron con fallas a nivel país, las fallas mas graves que se presentaron son: • • • • •

No se pudo facturar nada EL sistema de WM, quede mal cargado, la confiabilidad en inventarios bajo a 45 %. No se podían ingresar los materiales despachados por los proveedores, por lo cual, tampoco se podían liquidar las cuentas por pagar. Los pedidos tomados a los clientes no se podías grabar en el sistema de manera colectiva, era necesario cargar los pedidos manualmente. La información financiera, se cargaba de manera errada.

De esta manera transcurrieron 15 días, con soluciones momentáneas y planes de contingencia, pero ninguna solución definitiva.