Elearning Exitoso

Ocho puntos clave para que el e-learning en su empresa sea exitoso Recomendaciones útiles para los líderes de proyecto responsables del entrenamiento en la organización.

Ocho puntos clave para que el e-learning en su empresa sea exitoso Recomendaciones útiles para los líderes de proyecto responsables del entrenamiento en la organización.

Asegúrese de que los objetivos de la capacitación o el entrenamiento son claros y tienen concordancia con los de la organización Los programas de entrenamiento escogidos deben responder a una necesidad identificada o resolver un problema existente, de manera que contribuyan con el desempeño de la organización o una función específica. Si este es su primer acercamiento al e-learning, es especialmente importante asegurarse de que su proyecto genera valor y este es fácil de demostrar. Tenga presente que siempre encontrará algún tipo de resistencia al cambio.

Su equipo está familiarizado con las tres etapas del e-learning: Comunicación, Entrenamiento y Evaluación. La mayoría de expertos identifican una estrategia de e-learning como completa si cuenta con estas tres etapas sucesivas. En la etapa de comunicación se utiliza cualquier tipo de herramienta o recurso para compartir conocimiento, las tecnologías conocidas como Web 2.0 son ideales para este propósito: Portales, listas de correo, blogs, foros, wikis, bibliotecas electrónicas, videoconferencias, webinars etc. La comunicación disponible en cualquier momento y lugar es el primer paso para empoderar a la organización y compartir el conocimiento.

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La etapa de entrenamiento contempla un plan estructurado y modular disponible en un LMS (Learning Management System). Las oportunidades de entrenamiento (o módulos) deben presentarse dentro de un esquema que oriente a los alumnos respecto al orden en que deben ser tomados y deben tener en cuenta que cada alumno progresará a su propio ritmo y disponibilidad. Por esta misma razón los módulos deben ser unidades cortas y muy concretas, esto requerirá un diseño cuidadoso de las partes que compongan temas extensos, pero facilitará enormemente el progreso de la audiencia. En la etapa de evaluación la organización debe ser capaz de probar y medir la efectividad del conocimiento adquirido. Esta tarea se facilita gracias a las herra-

mientas de evaluación que provee un LMS. Es conveniente también formalizar estos procesos dentro de la organización a manera de certificaciones, de modo exista un reconocimiento por las habilidades adquiridas y los mecanismos de compensación necesarios para motivar la participación en los programas.

Los resultados del proyecto se pueden medir Mirando hacia adentro de la organización, productividad es la palabra clave en entrenamiento en general, entendida como el retorno de la inversión en el capital humano. Es importante tener en cuenta que la productividad puede medirse en muchas dimensiones, no solo en ahorro de tiempo y dinero. Aunque los casos típicos de e-learning obtienen ahorros en desplazamiento, viáticos y en horas laborales destinadas al entrenamiento, son las organizaciones que entienden el e-learning como un agente de cambio organizacional estratégico y poderoso las que obtienen beneficios más interesantes. Algunos casos de negocio exitosos incluyen empresas como Cisco Systems, que gracias a su estrategia de e-learning (intensiva en certificaciones y comunicación) obtuvo resultados excepcionales en términos de lealtad de clientes y su fuerza externa de ventas. Toyota, mediante programas de desarrollo de sus empleados a través de una función

de negocios establecida, La Universidad Toyota, se asegura por ejemplo de brindar entrenamiento en herramientas y protocolos de resolución de problemas a todos sus empleados, lo que se traduce en inmensos retornos en productividad.

El e-learning es estratégico a diferencia del entrenamiento tradicional La diferencia entre el entrenamiento tradicional y el e-learning está en la capacidad de seguimiento y adaptabilidad. El seguimiento al desempeño tanto de quienes se entrenan, como de la efectividad de los contenidos (recursos) y evaluaciones. La adaptabilidad en el sentido en el que a diferencia de los medios tradicionales de entrenamiento (videos, cds, manuales), es posible modificar cualquier parte del entrenamiento de forma rápida, a un bajo costo y redistribuirlo inmediatamente basándose en los resultados del seguimiento. La capacidad de medir la efectividad y el impacto del esfuerzo y además poder modificar los recursos acorde con los resultados, hace que el e-learning sea hoy parte fundamental de la estrategia de negocio. No hay que olvidar también que los proyectos de e-learning pueden estar dirigidos a mejorar la productividad de la cadena de valor y no solo hacia dentro de la organización. En Nivel Siete este caso se evidencia en el proyecto de e-learning de la Compañía Colombiana

Automotriz -casa ensambladora de Mazda para la región Andina- quienes concentraron su esfuerzo en el entrenamiento de distintas funciones de sus canales y socios de negocio, percibiendo tanto ahorros en entrenamiento como aumento en la efectividad de ventas y servicio al cliente.

Existe compromiso por parte de la gerencia Puede parecer extraño, pero los errores más comunes al abordar un proyecto de e-learning no tienen que ver ni con los contenidos ni con las plataformas de tecnología, tienen que ver por el contrario con asumir erróneamente que el e-learning es otra función del departamento de TI, un “servicio” más de tecnología. Cuando el nivel de gerencia no lo integra como un proceso y en cambio como un evento, el e-learning pierde su importancia estratégica y queda como otro requisito más para cumplir con las tendencias y por consiguiente un desperdicio inmenso de oportunidades. La gerencia debe identificar el potencial del proyecto como un generador de cambio y una herramienta eficaz para lograr sus objetivos. Debe tener claridad sobre la inversión a realizar, cómo se va a medir el retorno de esa inversión y cómo va a integrar este nuevo proceso en su agenda y estrategia.

Los recursos y objetos de aprendizaje tienen en cuenta las ventajas del e-learning y las particularidades de la audiencia. Es común encontrar materiales o recursos que directamente se llevan de medios tradicionales a plataformas de e-learning o portales Web. Esta aproximación es por supuesto la más inmediata pero no la mejor, es imperativo considerar que el contenido debe prepararse en pequeñas lecciones que los alumnos asimilarán en la medida de su disponibilidad e idealmente de forma asincrónica. Que los medios de acceso (computadora y canal de internet) por lo general no son uniformes en sus capacidades, por lo que el contenido debe producir el mismo resultado en distintas condiciones. La audiencia puede ser homogénea en lo que a habilidades de TIC se refiere o puede ocurrir el caso contrario (generalmente esta es una diferencia generacional). Los recursos deben poderse compartir entre plataformas,

aunque no entraremos en detalles técnicos, existen estándares establecidos como SCORM que permiten asegurar la interoperabilidad de los objetos de aprendizaje. Los ciclos de publicación de recursos o contenido deben ser muy rápidos y sencillos, muchas veces la producción compleja de multimedia es un cuello de botella que demora innecesariamente la salida al aire de los contenidos, nunca se debe subestimar el costo de producción profesional de audio, video, animaciones o gráficos. Aunque es muy tentador querer producir todo el contenido con los recursos multimedia más sofisticados, nunca se debe depender completamente de ellos para llegar al producto final. Siempre es necesario tener alternativas a la mano como la producción personal de video y multimedia, que es posible hoy gracias a aplicaciones sencillas de escritorio y el uso de cámaras de video o los recursos de la misma computadora (ejemplos de esto vemos todos los días en sitios como vimeo, youtube, etc.)

La implementación técnica de la plataforma escogida garantiza una experiencia positiva para los usuarios. No debe permitir que las decisiones del proyecto de e-learning sean determinadas por preferencias o tendencias en tecnología. Mucho menos, como ya mencionamos, deben asignarse estas responsabilidades a departamentos de

TI. Existen algunos requisitos técnicos básicos que deben ser revisados y que se enumeran a continuación. Cualquiera sea el caso, asegúrese siempre de entender las opciones que ofrece el mercado, sus costos asociados y de tener una idea de lo que son capaces de hacer. No caiga en la trampa de los desarrollos a la medida, estos siempre son los más costosos, mas riesgosos e inciertos. Tenga en cuenta que muchas organizaciones ya se han enfrentado a problemas similares, las soluciones existentes abundan. Las herramientas o plataformas escogidas para las tres etapas deben permitir a los mismos usuarios cualquiera sea su rol, participar de forma inmediata y sencilla en la publicación de conocimiento, recursos o diseño de evaluaciones. Un profesor (facilitador) por ejemplo, debe ser capaz de cambiar de forma sencilla cuáles recursos hace disponibles para un grupo o cuales no, crear el mismo recursos nuevos. Un alumno debe ser capaz de interactuar de forma intuitiva con sus pares en las discusiones de curso o tema de interés. Un analista de recursos humanos debe ser capaz de crear por sí mismo una evaluación y tabular sus

resultados. Todo esto sin depender del departamento de de TI o de un analista de sistemas.

También ayuda que la plataforma se adapte a la imagen corporativa para comunicar pertenencia y propósito.

Es ideal que usted no tenga que lidiar con los temas técnicos y que tome servicio por sentado, como lo hace todos los días con la energía eléctrica en su oficina. El esquema de Software como Servicio (SaaS) es muy común en la actualidad ya que evita la inversión en servidores, en canal de Internet o de datos, en mecanismos de disponibilidad y respaldo entre otros muchos factores. Simplemente el servicio está disponible en Internet, cuando quiera y donde esté. Con el Software como Servicio usted obtiene una garantía de disponibilidad y nivel de servicio, conocidos comúnmente como SLA por sus siglas en inglés (Service Level Agreement). Este tipo de contratos deben incluir un porcentaje de tiempo de disponibilidad, típicamente superior al 99%, una penalidad proporcional al pago por incumplimiento, un acuerdo de confidencialidad y unos servicios de soporte. Los servicios de soporte a su vez deben incluir un tiempo máximo de respuesta, un número máximo de incidentes y un acuerdo sobre las tarifas horarias extracontractuales por perfil profesional.

Nivel Siete, partner oficial de Moodle (el sistema de e-learning más usado en el mundo) tiene paquetes personalizados que cubren todas las necesidades de e-learning en la modalidad de Software como Servicio, para corporaciones y la academia, con capacidad hasta para 300.000 usuarios.

Facilita las cosas que las plataformas escogidas se integren con los sistemas existentes en la organización, de manera que la entrada para los usuarios sea sencilla y la operación para los administradores sea en su mayor parte automática.

Su estrategia contempla generar y administrar conocimiento, no solo impartirlo. Un ejemplo puede ser la implementación correcta de una estrategia de entrenamiento de producto. Típicamente los departamentos de ventas entrenan a sus equipos en las virtudes de un nuevo producto que esta apenas saliendo, las estrategias de venta y las tendencias del mercado y la competencia. Si además, se incorpora en la estrategia una herramienta que motive a los representantes de venta en campo a compartir su experiencia y enriquecer así la de otros, de manera que se logre capturar y compartir conocimiento que viene de “abajo hacia arriba” se generan dinámicas positivas dentro de la organización que promueven la participación, aumentan el sentido de pertenencia y retroalimentan el conocimiento que nace a partir de la experiencia.

Este artículo esta basado en parte en la publicación “The business case for e-learning” de Tom Kelly y Nader Nanjiani, Cisco Press 2004.

partner oficial de Moodle, tiene un portafolio completo de soluciones y paquetes de software como servicio (SaaS) para e-learning que incluyen: Paquetes de servicio Moodle - Soporte y hosting Portales de administración del conocimiento Integración de aplicaciones Creación de objetos de aprendizaje - Cursos virtuales Servicios de instalación en infraestructura del cliente Reportes y seguimiento al desempeño e-Portafolios y comunidades virtuales Videoconferencia y seminarios Web Entrenamiento y certificación en Moodle

La experiencia de ciones como: Mazda FNPI Telmex Bayer Schering Plough Fresenius Medical Care Carvajal Sufinanciamiento Luxottica

en Iberoamérica incluye organizaDANE Colsubsidio Universidad de la Sabana EAFIT Universidad del Rosario Universidad Externado de Colombia Universidad Católica del Norteva