E Y M Eventos Y Decoraciones.docx

PROYECTO FINAL E y M Eventos y Decoraciones

Contabilidad Aula 201 Integrantes:  Merino Ruiz Daira  Pingo Urbina Pamela  Ruiz Zapata Nataly  Juárez Agurto Merlyn  Silupú Vega Bitia

Docente: Jessica Del Rosario Palomino Alvarado ZEGEL IPAE Fundamentos de Gestión

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL I.

Fase de Trabajo de Preparación: 1. Ver la compañía como un sistema: E y M Eventos y Decoraciones Especiales 2. Reconocer el sistema ambiental: Competencia: Los Claveles. Clientes: Municipalidad, Instituciones educativas y Público en General. Proveedores: Florería “Miriam” y Telas “Milton” Colaboradores: Gerente, Administrador, encargado de Recursos Humanos, encargado de Logística. 3. Identificar los subsistemas de la Compañía: 1. Gerencia 1.1. Administrador 1.1.1.Asistentes 1.1.2.Recursos Humanos 1.1.3.Logística

II.

Fase de Trabajo de Definición: 4. Proceder del nivel de sistema al nivel de subsistemas 1. Gerencia:  Verificar que los recursos sean bien utilizados.  Proponer soluciones que resuelvan los inconvenientes que se puedan presentar.  Autorizar la compra de los materiales para el evento.  Garantizar la calidad del evento. 1.1. Administrador:  Representa a la empresa ante los usuarios, los terceros y ante toda clase de autoridad del orden administrativo y jurisdiccional.  Celebrar contratos.  Manejar el personal procurando el cumplimiento de los horarios, de las funciones y de los procedimientos, velar por el pago oportuno de las obligaciones salariales del personal. 1.1.1.Asistentes:  Apoyar al coordinador de área en todas las actividades a realizar para que se lleve a cabo satisfactoriamente los eventos y cubran las expectativas del mismo. 1.1.2.Recursos Humanos:  Diseñar las guías a seguir en el reclutamiento, selección, formación, desarrollo, promoción y desvinculación, para garantizar la adecuación del personal a la empresa. 1.1.3.Logística:  Tendrá la responsabilidad de hacer eficiente la calidad del servicio que cada cliente contrate.

 Es responsable de la coordinación y cumplimiento de los proveedores con la empresa, para la realización del evento. 5. Analizar las partes del sistema en cierto orden Gerente (Propietario) Administrador

Asistentes

Recursos Humanos

Logística

Asistente de Mantelería

Asistente de Contrataciones

Estructura

Asistente de Decoración

Asistente de servicio, tortas y bocaditos

Mobiliario

Asistente de Cocina

Filmación y Fotografía Animaciones infantiles Asistente de lavandería

III.

Fase de Trabajo de Resolución: 6. Identificar las soluciones alternativas.  Rotación de personal: Implica muchos gastos para la búsqueda de personal que tenga conocimiento y se adapte a la empresa, también demanda gastos y tiempo al capacitarlos y darles una enseñanza previa para conozcan más de su trabajo.  Selección de proveedores: Es la búsqueda de proveedores que se ajusten a la economía pero que tengan buena calidad de producto, para que no cobren con un precio tan elevado como la competencia. 7. Evaluar soluciones alternativas.  Rotación al personal: Aplicar estrategias mediante la firma de contrato para así tener un compromiso con la empresa y también haciéndolos sentir en familia.

 Selección de proveedores: Pedir proformas a los posibles proveedores, para así encontrar proveedores con precios accesibles y brindar un servicio de calidad y a bajo precio. 8. Seleccionar la mejor solución. Selección de proveedores. 9. Implementar la solución. Buscar a los mejores proveedores que nos brinden buena calidad de producto y un poco economizado, para otorgar la mejor calidad a los eventos, así cubrir lo pactado con los clientes para la decoración de sus eventos a bajo precio. Así mismo buscaremos reciclar algunos materiales no perecederos para ahorrar y contribuir al no desperdicio, cuidando al medio ambiente y con ello hacer cosas innovadoras para las decoraciones (Responsabilidad Social Empresarial). 10. Dar seguimiento para asegurar que la solución sea eficaz. Para el seguimiento podemos utilizar algunos procedimientos, por ejemplo:  Tener una bitácora, donde anotamos cada acción (fechas, respuestas, cambios, etc.) que se realice.  Cada vez que recibamos información por parte del proveedor como precios, marcas, tiempos de servicios, contratos, debemos compararlos con nuestra línea base, podemos tabularlos e incorporarlos a una matriz de decisión, siempre tomando en cuenta la holgura y flexibilidad, así como definir cuál de los parámetros es esencial. El control lo aplicamos para corregir las desviaciones del proveedor con respecto a nuestra línea base, detectadas en el seguimiento, cada corrección debe ser informada al proveedor para que realice los ajustes solicitados, un consejo muy importante para esto es “si no está escrito (mail, memorándum, etc.), no existe” y así también aseguramos la calidad de proveedores con los que trabajamos y sus bajos precios.

Información de la empresa “E y M Eventos y Decoraciones” Reseña Histórica “E y M Eventos y Decoraciones especiales” nace un 29 de junio de 2003 como un negocio deseoso de brindar al mercado local la mejor alternativa en Catering con un servicio de calidad. Justo David Eche Pingo, dueño y fundador, ha hecho de esta pequeña empresa un negocio creciente al poner todo su conocimiento al servicio de nuestros clientes. Su gran experiencia a través del paso de los años en el desarrollo de esta actividad le dieron la capacidad necesaria para saber encaminar a “Estrellita y Marita” rumbo al éxito y formalizarla como una empresa. Todo ese conocimiento ahora está puesto al servicio de nuestros clientes con lo cual esperamos obtener una ventaja competitiva, para que el cliente pueda tener la seguridad de que su actividad o fiesta tendrá el servicio y la organización que se merece. Somos una empresa dedicada al servicio integral de organización de eventos, contamos con personal altamente calificado para la atención del evento, nuestra experiencia nos permite asesorarlos de forma profesional con una combinación de técnicas, servicios impecables y una alta dosis de creatividad e imaginación tanto en el buffet como en las decoraciones. Nuestra calidad de servicio es poder brindarles a nuestros clientes una atención personalizada, directa y dinámica, desde la solicitud de la cotización, la firma del contrato, el buen asesoramiento, la planificación y finalmente el término del evento con la satisfacción del cliente. Misión: Brindar a nuestros clientes soluciones completas y de alta calidad en la organización de fiestas y eventos, cuidando con esmero todos los detalles para que sus actividades seas agradables, ofreciendo la tranquilidad y satisfacción que merecen. Visión: Ser dentro de 10 años la empresa líder en la organización de eventos de cualquier índole, en el mercado regional con un continuo crecimiento, distinguiéndonos por un servicio de calidad que cumplan con la exigencia de nuestros clientes. Valores      

Responsabilidad Puntualidad Honestidad Respeto Lealtad Higiene

Cultura organizacional La empresa "E y M eventos y decoraciones", brinda cumplir al 100% los requerimientos del cliente, planeando cada actividad de personal involucrado para lograr eventos de decoración

que cumplan con lo contratado por el cliente; así mismo trabajan con valores que les otorga a cada personal de la empresa que son los siguientes:      

Respeto: Hacia la dignidad, sexo, creencia y gustos, siendo inclusivos. Honestidad: Ser una empresa íntegra en el manejo de los recursos y con la verdad. Trabajo en equipo: Integrar esfuerzos para lograr satisfacción de nuestros clientes y cumplir con los objetivos. Lealtad: Fiel a la cultura organizacional. Espíritu de servicio: Tener trato amable y respetuoso que genere confianza. Creatividad: Generar opciones rentables que satisfagan las necesidades de los clientes.

Eso los ayuda a ser eficaz y eficientes en su labor de trabajo, también les dan premios a los trabajadores reconociéndoles por su buen trabajo que brindan a diario. Política de Recursos Humanos 1. Selección Inicial: Llenar un formulario donde contenga todos los datos personales de los postulantes. 2. Selección Sustancial: Entrevista personal con el encargado de Recursos Humanos y el encargado de seleccionar al personal más apto. Habilidades:  H. Básicas: Enfocarnos en seleccionar a colaboradores que tengan como mínimo estudios técnicos o superiores, porque es allí donde desarrollan las habilidades en comprensión, matemática, redacción.  H. Interpersonales: Que exista una buena comunicación entre los colaboradores y trabajo en equipo, realizando reuniones de coordinación antes de la realización de cada evento, eso es importante para la eficiencia de la organización.  H. Técnicas: Contratar o delegar a alguien de la misma empresa para que esté al tanto de las nuevas tendencias en decoración, colores y capacite a los demás colaboradores constantemente, y así estar preparados para satisfacer a nuestros clientes en lo que requieran.  H. de resolución de problemas: Realizar charlas que les brinde a ellos herramientas para enfrentar algún problema en la empresa y darle una mejor solución. Desempeño laboral:  Desempeño de las habilidades:

Para evaluar el desempeño laboral de los colaboradores tendríamos en cuenta sus asistencias a los eventos encargados a cubrir ya sea en decoración o el área que se le designe para verificar su compromiso y responsabilidad con la empresa.  Ciudadanía: Tener un buen clima laboral que se brinden ayuda entre los colaboradores, que haya respeto entre los colaboradores.  Contraproductividad: Evitar algún conflicto dentro de la organización haciendo reuniones de coordinación o de intercambio de ideas para que se conozcan y exista una buena relación entre ellos. Cambio organizacional Problema: Es que la empresa de eventos se queda con su misma tendencia en decoración y no innova. Todos sabemos que en un mercado competitivo hay que ser eficiente e innovadores y poseer una cultura corporativa de cambio, plenamente compartida por los clientes de la organización. La capacidad de la adaptación al cambio de los colaboradores dentro de la empresa tiene que ser continua, ya que tienen constantemente que innovar, una de los factores para el desempeño de los empleados para tener un cambio organizacional en la empresa para innovar. Que muestren creatividad, aprendizaje continuo, manejo de situaciones estresantes, adaptarse a contextos sociales y culturales. A esto se requiere el liderazgo y la comunicación de la organización, porque los miembros de la organización tienen que saber lo que está ocurriendo y así evitar que cuando suceda un cambio, pueda proceder de la mejor manera y fluyan más rápidamente sin discutir el factor del tiempo y no les afecte a nadie. La globalización La empresa E y M dedicada a la producción de eventos: En el futuro podría llegar a ser una empresa:  Multinacional: Porque tiene presencia en otro país.  Multidoméstica: Porque se debe adaptar a la cultura de una país para que la empresa pueda evolucionar y desarrollarse en el nuevo país donde quiere extenderse. ¿Cómo convertir nuestra empresa en una organización global? Hemos elegido:  Exportación/Importación: En lo que concierne en telas y flores.  Alianzas estratégicas: nos uniremos con la empresa “Silvia Galvaos” que se encuentra en Sao Paulo – Brasil, es una empresa reconocida en cuanto a decoraciones y eventos, eso nos ayudaría a adaptarnos con el mercado del país. Ambiente político, económico y cultural de Brasil:  Ambiente político:

Los inversores en Brasil tienen acceso a un sistema jurídico que no hará ninguna distinción entre una empresa extranjera o nacional y un escenario económico que prevé un crecimiento estable y sustentable.  Ambiente económico: Tiene la mayor economía en América latina y la segunda del continente, detrás de Estados Unidos.  Ambiente cultural: Brasil se caracteriza por una variedad étnica y cultural que se expresa a través de sus tradiciones, gastronomía, folklore, arte, arquitectura y celebraciones protegen su cultura y respetan las culturas que participen en su país. Mente global:   

Capital intelectual: Conocer las empresas que se dediquen a su mismo rubro. Capital psicológico: La creatividad de las decoraciones y eficiencia en su empresa. Capital social: Interactuar con empresas reconocidos del país.

Beneficios de la diversidad de la fuerza de trabajo: – –

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Gestión de personal: Buscar un personal con eficiencia en su desempeño laboral. Estrategia: Hemos optado por dos: o La exportación: Para tener contacto para realizar una inversión. o Distribución comercial: Para aumentar su participación en el mercado brasileño. Desempeño organizacional: Tener contactos con las empresas para un mejor manejo de recursos e insumos.

Práctica global:  Empowerment: Consiste en delegar poder, responsabilidad a los empleados más aptos para lograr que estén más motivados y comprometidos con su trabajo. Entre sus beneficios tenemos que:  Podemos medir el rendimiento.  Su trabajo significa un reto y no una carga.  Participa en la toma de decisiones.  Desarrollan sus habilidades y conocimientos  Tienen autoridad de actuar en nombre de la empresa.  Se reconocen sus contribuciones Innovación y tecnología: Modelo de innovación: Marquis

La empresa “E y M” Producción de eventos no cuenta con un área de Investigación y Desarrollo, por ello hemos escogido este modelo. En lo de innovación nos enfocaríamos en la, actualización constante en tendencias de decoración, ambientación, colores e insumos que se utilizan en estos y estar dispuestos para organizar y ofrecer a nuestros clientes lo que ellos requieran.

MODELO CANVAS EVENTOS Y DECORACIONES “E y M” SOCIOS CLAVE

ACTIVIDADES CLAVE – Producción de eventos. – Catering – Personal calificado

 Florería “Miriam”  Telas “Milton”

RECURSOS CLAVE – Personal calificado – Capital – Insumos (flores y telas)

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ESTRUCTURA DE COSTOS Sueldos del personal Compras de recursos Costos por transportes Impuestos

PROPUESTA DE VALOR – Organización profesional de eventos (matrimonios, bautizos, quinceañeros, etc.) en un entorno atractivo y novedoso con un servicio de alto nivel.

– Tarjetas. – Efectivo.

RELACIÓN CON CLIENTES – Un buen trato. – Rápido y eficaz.

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SEGMENTO DE CLIENTES

– Personas con diferentes edades. – Instituciones y empresas públicas y privadas en la región Piura.

CANALES Web (redes sociales). Teléfono. E-mail Tarjetas de presentación. FUENTE DE INGRESOS

GRUPOS DE INTERÉS Los grupos de interés de una empresa son personas que de una u otra forma se ven afectadas por la actividad de la empresa y pueden clasificarse en: Clientes: Son los residentes en el bajo Piura y estos se ven afectados en cuanto a ellos sentirse satisfechos pos los servicios que brinda nuestra empresa de decoraciones, animaciones, etc.; nos centraremos en brindarles la mejor calidad de servicio. Proveedores: Tenemos dos proveedores que son Telas “Milton” y Florería “Miriam”, ellos con la actividad de nuestra empresa, son beneficiados al nosotros adquirir sus productos y ellos obtienen un beneficio económico que favorece a ellos y sus trabajadores. Debemos estar atentos a la comunicación que mantenemos con este stakeholder ya que serán los que nos proporcionen todo el material necesario para que el evento se desarrolle correctamente. Colaboradores: La empresa cuenta con 25 colaboradores que al desempeñarse y tener un puesto en “E y M” pueden desarrollarse y brindar a sus familias una mejor calidad de vida. Nosotros proponemos como mejora ponerlos en planilla para que cuenten con un sueldo mensual y con un seguro de salud, ya que en la actualidad los colaboradores no cuentan con este beneficio. Competencia: Nuestra competencia directa es la empresa “Los Claveles” y puede verse afectada porque si nosotros brindamos un servicio de calidad y que cumpla las expectativas de los clientes, innovando continuamente y ellos se estancan brindando el servicio de siempre; sus clientes van a optar por obtener el servicio que nosotros brindamos y quitaríamos clientes a la competencia. Para diferenciarnos de la competencia nosotros estableceremos ofertas para los eventos o combos que atraerían a los clientes. Instituciones Públicas: Se ven afectadas o beneficiadas al nosotros cumplir con tener a nuestra empresa formalmente con las licencias, pagar impuestos y tributos de acuerdo a ley, que benefician también al desarrollo del país. La empresa EyM “Eventos y decoraciones” cuenta con licencia de funcionamiento adquirida por la Municipalidad de la Unión y los impuestos que paga a la Sunat, por los ingresos recibidos en cada evento. Comunidades locales Las comunidades locales se benefician al nosotros prestar los servicios que la comunidad demanda, y estimulando el desarrollo de la comunidad unionense.

RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL: Cuando hablamos de responsabilidad social empresarial nos estamos refiriendo al hecho de que las empresas tienen que asumir las consecuencias de sus actividades, que no siempre son del mismo tipo sino que dependen tanto de los factores que supongan dichas actividades como de quienes perjudiquen para empezar centrémonos entres enfoques que abarca la responsabilidad social empresarial. 

Enfoque medio ambiental

La empresa tiene una gran responsabilidad que va más allá de los cumplimientos legales, poco a poco la preocupación por los problemas ambientales han llevado a que la empresas inicien un programa para el medio ambiente, en la empresa “E y M” proponemos el uso de materiales reciclable que se utilicen en las realizaciones de los eventos y además después de cada evento realizado, recolectar todo tipo de desecho reciclable para convertirla en productos útiles para la industria de innovación dentro de la empresa que será útil para las decoraciones de cada evento y también contribuir con el cuidado del medio ambiente. 

Enfoque colaboradores y clientes

Son los actores más directamente afectados por actividad empresarial pero la responsabilidad de esta es brindándoles un servicio de psicología para los trabajadores y su familia, transformando la calidad de vida de ellos y por ende las de sus vivencias, en positivos para su vida; contribuyendo al desarrollo positivo de las comunidades en los que se encuentran teniendo su prestigio comunitario. Nosotros proponemos que los colaboradores cuenten con un EPP para la preparación de cada evento, para garantizar evitar accidentes y salvaguardar la vida de nuestros colaboradores y también brindarles un seguro de vida, que no solo les será útil a ellos sino a sus familias también. 

Enfoque humanista

La empresa E y M ha realizado ayuda humanitaria apoyando a las comunidades damnificadas por la salida del río Piura entregando víveres y agua a los afectados por este fenómeno de Pedregal y San Pablo (carretera a Chiclayo), y así está dispuesta a colaborar en cualquier oportunidad de proyección social que se presente.