E Archiving

‫برامج الرشفة اللكترونية‬ ‫د‪ .‬جبريل بن حسن العريشي‬ ‫د‪ .‬مساعد بن صالح الطيار‬

‫فقرات المحاضرة‬ ‫مقدمة‬ ‫تنظيم الرشيف الورقي‪/‬اللكتروني‬ ‫دورة الرشفة اللكترونية‬ ‫خصائص برامج الرشفة اللكترونية‬ ‫برامج الرشفة اللكترونية العربية‬ ‫خاتمة‬

‫الحفظ اللكتروني‬ ‫الرشييف‪ :‬ذاكرة البشريية وذاكرة الدولية وذاكرة الدارة معا ً وهيو في‬ ‫وضعيتيه المعاصيرة يتقاطيع ميع المفهوم الذي التصيق بالرشييف في‬ ‫الماضي وبالقائمين عليه حيث أصبح يمثل اليوم العنصر الساسي في‬ ‫الدارة وأعتبر أن الرشيف هو اللبنة الولى التي يعتمد عليها في عملية‬ ‫اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب‪.‬‬

‫الرشفية اللكترونيية‪ :‬يطليق عليهيا كذلك‬ ‫الرشفة اللية‪ ،‬نظم إدارة الوثائق‬ ‫وهي إمكانية تصوير وفهرسة الوثائق وتحويل‬ ‫بياناتهيا وفيي ذات الوقيت توفير للمستخدم‬ ‫طرق كثيرة لسييترجاعها والطلع عليها‬ ‫وتداولها إلكترونيا ً بسهولة‪.‬‬

‫نظام الرشفة اللكترونية‬ ‫يتيح نظام الرشفة اللكترونية أرشفة الوثائق والحتفاظ بها على‬ ‫شككل ملفات الكترونيكة ممكا يسكمح باسكتغلل الماككن المخصصة‬ ‫لحفكظ الوثائكق الورقيكة واسكتخدامها لمور حيوية اخرى ولزيادة‬ ‫فاعليكة أنظمكة الرشفكة اللكترونيكة إمكانيكة تطبيقهكا علكى مستوى‬ ‫الشبكة الداخلية في الدارة وإمكانية توسيعها في المستقبل دون أي‬ ‫عائككق بحيككث يمكككن لكككل مسككتخدم اسككتعراض الوثائككق حسب‬ ‫الصلحيات الممنوحة له من قبل مدير النظام‪.‬‬

‫متطلبات التحول من الرشيف التقليدي إلى‬ ‫الرشيف اللكتروني‬ ‫‪‬‬

‫الجهزة والليت ‪ :Hardware‬مثيل الماسحات‬ ‫الضوئية‪ ،‬الحاسب اللي‪ ،‬الطابعات والخوادم‪.‬‬

‫‪‬‬

‫اليبرامج ‪ :Software‬مثيل نظام باييت كويست‬ ‫‪ ByteQuest‬ونظام إي دوكس ‪.eDoX‬‬

‫‪‬‬

‫اليبرامج المسياعدة‪ :‬مثيل برناميج ‪Wise Image‬‬ ‫يستخدم لتنظيف الوثائق على النقط السوداء أو‬ ‫النحناءات وبرناميج ‪ View Rx View‬يسياعد على‬ ‫عرض ومشاهدة ‪ 300‬نوع من الملفات‪.‬‬

‫دورة الرشفة اللكترونية‬ ‫النشاء‬

‫التاحة‬ ‫)السترجاع(‬

‫التزويد‬ ‫وتدفق المعلومات‬ ‫الجراءات‬ ‫الفنية‬

‫الحفظ‬

‫التخزين‬

‫خصائص برامج الرشفة اللكترونية – ‪-1‬‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬ ‫•‬

‫التعامل مع قواعد البيانات‬ ‫دعم تقنية الشبكات‬ ‫الدعم الفني الجيد بعد التركيب‬ ‫يفي باحتياجات المؤسسة‬ ‫سهل الستخدام‬ ‫ل يحتاج لكثير من التدريب‬ ‫دعم اللغة العربية‬ ‫دعم الدخول عن بعد للنظام‬ ‫تصدير البيانات‬

‫خصائص برامج الرشفة اللكترونية – ‪- 2‬‬ ‫دعم البروتوكولت العالمية المشهورة‬ ‫دعم خاصية مراحل سير العمل‬ ‫التكامل والندماج مع نظم أخرى‬ ‫قدرة على حماية الوثائق‬ ‫قدرة على تقديم التقارير‬ ‫يتضمن محرك بحث قوي يدعم البحث بجميع الحقول‬ ‫دعم البريد اللكتروني‬

‫خصائص برامج الرشفة اللكترونية – ‪- 3‬‬ ‫التعامل مع جميع أنواع الملفات‬ ‫يدعم حفظ الفاكسات الواردة‬ ‫سهل التطوير والتحديث‬ ‫يدعم برامج الصور والرسومات‬ ‫حفظ والتقاط جميع المقاسات‬ ‫دعم أرشفة الوسائط الخرى‬ ‫دعم خاصية التحويل من ميكروفيلم إلى رقمي والعكس كذلك‬ ‫دعم استرجاع البيانات التالفة‬ ‫البحث الهيكلي‬

‫خصائص برامج الرشفة اللكترونية – ‪- 4‬‬ ‫دعم أكبر عدد من وسائط الحفظ‬ ‫يكون مزودا بدليل مرجعي مفصل‬ ‫يدعم المسح الضوئي‬ ‫عدد أكبر من ملقم الورق‬ ‫يدعم امتداد الملفات المتنوعة‬ ‫الدخول المتعدد لكثر من مستخدم في وقت متزامن‬

‫بعض‬ ‫نظم الرشفة اللكترونية‬ ‫العربية والمعربة‬

‫نظام ‪eDoX‬‬ ‫يعتبر نظام إيدوكس نظام كامل لدارة الوثائق وحفظها وأرشفتها‬ ‫صمم هذا النظام للمنظمات الصغيرة والمتوسطة‪.‬‬ ‫يستخدم نظام إيدوكس واجهة تعامل سهلة‬ ‫يظهر المعلومات في شكل شجرة بحيث يسهل قراءتها للمستخدم‬ ‫يعتبر هذا النظام قليل التكلفة ويحتاج المستخدم لتدريب بسيط‬ ‫لستخدام النظام‪.‬‬ ‫يستطيع المستخدم تحميل وتنصيب البرنامج بكل سهولة ومن ثم‬ ‫إدارته‪.‬‬ ‫يستطيع النظام التعامل مع المستندات باللغتين النجليزية والعربية‬

‫برنامج ‪DocuWare‬‬ ‫معلومات حول الرشفة اللكترونيه ‪DocuWare‬‬ ‫تأسست الشركة اللمانيه عام ‪ 1988‬وهي رائده في مجال‬ ‫الحلول اللكترونية ‪ .‬واليوم اصبحت الشركة تتصدر قائمة‬ ‫شركات المتخصصة بالبرمجيات لتطبيقها نظام الرشفة‬ ‫اللكترونية في اكثر من ‪ 5,500‬منشأة لكثر من مائة الف‬ ‫مستخدم على مستوى ‪ 50‬بلدأ‪.‬‬ ‫يعتبر المنتج احد الحلول في حفظ وأرشفة الوثائق الكترونيا‬ ‫والرجوع اليها في اي وقت و زمان ‪ ،‬وأيضا النظام متوافق مع‬ ‫جميع انظمة التشغيل المستعمله‪.‬‬ ‫تقوم شركة نتويز العربية ‪ Netways‬بعملية تعريب البرنامج‬ ‫ومقرها في بيروت ولها عدة فروع في دول الخليج‬

‫شركة النهل وأنظمة الرشفة اللكترونية‬ ‫حلول إدارة الوثائق و المستندات ‪EDMS‬‬ ‫‪ ( ECM‬هي جزء من حلول ادارة المحتويات‪Enterprise Content Management‬‬

‫‪).‬‬

‫عبارة عن التقنيات والدوات و الطرق التى تستخدم لتصوير والتقاط وإدارة و تخزين و حفظ‬ ‫واسترجاع و توصيل جميع المحتويات و الوثائق داخل المؤسسة‪ .‬و إستراتيجية ادوات ‪ EDMS‬هى‬ ‫توفير سهوله وصول الدارة لى مستند او معلومة فى المؤسسة بغض النظر عن مكان تواجد تلك‬ ‫المعلومة او المستند أو المصطلحات المستخدمة من قبل المستخدم لها‪ .‬وهناك مسميات مختلفة لنظم‬ ‫توحيد و ادارة الوثائق ومن ضمنها المخازن الرقمية للوثائق‪ ،‬الرشفة اللكترونية ونظام إدارة‬ ‫المحتويات وغيرها ‪.‬‬ ‫لها القدرة على ادارة جميع المحتويات التقليديه )مثل الصور و المستندات المكتبية والرسوميات ‪،‬‬ ‫وجميع المطبوعات والشكال الميكروفلمية( بالضافة الى المحتويات الرقمية مثل ) محتويات مواقع‬ ‫النترنت‪ ،‬البريد اللكتروني‪ ،‬ملفات الفيديو والملتيميديا وغيرها من المستندات الرقمية والفاكسات (‬ ‫ومن خلل دورة حياة تلك المحتويات و الوثائق يسهل عملية تعريفها و تصنيفها وتخزينها‬ ‫واسترجاعها ‪.‬‬ ‫موقع دكيووير ‪www.docuware.com :‬‬ ‫موقع بروجكت وايز‪http://www.bentley.com/en-US/Products/ :‬‬ ‫‪ProjectWise/‬‬

‫‪SAVE Library System from NewsBank‬‬

‫‪www.newsbank.com‬‬ ‫يقوم هذا النظام على أرشفة المستندات المختلفة سواء كانت نصية أو في‬ ‫شكل صور‪.‬‬ ‫يتمتع النظام بواجهة تعامل سهلة لجميع المستخدمين‪.‬‬ ‫يمكن بإستخدام هذا النظام لرشفة المستندات‪ ،‬الصحف‪ ،‬الصور‪،‬‬ ‫الرسومات‪...‬الخ‬ ‫يمكن البحث عن المعلومات بإستخدام الحقول المختلفة التي قد تصل إلى‬ ‫‪ 250‬حقل من خلل الوظائف المختلفة )‪(And, Or, Not….etc‬‬ ‫كما يمكن البحث من خلل تاريخ معين أو تواريخ مختلفة أو خلل فترة‬ ‫معين مثل السبوع السابق‪.‬‬ ‫يستطيع النظام البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد‬ ‫كما يمكن البحث عن الصور والرسومات‬

Zylab System http://www.zylab.com in1997 ZyLAB started a development project to link the ZyIMAGE software to commercial digital copiers and realize a full-text archiving system that is as easy to operate as a copier machine. On Windows Operating System the ZyIMAGE components run in an unattended, automatic mode, processing the multi-page TIFF files from simple copies into fully searchable archives. The Windows server will run the ZySCAN and ZyTIMER modules. Windows Server can store the ZyIMAGE archives on local disks.

‫بعض مواقع نظم الرشفة اللكترونية على النترنت‬ http://www.osl.state.or.us/edocs/oregonarchive.html http://www.merkur.com/solutions/e-docarchiving.asp http://www.historyfactory.com/content/archival/archival.html http://www.zylab.com/Downloads/whitepapers/copiers.shtml http://www.iit-scada.com/Products.html http://www.octacom.ca/?src=overture http://www.edox.ws/about-us.asp http://www.developer.ibm.com/solutions/isv/igssg.nsf/FastSolutions/86256B 7C0019CE5B86256C2B005EAD39 http://www.aljal.com/aljal_archive.htm http://www.sakhr.com/sakhr_a/Products/NasherNet.htm? Index=2&Main=Products&Sub=NasherNet http://www.alnawafith.com/arabic02.htm http://www.academyjo.com/archives.htm

‫برامج الرشفة اللكترونية العربية والمعربة‬ ‫اسم النظام‬

‫اسم النظام‬

‫بروجيكت وايز ‪PROJECT WISE‬‬

‫فايل نت ‪FILE NET‬‬

‫إيفرسيت ‪EVERSUITE‬‬

‫أرب دوكس ‪ARAB DOCS‬‬

‫زاي ايمج ‪ZY IMAGE‬‬

‫رد دوت ‪REDDOT‬‬

‫سابيريون ‪SAPERION‬‬

‫ليزر فيش‪LASER FICHE‬‬

‫بايت كويست ‪BYT QUSTS‬‬

‫ووتر مارك ‪WATAR MARC‬‬

‫دوك وير ‪DOC WEAR‬‬

‫لوتس نوتس ‪LOTUS NOTES‬‬

‫إلكمي ‪ALCHEME‬‬

‫ايميج لنكس ‪IMAGE LINKS‬‬

‫أسئلة و مداخلت‬