Dokumen.tips_uraian-tugas-hrd.docx

URAIAN TUGAS KEPALA BAGIAN SDM DAN DIKLAT Nama Jabatan

: Kepala Bagian SDM dan Diklat

Tugas Pokok

:

1. Menentukan Peraturan Pelaksanaan kegiatan di Bidang SDM dan Diklat. 2. Membuat perencanaan sarana pendukung operasional RS. Juanda dalam ruang lingkup SDM dan Diklat. 3. Memimpin pelaksanaan kegiatan teknis dalam bidang SDM dan Diklat sesuai dengan kebijakan Direktur. 4. Membantu Ka.Bag Umum & Keuangan dalam perencanaan, koordinasi, pembinaan dan pengawasan dalam bidang kepegawaian, serta pengembangan SDM dan Diklat. 5. Membantu perencanaan target Ka.Bag Umum & Keuangan. 6. Merencanakan SDM baik dalam hal rekrutmen maupun pengembangan untuk diajukan kepada Ka.Bag Umum & Keuangan. 7. Merencankan kebutuhan serta pendidikan pegawai.

Wewenang

:

1. Menetapkan dan mengajukan rencana program kerja dan anggaran dalam bidang administrasi SDM dan Diklat. 2. Membuat ketentuan, peraturan dan instruksi pelaksanaan pada bidang administrasi kepegawaian dan diklat sejalan dengan kebijakan yang dikeluarkan Direktur. 3. Melakukan evaluasi kinerja, penilaian loyalitas, skill dan dedikasi dalam lingkup SDM di RS. Juanda. 4. Memberikan saran dan pertimbangan kebijakan kepada Direksi.

Uraian Tugas

:

1. Menyusun rencana dan program kerja tahunan di bagian SDM dan Diklat berdasarkan pedoman dan petunjuk Direksi. 2. Menyusun Standar Prosedur Operasional bagian SDM dan Diklat. 3. Menyusun uraian tugas staf SDM dan Diklat. 4. Menyusun program orientasi pegawai baru di RS. Harapan Bunda.

5. Melaksanakan monitor dan evaluasi program bagian SDM dan Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

Diklat. 6. Menyusun rencana program pengembangan staf di RS. Juanda dan Diklat. 7. Menyusun rencana kebutuhan tenaga tahunan dari bagian SDM dan Diklat. 8. Menyusun rencana kebutuhan tenaga tahunan di RS. Juanda berdasarkan beban kerja. 9. Memantau pelaksanaan tugas staf di bagian SDM dan Diklat agar dapat dilaksanakan sesuai petunjuk dan pedoman. 10. Menerima dari Subag. Diklat rencana kebutuhan pendidikan dan pelatihan pegawai. 11. Memeriksa dan melaporkan kepada Ka.Bag Umum & Keuangan mengenai data karyawan lembur, karyawan cuti, karyawan baru masuk, karyawan keluar dan perubahan status karyawan lainnya yang akan mempengaruhi pemberian hak / upah / pendapatan karyawan, yang sebelumnya sudah di buat oleh staf kepegawaian. 12. Mengatur pengarsipan administrasi di bagian SDM. 13. Menerima dan menilai usulan promosi, mutasi dan demosi SDM yang selanjutnya ditetapkan oleh Direktur. 14. Memberi saran dan pertimbangan kebijakan dibagian SDM kepada Ka.Bag Umum & Keuangan. 15. Membuat prosedur dan menyelenggarakan proses rekrutmen seleksi dan penerimaan karyawan. 16. Menyusun pedoman dan prosedur evaluasi kinerja karyawan. 17. Menjelaskan kesepakatan kerja waktu tertentu sesuai dengan peraturan / kebijakan yang telah ditetapkan. 18. Menyusun dan menyelenggarakan program orientasi umum bagi karyawan baru. 19. Menyusun dan menjelaskan mengenai ikatan dinas karyawan yang mengikuti pelatihan. 20. Memeriksa dan menandatangani internal memo dan surat-surat (surat tugas, surat keluar, surat peringatan, dll). 21. Menyelesaikan masalah-masalah yang ada, baik antar karyawan satu unit maupun unit yang lain. 22. Melakukan hubungan baik dengan semua pegawai. Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

23. Membuat laporan tahunan kepegawaian tahunan. Persyaratan Jabatan

:

1. Pendidikan minimal Diploma 3 2. Memiliki kemampuan memimpin 3. Memiliki sikap tegas, berwibawa, ramah, cepat, teliti, informatif dan jujur 4. Sehat jasmani dan rohani 5. Usia 24 sampai 55 tahun

Masa kerja

: Minimal 3 tahun bekerja pada bidang kesehatan

Tanggung Jawab : 1. Secara struktural bertanggung jawab kepada Ka.Bag UMum & Keuangan 2. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan staf dan bagian/bidang lain

URAIAN TUGAS STAFF SDM

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

Nama jabatan

: STAFF SDM

Tugas Pokok

: 1. Menjalankan

peraturan

kepegawaian

sesuai

pedoman

pengelolaan SDM di RS Juanda 2. Melaksanaan

teknis

kegiatan

rekrutmen

hingga

pengangkatan kepegawaian di RS Juanda 3. Melaksanakan semua kegiatan administrasi kepegawaian di RS Juanda 4. Menyiapkan laporan kepegawaian 5. Bertanggungjawab atas semua tugas kepegawaian yang diberikan oleh kepala bagian SDM RS Juanda Wewenang

: 1. Menjalankan

fungsi

dan

tugas

melaksanakan

kegiatan

administrasi kepegawaian di RS Juanda 2. Membuka data kepegawaian RS Juanda Uraian Tugas

: A. Tugas Umum : 1. Menjaga kerahasiaan data SDM di RS Juanda 2. Melaksanakan rencana kerja yang telah disusun Kepala Bagian SDM 3. Membuat surat menyurat, internal memo, dsb 4. Mengatur jadwal panggilan calon karyawan medis dan non medis 5. Test calon karyawan 6. Memilih lamaran-lamaran sesuai bidangnya 7. Mengatur jadwal test kesehatan calon karyawan 8. Scan jari karyawan ke mesin 9. Membuat ID card dan kartu berobat karyawan 10. Setiap pagi menarik absen dari mesin absen hardware komputer 11. Setiap hari sabtu membuat daftar dan rekap makan karyawan dan dokter 12. Membuat kesepakatan kerja waktu tertentu (KKWT) karyawan

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

kontrak 13. Melakukan proses penggajian dengan membuat laporan bulanan : a. Laporan karyawan baru b. Laporan karyawan keluar c. Laporan absensi (ijin, sakit, cuti, alpa) d. Laporan cuti melahirkan dan cuti di luar tangggungan e. Laporan lembur f. Laporan dinas perawat Truba Jurong g. Laporan jaga malam rekam medis h. Laporan perubahan status karyawan i.

Laporan demosi, promosi, rotasi dan mutasi

j.

Laporan keterlambatan karyawan

14. Membuat absen manual untuk dokter jaga ICU dan PA 15. Mengatur jadwal interview karyawan medis dan penunjang medis yang akan masuk kontrak dan yang akan menjadi karyawan tetap ke Ka.Bid Pelayanan Medis 16. Menginput data karyawan 17. Meminta lapoaran mingguan mengenai data absensi dari bagian 18. Meminta laporan perubahan status (demosi, promosi dan rotasi) terutama dari Ka.Bid Keperawatan 19. Memeriksa dan mencetak laporan absensi (random) untuk keperluan penggajian 20. Memeriksa dan mencetak absensi bulanan kurir untuk diserahkan ke bagian keuangan 21. Menyerahkan laporan karyawan keluar setiap bulan ke bagian rekam medis 22. 1 (satu) tahun sekali membuat laporan rekapitulasi pengganti uang makan bulan puasa B. Tugas Harian : 1. Memeriksa surat-surat masuk dan menyerahkan ke Kepala Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

Bagian SDM untuk di tindak lanjuti 2. Membuat jadwal rekrutmen dengan Kepala Bagian SDM, Kepala Bagian terkait dan Ka.Bid Umum & Keuangan 3. Menyiapkan

tindak

lanjut

surat-surat

masuk

untuk

ditandatangani Kepala Bagian SDM dan diajukan kepada Direksi 4. Menyiapkan surat-surat keluar sebelum ditandatangani Kepala bagian SDM 5. Mengentry data karyawan masuk dan keluar 6. Mengentry data karyawan yang tidak masuk / cuti 7. Mengentry data karyawan lembur 8. Membuat surat keterangan yang dibutuhkan 9. Menyiapkan formulir harian (Pengantar berobat, ijin, cuti, lembur, dll) 10. Mengecek absensi C. Tugas Bulanan : 1. Menyiapkan Laporan Karyawan baru masuk, 2. Menyiapkan

berkas karyawan baru yang

membuka

tabungan di Bank yang telah ditunjuk untuk Payroll, 3. Menyiapkan Laporan karyawan cuti melahirkan, 4. Menyiapkan Laporan karyawan keluar, 5. Menyiapkan Laporan lemburan karyawan, 6. Menyerahkan

semua

Laporan

Bulanan

SDM

untuk

ditandatangani Kepala Bagian SDM dan diserahkan ke Ka.Bag UMum & Keuangan. D. Tugas lain-lain Mengerjakan tugas-tugas lain yang masih berhubungan dengan fasilitas dan atribut karyawan. Persyaratan Jabatan

: 1. Pendidikan minimal Diploma 1 administrasi 2. kemampuan berkomunikasi baik

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

3. Memiliki sikap tegas, ramah, cepat, teliti, informatif dan jujur 4. Sehat jasmani dan rohani 5. Usia Minimal 24 tahun Masa kerja

: Minimal 1 tahun bekerja pada bidang administrasi

Tanggung

: Secara struktural bertanggung jawab kepada Kepala Bagian SDM

Jawab

dan melaksanakan koordinasi dengan staf dan bagian / bidang lain.

URAIAN TUGAS STAFF DIKLAT Nama jabatan

: Staff Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)

Tugas Pokok

: 1. Menjalankan peraturan kepegawaian sesuai pedoman pengelolaan SDM di RS Juanda

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

2. Melaksanaan teknis kegiatan pendidikan dan pelatihan di RS Juanda 3. Melaksanakan

semua

kegiatan

administrasi

kepegawaian di RS Juanda 4. Menyiapkan

laporan

administrasi

pendidikan

dan

pelatihan SDM di RS Juanda 5. Bertanggungjawab atas semua pendidikan dan pelatihan SDM

yang ditugaskan oleh Kepala Bagian SDM RS

Juanda Wewenang

: 1. Menjalankan fungsi dan tugas melaksanakan kegiatan administrasi

pendidikan

dan

pelatihan

SDM

di

RS. Juanda 2. Membuka data kepegawaian RS. Juanda Uraian Tugas

: A. Tugas Umum : 1. Menjaga kerahasiaan data SDM di RS Juanda 2. Melaksanakan rencana kerja pendidikan dan pelatihan SDM yang telah disusun Kepala Bagian SDM 3. Melaksanakan kegiatan pelayanan administrasi pendidikan dan pelatihan SDM di RS Juanda 4. Melaksanakan kegiatan pengendalian mutu pendidikan dan pelatihan SDM yang telah disusun Kepala Bagian SDM 5. Melaksanakan

kegiatan

sesuai

Standar

Prosedur

Operasional pendidikan dan pelatihan SDM di RS Juanda 6. Bekerjasama, koordinasi dan kolaborasi dengan unit kerja lain dalam melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan dan pelatihan SDM 7. Menyiapkan fasilitas dan form yang berkaitan dengan administrasi pendidikan dan pelatihan SDM di RS Juanda. 8. Memelihara ketersediaannya peralatan dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pendidikan dan pelatihan SDM 9. Menyiapkan

kelengkapan

pendidikan dan pelatihan SDM Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

penyelengaraan

kegiatan

10. Mengikuti penyelenggaraan kegiatan orientasi umum dan diklat internal, sehingga dapat melakukan evaluasi kegiatan pendidikan dan pelatihan SDM 11. Menyiapkan

formulir

bimbingan

dan

penilaian

masa

percobaan 3 bulan 12. Berkoordinasi dengan sponsor yang akan membantu terselenggaranya program pendidikan dan pelatihan SDM 13. Menciptakan hubungan kerja sama yang baik dengan unit kerja lain 14. Melaporkan semua kejadian yang diketahui berhubungan dengan pendidikan dan pelatihan SDM di RS Juanda B. Tugas Harian : 1. Memeriksa surat-surat/brosur pendidikan dan pelatihan SDM dan menyerahkan ke Kepala Bagian SDM untuk di tindak lanjuti 2. Membuat jadwal orientasi SDM dan berkoordinasi dengan Kepala Bagian SDM, Kepala Bagian terkait dan Direksi 3. Menyiapkan tindak lanjut surat-surat masuk (kebutuhan pelatihan) untuk ditandatangani Kepala Bagian SDM dan diajukan kepada Direksi 4. Menyiapkan laporan dan surat-surat keluar sebelum ditandatangani kepala bagian SDM 5. Mengentry data karyawan yang telah mengikuti pendidikan dan pelatihan SDM 6. Menyiapkan bukti pelatihan eksternal (Materi, sertifikat, surat tugas yang sudah di tandatangani 7. Menyiapkan bukti pelatihan internal ( undangan,daftar hadir,sertifikat, bukti telah mengikuti pelatihan/orientasi) C. Tugas Bulanan : 1. Menyiapkan laporan bulanan karyawan baru yang telah mengikuti orientasi umum Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda

2. Menyiapkan laporan kegiatan pendidikan dan pelatihan SDM 3. Menyerahkan semua laporan bulanan pendidikan dan pelatihan SDM untuk ditandatangani Kepala bagian SDM dan diserahkan ke Ka.Bag Umum & Keuangan. D. Tugas lain-lain : Mengerjakan tugas-tugas lain yang masih berhubungan dengan fasilitas dan atribut karyawan. Persyaratan Jabatan

:

1. Pendidikan minimal Diploma 1 administrasi 2. kemampuan berkomunikasi baik 3. Memiliki sikap tegas, ramah, cepat, teliti, informatif dan jujur 4. Sehat jasmani dan rohani 5. Usia minimal 24 tahun

Masa kerja

: Minimal 1 tahun bekerja pada bidang Sumber Daya Manusia (SDM).

Tanggung

: Secara struktural bertanggung jawab kepada Kepala Bagian SDM

Jawab

dan melaksanakan koordinasi

dengan staf dan Bagian/Bidang

lain.

WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

1. Menetapkan dan mengajukan rencana program kerja di bidang Umum RS. Harapan Bunda. 2. Menetapkan ketentuan, peraturan dan instruksi pelaksanaan di bidang Umum RS. Juanda. 3. Secara struktural bertanggung jawab kepada Direktur. 4. Melaksanakan koordinasi dan konsultasi dengan staf dan Bagian.

Pedoman Pengelolaan SDM di Rumah Sakit Juanda