Doc-20190314-wa0015.xlsx

NOMBRE DEL PROCESO FECHA DE ACTUALIZACIÓN

OBJETIVO DEL PROCESO

FACTORES INTERNOS DE LA UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA DEBILIDADES Enumere los factores que en el proceso se consideran una debilidad; por ejemplo: 1. Equipo de trabajo insuficiente en número de personas D1. Personal insuficiente para las actividades del proceso D2. El gestor responsable de calidad no trabaja directamente con la oficina D3. El aplicativo SGC no se ajusta a los requisitos para la transición a la ISO 9001 2015 D4. Rubro presupuestal insuficiente D5. Versiones iniciales de la documentación del SGC en papel D6. Afectación del rubro presupuestal para los honorarios del TH de la oficina D7. Contratos de trabajo interrumpido D8. La administración del aplicativo del SGC está a cargo del proceso de sistemas D9. Falta de disponibilidad de tiempo de los procesos para los temas de calidad D10. Alta rotación de facilitadores de temas de calidad en los procesos D11. No hay procesos de inducción a funcionarios ni estudiantes en el SGC D12. Falta integración del SGC al día a día de la Universidad FACTORES INTERNOS DE LA UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA FORTALEZAS Enumere los factores que en el proceso se consideran una fortaleza; por ejemplo: 1. Presupuesto aprobado suficiente para las necesidades del proceso F1. Equipo de trabajo competente en temas de calidad F2. Certificación bajo la ISO 9001 2008 F3. Apoyo de la alta dirección para el SGC F4. Alta adherencia a los procedimientos del SGC por parte de los procesos F5. Equipo de trabajo comprometido con el resultado F6. Alto compromiso de la universidad al cumplimiento de requisitos legales F7. Direccionamiento estratégico acorde a las necesidades de la comunidad universitaria F8. Equipos e infraestructura adecuados para la oficina de calidad F9. El sistema de gestión de la calidad hace parte de la estrategia de la organización

Proceso Gestión Sistemas Integrados JULIO 17 DE 2018

Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad a través de la administración de la información documentada, gestión de los riesgos y oportunidades, medición y seguimiento a los Procesos de Gestión y la adecuada planeación e implementación de los cambios.

Proceso Gestión Sistemas Integrados JULIO 17 DE 2018

Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de la Calidad a través de la administración de la información documentada, gestión de los riesgos y oportunidades, medición y seguimiento a los Procesos de Gestión y la adecuada planeación e implementación de los cambios.

FACTORES EXTERNOS DE LA UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA AMENAZAS Enumere los factores que en el entorno se consideran una amenaza para el proceso; por ejemplo: 1. Oferta académica innovadora de las universidades competidoras A1. Vencimiento del plazo para la implementación de la ISO 9001:2015 A2. Reducción de recursos para el sector público por parte del gobierno A3. Cambios recurrentes en la legislación y normatividad A4. Exigibilidad de documentos por parte de los entes de control A5. Hackers informáticos A6. Fortalecimiento de la inspección, vigilancia y control en Colombia. A7. Ley de garantías

FACTORES EXTERNOS DE LA UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA OPORTUNIDADES Enumere los factores que en el entorno se consideran una oportunidad para el proceso; por ejemplo: 1. Amplia oferta tecnológica de equipos y aplicativos en el mercado. O1. Amplia oferta de empresas consultoras O2. Estudiantes de carrera profesional en búsqueda de pasantías como opción de grado O3. Software de SGC en el mercado O4 Obligatoriedad de implementar el modelo integrado de planeación y gestión O5. Beneficios otorgados por pares académicos a causa de la certificación administrativa en ISO 9001 O6. Fortalecimiento de la inspección, vigilancia y control en Colombia. O7. Estructura de alto nivel de la ISO O8. Nueva orientación de la documentación en las nuevas versiones de ISO Estructura alto nivel O9. Posibilidad de intercambiar conocimientos con otras instituciones de Educación Superior

IDENTIFICACIÓN DEL RIE

ID

CAUSAS (FACTORES DOFA)

A1. Vencimiento del plazo para la implementación de la ISO 9001:2015 A7. Ley de garantías D1. Personal insuficiente para las actividades del proceso 1 D7. Contratos de trabajo interrumpido D9. Falta de disponibilidad de tiempo de los procesos para los temas de calidad D10. Alta rotación de facilitadores de temas de calidad en los procesos D12. Falta integración del SGC al día a día de la Universidad

2

A5. Exigibilidad de documentos por parte de los entes de control A6. Fortalecimiento de la inspección, vigilancia y control en Colombia. D5. Versiones iniciales de la documentación del SGC en papel

D7. Contratos de trabajo interrumpido D10. Alta rotación de facilitadores de temas de calidad en los procesos D11. No hay procesos de inducción a funcionarios ni estudiantes en el SGC 3 D12. Falta integración del SGC al día a día de la Universidad A3. Cambios recurrentes en la legislación y normatividad

4

D9. Contratos de trabajo interrumpido A7. Ley de garantías

A4. Exigibilidad de documentos por parte de los entes de control A5. Hackers informáticos 5 D10. Alta rotación de facilitadores de temas de calidad en los procesos

D7. Contratos de trabajo interrumpido D9. Falta de disponibilidad de tiempo de los procesos para los temas de 6 calidad D12.Falta integración del SGC al día a día de la Universidad

D1. Personal insuficiente para las actividades del proceso D9. Falta de disponibilidad de tiempo de los procesos para los temas de calidad D10. Alta rotación de facilitadores de temas de calidad en los procesos 7 D12. Falta integración del SGC al día a día de la Universidad A6. Fortalecimiento de la inspección, vigilancia y control en Colombia. A1. Vencimiento del plazo para la implementación de la ISO 9001:2015

D12. Falta integración del SGC al día a día de la Universidad A1. Vencimiento del plazo para la implementación de la ISO 9001:2015 8 A4. Exigibilidad de documentos por parte de los entes de control A6. Fortalecimiento de la inspección, vigilancia y control en Colombia.

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79

80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

CONSECUENCIA (RIESGO)

No cumplimiento de las metas del plan de acción

Incumplimiento a requerimientos legales por Perdida de versiones documentales históricas en papel

No utilización de los documentos del SGC en la operación de los procesos

Falta de acompañamiento oportuno a los gestores responsables sobre temas relacionados con calidad y certificación

Incumplimiento legal debido a la Perdida de versiones documentales históricas digital

Incumplimientos de objeto contractual por parte de los proveedores de servicios en sistemas de gestión

Falta de estructuración de procesos nuevos

Falta de alineación de criterios de medición con el proceso de planeación institucional

CLASIFICACIÓN

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se Enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

5

Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

2

Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

4

Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

3

Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

4

Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad.

2

Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

2

Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo del riesgo estratégico se Enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

4

MAGNITUD DEL IMPACTO

VALORACIÓN

NIVEL

3

15

EXTREMO

5

10

EXTREMO

4

16

EXTREMO

4

12

EXTREMO

3

12

ALTO

4

8

ALTO

4

8

ALTO

4

16

EXTREMO

VALORACIÓN DEL RIESGO INHERENTE

CONTROLES APLICABLES

Redistribución de actividades en la oficina de Calidad Establecimiento y seguimiento de cronogramas de trabajo Solicitud de un profesional de apoyo para la oficina de Calidad

Inventariar de información Escanear la información Entregar documentos a archivo central

Enviar listado de publicaciones de documentos aprobados a corte mensual Procedimiento de información documentada Participar en la inducción y reinducción de personal Acuerdos de Gestión Acompañamiento por parte del personal del proceso Sensibilización y capacitaciones Instaurar grupos primarios en la Universidad Establecer controles a través del SAD

Asignación de responsables de calidad para cada uno de los procesos Programación de acompañamientos Seguimiento mensual de actividades de la oficina de calidad

Generación de backups

Cronograma de trabajo con el proveedor Supervisión de los contratos de los proveedores

Solicitud de pasantes Asignación de roles en la oficina de calidad Capacitación en elaboración de documentos Seguimiento al avance de la estructuración de los nuevos procesos Acompañamientos a los procesos nuevos

Tamizaje de indicadores del plan de acción Medición de procesos Actualización de las fichas técnicas de los indicadores de acuerdo al plan de acción vigente

CLASIFICACIÓN DE LOS CONTROLES

PREVENTIVO

PREVENTIVO

PREVENTIVO

PREVENTIVO

PREVENTIVO

PREVENTIVO

PREVENTIVO

CORRECTIVO

ENTREGABLES

Cronograma de actividades por colaborador de la oficina Informes de seguimiento al avance de las actividades Contrato de trabajo de profesional de apoyo , ATH099

Inventario de documentos Relación de documentos escaneados Acta de entrega de documentos al archivo central

Correo electrónico enviando información de documentos aprobados mensualmente Procedimiento de información documentada Listas de asistencia de inducción y reinducción Acuerdos de Gestión firmados Listas de asistencia de acompañamientos y capacitaciones

Actas de seguimiento listados de asistencia de acompañamientos

Backups

Cronograma de trabajo Vistos buenos en las cuentas de cobro de los proveedores

Pasante laborando Acta de seguimiento Listas de asistencia a capacitaciones Listas de asistencia de acompañamientos

Matriz de indicadores Procedimiento medición y seguimiento a los procesos de gestión

VALORACIÓN DE CONTR AFECTACIÓN DEL CONTROL

HERRAMIENTA PARA EJERCER CONTROL

DOCUMENTACIÓN EN EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA

LA HERRAMIENTA DEMUESTRA SER EFECTIVA

PROBABILIDAD

15

15

0

PROBABILIDAD

15

15

0

PROBABILIDAD

0

0

0

PROBABILIDAD

15

15

30

IMPACTO

15

15

PROBABILIDAD

0

0

0

PROBABILIDAD

15

15

30

PROBABILIDAD

15

15

0

VALORACIÓN DE CONTROLES RESPONSABLE DEL CONTROL Y SEGUIMIENTO

FRECUENCIA ADECUADA DEL CONTROL

SUMATORIA

15

25

70

15

25

70

15

25

40

15

25

100

30

0

0

0

15

25

100

15

25

70

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

VALORACIÓN DE RIESGO

JUSTIFICACIÓN DE LA VALORACIÓN

El cumplimiento de los tiempos están sujetos a la gestión realizada por el área encargada de la contratación de los servicios.

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

MAGNITUD DEL IMPACTO

4

3

1

5

4

4

1

4

4

3

2

4

1

4

3

4

ORACIÓN DE RIESGO RESIDUAL

VALORACIÓN

NIVEL

FECHA DE SEGUIMIENTO

12

ALTO

May-18

5

ALTO

May-18

16

EXTREMO

May-18

4

ALTO

May-18

12

ALTO

May-18

8

ALTO

May-18

4

ALTO

May-18

12

EXTREMO

May-18

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA DE SEGUIMIENTO

CONCLUSIONES DEL SEGUIMIENTO (DILIG OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA DE SEGUIMIENTO

CONCLUSIONES DEL SEGUIMIENTO (DILIGENCIADO POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO) OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA DE SEGUIMIENTO

OR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO) OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA DE SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA DE SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

MAPA DE RIESGOS DE LA UNIVER IMPACTO

Insignificante (1)

PROBABILIDAD Raro (1)

Improbable (2)

Posible (3)

Probable (4)

Casi seguro (5) COLOR

INTERPRETACIÓN DE LA ZONA Zona de riesgo baja: Asumir el riesgo Zona de riesgo moderada: Asumir el riesgo, reducir el riesgo Zona de riesgo alta: reducir el riesgo, evitar, compartir o transferir Zona de riesgo extrema: Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir

SGOS DE LA UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

DE LA ZONA

Menor (2)

Moderado (3)

Mayor (4)

-R4 -R7

-R6

-R8

-R1 -R5

-R3

PROMEDIO DE RIESGO DEL PROCESO

CANTIDAD DE RIESGOS POR ZONA

0 PROBABILIDAD

go

0

ansferir

6

tir o Transferir

2

3

IMPACTO 4

MARCA Catastrófico (5) 1.01

2.01

1.02

2.02

1.03

2.03

1.04

2.04

1.05

2.05

1.06

2.06

1.07

2.07

1.08

2.08

1.09

2.09

1.1

2.1

1.11

2.11

1.12

2.12

1.13

2.13

-R2

DIO DE RIESGO DEL PROCESO VALORACIÓN

NIVEL

12

EXTREMO

1.14

2.14

1.15

2.15

1.16

2.16

1.17

2.17

1.18

2.18

1.19

2.19

1.2

2.2

1.21

2.21

1.22

2.22

1.23

2.23

1.24

2.24

1.25

2.25

1.26

2.26

1.27

2.27

1.28

2.28

1.29

2.29

1.3

2.3

1.31

2.31

1.32

2.32

1.33

2.33

1.34

2.34

1.35

2.35

1.36

2.36

1.37

2.37

1.38

2.38

1.39

2.39

1.4

2.4

1.41

2.41

1.42

2.42

1.43

2.43

1.44

2.44

1.45

2.45

1.46

2.46

1.47

2.47

1.48

2.48

1.49

2.49

1.5

2.5

1.51

2.51

1.52

2.52

1.53

2.53

1.54

2.54

1.55

2.55

1.56

2.56

1.57

2.57

1.58

2.58

1.59

2.59

1.6

2.6

1.61

2.61

1.62

2.62

1.63

2.63

1.64

2.64

1.65

2.65

1.66

2.66

1.67

2.67

1.68

2.68

1.69

2.69

1.7

2.7

1.71

2.71

1.72

2.72

1.73

2.73

1.74

2.74

1.75

2.75

1.76

2.76

1.77

2.77

1.78

2.78

1.79

2.79

1.8

2.8

1.81

2.81

1.82

2.82

1.83

2.83

1.84

2.84

1.85

2.85

1.86

2.86

1.87

2.87

1.88

2.88

1.89

2.89

1.9

2.9

1.91

2.91

1.92

2.92

1.93

2.93

1.94

2.94

1.95

2.95

1.96

2.96

1.97

2.97

1.98

2.98

1.99

2.99

-R 3.01

4.01

-R 4

5.01

2

6.01

7

5.02

6.02

-R

3.02

4.02

3.03

4.03

5.03

6.03

3.04

4.04

5.04

6.04

3.05

4.05

5.05

6.05

3.06

4.06

5.06

6.06

3.07

4.07

5.07

6.07

3.08

4.08

5.08

6.08

3.09

4.09

5.09

6.09

3.1

4.1

5.1

6.1

3.11

4.11

5.11

6.11

3.12

4.12

5.12

6.12

3.13

4.13

5.13

6.13

3.14

4.14

5.14

6.14

3.15

4.15

5.15

6.15

3.16

4.16

5.16

6.16

3.17

4.17

5.17

6.17

3.18

4.18

5.18

6.18

3.19

4.19

5.19

6.19

3.2

4.2

5.2

6.2

3.21

4.21

5.21

6.21

3.22

4.22

5.22

6.22

3.23

4.23

5.23

6.23

3.24

4.24

5.24

6.24

3.25

4.25

5.25

6.25

3.26

4.26

5.26

6.26

3.27

4.27

5.27

6.27

3.28

4.28

5.28

6.28

3.29

4.29

5.29

6.29

3.3

4.3

5.3

6.3

3.31

4.31

5.31

6.31

3.32

4.32

5.32

6.32

3.33

4.33

5.33

6.33

3.34

4.34

5.34

6.34

3.35

4.35

5.35

6.35

3.36

4.36

5.36

6.36

3.37

4.37

5.37

6.37

3.38

4.38

5.38

6.38

3.39

4.39

5.39

6.39

3.4

4.4

5.4

6.4

3.41

4.41

5.41

6.41

3.42

4.42

5.42

6.42

3.43

4.43

5.43

6.43

3.44

4.44

5.44

6.44

3.45

4.45

5.45

6.45

3.46

4.46

5.46

6.46

3.47

4.47

5.47

6.47

3.48

4.48

5.48

6.48

3.49

4.49

5.49

6.49

3.5

4.5

5.5

6.5

3.51

4.51

5.51

6.51

3.52

4.52

5.52

6.52

3.53

4.53

5.53

6.53

3.54

4.54

5.54

6.54

3.55

4.55

5.55

6.55

3.56

4.56

5.56

6.56

3.57

4.57

5.57

6.57

3.58

4.58

5.58

6.58

3.59

4.59

5.59

6.59

3.6

4.6

5.6

6.6

3.61

4.61

5.61

6.61

3.62

4.62

5.62

6.62

3.63

4.63

5.63

6.63

3.64

4.64

5.64

6.64

3.65

4.65

5.65

6.65

3.66

4.66

5.66

6.66

3.67

4.67

5.67

6.67

3.68

4.68

5.68

6.68

3.69

4.69

5.69

6.69

3.7

4.7

5.7

6.7

3.71

4.71

5.71

6.71

3.72

4.72

5.72

6.72

3.73

4.73

5.73

6.73

3.74

4.74

5.74

6.74

3.75

4.75

5.75

6.75

3.76

4.76

5.76

6.76

3.77

4.77

5.77

6.77

3.78

4.78

5.78

6.78

3.79

4.79

5.79

6.79

3.8

4.8

5.8

6.8

3.81

4.81

5.81

6.81

3.82

4.82

5.82

6.82

3.83

4.83

5.83

6.83

3.84

4.84

5.84

6.84

3.85

4.85

5.85

6.85

3.86

4.86

5.86

6.86

3.87

4.87

5.87

6.87

3.88

4.88

5.88

6.88

3.89

4.89

5.89

6.89

3.9

4.9

5.9

6.9

3.91

4.91

5.91

6.91

3.92

4.92

5.92

6.92

3.93

4.93

5.93

6.93

3.94

4.94

5.94

6.94

3.95

4.95

5.95

6.95

3.96

4.96

5.96

6.96

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22.59

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21.63

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23.2

24.2

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23.21

24.21

25.21

23.22

24.22

25.22

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25.26

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24.27

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24.28

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24.29

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24.41

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25.42

23.43

24.43

25.43

23.44

24.44

25.44

23.45

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25.45

23.46

24.46

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23.47

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23.48

24.48

25.48

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24.49

25.49

23.5

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25.5

23.51

24.51

25.51

23.52

24.52

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23.53

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23.59

24.59

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23.6

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25.61

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23.67

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25.72

23.73

24.73

25.73

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24.74

25.74

23.75

24.75

25.75

23.76

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25.76

23.77

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25.77

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23.8

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25.89

23.9

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23.91

24.91

25.91

23.92

24.92

25.92

23.93

24.93

25.93

23.94

24.94

25.94

23.95

24.95

25.95

23.96

24.96

25.96

23.97

24.97

25.97

23.98

24.98

25.98

23.99

24.99

25.99

IDENTIFICACIÓN DE LAS OPORTUNID ID

CAUSAS (FACTORES DOFA)

1

O7. Estructura de alto nivel de la ISO F1. Equipo de trabajo competente en temas de calidad

D4. El aplicativo SGC no se ajusta a los requisitos para la transición a la ISO 9001 2015 F1. Equipo de trabajo competente en temas de calidad 2 F6. Equipo de trabajo comprometido con el resultado F9. Equipos e infraestructura adecuados para la oficina de calidad O3. Software de SGC en el mercado

F1. Equipo de trabajo competente en temas de calidad F5. Equipo de trabajo comprometido con el resultado 3 F8. Equipos e infraestructura adecuados para la oficina de calidad O8. Nueva orientación de la documentación en las nuevas versiones de ISO Estructura alto nivel

D1. Personal insuficiente para las actividades del proceso 4

O2. Estudiantes de carrera profesional en búsqueda de pasantías como opción de grado

D3. El aplicativo SGC no se ajusta a los requisitos para la transición a la ISO 9001 2015 O8. Nueva orientación de la documentación en las nuevas 5 versiones de ISO Estructura alto nivel O4 Obligatoriedad de implementar el modelo integrado de planeación y gestión

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86

87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100

IDENTIFICACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES CONSECUENCIA (OPORTUNIDADES)

Integración de los sistemas de gestión

Desarrollo de herramientas ajustadas a la necesidad de la universidad

creacioó n de un curso virtual relacionado al SGC

Posibilidad de contratar pasantes para el apoyo de las actividades administrativas de la oficina de calidad

Ajuste de plataformas informáticas

CLASIFICACIÓN

PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

MAGNITUD DEL IMPACTO

Oportunidad Estratégica: Se asocia con la forma en que se administra la Entidad. El manejo de la oportunidad estratégica se Enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia.

2

4

Oportunidad Operativa: Comprenden oportunidades provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

2

4

Oportunidades de Tecnología: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.

1

4

Oportunidad Operativa: Comprenden oportunidades provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

1

4

Oportunidad Operativa: Comprenden oportunidades provenientes del funcionamiento y operatividad de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias.

2

4

VALORACIÓN DE LA OPORTUNIDAD INHERENTE VALORACIÓN

NIVEL

8

FAVORABLE

8

FAVORABLE

4

FAVORABLE

4

FAVORABLE

8

FAVORABLE

DE LA OPORTUNIDAD INHERENTE CONTROLES APLICABLES

Estructuración del modelo de integración Planificación y seguimiento de la implementación del sistema de gestión integrado

Diseño e implementación de herramientas para el SGC elaboradas por la oficina

Diseño del curso y metodologías de evaluación Seguimiento al montaje virtual del curo Validación del curso

Solicitar y apoyar la selección y contratación de pasantes Redistribuir las actividades en la oficina de calidad Establecimiento y seguimiento de cronogramas de trabajo

Requerimiento tecnológico Validaciones a las herramientas tecnológicas

ENTREGABLES

Modelo de integración de sistemas Cronograma de implementación Actas de seguimiento

Herramientas controladas en el SGC

Actas de seguimiento Curso implementado

Pasante laborando y con actividades asignadas Cronograma de actividades Informes de seguimiento a la ejecución de las actividades

AFECTACIÓN DEL CONTROL

Acta de inicio Acta de seguimiento

VALORACIÓN DE CONTROLES HERRAMIENTA PARA EJERCER CONTROL

DOCUMENTACIÓN EN EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA

LA HERRAMIENTA DEMUESTRA SER EFECTIVA

ACIÓN DE CONTROLES RESPONSABLE DEL CONTROL Y SEGUIMIENTO

FRECUENCIA ADECUADA DEL CONTROL

SUMATORIA

0

0

0

0

0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

VALORACIÓN DE LA OPORTUNIDAD RESIDU JUSTIFICACIÓN DE LA VALORACIÓN

PROBABILIDAD DE MAGNITUD DEL OCURRENCIA IMPACTO

2

4

2

4

1

4

1

4

2

4

DE LA OPORTUNIDAD RESIDUAL VALORACIÓN

NIVEL

8

FAVORABLE

8

FAVORABLE

4

FAVORABLE

4

FAVORABLE

FECHA DE SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

8

FAVORABLE

CONCLUSIONES DEL SEGUIMIENTO (DILIGEN FECHA DE SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA DE SEGUIMIENTO

CLUSIONES DEL SEGUIMIENTO (DILIGENCIADO POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO) OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA DE SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

ERNO) FECHA DE SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

FECHA DE SEGUIMIENTO

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

MAPA DE OPORTUNIDADES DE LA UNI IMPACTO PROBABILIDAD

Insignificante (1)

Raro (1)

Improbable (2)

Posible (3)

Probable (4)

Casi seguro (5) COLOR

INTERPRETACIÓN DE LA ZONA Zona de oportunidad baja: Monitorear los eventos. Zona de oportunidad moderada: Monitorear los eventos. Zona de oportunidad favorable: Potencializar la oportunidad. Zona de oportunidad alta: Potencializar la oportunidad.

UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA

DE LA ZONA

ad.

Menor (2)

Moderado (3)

Mayor (4)

-O3 -O4

-O1 -O2 -O5

CANTIDAD DE OPORTUNIDADES POR ZONA

PROMEDIO DE OPORTUNIDADES DEL PROCESO

0 PROBABILIDAD

IMPACTO

0 5 0

2

4

NAMARCA Excelente (5)

DE OPORTUNIDADES DEL PROCESO VALORACIÓN

1.01

2.01

1.02

2.02

1.03

2.03

1.04

2.04

1.05

2.05

1.06

2.06

1.07

2.07

1.08

2.08

1.09

2.09

1.1

2.1

1.11

2.11

1.12

2.12

1.13

2.13

1.14

2.14

NIVEL

8

1.15

2.15

1.16

2.16

1.17

2.17

1.18

2.18

1.19

2.19

1.2

2.2

1.21

2.21

1.22

2.22

1.23

2.23

1.24

2.24

1.25

2.25

1.26

2.26

1.27

2.27

1.28

2.28

1.29

2.29

1.3

2.3

1.31

2.31

1.32

2.32

1.33

2.33

1.34

2.34

1.35

2.35

1.36

2.36

1.37

2.37

1.38

2.38

1.39

2.39

1.4

2.4

1.41

2.41

1.42

2.42

1.43

2.43

1.44

2.44

1.45

2.45

1.46

2.46

1.47

2.47

1.48

2.48

1.49

2.49

1.5

2.5

1.51

2.51

1.52

2.52

1.53

2.53

1.54

2.54

1.55

2.55

1.56

2.56

1.57

2.57

1.58

2.58

1.59

2.59

1.6

2.6

1.61

2.61

1.62

2.62

1.63

2.63

1.64

2.64

1.65

2.65

1.66

2.66

1.67

2.67

1.68

2.68

1.69

2.69

1.7

2.7

1.71

2.71

1.72

2.72

1.73

2.73

1.74

2.74

1.75

2.75

1.76

2.76

1.77

2.77

1.78

2.78

1.79

2.79

1.8

2.8

1.81

2.81

1.82

2.82

1.83

2.83

1.84

2.84

1.85

2.85

1.86

2.86

1.87

2.87

1.88

2.88

1.89

2.89

1.9

2.9

1.91

2.91

1.92

2.92

1.93

2.93

1.94

2.94

1.95

2.95

1.96

2.96

1.97

2.97

1.98

2.98

1.99

2.99

-O 3.01

4.01

3

5.01

6.01

4

5.02

6.02

-O

3.02

4.02

3.03

4.03

5.03

6.03

3.04

4.04

5.04

6.04

3.05

4.05

5.05

6.05

3.06

4.06

5.06

6.06

3.07

4.07

5.07

6.07

3.08

4.08

5.08

6.08

3.09

4.09

5.09

6.09

3.1

4.1

5.1

6.1

3.11

4.11

5.11

6.11

3.12

4.12

5.12

6.12

3.13

4.13

5.13

6.13

3.14

4.14

5.14

6.14

3.15

4.15

5.15

6.15

3.16

4.16

5.16

6.16

3.17

4.17

5.17

6.17

3.18

4.18

5.18

6.18

3.19

4.19

5.19

6.19

3.2

4.2

5.2

6.2

3.21

4.21

5.21

6.21

3.22

4.22

5.22

6.22

3.23

4.23

5.23

6.23

3.24

4.24

5.24

6.24

3.25

4.25

5.25

6.25

3.26

4.26

5.26

6.26

3.27

4.27

5.27

6.27

3.28

4.28

5.28

6.28

3.29

4.29

5.29

6.29

3.3

4.3

5.3

6.3

3.31

4.31

5.31

6.31

3.32

4.32

5.32

6.32

3.33

4.33

5.33

6.33

3.34

4.34

5.34

6.34

3.35

4.35

5.35

6.35

3.36

4.36

5.36

6.36

3.37

4.37

5.37

6.37

3.38

4.38

5.38

6.38

3.39

4.39

5.39

6.39

3.4

4.4

5.4

6.4

3.41

4.41

5.41

6.41

3.42

4.42

5.42

6.42

3.43

4.43

5.43

6.43

3.44

4.44

5.44

6.44

3.45

4.45

5.45

6.45

3.46

4.46

5.46

6.46

3.47

4.47

5.47

6.47

3.48

4.48

5.48

6.48

3.49

4.49

5.49

6.49

3.5

4.5

5.5

6.5

3.51

4.51

5.51

6.51

3.52

4.52

5.52

6.52

3.53

4.53

5.53

6.53

3.54

4.54

5.54

6.54

3.55

4.55

5.55

6.55

3.56

4.56

5.56

6.56

3.57

4.57

5.57

6.57

3.58

4.58

5.58

6.58

3.59

4.59

5.59

6.59

3.6

4.6

5.6

6.6

3.61

4.61

5.61

6.61

3.62

4.62

5.62

6.62

3.63

4.63

5.63

6.63

3.64

4.64

5.64

6.64

3.65

4.65

5.65

6.65

3.66

4.66

5.66

6.66

3.67

4.67

5.67

6.67

3.68

4.68

5.68

6.68

3.69

4.69

5.69

6.69

3.7

4.7

5.7

6.7

3.71

4.71

5.71

6.71

3.72

4.72

5.72

6.72

3.73

4.73

5.73

6.73

3.74

4.74

5.74

6.74

3.75

4.75

5.75

6.75

3.76

4.76

5.76

6.76

3.77

4.77

5.77

6.77

3.78

4.78

5.78

6.78

3.79

4.79

5.79

6.79

3.8

4.8

5.8

6.8

3.81

4.81

5.81

6.81

3.82

4.82

5.82

6.82

3.83

4.83

5.83

6.83

3.84

4.84

5.84

6.84

3.85

4.85

5.85

6.85

3.86

4.86

5.86

6.86

3.87

4.87

5.87

6.87

3.88

4.88

5.88

6.88

3.89

4.89

5.89

6.89

3.9

4.9

5.9

6.9

3.91

4.91

5.91

6.91

3.92

4.92

5.92

6.92

3.93

4.93

5.93

6.93

3.94

4.94

5.94

6.94

3.95

4.95

5.95

6.95

3.96

4.96

5.96

6.96

3.97

4.97

5.97

6.97

3.98

4.98

5.98

6.98

3.99

4.99

5.99

6.99

-O 7.01

8.01

9.01

1

10.01

2

10.02

5

10.03

-O

7.02

8.02

9.02

-O

7.03

8.03

9.03

7.04

8.04

9.04

10.04

7.05

8.05

9.05

10.05

7.06

8.06

9.06

10.06

7.07

8.07

9.07

10.07

7.08

8.08

9.08

10.08

7.09

8.09

9.09

10.09

7.1

8.1

9.1

10.1

7.11

8.11

9.11

10.11

7.12

8.12

9.12

10.12

7.13

8.13

9.13

10.13

7.14

8.14

9.14

10.14

7.15

8.15

9.15

10.15

7.16

8.16

9.16

10.16

7.17

8.17

9.17

10.17

7.18

8.18

9.18

10.18

7.19

8.19

9.19

10.19

7.2

8.2

9.2

10.2

7.21

8.21

9.21

10.21

7.22

8.22

9.22

10.22

7.23

8.23

9.23

10.23

7.24

8.24

9.24

10.24

7.25

8.25

9.25

10.25

7.26

8.26

9.26

10.26

7.27

8.27

9.27

10.27

7.28

8.28

9.28

10.28

7.29

8.29

9.29

10.29

7.3

8.3

9.3

10.3

7.31

8.31

9.31

10.31

7.32

8.32

9.32

10.32

7.33

8.33

9.33

10.33

7.34

8.34

9.34

10.34

7.35

8.35

9.35

10.35

7.36

8.36

9.36

10.36

7.37

8.37

9.37

10.37

7.38

8.38

9.38

10.38

7.39

8.39

9.39

10.39

7.4

8.4

9.4

10.4

7.41

8.41

9.41

10.41

7.42

8.42

9.42

10.42

7.43

8.43

9.43

10.43

7.44

8.44

9.44

10.44

7.45

8.45

9.45

10.45

7.46

8.46

9.46

10.46

7.47

8.47

9.47

10.47

7.48

8.48

9.48

10.48

7.49

8.49

9.49

10.49

7.5

8.5

9.5

10.5

7.51

8.51

9.51

10.51

7.52

8.52

9.52

10.52

7.53

8.53

9.53

10.53

7.54

8.54

9.54

10.54

7.55

8.55

9.55

10.55

7.56

8.56

9.56

10.56

7.57

8.57

9.57

10.57

7.58

8.58

9.58

10.58

7.59

8.59

9.59

10.59

7.6

8.6

9.6

10.6

7.61

8.61

9.61

10.61

7.62

8.62

9.62

10.62

7.63

8.63

9.63

10.63

7.64

8.64

9.64

10.64

7.65

8.65

9.65

10.65

7.66

8.66

9.66

10.66

7.67

8.67

9.67

10.67

7.68

8.68

9.68

10.68

7.69

8.69

9.69

10.69

7.7

8.7

9.7

10.7

7.71

8.71

9.71

10.71

7.72

8.72

9.72

10.72

7.73

8.73

9.73

10.73

7.74

8.74

9.74

10.74

7.75

8.75

9.75

10.75

7.76

8.76

9.76

10.76

7.77

8.77

9.77

10.77

7.78

8.78

9.78

10.78

7.79

8.79

9.79

10.79

7.8

8.8

9.8

10.8

7.81

8.81

9.81

10.81

7.82

8.82

9.82

10.82

7.83

8.83

9.83

10.83

7.84

8.84

9.84

10.84

7.85

8.85

9.85

10.85

7.86

8.86

9.86

10.86

7.87

8.87

9.87

10.87

7.88

8.88

9.88

10.88

7.89

8.89

9.89

10.89

7.9

8.9

9.9

10.9

7.91

8.91

9.91

10.91

7.92

8.92

9.92

10.92

7.93

8.93

9.93

10.93

7.94

8.94

9.94

10.94

7.95

8.95

9.95

10.95

7.96

8.96

9.96

10.96

7.97

8.97

9.97

10.97

7.98

8.98

9.98

10.98

7.99

8.99

9.99

10.99

11.01

12.01

13.01

14.01

11.02

12.02

13.02

14.02

11.03

12.03

13.03

14.03

11.04

12.04

13.04

14.04

11.05

12.05

13.05

14.05

11.06

12.06

13.06

14.06

11.07

12.07

13.07

14.07

11.08

12.08

13.08

14.08

11.09

12.09

13.09

14.09

11.1

12.1

13.1

14.1

11.11

12.11

13.11

14.11

11.12

12.12

13.12

14.12

11.13

12.13

13.13

14.13

11.14

12.14

13.14

14.14

11.15

12.15

13.15

14.15

11.16

12.16

13.16

14.16

11.17

12.17

13.17

14.17

11.18

12.18

13.18

14.18

11.19

12.19

13.19

14.19

11.2

12.2

13.2

14.2

11.21

12.21

13.21

14.21

11.22

12.22

13.22

14.22

11.23

12.23

13.23

14.23

11.24

12.24

13.24

14.24

11.25

12.25

13.25

14.25

11.26

12.26

13.26

14.26

11.27

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FECHA 8/29/2017

2/5/2018

7/17/2018

DESCRIPCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN Version inicial

En cuanto a debilidades de 11 reportadas se mantienen 8 (D1. Personal insuficiente para las actividades del proceso, D2. El gestor responsable no trabaja directamente con la oficina, D3. El aplicativo del SGC no se ajusta a los requisitos de la transición, D4. Rubro presupuestal insuficiente, D5. Versiones iniciales de la documentación del sistema en papel, D6. Afectación del rubro presupuestal para los honorarios del Talento Humano de la oficina, D7. Contrato de trabajo interrumpido, D8. La administración del aplicativo del SGC esta a cargo del proceso de Sistemas) y se agragaron 4 nuevas ( D9, D10, D11, D12) y se eliminan 2 debilidades (No hay un medio de comunicación instantaneo que permita la interacción en tiempo real con los procesos, proceso de compras complejo y demorado). En cuanto a las amenazas de 5 aumentaron a 7 se mantienen 4 (A1. Vencimiento para el plazo para la implementación de la ISO 9001:2015, A2. Reducción de recursos para el sector, A3. Cambios recurrentes en la legislación y normatividad, A4. Exigibilidad de documentos por parte de los entes de control), se agragan 3 amenazas nuevas A5, A5, A7 y se elimina (Universidades certificadas bajo la ISO 9001:2015. En cuanto a las oportunidades aumentan de 3 a 9, se mantienen (O1, O2 y O3). En cuanto a las fortalezas de 8 aumentaron a 9, se mantienen F1,F2,F3,F4, F5. Equipo de trabajo comprometido con el resultado, F6. Alto compromiso de la Universidad en el cumplimento de los requisitos legales, F7. Direccionamiento estrategico acorde a las necesidades de la comunidad universitaria, se incluyen 2 fortalezas nuevas F8 y F9. En cuanto a riesgos de 4 riesgos aumentaron a 8, el riego relacionado con perdida de documentacion se divide en 2 (documentación digital y en papel) y se incluyen R6, R7 y R8. Se incluyen criterios de evaluación del riesgo residual. Inclución de control de cambios del documento.

RESPONSABLE

CARGO

Carolina Gomez Fontecha

Coordinadora de la oficina de Calidad

Carolina Gomez Fontecha

Coordinadora de la oficina de Calidad

Carolina Gomez Fontecha

Coordinadora de la oficina de Calidad