Dlscrib.com_makalah-manajemen-controlling.docx

MAKALAH MANAJEMEN CONTROLLING 07.43 Manajemen No comments

P E N G A N T A R M A N A J E M EN CONTROLLIN G Dosen Pengampu :

H. M. SYAIFUL BAHRI, S.E, M.M

Disusun Oleh : Muhamma !hoha

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI MANAJEMEN

UNIVERSITAS PANCA MARGA PROBOLINGGO !AHU" A#ADEMII# $%&'

#A!A PE"(A"!AR Puji syukur kami panjatkan ke Hadirat Tuhan yang Maha Esa karena berkat, rahmat dan karunianya, kami dapat menyelesaikan tugas makalah controlling. Terima kasih kami ucapkan kepada H.M. Syaiful Bahri, S.E M.M., yang telah memberikan tugas ini sehingga kami dapat menambah pemahaman kami tentang pengantarmanajemen. Terima kasih pula kami ucapkan kepada teman teman yang telah membantu kami dalam menyusun makalah ini. !dapun tujuan disusunnya makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dari bapakH.M. Syaiful Bahri, S.E M.M. Banyak kendala yang kami alami dalam menyusun makalah ini. "amun, itu semua tidak menyurutkan niat kami untuk menyelesaikan makalah ini. #ami telah berupaya menyempurnakan makalah ini, namun seperti kata pepatah, $Takada gading yang tak retak% maka kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari H.M. Syaiful Bahri, S.E M.M., teman teman dan orang lain yang sudi meluangkan &aktunya untuk menyimak isi dari makalah ini. Sekali lagi, kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami sehingga makalah ini dapat terselesaikan. #ami sangat berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

DAF!AR ISI #!T! PE"'!"T!(............................................................................................ )!*T!( +S+...........................................................................................................

i ii

B!B + PE")!H - !" . -atar belakang masalah.......................................................................... ./ Permasalahan......................................................................................... .0 Maksud )an Tujuan Penyusunan Makalah........................................... .1 Metode Penyusunan Makalah................................................................

/ /

B!B ++PEMB!H!S!" /. Pengertian Penga&asan......................................................................... /./ Tujuan dan Bidang Bidang Penga&asan............................................... /./. Produksi............................................................................... /././ Pemasaran............................................................................ /./.0 #euangan............................................................................. /./.1 Personalia............................................................................. /./.2 !dministrasi 4Perkantoran5.................................................. /.0 Elemen elemen Esensial dalam Manajemen Penga&asan......................

0 1 2 2 3 3 3 3

/.1 *ungsi Penga&asan................................................................................ /.1. Penga&asan Pendahuluan 4*eedfor&ard 7ontrol8s5........... /.1./ Penga&asan Berjalan 47oncurrent 7ontrol8s5...................... /.1.0 Penga&asan mpan Balik 4Postaction 7ontrol8s5............... /.2 Prinsip Prinsip 7onroling....................................................................... /.2. Tiik #ontrol Strategis 4Strategic Point 7ontrol5.................. /.2./ mpan Balik 4*eedback5..................................................... /.2.0 #ontrol yang *leksibel 4*le;ible 7ontrol5........................... /.2.1 #esesuaian *aktor Manusia 4Human *actor5..........................................

/.3 Macam dan ?enis jenis Penga&asan...................................................... /.3. Menurut (uang -ingkupnya................................................ /.3./ Menurut Penga&asan merupakan !spek Penting dalam Manajemen.................. /.6 !sas asas Penga&asan........................................................................... /.9 Sifat dan @aktu Penga&asan................................................................ /.9. PreAentif 7ontrol ................................................................ /.9./ (epresiAe 7ontrol................................................................ /.9.0 Penga&asan yang dilakukan di tengah proses penyimpangan Terjadi.................................................................................. /.9.1 Penga&asan berkala............................................................. /.9.2 Penga&asan mendadak........................................................

6 9 9 9 9 9 : : : : : :

/ 0 1 1 2 2 2 2

/. : #arakteristik sistem penga&asan yang efektif..................................... /. 7ara cara Penga&asan yang Baik........................................................ /. / -angkah langkah dan Proses Penga&asan...........................................

2 3 >

B!B +++ PE" T P 0.

#esimpulan........................................................................................................

)!*T!( P ST!#!.............................................................................................

6 /:

BAB I PE"DAHULUA" 1.1

La)a* Bela+ang

Penga&as atau controller dapat diibaratkan dengan naAigator kapal. "aAigator kapal yang sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa seorang naAigator, kapal dapat terkandas pada batu karang atau kehilangan haluan, tetapi hak untuk memberi komando tetap berada di tangan kapten kapal. "aAigator hanya memberi petunjuk dan memberitahukan kapten, bagaimana posisi kapal yang sedang dikemudikan itu. ?adi organisasi atau badan usaha juga bisa diibaratkan sebagai kapal, sehingga peran penga&as 4controller5 sangat penting dalam maju mundurnya suatu organisasi atau badan usaha. Penga&asan 47ontrolling5 sendiri memiliki arti penemuan, penerapan cara dan alat untuk menjamin bah&a rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan dan mencapai tujuan yang diharapkan. )engan adanya manajemen penga&asan 4controlling5 dimaksudkan untuk menga&asi kegiatan kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Secara singkat, dapat dikatakan bah&a fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. )engan adanya fungsi penga&asan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. ?ika telah diketahui, tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. #emudian, dapat diusahakan untuk meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan. 1.2

Pe*masalahan

#ami sebagai penulis, memiliki beberapa point point permasalahan mengenai $Manajemen Penga&asan 47ontrolling5% ini, yaitu sebagai berikut

1) !pa yang dimaksud dengan penga&asan C ) !pa saja tujuan dan bidang bidang penga&asan C 3) Bagaimana elemen elemen esensial yang ada di dalam tiap sistem kontrol sendiri C 4) !da berapa fungsi, tipe, dan proses penga&asan dalam manajemen C !) Bagaimana menerapkan prinsip prinsip kontrol yang berguna untuk mengembangkan sistem kontrol C ") !da berapa macam dan jenis jenis penga&asan jika ditinjau dari setiap segiC 7) !pakah penga&asan itu merupakan aspek penting dalam manajemen C #) !pa saja asas asas yang menyangkut tentang penga&asan C $) Bagaimana sifat dan &aktu dalam penga&asan C 10) Bagaimana karakteristik sistem penga&asan yang lebih efektif C 11) Bagaimana cara cara melakukan penga&asan yang baik C 1 ) Bagaimana langkah langkah dan proses penga&asan C 1.3

Ma+su

an !u uan Pen-usunan Ma+alah

!dapun maksud dan tujuan kami sebagai penulis dalam membuat makalah ini

1) !gar dapat memahami tentang pengertian dari penga&asan.

) !gar mengetahui tujuan dan bidang bidang penga&asan. 3) !gar mengetahui elemen elemen esensial yang ada dalam tiap sistem kontrol. 4) !gar mengetahui fungsi, tipe dan proses dalam penga&asan. !) !gar mengetahui prinsip prinsip dalam penga&asan. ") !gar bisa mengetahui macam dan jenis jenis penga&asan. 7) !gar mengetahui bah&a penga&asan itu adalah aspek yang sangat penting. #) !gar mengetahui asas asas yang terkait dengan penga&asan. $) !gar mengetahui sifat dan &aktu dalam penga&asan 10) !gar mengetahui karakteristik sistem penga&asan yang efektif. 11) !gar mengetahui cara cara melakukan penga&asan yang baik. 1 ) !gar mengetahui cara cara dan langkah langkah dan proses penga&asan. 1.4

Me)o e Pen-usunan Ma+alah

)alam pembuatan makalah ini, yang berkaitan tentang Manajemen Penga&asan 47ontrolling5, kami menggunakan metode dengan melihat sumber sumber seperti media cetak dan media elektronik, dan sumber sumber lain yang relefan.

BAB II PEMBAHASA" $.& PE"(ER!IA" PE"(A

ASA" /CONTROLLING)

Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang controller 4penga&as5. Penga&asan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap tahap kegiatan perlu dilakukan penga&asan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan. Seorang controller 4 penga&as 5 harus menyelaraskan tingkat jaminan sumber daya dengan kebutuhan rencana rencana yang pasti dengan proses mencatat atau dengan pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya yang memungkinkan seorang penga&as melihat lebih a&al adanya penyimpangan.
a.

Ea*l P S)*ong: Penga&asan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan ketetapan dalam rencana.

b. Ha*ool #oon)0: Penga&asan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja ba&ahan, agar rencana rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan tujuan perusahaah dapat terselenggara. c. 1. (. R. !e**-: Penga&asan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar. d. S2he*me*ho*n, menyatakan bah&a penga&asan adalah merupakan proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang teleh ditetapkan tersebut. e. S)one*, F*eeman an (il3e*), menyatakan bah&a penga&asan adalah proses untukmemastikan bah&a segala akifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan. f. Secara lebih lengkap, mockler, dalam S)one*, F*eeman, an (il3e*) mengemukakan fungsi penga&asan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain system informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan yang telah ditetapkansebelumnya, menentukan,apakah terdapat penyimpangan dan tingkat signifikan dari setiap penyimpangan tersebut, danmengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bah&a seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan perusahaan. g. Mo2+le* secara lengkap menguraikan bah&a pada intinya penga&asan tidak hanya berfungsi untuk menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah tidak, akan tetapi termasuk tindakan koreksi yang mungkin diperlukan maupun penentuan sekaligus penyesuaian standar yang terkait dengan pencapaian tujuan dari &aktu ke &aktu. $.$ !U4UA" DA" BIDA"(5BIDA"( PE"(A 5

/5

05

15

ASA"

Griffin menjelaskan bah&a terdapat empat tujuan dari penga&asan : A ap)asi Ling+ungan, maksudnya adalah agar perusahaan dapat terus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dilingkungan perusahaan, baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal.dengan demikianfungsi penga&asan tidak saja dilakukan untuk memastikan agar kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yang telah ditetapkan, akan tetapi juga agar kegiatan yang dijalankan sesuai dengan perubahan lingkungan, karena sangat memungkinkan perusahaan juga merubah rencana perusahaan disebabkan terjadi berbagai perubahan dilingkungan yang dihadapi perusahaan. Meminimum+an #egagalan, maksudnya adalah ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi, misalnya perusahaan berharap agar kegagalan seminimal mungkin.oleh karena itu perusahaaan perlu menjalankan fungsi penga&asan agar kegagalan kegagalan tersebut dapat diminimumkan. Meminimum+an Bia-a, maksudnya adalah ketika perusahaan mengalami kegagalan maka akan ada pemborosan yang tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan.maka untuk meminimumkan biaya sangat diperlukan adalah penga&asan. An)isipasi #omple+si)as O*ganisasi, maksudnya adalah agar perusahaan dapat mengantispasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks.kompleksitas tersebut mulai dari pengelolaan terhadap produk, tenaga kerja hingga berbagai prosedur yang terkait denganmanajemen organisasi.

Sesuai dengan pengertian penga&asan dalam arti luas, maka penga&asan bertujuan .

Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.

/.

Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.

0.

Mencegah penyimpangan

1.

Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,

2.

Memperoleh efisiensi dan efektifitas.

3.

Mendidik pega&ai dan mempertebal rasa tanggung ja&ab.

)alam kenyataannya penga&asan tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat penga&asan dapat dilakukan pada bidang $.$.& P*o u+si )i bidang ini penga&asan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula penga&asan persediaan barang dan penga&asan kualitas serta kuantitas produk. $.$.$ Pemasa*an Tugas bagian ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen.
$.$.' #euangan Bidang ini harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan penga&asan yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya biaya yang digunakan. $.$.6 Pe*sonalia Bidang ini merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan suatu organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan pega&ai agar mampu menyelesaikan tugas tugasnya secara efektifdan efisien guna menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi. $.$.7 A minis)*asi /Pe*+an)o*an8 Bidang ini merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan penga&asan kantor agartujuan perusahaan dapat tercapai dan karya&an merasa puas. $.' ELEME"5ELEME" ESE"SIAL DALAM MA"A4EME" PE"(A

ASA"

Esensi kontrol terletak pada penga&asan langkah langkah yang ada dikaitkan dengan hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah . Tujuan yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.

kebijaksanaan, standar,

/. !lat pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan 4bila mungkin secara kuantitatif5. 0. !lat untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria. 1. Beberapa sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil yang diinginkan. Elemen pertama dari suatu sistem melibatkan ja&aban atas pertanyaan kira kira hasilnya akan bagaimanaC Elemen ini menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas apa yang diinginkan dan apa yang diharapkan. saha untuk meramalkan kejadian yang akan datang merupakan dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan. (amalan yang lemah sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman. #riteria yang ditentukan sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya bisa dinilai oleh orang lain, baik atau tidak baik. Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari baiknya tujuan. dia hanya menyajikan sarana yang mengarahkan aktifitas ke suatu tujuan aktual. #riteria yang di tentukan sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka dari itu, pernyataan kuantitatif lebih diutamakan. )alam manajemen produksi, unit unit fisik, seperti angkutan per ton, jarak, unit unit per jam, kerja mesin, atau berat limbah per unit keluaran atau out put, dapat memberikan tolok ukur yang sederhana dan langsung untuk operasi. )alam manajemen financial, nilai uang atau dollar berlaku sebagai pernyataan khusus untuk norma norma. Seringkali para manajer financial menggunakan keberhasilan yang lalu sebagai tolok ukurkasar untuk mengontrol operasi yang berjalan, contohnya, laporan / bulan yang lalu. !sumsinya adalah bah&a prestasi yang lalu tidak terlalu jelek dan bah&a apabila dapat disamakan atau dile&ati, maka perusahaan tidak akan mundur. Para manajer pemasaran sebaliknya seringkali menggunakan data data industry sebagai tolok ukur yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk membandingkan hasil hasil penjualannya sendiri. Mereka juga mengembangkan yang didasarkan pada potensi pasar untuk digunakan sebagai tujuan yang ditentukan sebelumnya. Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual. -angkah ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena pencatatan dan laporan laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi dalam bentuk yang cocok untuksistem kontrol. Pengukuran pengukuran prestasi aktual harus dalam unit sama dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya. Pelaporan prestasi aktual yang benar menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan perbaikan dalam pemprosesan data yang baru ini meningkatkan kecepatan pelaporan data data tersebut. Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik tersebut seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta peta membantu mengartikan pengukuran pengukuran prestasi aktual dengan menunjukan hubungan antara pengalaman aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. 'unanya pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi juga untuk memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang. Suatu sistem kontrol yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga hambatan hambatan dapat dicegah.

Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen keempat ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun apabila prestasi $tidak terkontrol%. )ua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil tindakan korektif ialah .

Mengambil tindakan justru ketika tidak diperlukan.

/. Salah mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan. Suatu sistem kontrol yang baik harus memberikan beberapa dasar yang membantu manajer mengestimasikan resiko resikonya sehubungan dengan tipe tipe kekeliruan di atas. Sudah barang tentu, tes akhir suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh pada &aktu yang tepat. $.6 FU"(SI PE"(A

ASA"

*ungsi penga&asan dimaksudkan untuk menga&asi kegiatan kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama sama untukmencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bah&a fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. *ungsi penga&asan meliputi beberapa tindakan, antara lain .

Menetapkan standar prestasi.

/.

Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.

0.

Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan standar.

Penga&asan merupakan suatu proses untuk menjamin bah&a tujuan tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Penga&asan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bah&a semua sumber daya perusahaan dipergunakan untuk menjamin bah&a semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan tujuan perusahaan. !da tiga tipe penga&asan, berdasarkan proses kegiatan yaitu $.6.& Penga9asan Pen ahuluan /Feedforward Control’s8 )irancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

$.6.$ Penga9asan Be* alan /Concurrent Control’s8 Penga&asan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan Ddouble checkD yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

$.6.' Penga9asan Umpan Bali+ /Postaction Control’s8 Penga&asan ini adalah untuk memastikan bah&a output yang dihasilkan sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. !da beberapa tahap proses penga&asan antara lain .

Penetapan standard kegiatan

/.

Penentuan pengukuran kegiatan

0.

Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

1.

Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penyimpangan penyimpangan.

2.

Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu

penganalisaan

$.7 PRI"SIP5PRI"SIP #O"!ROL Beberapa ide dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan sistem kontrol. Prinsip prinsip kontrol terdiri dari $.7.& !i)i+ #on)*ol S)*a)egis / Strategic Point Control8 #ontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik titik kritis, titik kunci, dan titik batas dapat diidentifisir dan perhatian khusus diarahkan pada penyesuaian titik titik tersebut. saha mengontrol semua titik cenderung akan menambah usaha sia sia saja dan mengurangi perhatian atas problem problem penting. #ontrol yang baik tidak berarti kontrol yang maksimum, karena kontrol itu mahal. $.7.$ Umpan Bali+ /Feedback8 mpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang atas dasarinformasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip umpan balik di bidang bidang yang pada permulaan nampaknya tidak berhubungan.

$.7.' #on)*ol -ang Fle+si3el /Fle ible Control8 Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan kondisi. Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan perkembangan perkembangan baru, termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri. $.7.6 #esesuaian O*ganisasi /Organi!ational Suitabilit"8 #ontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. !rus informasi mengenai prestasi yang sedang berjalan harus sesuai dengan struktur organisasi. ntuk dapatnya mengontrol keseluruhan kegiatan operasi, seorang atasan harus menemukan suatu pola yang akan memberikan kontrol terhadap semua bagian. $.7.7 #on)*ol Di*i / Self Control8 nit unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. !pabila suatu department dapat mempunyai tujuan masing masing serta system kontrolnya, control yang mendetail dapat ditangani didalam department itu sendiri. $.7.

#on)*ol Langsung / #irect Control8 Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara kontak langsung antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah tersedia sejumlah sistem kontrol yang

dilaksanakan oleh spesialis spesialis, superAisor pada tingkat masih diperlukan karena mengenal langsung prestasinya.

pertama

$.7.; Fa+)o* Manusia / $u%an Factor8 Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan cara cara psikologis bagaimana orang itu memandang suatu sistem. Suatu sistem kontrol yang disusun dengan desain rapi kemungkinan akan gagal karena manusianya tidakmenguntungkanuntuk sistem itu.

$. MA1AM DA" 4E"IS < 4E"IS PE"(A

ASA"

!da beberapa macam penga&asan ditinjau dari beberapa segi antara lain $. .& Menu*u) Ruang Ling+upn-a . Penga&asan !dministrasi yaitu penga&asan yang meliputi seluruh aktifitas organisasi atau perusahaan. /. $. .$

yang berlaku

Menu*u) O3-e+ Penga9asan .

$. .'

Penga&asan Manajerial yaitu penga&asan yang bersifat khusus hanya untuk suatu bagian atau unit tertentu saja.

Penga&asan keuangan

/.

Penga&asan kepega&aian

0.

Penga&asan pemasarann

1.

Penga&asan produksi

2.

Penga&asan kualitas

3.

Penga&asan persediaan

Menu*u) Piha+ -ang Menga9asi a.

Internal control , yaitu penga&asan yang dilakukan oleh aparat penga&asan yang ada dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri.

b. External control, yaitu penga&asan yang dilakukan oleh aparat penga&asan dari luar organisasi atau perusahaan. c.

Direct Control, yaitu penga&asan yang dilakukan oleh pimpinan bersangkutan 4 penga&asan langsung 5.

yang

d. Indirect Control , yaitu penga&asan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung, misalnya penga&asan oleh kepala biro, atau kepala bagian 4 penga&asan tidaklangsung5. e. $. .6 a.

Formal Control, yaitu penga&asan yang dilakukan oleh masyarakat 4 sosial control5,misalnya oleh berbagai media. Menu*u)

a+)u

Preventif Control , yaitu penga&asan yang terjadinya kesalahan atau penyimpangan.

bersifat pencegahan sebelum

b. Reprensif Control, yaitu penga&asan setelah terjadinya penyimpangan atau kesalahan.

Selain macam penga&asan di atas, ada beberapa jenis dari penga&asan, diantaranya a5 Penga&asan #emudi 4Steering Control 5 atau disebut pula penga&asan umpan maju 4 feed forward control 5, penga&asan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan. b5 Penga&asan Skrening 4Screening Control 5, bisa disebut penga&asan ya atau tidak 4 yes orno control 5. Tipe penga&asan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan dilanjutkan. )isini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan dapat memberikan keamanan ekstra kepada manajer. c5

Penga&asan Purnakarya 4Post Action Control5 atau disebut penga&asan umpan balik4Feed ac! Control 5, jenis penga&asan ini mengukur hasil hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

$.; PE"(A ASA" MERUPA#A" ASPE# PE"!I"( DALAM MA"A4EME" )alam hal ini, terdapat beberapa alasan akan pentingnya penga&asan di dalam setiap organisasi a.

!danya perubahan di lingkungan organisasi Menyebabkan fungsi penga&asan harus dilaksanakan agar dampak dari perubahan perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu. Misalnya timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing pesaing baru yang muncul.

b.


c.

Timbulnya kesalahan kesalahan dalam bekerja ntuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku organisasi, maka digunakan fungsi penga&asan, semakin jarang pekerja melakukan kesalahan, semakin sederhana manajemen melakukan fungsi penga&asan.

d.

#ebutuhan manajer untuk mendelegasikan &e&enang Mengimplementasikan sistem penga&asan merupakan cara yang tepat untukmemeriksa pelaksanaan tugas tugas pekerja yang telah didelegasikan. "amun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara penga&asan dengan kebebasan pribadi dari pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas.

$.= ASAS < ASAS PE"(A

ASA"

"arold #ont$ dan Cyril % Donnel menetapkan asas penga&asan sebagai berikut

.

!sas tercapainya tujuan 4Principle of ass&rance of o'(ective5. Penga&asan harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan 4koreksi5 untuk menghindarkan penyimpangan penyimpangan deAiasi dari perencanaan.

/. !sas efisiensi dan penga&asan 4Principle of efficiency and control5. Penga&asan itu efisien bila dapat menghindarkan deAiasi dari perencanaan, sehingga tidakmenimbulkanhal hal lain di luar dugaan. 0. !sas tanggung ja&ab penga&asan 4 Principle of control responsi'ility5. Penga&asan hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungja&ab penuh terhadap pelaksanaan rencana. 1. !sas penga&asan terhadap masa depan 4Principle of f&t&re control5. Penga&asan yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanan yang akan terjadi baik pada &aktu sekarang maupun masa yang akan datang. 2. !sas penga&asan langsung 4 Principle of direct control5. Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas baik. Penga&asan itu dilakukan manajer atas dasar bah&a manusia itu sering berbuat salah. 7ara yang paling tepat demi pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan agar petugas memiliki kualitas yang baik. 3. !sas refleksi perencanaan 4Principle of replection of plans5. Penga&asan harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan perencanaan. >. !sas penyesuaian dengan organisasi 4Principle of organi$ational s&ita'ility5. Penga&asan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan ba&ahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. )engan demikian penga&asan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya &e&enang manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi. 6.

!sas penga&asan indiAidual 4 Principle of individ&ality of control5. Penga&asan dan teknik penga&asan harus sesuai dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus ditujukan terhadap kebutuhan kebutuhan akan informasi setiap manajer, ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung tingkat dan tugas manajer.

9. !sas standar 4Principle of standard5. #ontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang berguna sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai. :. !sas penga&asan terhadap strategis 4 Principle of strategic point control 5. Penga&asan yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor faktor yang strategis dalam perusahaan. . !sas kekecualian 4)*e exception principle5. Efisiensi dalam kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. #ekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama. /. !sas pengendalian pleksibel 4 Principle of flexi'ility of control5. Penga&asan harus lu&es untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana. 0. !sas Peninjauan #embali 4 Principle of review5. Sistem kontrol harus ditinjau berkali kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

1. !sas tindakan 4Principle of action5. Penga&asan dapat dilakukan apabila ada ukuran ukuran untuk mengoreksi penyimpangan penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing. $.> SIFA! DA"

A#!U PE"(A

ASA".

Sifat dan &aktu penga&asan control dibedakan atas $.>.& P*e?en)i@ 1on)*ol Penga&asan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara, yaitu a. Membuat peraturan peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib. b.

Membuat pedoman F pedoman kerja.

c.

Menetapkan sanksi F sanksi terhadap pembuat kesalahan.

d. Menentukan kedudukan, tugas, &e&enang dan tanggung ja&ab. e.

Mengorganisasikan segala macam kegiatan.

f.

Menentukan system koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.

$.>.$

Rep*esi?e 1on)*ol

Penga&asan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara cara sebagai berikut a.

Membandingkan antara hasil hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.

b.

Mencari penyebab penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari solusinya.

c.

Memberikan penilaian penanggungja&abnya.

d.

Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.

e.

Menilai kembali prosedur prosedur yang telah ditentukan.

f.

Mengecek kebenaran laporan yang dibuat para petugas pelaksana.

$.>.'

terhadap

hasil kegiatan,

termasuk

kegiatan para

Penga9asan -ang ila+u+an i )engah p*oses pen-impangan )e* a i.

Penga&asan ini dilakukan di tengah proses penyimpangan yang terjadi untukmenghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana. $.>.6

Penga9asan 3e*+ala

Penga&asan berkala yaitu penga&asan yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali. $.>.7

Penga9asan men a a+

Penga&asan mendadak ialah penga&asan yang dilakukan secara mendadaktanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu. $.&% #ARA#!ERIS!I# SIS!EM PE"(A ASA" YA"( EFE#!IF

5

A!&rat G setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan.

/5 )epat wa!t& G informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dieAaluasi jika hendakdiambil tindakan yang tepat pada &aktunya untuk perbaikan. 05 %'ye!tif dan #ompre*ensif G informasi dalam sistem penga&asan harus dapat dipahami dan dianggap obyektif oleh indiAidu yang menggunakannya. 15 Dip&sat!an pada titi! pengawasan strategis G sistem penga&asan sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standar. 25 E!onomis G biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem itu. 35 Fle!si'el G sistem harus fleksibel agar organisasi lebih mudah bertindak untukmengatasiperubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan kesempatan baru. >5 Dapat diterima ole* sel&r&* anggota organisasi G idealnya jika sistem tersebut dapat menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bah&a mereka memiliki otonomi, tanggung ja&ab dan kesempatan untuk mencapai tujuan. 65 Dapat diorganisasi!an dengan ar&s pe!er(aan organisasi. Hal ini disebabkan oleh Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi. +nformasi penga&asan harus sampai kepada orang yang memerlukannya. $.&& 1ARA < 1ARA PE"(A .

/.

ASA" YA"( BAI#

Penga&asan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. ntuk masing masing kegiatan cara penga&asannya pun berbeda F beda, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda. Penga&asan harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika penyimpangan yang terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan korektif yang akan dilakukan.

ada

0. Penga&asan harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan. 1. Penga&asan harus akurat dan obyektif. !gar penga&asan menjadi obyektif, maka mutlak diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya. 2. Penga&asan harus fleksibel. )alam melakukan penga&asan, perlu dicari alternatif alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan. 3. Penga&asan harus serasi dengan pola organisasi. ?ika satu bagian membuat kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersama sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan organisasi.

$.&$ Lang+ah5lang+ah

an P*oses Penga9asan

5 Menetapkan standard and metode untuk mengukur prestasi. Misalkan beberapa target yang harus dicapai beberapa jumlah produksi yang harus dicapai. /5 Mengukur prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang berkesinambungan dan berulang ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya dilakukan dengan segera agar &aktunya tidak terlalu panjang. 05 Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar 15 Merupakan kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara langkah pertama dan langkah kedua. 25 Mengambil tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada langkah pertama dan kedua maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa apa. Tapi jika sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini dapat berupa perubahan aktifitas organisasi atau pada standar kerja yang telah ditetapkan semula.

BAB III PE"U!UP '.& #esimpulan !dapun kesimpulan yang telanh dirangkum dari bagian a&al sampai akhir . Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan seorang controller 4 penga&as5. /.

oleh

Penga&asan memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah penyimpangan, melakukan koreksi,memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung ja&ab dan dapat dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan administrasi.

0. Elemen elemen esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding, dan sarana koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan. 1. *ungsi penga&asan dimaksudkan untuk menga&asi kegiatan kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan meemiliki tiga tipe penga&asan berdasarkan proses kegiatan, yaitu ada tipe penga&asan pendahuluan, penga&asan berjalan, dan penga&asan umpan balik. 2. Prinsip prinsip kontrol terdiri dari titik #ontrol Strategis 4S trategic Point Control5, mpan Balik 4Feed'ac!5, #ontrol yang *leksibel 4Flexi'le Control5, #esesuaian
>. Penga&asan merupakan aspek penting dalam manajemen karena jika adanya perubahan di lingkungan organisasi, jika organisasi semakin kompleks, jika timbulnya kesalahan kesalahan dalam bekerja, manajemen akan mampu menghadapi semua tantangan tersebut dan kebutuhan manajer untuk mendelegasikan &e&enangnya. 6.

Harold #ont= dan 7ryil < )onnell menetapkan asas penga&asan menjadi beberapa asas, diantaranya !sas tercapainya tujuan 4Principle of ass&rance of o'(ective5, !sas efisiensi dan penga&asan 4Principle of efficiency and control5, !sas tanggung ja&ab penga&asan 4Principle of control responsi'ility5, !sas penga&asan terhadap masa depan 4Principle of f&t&re control5, !sas penga&asan langsung 4 Principle of directcontrol5, !sas refleksi perencanaan 4Principle of reflection of plans5, !sas penyesuaian dengan organisasi 4Principle of organi$ational s&ita'ility5, !sas penga&asan indiAidual 4Princple of individ&ality of control5, !sas standar 4Principle of standard5,!sas penga&asan terhadap strategis 4Principle of strategic point control5, !sas kekecualian 4)*e exception principle5, !sas penga&asan fleksibel 4Principle of flexi'ility of control5, !sas peninjauan kembali 4 Principle of review5, !sas tindakan 4 Principle of action5.

9. Sifat dan &aktu penga&asan 4control 5 dibedakan atas preAentiAe control, represiAe control, penga&asan yang dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi, pengendalian berkala, dan pengendalian mendadak. :. #arakteristik penga&asan yang efektif yaitu, akurat, tepat &aktu, obyektif dan komprehensif, dipusatkan pada titik penga&asan strategis, ekonomis, fleksibel, dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi, dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. . 7ara cara penga&asan yang baik itu, diantaranya penga&asan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan, harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, harus berorientasi jauh kedepan, harus akurat dan obyektif, harus fleksibe l, harus serasi dengan pola organisasi. /. -angkah langkah dan proses penga&asan terdiri dari, menetapkan standard andmetode untuk mengukur prestasi, mengukur prestasi kerja, menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar, mengambil tindakan korektif.

DAF!AR PUS!A#A T. Hani Handoko, /::0, +ana(emen Edisi ,.

ogyakarta, BP*E

<' !#!(T! .

Sule, Ernie Tisna&ati, dkk. /::2. Pengantar Manajemen. ?akarta #encana Penada Media 'roup http II&&&.elearning.gunadarma.ac.id ... bab>JdasarJdanJteknikJ penga9asan 4 > /: 05 http eAynurhidayah.blogspot.com /: Mei /: 05

Mei

:1 makalah mpk penga&asan manajemen.html 4 >

http =ahranmir=an.blogspot.com /: 0 : makalah pengantar manajemen controlling.html

4 > Mei /: 05