Desain Dan Struktur Organisasi: Pengantar Manajemen Bisnis

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI PENGANTAR MANAJEMEN BISNIS RACHMAT GUNAWAN, SE, Msi.

NUR AFIATI 1116082000103 AKUNTANSI 1C

TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Mengetahui tujuan dari pengambilan keputusan yang terkait dengan desain organisasi 2. Mengetahui keterkaitan antara pembagian kerja, departementalisasi, hirarki dan kordinasi. 3. Mengetahui faktor utama dalam desain organisasi 4. Mengetahui konsep dasar dari sebuah struktur organisasi dan beberapa pendekatan dalam mendesain organisasi 5. Mengetahui keberadaan organisasi informal dalam sebuah organisasi.

KONSEP DASAR PENGORGANISASIAN  Dalam fungsi pengorganisasian, manajer mengalokasikan

keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telah dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.  Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai Desain Organisasi.  Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.  Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan

PENGERTIAN Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun Organisasi adalah suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal.

ELEMEN STRUKTUR ORGANISASI 1. Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagibagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri. 2. Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan. 3. Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa. 4. Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif. 5. Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi. 6. Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

CONTOH DARI BAGAN ORGANISASI Direktur Manajer Keuangan

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Bagian Penjualan

Bagian Promosi

Manajer SDM

EMPAT PILAR PENGORGANISASIAN (FOUR BUILDING BLOCKS OF ORGANIZING)  Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)  Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan

(Departmentalization)  Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy)  Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)

PILAR PERTAMA : PEMBAGIAN KERJA (DIVISION OF WORK)  Pembagian Kerja adalah Upaya untuk

menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan) yang mungkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut

 Kadangkala Pembagian Kerja dinamakan

dengan Pembagian Tenaga Kerja, namun lebih sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orangnya.

 Contoh dari Pembagian Kerja misalnya

Pembagian Kerja dalam Bisnis Restoran, pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dan lain sebagainya

PILAR KEDUA: PENGELOMPOKAN PEKERJAAN (DEPARTMENTALIZATION)  Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian

pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis  Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu  Sebagai contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagian Pelayan

-Memasak makanan berdasarkan berbagai menu -Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goring, es batu, dan lain sebagainya -Menuliskan menu yang dipesan pelanggan -Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan -Menerima pembayaran dari pelanggan -Membuat laporan keuangan harian -Membuat laporan keuangan bulanan

Contoh Pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan dalam Bisnis Restoran

-Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran, lauk-pauk, buah-buahan, minyak goreng, es batu, dan lain sebagainya. -Memasak makanan berdasarkan berbagai menu

Proses Job Specialization /Division of Work

-Menuliskan menu yang dipesan pelanggan -Mengantarkan makanan pesanan kepada meja pelanggan

-Menerima pembayaran dari pelanggan -Membuat laporan keuangan harian -Membuat laporan keuangan bulanan

Bagian Keuangan

Bagian Pelayanan

Bagian Dapur

Proses Job Departmentalization

PILAR KETIGA : PENENTUAN RELASI ANTAR BAGIAN DALAM ORGANISASI (HIERARCHY)  Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar

bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.  Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :  Span of management control atau span of control  Chain of Command

PENENTUAN HIRARKI DALAM BISNIS RESTORAN Atasan yang mengkordinasikan Kepala Restoran

Bagian Keuangan

Bagian Pelayanan

Bagian Dapur

1 orang

3 orang

2 orang

Memerlukan

Bawahan yang membantu

 Span of management control terkait dengan jumlah

orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu

 Chain of command juga menunjukkan garis perintah

dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah. chain of command juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana.

CONTOH : CHAIN OF COMMAND DARI BISNIS RESTORAN Kepala Restoran

Bagian Keuangan 1 orang

Bagian Pelayanan 3 orang Pelayan 1

Chain of Command

Bagian Dapur 2 orang Pelayan 2

Pelayan 3

Belanja

Memasak

JENIS-JENIS HIRARKI

 Hirarki Vertikal (Tall Hierarchy)

 Hirarki Horisontal (Flat Hierarchy)

A

B

C

D

E Hirarki Vertikal

F

G

H

I

J

K

Hirarki Horisontal

Hirarki Vertikal dan Horisontal

L

PILAR KEEMPAT : KOORDINASI (COORDINATION)  Koordinasi adalah proses dalam

mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif  the process of integrating the activities of

separate departments in order to pursue organizational goals effectively  (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI

 Strategi Organisasi  Skala Organisasi  Teknologi  Lingkungan

BEBERAPA PENDEKATAN DALAM DEPARTEMENTALISASI  Berdasarkan Fungsional  Berdasarkan Produk

 Berdasarkan Pelanggan  Berdasarkan Geografis  Berdasarkan Matriks

DEPARTEMENTALISASI BERDASARKAN FUNGSI Direktur Utama PT ABC Manajer Keuangan

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Bagian Penjualan

Functional Departmentalization Bagian Produksi

Bagian Pergudangan

Manajer SDM

Bagian Promosi

Rekrutmen dan Seleksi

Pelatihan dan Pengembangan

DEPARTEMENTALISASI BERDASARKAN PRODUK Direktur Utama PT ABC Manajer Keuangan

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Bagian Penjualan

Bagian Produksi Susu

Sabun Mandi

Bagian Pergudangan Pasta Gigi

Product Departmentalization

Manajer SDM

Bagian Promosi

Rekrutmen dan Seleksi Mi Instan

Pelatihan dan Pengembangan

DEPARTEMENTALISASI BERDASARKAN PELANGGAN Bagian Produksi PT ABC

Susu

Sabun Mandi

Bayi

Anak-anak

Pasta Gigi

Remaja

Customer Departmentalization

Mi Instan

Dewasa

DEPARTEMENTALISASI BERDASARKAN GEOGRAFIS Manajer Pemasaran PT ABC

Bagian Penjualan

Jakarta

Bandung

Bagian Promosi

Makassar

Geographic Departmentalization

Medan

DEPARTEMENTALISASI BERDASARKAN MATRIKS Direktur Utama PT ABC Profit Project Susu

Sabun Mandi Pasta Gigi

Mi Instan

Manajer Keuangan

Manajer Pemasaran

Manajer SDM

Manajer Riset dan Pengembangan

KERANGKA DAN STRATEGI  Inovasi : mengejar keuntungan kompetitif dengan inovasi yang berarti dan khas  Meminimalisir Pengeluaran : Fokus dengan mengontrol ketat pengeluaran yang membutuhkan struktur mekanik pada organisasi  Imitasi : meminimalkan resiko dan memaksimalkan keuntungan dengan meniru penguasa pasar yang membutuhkan organik dan mekanik elemen pada organisasi

MACAM-MACAM DESAIN ORGANISASI Desain Organisasi Tradisional - Struktur yang simpel : departemensialisasi rendah - Struktur yang fungsional : pembagian departemen berdasarkan fungsi - Struktur yang divisional : terdiri dari beberapa divisi dengan terbatasnya otonomi dibawah koordinasi dan kontrol dari bagian atas perusahaan Desain Organisasi Kontemporer - Tim Terstruktur : terdiri dari beberapa grup kerja dengan memberi wewenang kepada karyawan untuk memanajemen diri sendiri - Matriks dan Struktur Proyek : Para spesialis ditugaskan untuk mengerjakan proyek yang dipimpin oleh seorang project managers : Matrix and Project Participants mempunyai dua managers dan karyawan terus berkerja pada proyek, dan akan pindah setelah proyeknya selesai - Organisasi tanpa batas-batas organisasi yang jelas : desain organisasi yang fleksibel dan tidak terstruktur yang cenderung untuk tidak terdapat penghalang antara organisasi dengan para pelanggan dan supplier - Menghapus penghalang (horizontal) - Menghapuskan batas-batas external, mendekat ke stakeholder

KARAKTERISTIKDARI ORGANISASI YANG BELAJAR  Open team based organization, dengan cara memberi kekuasaan lebih kepada karyawan  Alur pertukaran informasi terbuka dan penyebaran informasi lancer  Kepemimpinan yang menyebarkan visi untuk masa mendatang  Budaya yang kuat, kepercayaan, keterbukaan, dan rasa pengertian terhadap komunitas