Departamento De Compras.docx

Introducción A continuación, se mostrarán los conocimientos básicos que debemos tener sobre el departamento de costos, con algunos sub temas que igualmente tienen mucha importancia, conoceremos las diversas cosas que debemos tener en cuenta para solicitar o recibir un producto, conociendo así el procedimiento adecuado que se lleva con cada cosa relacionado con este departamento. La persona que va al campo laboral le conviene tener amplio conocimiento de los diversos departamentos que existen en una empresa ya que puede, incluso llegar a ser el encargado de dirigir uno de estos. En la vida diaria es bueno conocer que es mas importante, la calidad o la cantidad a la hora de comprar, y mas adelante conoceremos los términos adecuados para determinar esta y otras dudas para que al terminar de leer este documento pueda tener el conocimiento que es necesario en el área.

La compra hace referencia a la acción de obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto o un servicio. Pero también se considera “compra” el objeto adquirido, una vez consumado el acto de adquisición. El acto de compra presume la existencia de otra parte, que es la que recibe el precio pactado por la prestación, es decir, la venta. Resulta obvio que cada parte necesita de la existencia de la otra para cumplir su función, lo que se plasma en la conocida expresión “compra-venta”. No es fácil establecer el origen de las compras en la historia, pero se puede afirmar que la compra va ligada a la idea de

propiedad, que en el marco de la legalidad solo puede modificarse sobre la base de un acuerdo previo.

Durante las primeras civilizaciones no existía la compra, ya que el sistema funcionaba a través del intercambio de mercancías o trueque. En vez de que exista un comprador y un vendedor determinado, ambos estaban en igualdad de condiciones entregando una cosa a cambio de otra. Con la aparición de las unidades de reserva, que en los primeros tiempos vinieron a satisfacer necesidades muy básicas asociadas a objetos que no pudieran encontrarse fácilmente en la naturaleza, surge y se expande la compra. De este modo, a partir de un consenso las personas trataron de acumular objetos para poder luego intercambiarlos sin tener obligatoriamente otra cosa para entregar. Con el tiempo, aparecieron las monedas metálicas o el papel moneda, y mucho tiempo después llegaría el dinero electrónico que simplifica aún más estas operaciones.

Compraventas Como se señaló, la operación de compra está ligada a su contraparte, la operación de venta. Se conoce como compraventa al fenómeno legal de estas operaciones, que está regulado jurídicamente por los Códigos de Comercio. De este modo quedan claramente especificadas las características de esta clase de acuerdos y los eventuales impuestos o tasas que podrá el Estado exigirles a las partes.

Tipos de compras No todas las compras se realizan de la misma manera. Una misma persona tiene un comportamiento diferente según el tipo de producto o servicio esté comprando. No es lo mismo comprar una casa que un paquete de espagueti. Según el tipo de producto la compra será más compleja y la toma de decisiones mucho más elaborada. Según el comportamiento compras pueden ser:

del

consumidor

las

1- Compra compleja. La compra compleja se da en productos de alto valor económico, en la que el consumidor se asegura y se informa muy bien de las características del producto antes de tomar la decisión de compra. Es una decisión basada en el conocimiento. 2- Compra impulsiva. Como su propio nombre indica, esta compra se realiza por impulso, con escasa o nula premeditación, por ejemplo cuando se va a pagar en la caja. 3- Compra por descarte. La compra por descarte se realiza a partir del descarte de las diferentes características del producto. Por ejemplo, podemos descartar por el precio, por las marcas o ambas a la vez, hasta que nos decantamos por una.

4- Compra habitual. La costumbre y la inercia son las que guían las compras de los consumidores. No se trata de un comprador exigente, sino de una persona que va al supermercado y escoge aquello que les es más familiar, bien por haberlo visto en televisión o en casa de un amigo. Suelen ser producto de uso cotidiano donde apenas hay diferencia entre las diferentes marcas. 5- Compra Variada. La compra variada es aquella en la que el consumidor prueba entre diferentes marcas para no caer en la monotonía, sin implicarse demasiado en ese tipo de compra.

El trabajo que realiza el departamento de compras de una empresa es clave para realizar con éxito para el buen funcionamiento del negocio. Las personas que administran las compras de la empresa se encargan de la adquisición de bienes y servicios necesarios para que nuestro negocio pueda producir de manera eficiente.

Adquisición de materiales para la empresa:

Todo negocio necesita para la producción o sus operaciones una serie de materiales. Una de las obligaciones del departamento de compras de una empresa es asegurarse de que todas las áreas están abastecidas. Aunque tampoco debe invertir grandes sumas de capital en las compras, sino que deben reducir el gasto para no perjudicar a otros departamentos como el de investigación o el de marketing.

Evaluación de los precios: En relación a lo que acabamos de comentar en la función anterior, en el trabajo que realiza el departamento de compras de una empresa es primordial evaluar los precios a los que se adquieren los productos. Un precio muy elevado puede repercutir de manera negativa en las ganancias de la empresa.

Administración y contabilidad: El departamento de compras se encarga de todo el trabajo administrativo en relación a las compras de suministro y material. Por lo general, trabaja de forma estrecha con el departamento de contabilidad con el fin de evitar problemas de liquidez.

Vela por cumplimiento de las políticas de compras: Otra de las tareas que debe de hacer el departamento de compras de una empresa es asegurarse de que se cumplan a rajatabla la política de compras de la empresa. Siempre y cuando, claro está, se haya aprobado el presupuesto.

Gestión de los procesos: En este sentido, dentro del trabajo que realiza el departamento de compras de una empresa está incluida la gestión y la administración de todos los procesos:    

Comerciales Fiscales Contables Financieros

Tareas del área de compras en la empresa: Como hemos visto el departamento de compras realiza una serie de funciones. Veamos a continuación las tareas diarias que se llevan a cabo en esta área.  Planificación y gestión del departamento de compras en función de un presupuesto dado.  Estar pendiente de las novedades del mercado: cotizaciones, noticias del sector, etc.

 Encontrar los proveedores más eficientes en cuestión de precio, eficiencia y flexibilidad de condiciones.  Encontrar alternativas a dichos proveedores, en el caso de que estos fallen. Siempre vienen bien contar con un plan B, en caso de apuros.  Solicitar presupuestos a los distintos proveedores para poder hacer comparativa de opciones. No importa que sean proveedores preseleccionados, ya que eso nos facilitará la toma de decisiones.  Definir los procedimientos y procesos para la compra de suministros. Esto es: quién compra qué, cada cuánto se realizarán las compras, qué documentación a presentar será necesaria.  Acordar las condiciones de suministro con los proveedores más adecuados.  Saber qué necesidades de stock existen, que no falte material, pero tampoco excederse.  Supervisar la calidad de los productos adquiridos así como si han llegado en perfectas condiciones. En caso de que no fuera así, se desprende otra tarea que sería la de reclamar al proveedor.  Gestión de toda la documentación relativa a la compra de los materiales.  Gestión de la relación con proveedores. Esto implica hacer seguimientos de órdenes de pedido, las entregas, los problemas que pueden surgir. Quizá también podamos desarrollar un sistema para que los procesos de entrega se puedan mejorar.  Intentar ahorrar costes a la empresa. El departamento de compras va a contar con un

presupuesto para ir adquiriendo los materiales que necesitamos. Pero también pueden reducir los costes a la empresa si negocian los gastos en la adquisición del material, organizando el inventariado de una forma más eficiente, etc.

1. Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este control del organigrama funcional del departamento de compras para saber con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando. 2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos, flujo de documentos y otras. 3. Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoria o revisoría fiscal ha hecho para el mejoramiento del proceso y gestión de las compras.

4. Elaborar las estadísticas e información sobre compras, así como la comparación de cifras y precios anteriores con los existentes. Con estas estadísticas se podrá llevar un mejor Control para la toma de decisiones, la evaluación y comparación de los datos producidos en Compras.

5. Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una oportuna información sobre estos, sus productos y servicios. Es necesaria la actualización del kardex de Proveedores para en esta forma tener la información necesaria para consulta de precios, costos y servicios e información general de proveedores.

6. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercancía y servicios. En este control es importante conocer y hacer seguimiento a los precios, datos y la calidad de los productos y servicios que nos ofrecen. 7. Existencia de flujos y procedimientos de compras. Es necesario contar con este manual de flujos y procedimientos para así tener un mejor cumplimiento a estos procesos. 8. Existencia de manual de funciones del departamento. Este manual es necesario, cumpliendo el control de conocer las funciones de cada trabajador en la organización.

9. Investigación sobre rotación de inventarios. La rotación de Inventarios debe controlarse e inventariarse continuamente para efecto que no se conviertan en Inventarios obsoletos, dañados o de poco movimiento. 10. Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y política referente al área de compras. El área de Compras debe evaluarse continuamente para así implementar los procesos, procedimientos y gestión corrigiendo los controles que estén operando mal o no estén operando. 11.

Elaboración del presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificación de cumplimiento. Es importante mantener al día el presupuesto y estar informando a la sección su gasto real y variaciones si las hay.

12. Elaboración de informes mensuales sobre estadísticas en compras. Es necesario mantener estadísticas actualizadas de compras para tomar decisiones sobre adquisiciones y aspectos relacionados con las compras. 13. Autoridad y definición en el proceso de la compras. Con este control se trata que los Directivos en el proceso de Compras tengan la suficiente autoridad para solicitar descuentos así como evaluar la calidad del producto ó servicio.

14. Conocimiento suficiente de los proveedores por el parte del personal de compras. 15. Centralización de todas las compras en este departamento, excepto aquellas de menor valor que pueden realizarse en las secciones o departamentos por medio de un fondo de caja menor. 16. Existencia de un comité de compras, especialmente para todas aquellas adquisiciones significativas llevando actas de sus reuniones. Este control es indispensable para así tener un Comité que defina con criterios y responsabilidad las compras necesarias en la empresa. 17. Existencia de políticas precisas para la contratación de transporte de mercancía, así como de personal y empleados de la empresa. Con este control se garantiza la contratación de transportes y los responsables que otorguen garantías a su cumplimiento. 18. Existencia de un seguimiento continuo por parte de directivos, al cumplimiento de las normas éticas del personal que conforman el departamento de compras. Así garantizamos que se cumplan las normas éticas existentes en la empresa 19. . Exigencia de por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las compras importantes de la compañía. Estas tres (3) cotizaciones

son necesarias para efecto de escoger la más aceptable a nuestros requerimientos. 20. . Exigir la autorización según el caso, de asamblea, junta directiva o gerencia para la compra de propiedad planta o equipo. Con este control se busca que los activos fijos de gran valor sean autorizados su compra por los máximos organismos o directivos de la empresa. 21. Exigir la consecución de pólizas de seguros para la protección de activos y cumplimiento de contratistas. Es necesario este control de pólizas, para garantizar así la protección de los activos de la compañía así como el cumplimiento de contratos por proveedores o contratistas. 22. Programar capacitación especializada del personal del departamento. Para un efectivo control a las compras debe capacitarse suficientemente a los miembros del departamento en aquellas áreas que soliciten artículos o servicios especializados. 23. Información oportuna a directivos interesados, de las diferentes variaciones entre el presupuesto y el precio real del artículo o servicio solicitado. Con esta información el control al presupuesto será más oportuno y efectivo. 24. Existencia de políticas precisas para la venta de activos fijos o inventarios obsoletos, malos, o de poco movimiento, que por motivo de sus relaciones con el

medio, le asignan esta función al departamento de compras. 25. El departamento de auditoría debe rutinariamente hacer visitas a proveedores para constatar precios, políticas, descuentos, procesos, documentos, etc. 26. Llevar un efectivo control a la mercancía e importaciones pendientes y en transito, como también un control del tiempo de estas entre el pedido y su llegada. 27. Debe existir políticas escritas de descuentos, plazos o garantías dadas por los proveedores. Este control a las políticas nos garantiza su cumplimiento y seguimientos a los mismos. 28. Debe exigirse por parte del departamento de compras la información oportuna de máximos y mínimos de existencias de materia prima y demás elementos necesarios al proceso productivo y administrativo de la compañía. 29. El departamento de compras debe conocer suficientemente la distribución del área en el almacén o bodega de inventarios, así como el sistema de almacenamiento y protección de los productos y materiales. 30. . El departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por los proveedores,

llenen los requisitos de orden interno y legal. Es importante este control para garantizar la buena elaboración de los documentos de los proveedores cumpliendo con los requisitos de la empresa y los de carácter legal. 31. Los productos o activos fijos que se reciban en demostración deben tener un adecuado control. Este control es necesario para diferenciar los activos fijos de la compañía, de los que nos envían para demostración los respectivos proveedores. 32. El jefe de departamentos de compras debe participar en actividades de asociaciones y gremios de directivos de compras. 33. El departamento de compras debe informarse continuamente sobre las últimas políticas emitidas por el gremio, estado y entidades del sector referente a compras y comercio exterior. En esta forma estará el Jefe de Compras más actualizado y ejercerá un control más efectivo.

34. . El departamento de compras debe asesorarse de personal experto, para la adquisición de productos y equipos técnicos especializados y en el caso de estos últimos de profesionales expertos en su montaje y mantenimiento.

35. Necesidad de unas políticas claras de segregación y delegación de funciones del departamento. Este aspecto debe aplicarse desde el punto de control de funciones y responsabilidades de cada cargo. 36. El departamento de compras debe prestar un servicio eficiente, adecuado, de calidad, cumplimiento, presentación e imagen. Como un efectivo control es importante que los Directivos y Jefes de Compras, estén muy atentos al cumplimiento eficiente de este departamento para garantizar el servicio a las demás áreas y secciones de la empresa. 37. Las instalaciones donde labora el personal del departamento de compras deben ser las mas cómodas, higiénicas, aceptables y necesarias. Para una correcta labor debe establecerse y controlarse, con un continuo seguimiento a la imagen y presentación de las instalaciones del Departamento de Compras. 38. En los casos de activos comprados por el sistema leasing, el departamento de compras debe conocer suficientemente toda la información de este sistema en lo relativo al aspecto financiero, administrativo, de proceso, etc. 39. Debe llevarse un registro control de pedidos, llegada de mercancía, pedidos pendientes y servicios cumplidos. Este registro desde el punto de vista del

Control es necesario para detectar fallas que se puedan presentar en el proceso de compras. 40. Debe tenerse información actualizada del sector y de artículos relacionados con la empresa, por medio de suscripciones a revistas, periódicos, boletines, avisos e Información obtenida por Internet. 41. Debe hacerse evaluación y auto evaluación de la gestión de compras. Con este control se busca obtener los respectivos índices de gestión. 42. Debe existir buenas relaciones entre el personal del departamento de compras y demás departamentos de la empresa. Así se garantiza una buena atención y servicio del departamento.

El departamento de compras de una empresa tiene en la actualidad, en un entorno de crisis económica, un papel fundamental para mantener el equilibrio económico de la empresa. Dentro de ese departamento de compras, el máximo responsable es el gerente o director de compras.

Qué hacen compras?

concretamente

los

gerentes

de

Los y las gerentes de compras son los encargados de comprar todos aquellos bienes que la empresa necesita ya sea para la reventa o para el uso de los mismos por parte de la compañía. Ha de conseguir comprar esos bienes al mejor precio pero sin afectar a la calidad. Tiene su parte de responsabilidad en que la empresa sea cada vez más competitiva. Un gerente de compras ha de hacer, además, que la cadena de suministro de una empresa sea fluida, ágil y eficaz, para ello la comunicación entre departamentos ha de ser constante y transparente. La presencia del gerente de compras se hace indispensable en compañías de un tamaño mayor, para los pequeños

negocios puede ser suficiente un único comprador, que asumiría las funciones de un gerente de compras. Compradores encargados de adquirir la materia prima para la elaboración de sus productos o aquellos insumos necesarios para el funcionamiento de la empresa. Hasta ahora hemos hablado de que en esta cadena de suministros se adquieren bienes materiales, pero hay que tener en cuenta que también se da la compra de servicios como el transporte o comercialización y no sólo la compra de insumos o materia prima. De esta forma un gerente de compra se encarga de la compra de productos y servicios más estratégicos o importantes para la compañía y además supervisan las otras compras realizadas por los otros compradores. Es precisamente por este motivo que la diferencia entre un comprador, un agente de compra o un gerente de compra radica de manera específica en la industria (o familia de productos) en la que se trabaja y no en las tareas y responsabilidades que son muy similares. De hecho cualquiera que sea especialista en compras y trabaje para el gobierno es llamado indistintamente director, gerente o comprador. El campo laboral para estos profesionales es muy amplio y abarca cada área de los sectores público y privado. El nivel de formación de l@s gerentes de compra varía, sin embargo las empresas más grandes requieren de profesionales con un título universitario en el área de los negocios o ingenieros. Más allá de la preparación académica, los interesados suelen pasar por un período de

entrenamiento en sus empresas de acuerdo con cada industria. Algunas de las características que tiene un buen gerente de compras es saber tener la mente clara para la planificación y la toma de decisiones rápidas, así como saber negociar con los proveedores y ser capaz de manejar un equipo de forma eficaz. El salario medio de los gerentes de compra es de aproximadamente 54.000 Euros al año, siendo el menor salario de 31.000 Euros y el mayor de 90.000 Euros.

Calidad al comprar

La calidad de los materiales que se

obtienen para la producción de bienes es de gran importancia para la empresa ya que según la calidad de sus materias primas dará como resultado un producto final de calidad.

El departamento de compras de una empresa es el principal responsable de que los materiales que se obtienen sean de la más alta calidad y que cumplan con las especificaciones que la empresa solicita. La calidad en las compras incluye el tiempo de entrega, el cual debe ser en el momento acordado ya que si no se cumplen las especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la producción, lo cual es perdida para la empresa.

La calidad en las compras se reduce a 3 puntos:  Comprar el producto adecuado  Tener material disponible en el tiempo adecuado.  Pagar el mejor precio. La calidad debe estar expresada desde las materias primas que se

obtienen hasta el producto final, por lo que, es necesario llevar un control de calidad adecuadodurante el proceso de transformación. Son tres los principales factores que se consideran al momento de comprar un producto: la calidad, el servicio que da y el precio que se paga. Veamos cómo se conjugan estos factores. Un primer elemento a considerar es dejar a un lado el mito según el cual la calidad se mide por el precio. Está comprobado que un mayor precio no denota por sí mismo una mayor calidad en el producto: definitivamente esto ya no sirve de guía para un comprador. El gestor de compras no puede basar su elección únicamente en el precio. Si se trata de un producto de alta calidad que tiene un mayor precio, debe analizar directamente el impacto que esa compra tendrá en el costo. Esto puede implicar que el mercado en el que se desenvuelve la compañía está volviéndose hacia la calidad, por lo que se requiere un esfuerzo muy importante para lograr la calidad que el cliente solicita.

Ciertamente, cuando se busca una mayor calidad, el costo de producción aumenta y el valor agregado al cliente disminuye. Con el fin de no aumentar el costo de producción, el gestor de compras tiene la responsabilidad de lograr que la cantidad de los componentes a adquirir sea precisamente la que requiere el área de producción.

En consecuencia el gestor de compras debe tomar en cuenta dos áreas de trabajo claves: la calidad de los materiales y de los componentes, y la calidad del cliente como un todo.

 Recomendaciones El gestor de compras debe considerar lo siguiente: 1. El área de compras necesita saber justo lo que se requiere. 2. La orden o contrato de compra debe desarrollarse con la descripción exacta de lo que se necesita. 3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador. 4. Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. 5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conformidad con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos. 6. Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto.

¿Qué tan importantes son los proveedores para nuestra empresa?, ¿Cuánto de nuestra empresa pondríamos o estamos poniendo en sus manos?, ¿Qué tan seguros nos encontramos con los

proveedores que se nos presentan a las puertas de nuestro negocio?, son preguntas que nos debemos hacer antes de seleccionar un proveedor. ¿Cuán complicado puede ser seleccionar proveedores en estos días?, el caso es que tenemos mucho de dónde elegir, pero el problema es escoger el indicado que cumpla con nuestras necesidades, sin embargo debemos considerar que el 100% de éstas no serán cumplidas, ya que este porcentaje no existe en la vida real. Para solucionar lo anterior se debe obtener un número adecuado de proveedores, que satisfagan ciertos puntos críticos, así que lo primero, es identificar éstos: Costo, si bien es un punto no menor, es importante tener cuidado ya que es engañoso, no podemos esperar un bajo costo si esto nos implica no cumplir con otros puntos críticos. Tiempo, como ya sabemos es dinero, puede jugarnos en contra o a favor. Garantía, éste es un punto que, por lo general se deja bastante de lado, si bien lo vemos en productos, también se puede negociar para servicios. Una garantía nos asegura que lo que estamos obteniendo es de calidad, ya que no nos venderán algo que después ellos tendrán que cambiar o arreglar y para nuestro favor además, en caso de falla disminuimos el tiempo (dinero), ya que no tendremos que estar buscando nuevas soluciones a nuestro antiguo problema.

Contrato de soporte, si bien tenemos la garantía, no nos asegura una respuesta inmediata sobre el problema que tengamos, el contrato de soporte nos da solución a esto. En éste debemos especificar bien cuáles son los tiempos de respuesta y los tipos de falla. Bueno, lo anterior dependerá de lo que adquirimos, por lo cual queda a la imaginación de ustedes. Necesidades del proyecto, estas dependen directamente de lo que estamos comprando, pero debemos ser realistas, no podemos esperar que se cumplan todas, ya que como mencionamos, el 100% no existe, solo debemos velar por las más críticas. Los puntos anteriores deben estar en equilibrio, esto es, que nos satisfagan y den una real solución a nuestras necesidades, no debemos dejar de lado ninguno de estos por mejorar el otro. Lo antes mencionado, es solo una guía para nosotros, nunca debemos mencionar esto al proveedor. Ahora bien, volviendo al punto de la selección de proveedores, la idea es realizar una apropiada selección antes de efectuar alguna compra, de lo contrario esto nos implicaría una mala la decisión, o una errónea evaluación respecto al proveedor. La idea principal de esto es descartar proveedores de una forma efectiva, para quedarnos con un número fácil de manjar y que sean casi de confianza (aún no podemos confiar en ellos).

Como recomendación, podemos comenzar la negociación colocando todas las cartas (necesidades) sobre la mesa y poco a poco guiarlos hacia nuestra zona (puntos críticos), esto nos facilitará la negociación y verán que obtendrán buenos resultados. De esta forma nuestra evaluación del proveedor, posterior a la compra, será clara y fácil de realizar, así como también justa.

Si tomamos los puntos críticos y los tabulamos ya tendremos nuestra primera aproximación para la selección: Proveedor V/S Puntos Críticos. Algo que nos aproxima más a la meta, es conocer la “Misión” y “Visión” de la empresa (proveedor) y si está dentro de nuestras expectativas. Como ya se mencionó en una publicación anterior “Aspectos importantes en los negocios con proveedores”, el proveedor no trabaja para nosotros, sino que trabaja con nosotros, ya que es un aleado muy importante dentro de nuestra empresa (Aspectos importantes en los negocios con proveedores). También es

importante conocer la experiencia que tiene dentro de nuestra área de trabajo, esto es, cuánto conoce él sobre el negocio, cuánto tiempo lleva en el mercado, con quién ha trabajado y, como dato importante, siempre conoceremos a alguien de las empresas a las que el proveedor haga referencia, es válido y sano preguntar, consideremos que debemos cuidar nuestro negoció y nuestro trabajo, no lo digo solamente por un posible despido ante una mala decisión, lo digo también, porque si la empresa pierde todos perdemos, inclusive el proveedor. Por lo cual siempre es importante como primera aproximación del proveedor a nuestro negocio, una carta de presentación de la empresa, que nos dé respuesta a lo antes mencionado. Bueno, también es de gran ayuda que nosotros le mostremos la Misión y Visión de nuestra empresa, para dar a conocer nuestros objetivos, nuestro “Norte”, la idea de un buen proveedor no es utilizarlo y desecharlo, sino, mantener una buena relación de negocios en el tiempo.

Otra cosa que debemos tener en consideración, aunque es pisar terreno “difícil”, es evaluar al proveedor (al ejecutivo de cuenta), hasta el momento hemos hablado de la empresa proveedora, pero siempre existe una persona que representa los intereses de ésta. Un mal negocio en ocasiones es por un mal negociador, es por eso que siempre la primera impresión es importante, y lo siguiente es ver cuánto interés tiene en dar solución a nuestros problemas; para una evaluación de este tipo, debemos poseer una capacidad de análisis y conocimiento de las personas, lo cual es muy difícil. Pero

para facilitar este trabajo, debemos enfocarnos en lo siguiente: El proveedor debe:  Saber escuchar y comprender nuestra problemática, no podemos permitirnos gastar tiempo y esfuerzo en hacerle entender cuáles son nuestras necesidades, pero para esto, debemos nosotros tener claro cuáles son, de lo contrario, los malos negociadores somos nosotros.  Dejar que lo guiemos hacia nuestra zona, coma ya mencionamos, la idea es que entregue solución a esos puntos críticos que mencionamos, que busque solución a otras cosas, no es malo, pero el tiempo es dinero.  Dar respuestas claras, las respuestas ambiguas solamente causan pérdida de tiempo, así como desorientación, que nos dirige directamente a una mala decisión.  Dar soluciones reales, si bien la solución puede ser una verdadera maravilla, esta debe estar acotada por los puntos críticos antes mencionados. De lo contrario, no sería viable. Finalmente crear una pequeña base de datos donde tendremos a nuestros proveedores, identificándolos por su mejor producto y cualidad, esto nos ayudará a seleccionarlos dependiendo de nuestras necesidades. La selección de proveedores no es nada más que una metodología ordenada y algo de conocimiento sobre las personas, una sin la otra dan resultado, pero ambas trabajando en conjunto podrían dar un excelente resultado.

El formulario de requisición del producto es el documento generado por un departamento usuario o por el personal de almacén para notificar al departamento de compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de entrega. La compra en una empresa comienza con la recopilación de requerimientos. Luego que se hayan compilado, se debe informar al departamento de compras. La requisición de compra es el documento que contendrá la lista de esos requerimientos. Para prevenir algún fraude, a los gerentes de los departamentos no se les suele permitir colocar pedidos directamente a los proveedores ni comprar en nombre de la empresa.

En su lugar, el que en realidad coloca los pedidos a los proveedores externos es un departamento diferente llamado departamento de compras. Los gerentes de los distintos departamentos utilizan los formularios de requisición de compra para informar a este departamento qué materiales se necesita adquirir. Las requisiciones de compra y las órdenes de compra son documentos clave en el proceso de adquisición de los artículos que la empresa necesita para su operación, estandarizando el proceso de pedidos interna y externamente.

Tipos Los puntos clave sobre la requisición del producto son los siguientes: – Es una solicitud que se realiza al departamento de compras para adquirir cierta lista de materiales. – Necesita la aprobación de la organización de compras. – Es un documento interno; es decir, permanece dentro de la organización. Se puede crear una requisición de compra para los siguientes tipos de aprovisionamiento:

Estándar: Para obtener suministros y materiales de los proveedores, tanto para los procesos productivos como artículos consumibles de oficina y otros activos. Subcontratación: Para suministrarle materia prima a un proveedor, y así luego obtener un producto terminado. Consignación: Obtención de material que se guarda en las instalaciones de la empresa y se paga al proveedor por eso. Transferencia de inventario: Para la obtención de materiales desde otro departamento o área que se encuentra dentro de la misma organización. Servicio externo: Para obtener los servicios de un proveedor externo, tal como realizar labores de mantenimiento de la planta.

¿Cómo se elabora? Los componentes básicos que conforman una requisición de compra son: – Número de la requisición, que permite la identificación del documento. Debe estar pre-impreso. – Departamento solicitante. – Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.

– Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma de la persona que realiza la autorización correspondiente. – Los artículos solicitados deben ser descritos detalladamente, para evitar datos imprecisos. La cantidad debe ser exacta; es muy importante colocar la unidad requerida (kilos, litros, unidades, etc.). – Firma del gerente del departamento de compras que aprueba o no la compra. – Si ya se han pedido cotizaciones a proveedores, deben ser anexadas a la requisición.

Proceso de la requisición de compra El proceso de requisición de compra es utilizado por las organizaciones para realizar y hacer seguimiento a los pedidos de suministros. Estos pueden ser de cualquier cosa: desde materia prima a muebles de oficina y más. Cuando un gerente de departamento considera que los materiales se están agotando, rellena el formulario de requisición de compra, el cual incluye los campos indicados anteriormente. Una requisición de compra es el formulario que un departamento de la empresa envía al departamento de compras, enumerando los artículos que desea que se solicite a un proveedor externo. Este proceso permite a los usuarios realizar un pedido, recibir la aprobación del supervisor y, lo que es más importante, permitir que proveedores externos presenten cotizaciones de precios. Cuando el gerente de compras recibe la requisición de compra en este proceso, puede revisar toda la información enviada por el usuario de origen. El gerente simplemente selecciona si la requisición está aprobada o no. Si no se aprueba, existe un cuadro para poder colocar el motivo de la decisión y se le informará al departamento solicitante sobre esta decisión. Sin embargo, si el gerente da su aprobación, el siguiente paso será solicitar cotización a los proveedores.

CALIDAD La calidad se refiere a las características inherentes de algo que hacen posible compararlo con otra cosa de su mismo tipo o con la cual esté relacionada. La calidad es más subjetiva y depende en gran medida de la opinión de cada persona (aunque no siempre sea así). Una persona puede pensar que un producto es de excelente calidad, mientras que otra podría considerar que dicho producto tiene una calidad pésima.

Se entiende que algo tiene buena calidad cuando satisface los gustos y necesidades de las personas, mientras que en caso contrario se dice que la calidad de ese algo es mala. Básicamente, la calidad es la medida de la excelencia o el estado de algo. Para obtener conclusiones al respecto,

se hacen comparaciones entre distintas cosas que guarden cierta relación.

CANTIDAD A diferencia de la calidad, ésta no es subjetiva. La cantidad se refiere al valor numérico de algo y dicho valor no depende de lo que cada persona diga. Si hay cinco cosas, entonces son cinco; no se puede hablar de seis sólo porque alguien así lo crea.

Cantidad o calidad La cantidad es el tamaño y la suma de las cosas. Se puede cuantificar o medir y puede ser expresada en valores numéricos precisos. En los negocios, desde siempre ha habido continuas discusiones debido al hecho de que algunos jefes o directores dan prioridad a uno de los dos aspectos por encima del otro.

Conclusión En conclusión podemos destacar que en el departamento de compras, es necesario tener en claro las cosas que son necesarias dentro del departamento, los datos que debemos tener en cuenta antes de tomar una decisión que puede afectar positiva o negativamente a la empresa en un futuro y depende en gran medida de si se tomaron las precauciones necesarias a la hora de, elegir un suplidor, realizar una compra, hacer negociaciones, o determinar que es mas conveniente en una determinada compra, tomando esto en cuenta, ya conocemos la importancia del departamento de costos.