Delegacion

DELEGACION Definición : La delegación es asignar autoridad a una persona para llevar a cabo actividades específicas. Si no existiese la delegación, una sola persona tendría que hacer todo. Toda organización que se precie tiene perfectamente establecidas las condiciones de delegación necesarias para poder llevar adelante los objetivos propuestos. La definición de delegación es dar de una persona a otra la jurisdicción que tiene por su oficio para que haga unas tareas o conferirle su representación. Otra posible dirección sería el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole la autoridad y libertad necesarias, pero conservando siempre la responsabilidad final por el resultado. La delegación implica al mismo tiempo la obligación de rendición de cuentas al superior de las tareas que han sido delegadas.

OBJETIVOS: · El objetivo de esta unidad es entender el concepto de la delegación · Saber cuando se debe delegar y cómo hacerlo · Descubrir si usted es un buen delegante · Analizar las tareas a delegar y a las personas a quién se les delega.

PROCESO DE DELEGACIÓN Posiblemente es el capítulo de más importancia en el desarrollo de la organización como un todo, sin unas pautas de delegación perfectamente claras, no será posible cumplir los fines concretos de la delegación de autoridad. Los pasos a seguir son: Asignación de deberes Delegación de autoridad Asignación de responsabilidad Creación de confianza * Asignación de deberes: El responsable de la organización tiene que definir perfectamente los deberes que serán asignados a sus mando medios e intermedios, los cuales a su vez los trasladarán a sus subalternos para el cumplimiento de los objetivos propuestos. * Delegación de autoridad: Sin delegar la autoridad correspondiente, es materialmente imposible que se puedan llevar adelante los deberes asignados y por lo tanto no se podrán cumplir los fines concretos de la organización como un todo. * Asignación de responsabilidad:

La delegación de autoridad lleva asignada la responsabilidad correspondiente a la autoridad delegada. Los derechos tienen que ser acompañados de "obligaciones" y "metas concretas". La autoridad sin responsabilidad es el principio del fin de toda organización y de abusos totalmente incontrolados. Sin lugar a dudas la responsabilidad es delegada en base a la operatividad de la misma, pero la que no puede ser delegada de ninguna forma en la responsabilidad "final". La responsabilidad final siempre será del Mando que tiene a su cargo al subalterno en el cual delegó. Por lo tanto la delegación de responsabilidad no nos exime del cumplimiento de la misma ante los mando que nos la delegaron a nosotros. Este punto es de primordial importancia y no debe ser olvidado en ningún caso " Somos responsables de la delegación de responsabilidad y de los resultados de esa delegación ante nuestros superiores." * Creación de confianza: Es inconsistente dar a una persona autoridad y responsabilidad y no completar el proceso teniendo la confianza necesaria en la persona en la que hemos delegado. Debemos aceptar que la persona en la que delegamos es digna de nuestra confianza. La autoridad y responsabilidad delegada es un compromiso para el subordinado y tiene que desempeñar su trabajo de la forma más relajada posible. Si es consciente de contar con la confianza de su superior logrará las metas propuestas, al margen de los posibles contratiempos que puedan surgir en todo el proceso de realización.

CARACTERISTICAS DE LA DELEGACION

ASIGNACION DE DEBERES : cada vez que se delega un trabajo a un subordinado se produce esta acción. El proceso puede tener diferentes formas. Se pueden indicar los deberes de realizar una operación, de analizar un estudio, o de ejecutar un trabajo. Conforme a este enfoque, la delegación es un proceso por el cual se asignan actividades. Desde otro punto de vista, podemos ver a la delegación como la cesión de una función específica que conlleva la obligación del cumplimiento de un conjunto de actividades.

AUTORIDAD : Conjuntamente con la asignación de un deber se concede autoridad. Esta es una condición inevitable para que exista delegación efectiva. La transferencia de algunos derechos, la potestad del ejercicio del trabajo asignado dentro de ciertos límites, es la característica que distingue el proceso de delegación de una directiva de ejecución de una actividad. La cesión de autoridad no es un proceso sencillo, como tampoco lo es el ejercicio de la misma.

La cesión de la autoridad para la ejecución y/o realización de una función por parte del nivel superior comprende una serie de etapas que hacen al proceso de delegación que se desarrolla en este capítulo, como ser : definición de los objetivos, alcance de la delegación, límites de los derechos, comunicación, etc.. Y que tendrá que ver con las características del individuo que transfiere los derechos. Sobre este nos extenderemos en el título : “Estilos de Delegación”. Pero, también, recordemos que se ha dicho que la practica del ejercicio de la autoridad no es sencilla. Expresamos que la autoridad es un elemento esencial pero no debemos confundirla con el poder ilimitado con que gozará el delegado para la realización de la función encomendada. Su alcance o discrecionalidad estará limitada por los derechos claramente establecidos por el nivel superior y/o por las políticas y normas de la organización.

RESPONSABILIDAD : Esta es la tercera característica de la delegación y está implícita en el proceso. Pero dado que -muchas veces- la concesión de la autoridad no es establecida claramente el compromiso que asume el individuo delegado no queda específicamente delimitado. La responsabilidad última no se delega. El Jefe sigue siendo responsable por el logro de los objetivos y el delegado es responsable, ante su Jefe, del cumplimiento de las funciones asignadas. El principio expresado en la locución latina “respondeat superior” indica que los superiores son considerados responsables, en forma vicaria, por los actos de sus colaboradores. Asimismo, cabe agregar, que el nivel superior no debe hacer recaer en el delegado todo el peso de la compulsión por el desempeño de sus deberes. Y este último debe comprender que al aceptar la delegación no está en libertad de hacer el trabajo a su conveniencia o de no hacerlo. El compromiso es mutuo pero con diferentes niveles de obligaciones.

D

LA FUNCIÓN / TAREA

E

AUTORIDAD

L E G A C

RESPONSABILIDAD

PREDISPOSICION

CONFIANZA ASUMIR RIESGO

QUE SE DELEGA ESTABLECER EL OBJETIVO

QUE NO SE DELEGA PLAZOS INFORMACION CRITERIOS DE EVALUACION

CAPACIDAD DETERMINAR A QUIEN SE DELEGA

CONOCIMIENTO MOTIVACION

COMUNICACION

FUNCION AUTORIDAD RESPONSABILIDAD RECURSOS

INTERVENCION ACCION

AYUDA RESPETO

EVALUACION

DAR CONFIANZA TOLERAR ERRORES

FEED BACK

ORIENTACION

POR QUE NO SE DELEGA EFECTIVAMENTE ?

1) POR MIEDO A PERDER EL PODER : Esta causa se origina en una característica personal ( tendencia a la concentración) o se debe al temor a perder el puesto de trabajo. 2) NECESIDAD DE SER VISTO : Puede ser provocada por una predisposición intima (narcisismo, adhesión al líder) o por falta de protagonismo en otras espacios (familia, amigos, etc.) 3) POR NO CONFIAR EN EL PERSONAL : esta dificultad puede estar causada por la personalidad del que posee las facultades (autoritarismo, paternalismo) o por la falta de los conocimientos necesarios de las personas a delegar.

4 NO HAY TIEMPO PARA CAPACITAR : Esto se transforma en un circulo vicioso. “No hay tiempo por las múltiples funciones que poseo, y por lo tanto no capacito. Como no capacito no puedo delegar. Y como no delego no puedo ceder las tareas de detalle. Al estar atento a las tareas de detalle no tengo tiempo.”

5 PRIORIZAR LO OPERATIVO : Suele suceder cuando el directivo no sabe desprenderse de su pasado profesional o técnico y atender su presente de conductor. Por lo tanto va a estar detenido en los detalles de su especialidad.

6 EL DILEMA DE LA DELEGACION DE MITZBERG : Según H. Mitzberrg los directivos pretenden delegar, pero su preferencia a comunicarse en forma verbal, concreta, e instantánea conduce a que los archivos de las decisiones queden en su memoria. Por lo tanto ellos solos cuentan con la información necesaria para el trabajo. Ventajas Si bien hemos dicho que el proceso de delegar pone en evidencia esencialmente que un individuo no puede hacerlo todo por sí solo, es oportuno resaltar los “beneficios secundarios” de la efectiva realización de la delegación.

• Mejora la comunicación interna, dado que la consecuente y permanente cesión de la autoridad para alcanzar un objetivo y su control periódico permite que todos los individuos estén perfectamente informados de los desafíos y los logros.

• Es la herramienta que permite desarrollar a los colaboradores. La posibilidad de realizar tareas en un marco de discrecionalidad y con responsabilidad hacen al crecimiento personal y profesional.

• Refuerza el involucramiento de los integrantes de la organización al cumplimiento de los objetivos.

• Direcciona las decisiones a los individuos más diestros y mejor dotados para llevarlas a cabo.

• Además de permitir la extensión del campo de la ejecución amplia el espectro del control.

• Es un formidable instrumento para administrar eficientemente el tiempo, dado que permite liberar parte del tiempo y utilizarlo en aquellas tareas que sòloel directivo puede realizar.

Principio de delegación * La delegación especifica de la dirección. * El proceso de delegación anarca asignación de tareas, delegación de autoridad y exigencia de responsabilidad para ejecutarlas bien. * La delegación de autoridad puede ser genérica o especifica, oral o escrita sin embargo es esencial que vaya acompañada de una asignación de deberes o tareas si la asignación es vaga, el subordinado tal vez no sepa cuales son sus deberes y falle en su cumplimiento no por incapacidad o incompetencia suya sino por ignorar cual es la mejor manera de realizarlos.

PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN: 1.- Integración de personas: •

Adecuar funciones a los hombres

•

Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen desempeño de su función y

•

Darle importancia a una buena introducción adecuada.

2.- Interpretación de las cosas: •

Coordinación de elementos y técnicas entre sí y con las personas.

3.- Instalación y mantenimiento •

Se debe planear como reponer los gastos y en momentos de improductividad en mantenimiento.

PRINCIPIOS DE DELEGACIÓN Y CONTROL

Se debe de delegar la autoridad teniendo siempre el control sobre de esa delegación que se confiere. PRINCIPIOS DE DIRECCION 1.- COORDINACION DE INTERESES: Coordinar intereses de grupo e individuales de quienes paritcipan de los objetivos. 2.- IMPERSONALIDAD DEL MANDO: La autoridad debe de ser producto de la necesidad de todo organismo social y no el resultado de intereses personales del administrador. 3.- VÍA JERARQUICA: Dice que no deben de faltar sin razón los productos de una orden. 4.- RESOLUCION DE CONFLICTOS: Si se llegan a presentar estos conflictos deben de resolverse lo más pronto posible con el menor disgusto de las partes. 5.- APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO: Aprovechar los conflictos para encontrar soluciones. 6.- ESTANDARES: El control es imposible si no se han fijado antes los estándares. (Medidores de objetivos). 7.- MEDIR EL CONTROL: El control deberá de usarse sólo si el trabajo que se impone tiene justificación ante los beneficios que se espera y, 8.- EL PRINCIPIO DE EXEPCIÓN: Dice que el control es más eficaz cuando se concentra en cosas que no salieron como se planeo en un inicio. Ventajas de la delegación: Directivo : Ahorra tiempo y gestión Potencia capacidades gerenciales Libera sobre la presión del trabajo inmediato Reduce costes de la empresa (ya que el directivo puede dedicarse a Otras funciones. Empleado: Incrementa la participación, Incrementa motivación Desventajas de la delegación: Son frecuentes en un tipo de Dirección autoritaria. La mala delegación puede llevar al fracaso del directivo, puede pensar que esta perdiendo autoridad o no confía en sus subordinados. La delegación de tareas sin justificación. Para que la delegación sea efectiva, deben darse las siguientes condiciones: -Definir claramente la tarea a realizar, objetivos que se quieren conseguir, plazos y autoridad asociada. -Aceptación voluntaria, ya que los trabajos delegados normalmente no forman parte del conjunto de tareas que forman parte del puesto de trabajo del empleado. -Supervisión de la tarea delegada según sea su importancia y dificultad al final de la misma o durante su proceso en diferentes etapas.