Convoco Luego Existo

Laura de Cubas

Si cuando una convocatoria de reunión llega al correo, el empleado salta por la ventana, algo falla. «Porque a veces no se planifica, porque otras no están los que tienen que estar y porque siempre la decisión ya ha sido tomada». Para Diego de Vicente, profesor de Comportamiento Organizacional del IE Business School, si un encuentro que podría no celebrarse, lo hace, pierde su legitimidad. Y no importa -aunque debiera- si el objetivo es sólo informar, llegar a un acuerdo o generar ideas. Si desde el principio se acude desmotivado, la verdadera reunión se trasladará luego al pasillo o la cafetería con los ecos de cien declaraciones de intenciones sin fecha y miles de dudas sobre el papel. Desde el moderador -que suele confundir una mesa redonda con un monólogo- al asistente -a quien se le entiende por colaboración la simple educación- son muchos los errores que se cometen en una reunión, y lo peor, que delatan las deficiencias de toda la organización. «Son el fiel reflejo de la compañía -prosigue De Vicente-. Encontramos al jefe tóxico, al inconformista, al agitador... y, en muchas ocasiones, son igual de autoritarias que su jerarquía interna; sólo se busca la sumisión y no se tolera una opinión distinta». Convoco luego existo Para acabar con esta amenaza de desmotivación, Eva Cantarella, coautora de «Reuniones eficaces» (Editorial Profit), apunta a un cambio de mentalidad tanto en la convocatoria como en el desarrollo y seguimiento del encuentro. Dos son los planos, el organizativo y el emocional, y las variables, múltiples: «Pero siempre hay que dejar claro quiénes son los que van a asistir, que tienen que ser los que luego van a ejecutar las decisiones, y qué se espera de ellos», comenta esta experta en comunicación y recursos humanos para la que muchos de los errores de las reuniones nacen en su convocatoria. Con un objetivo claro -«que incluya dejar por escrito un cuadro de compromisos con fechas y responsables»- el moderador debe generar libertad, conducir el encuentro... y ya. «Porque se puede ser un buen gestor pero un mal moderador -explica Cantarella-. Muchos dedican horas a preparar grandes discursos, cuando lo más importante es ver cómo sacar el mejor partido a un ahorres», concluye.

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Gestión

«Me quedo con la sobriedad de las británicas, la estructura de las alemanas, la alegría de las italianas y la franqueza de las norteamericanas». Para Diego de Vicente, del IE Business School, la cultura que esté libre de pecado en una reunión que tire la primera piedra. En la española serían cinco: 1. Asistencia. Se suele convocar a aquellos que no tienen que ejecutar lo acordado en el encuentro. 2. Contenido. En pocas ocasiones se indica qué clase de reunión es y qué se espera de cada uno. 3. Moderador. Confunde su papel de conductor con el de solista. 4. Participación. En caso de no estar tomada aún la decisión, se rechazan las opiniones divergentes. 5. Tareas. Raras veces se deja por escrito qué hace quién, cómo y para cuándo.

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