Controles Internos

Artigo técnico

Importância da auditoria na avaliação dos controles internos da empresa Beraldo Crisante Neto Luiz Carlos Galhardo Vicente Cresto

A busca pela eficiência operacional tornou-se constante em grandes empresas e conglomerados. Um dos pontos-chave para alcançar tal propósito são a integração e a sinergia entre as diversas áreas. Neste artigo, aborda-se a importância do envolvimento da auditoria no processo de avaliação dos controles internos das instituições. Destaca-se que, nesse novo cenário, essa política é de responsabilidade de todos os funcionários e não mais de interesse exclusivo de profissionais de auditoria.

Introdução As discussões sobre controles internos e riscos operacionais tornaramse cada vez mais freqüentes no meio empresarial quando o Banco Central do Brasil editou a Resolução 2.554/ 1998. As últimas propostas para alocação de capital estabelecidas no novo Acordo da Basiléia, cuja implementação deverá ocorrer em 2006, também contribuíram para estimular a questão. Os diversos casos de prejuízos (operacionais e não-operacionais) e o fracasso de muitas companhias, bem como os movimentos voltados à melhoria, à modernização e à sobrevivência das empresas, também impulsionaram os debates sobre valor agregado e importância dos controles internos. 64

Controles internos e sua avaliação Controles internos podem ser definidos como todas as políticas adotadas pelas empresas com intuito de mitigar riscos e melhorar processos. Segundo o Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), os principais objetivos dos controles internos são: – proteger os ativos da empresa; – obter informações adequadas; – promover a eficiência operacional da organização; – estimular a obediência e o respeito às políticas da administração. Em outras palavras, os controles internos devem assegurar que as várias fases do processo decisório e do fluxo de informações se revistam da necessária confiabilidade. Resenha BM&F nº 162

Artigo técnico É possível resumir os controles internos por meio da natureza de seus objetivos, conforme demonstrado na tabela a seguir. Natureza

Objetivos

Completamento

Assegurar que tudo o que deveria ter sido executado, registrado, decidido, providenciado, informado etc., de fato foi. Assegurar que tudo foi executado corretamente. Assegurar que tudo foi executado no tempo previsto. Assegurar que tudo foi executado de maneira autorizada e condizente com as normas, políticas e estruturas da empresa. Assegurar que tudo está economicamente justificado dentro do escopo da finalidade da empresa.

Exatidão Pontualidade Justeza

Econômica

A avaliação de controles internos é o meio pelo qual adequação e efetividade são analisadas, visando garantir a continuidade de todos os negócios da instituição. Esse mecanismo deve ser sempre repetido como incentivo a constantes melhorias, certificando-se que cada uma de suas etapas seja devidamente documentada. A avaliação de controles internos permite determinar: – a eficiência dos controles internos; – a exposição aos riscos; – a qualidade dos planos de ação para corrigir aspectos falhos e/ou vulneráveis; – a probabilidade de se alcançar as metas do negócio. A responsabilidade deve ser dividida entre todos os funcionários e a empresa. É necessário esclarecer que a metodologia de avaliação dos controles internos é nova e apresenta-se em crescimento. Seu sucesso está diretamente relacionado com o envolvimento dos participantes. Entende-se que a avaliação dos controles internos deve ser também considerada uma técnica que adiciona valor às atividades da auditoria interna – esta, por sua vez, deve incluir em seu trabalho o exame e a verificação de evolução dos efeitos do sistema de controles internos (SCI), para que sirvam de subsídios à elaboração do relatório semestral de controles internos, conforme prevê o artigo 3º da Resolução 2.554/1998, bem como à avaliação das atividades dos gestores.

A importância dos controles internos Eventuais problemas que dizem respeito à efetividade dos controles internos adotados podem estar em todas as áreas da empresa (desenvolvimento do produto, comercialização, tesouraria etc.). Isso significa que um adequado sistema de controle sobre cada uma dessas funções assume fundamental importância para atingir resultados mais favoráveis, pois onde não existem procedimentos de controles internos, são freqüentes os erros e os desperdícios.

Elementos que contribuem para um bom sistema de controles internos Os itens abaixo são elementos básicos para a implantação de harmonioso sistema de controles internos: • estabelecer organograma adequado em que as linhas de autoridade e responsabilidade estejam mais bem definidas entre os diversos departamentos, chefiResenha BM&F nº 162

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as, encarregados etc. – a responsabilidade deve ser determinada, visto que se não existe delimitação exata o controle será ineficiente; segregar funções de maneira a não permitir que nenhuma pessoa, individualmente, tenha apenas sob sua responsabilidade o começo, o meio e o fim de um processo – se possível, deve haver sistema de job rotation entre os empregados designados para cada trabalho, o que diminui as oportunidades para que haja fraudes; estabelecer políticas e procedimentos claramente definidos que considerem as funções de todos os setores da empresa, lembrando que os manuais de normas e procedimentos fomentam a eficiência e evitam erros; efetuar exames e revisões periódicos nos controles internos para avaliar sua eficiência e verificar a qualidade das normas e procedimentos existentes; garantir o perfeito conhecimento da importância dos controles por parte de cada elemento executante, dentro da empresa e em sua área de ação – treinamento cuidadoso resulta em melhor rendimento, menores custos e funcionários atentos e ativos.

Promoção da eficiência operacional A eficiência operacional implica estabelecimento de padrões e métodos adequados que permitam a todos os departamentos da empresa desenvolver suas funções de forma racional, harmônica e integrada às premissas globais da organização. Diversos meios podem prover suporte à promoção da eficiência operacional. Exemplos: seleção de pessoal qualificado, treinamento, plano de carreira, relatórios de desempenho, custo-padrão, normas e manuais, relatórios de horas trabalhadas, instruções formais e tantos outros que a administração da instituição poderá utilizar para incrementar e estimular o desenvolvimento eficiente das operações.

A mudança nos enfoques dos controles gerenciais É necessário que todos os segmentos da organização possam trabalhar harmonicamente, possibilitando que a estrutura seja direcionada para este fim. Isso significa estar atento aos seguintes aspectos: – motivação pessoal e profissional; – participação e atitude pró-ativa; – mentalidade de custo–benefício; – cultura de qualidade e de controle interno; – entendimento do conceito de lucro, retorno e manutenção do capital; – respeito à ética e ao profissionalismo; – obediência às políticas da administração. O estímulo ao cumprimento das políticas existentes permite que os propósitos da administração, estabelecidos por meio de políticas e procedimentos, sejam adequadamente seguidos por todo o pessoal. Verifica-se, no entanto, que os principais meios de suporte à observância das políticas administrativas, compreendem os seguintes aspectos: – supervisão; – sistema de revisão e aprovação; – auditoria interna.

O controle interno e a auditoria A existência de sistema de controles internos apropriado propicia às empresas proteção menos onerosa e mais eficaz. Com base nos SCI existentes nas 66

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Artigo técnico empresas, é que a auditoria determina a extensão de seu exame e os procedimentos a serem aplicados, os quais, inclusive, devem prever investigações mais detalhadas em contas ou áreas perigosas da companhia. A finalidade da revisão da adequação do sistema de controles internos é determinar se o mecanismo estabelecido é eficaz para assegurá-los com eficiência e economia. Para tanto, torna-se necessário observar os seguintes aspectos: – consecução de metas estratégicas e táticas da organização; – fiel cumprimento de normas e legislação; – proteção dos ativos; – organização interna e procedimentos; – segurança física e lógica; – qualidade das informações, serviços e produtos; – economicidade, eficiência e efetividade na obtenção e no uso dos recursos financeiros, materiais e humanos; – prevenção de erros, fraudes e desperdícios.

Desenho de estrutura de controles A estrutura dos controles internos varia de empresa para empresa, em razão das características do segmento econômico de cada uma. Por isso, inexiste modelo preconcebido que se adapte às peculiaridades das organizações. Conseqüentemente, cada uma deve desenhar sua estrutura de controles em consonância às necessidades específicas de sua administração. Ressalta-se que a sofisticação do sistema de controles internos está condicionada à estrutura organizacional e ao tamanho da instituição, à natureza de negócios, à complexidade das operações e aos métodos utilizados para processar e reportar os dados, requisitos legais aplicáveis etc. Salienta-se que, ao se projetar a estrutura de controle, a relação custo–benefício não pode ser ignorada. Os controles capacitam os gerentes a lidar com ambientes econômicos e competitivos em constante mudança, alterar demandas e prioridades dos clientes e reestruturar-se para futuros crescimentos. Promovem, ainda, a eficiência, reduzem o risco às perdas de ativos e auxiliam a garantir a confiabilidade das demonstrações financeiras e a conformidade com leis e regulamentos.

Perspectiva no controle de auto-avaliação Todos os argumentos que justificam a existência de sistemas de controle encontram-se atrelados à necessidade de programa contínuo e completo de controles internos em cada instituição. A empresa pode ter atendido a todos os requisitos legais referentes a seu negócio, porém precisa continuar sendo administrada de maneira adequada. Assim, é tarefa irrecorrível da gerência tomar todas as medidas cabíveis para proteger seus ativos, fazendo que todos os procedimentos operacionais sejam eficientes e seguros. Os membros do conselho das empresas devem assegurar um sistema de controles internos eficiente, tomando medidas para se certificarem que seja cuidadosamente acompanhado. Cabe ainda ao conselho garantir que os negócios estejam sendo conduzidos de maneira adequada. Para tal, não pode haver conduta passiva, ou seja, não se deve apenas esperar a visita de um auditor para identificação de problemas. Nesse sentido, é possível utilizar a auto-avaliação de controles internos, por interResenha BM&F nº 162

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Artigo técnico médio da qual os pontos vulneráveis são identificados e corrigidos antecipadamente a uma situação que gere algum tipo de prejuízo – ou mesmo antes de constatações efetuadas no trabalho de auditoria. É importante destacar as diferenças entre controle e auditoria. Os controles são estabelecidos em primeiro lugar. Logo, o processo regular de avaliação de controles internos é parte integrante de um programa de controle. Auditoria é o mecanismo pelo qual a existência, a adequação e a eficácia de tais controles são verificadas e avaliadas.

Conclusão O sistema de controles internos que não esteja apoiado em processos da auditoria pode ser considerado, até certo ponto, inútil, uma vez que não é possível confiar plenamente nas informações prestadas pelos gestores da empresa. Há de se considerar que ter confiança nos subordinados não deixa de ser correto, porém é necessário admitir que essa atitude pode dar lugar a toda espécie de irregularidades, podendo algumas delas serem danosas para a instituição, seja do ponto de vista financeiro seja de imagem. Controles internos ou auditoria interna, à medida que desempenham funções da maior relevância no mundo dos negócios, são necessidades impostas àqueles que buscam a eficácia organizacional. Entende-se que a auditoria é necessária e fundamental não só na estruturação dos controles da organização, como também na formulação de outros planos empresariais. Trata-se de um braço da empresa que auxilia o gerenciamento efetivo de seus riscos e, conseqüentemente, a avaliação dos controles internos.

Bibliografia ATTIE, W. Auditoria Interna. Editora Atlas, 1999. BIS. Consultative Document Operational Risk. Basel Committee on Banking Supervision, January 2001. BIS. QIS Operational Risk Loss Data. Basel Committee on Banking Supervision, May 2001. CRISANTE-NETO, B.; CRESTO, V. Risco Operacional: O Porquê de se Registrarem Perdas. Resenha BM&F, 156. DUARTE JR., A. M. A Importância do Gerenciamento de Riscos Corporativos. Resenha BM&F, 133. DUARTE JR., A. M. Gerenciamento de Riscos Corporativos: Classificação, Definição e Exemplos. Resenha BM&F, 134. MAUTZ, R. K. Princípios de Auditoria. Editora Atlas, 1987. MOTTA, J. M. Auditoria: Princípios e Técnicas. Editora Atlas, 1992. RISKS BOOK AND ARTHUR ANDERSEN. Operational Risks and Financial Institutions, 1998.

Beraldo Crisante Neto é formado em administração de empresas pela FMU. E-mail: [email protected]. Luiz Carlos Galhardo é formado em Ciências Contábeis pela Faculdade de Economia São Luiz, com pós-graduação em Finanças pela FEA/ USP. E-mail: [email protected]. Vicente Cresto é formado em Engenharia de Produção pela Escola de Engenharia Mauá, com pós-graduação em Administração pela University of Victoria (Canadá). Email: [email protected]. 68

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