Control Y Evaluacion De La Capacitacion

Pontificia Universidad Católica de Chile Facultad de Ciencias Sociales Curso: Capacitación en Recursos Humanos

Control y Evaluación De la Capacitación

María Paz González Paula León Montserrat Lewin Mayo, 2001.

Introducción En este texto se pretende exponer las características de la evaluación de la capacitación, así como también cuándo y cómo realizarla, además de los niveles y ámbitos en los que ésta puede operar. Por último se destacará la relevancia de ésta en el proceso de capacitación. Previo a exponer esto, aclararemos dónde se inserta la evaluación en del subsistema de capacitación. En el subsistema de Capacitación de Recursos Humanos se pueden distinguir, al igual que en el interior de cualquier organización, cuatro funciones: -

De Planificación: relacionar la política de capacitación con los objetivos generales de la organización.

-

De Organización: dar orden o estructura interna al subsistema de capacitación, asigna responsabilidades y autoridad, coordinando las relaciones y los sistemas de información externa e interna.

-

De Dirección: mediante e contacto directo y con adecuado sistema de información y comunicación, se intenta asesorar y proporcionar conocimientos técnicos en materia de capacitación y comunicar sobre aspectos generales al interior de la organización.

-

De Control: destinada a medir avances, errores y señalar los cambios necesarios a realizar. Ésta debe ser objetiva, flexible, comprensible y en lo óptimo debería llegar a demostrar la rentabilidad de la capacitación. Por lo tanto, implica una evaluación total del subsistema: en el control de la aplicación de las políticas, en la evaluación de la programación general, en la evaluación de cada uno de los cursos, evaluación del personal de la unidad y en comprobar y demostrar la rentabilidad de la capacitación (Gili, 1982, pág 21)

¿Qué es la Evaluación? La evaluación de la capacitación forma parte de la cuarta función, ya descrita, y se refiere a: “dar una mirada global al desarrollo de la capacitación en un momento dado. De allí se define como un proceso continuo y sistemático que mide los efectos tanto específicos como generales de ella. Determina el grado de congruencia o discrepancia entre los objetivos de la capacitación y los resultados de las actividades capacitadoras, como una forma de respuesta a las necesidades detectadas anteriormente. (Gili, 1982, pág. 73)

Antes de Evaluar, Considerar... En primer lugar, que la evaluación se constituye en un elemento práctico y útil sólo en la medida que haya un resultado concreto o real que medir, que indique el grado de éxito de un programa y de la labor de quienes participan en él. En segundo lugar, para que la evaluación tenga un significado real, debe estar relacionada directamente con los objetivos, los cuales deben ser: realistas, comprensibles, viables y mensurables. En tercer lugar, para llevar a cabo la evaluación debe tenerse en cuenta concretamente la naturaleza de la organización, el medio en el que ella está inserta, el tipo de trabajo que realiza y las características de las personas que en ella trabajan.

¿Qué variables se incluyen en la evaluación? Se pueden describir tres focos a evaluar: 1.- Evaluación referida a los alumnos: comprende tres tiempos; una previa a la capacitación, diagnóstica, con el fin de obtener información sobre el nivel de cualificación de los participantes; otra desarrollada a lo largo del curso, formativa, que permite reajustar el diseño para mejorar la consecución de los objetivos; otra realizada al finalizar el curso, sumativa, que permite valorar la consecución de los objetivos y el rendimiento alcanzado por los alumnos, además permite tomar decisiones de continuar con nuevas acciones formativas. También desde este foco se pueden distinguir distintos ámbitos a evaluar: •

Reacción, referida al grado en que los entrenados disfrutaron el programa de

capacitación, es decir, la medición de sentimientos de los participantes. •

Aprendizaje, referido a los principios, hechos y técnicas comprendidos y

absorbidos por los sujetos capacitados. Acá, aún no incluye el uso que el sujeto hará para la realización de su trabajo. En este ámbito, se pueden diferenciar tres esferas del aprendizaje: cognoscitiva, psicomotriz y afectivo. •

Actitud, mide si realmente ha habido un cambio de conducta del trabajador

en el desarrollo de su actividad (desempeño laboral), esta modalidad permite comprobar

si los trabajadores capacitados han modificado aptitudes anteriores

después de lo aprendido. 2.- Evaluación de la programación: comprende los siguientes aspectos, los cuales actúan como indicadores: •

Diseño, responde a la valoración que aporta información sobre la adecuación

de los pasos de la capacitación a sus fines, entre otros: -

diagnóstico de necesidades

-

objetivos del curso

-

contenido del curso

-

técnicas de instrucción utilizadas

-

medición del aprendizaje

-

materiales

-

aulas

-

selección de los participantes

-

comunicación del evento

-

control de los participantes

•

Profesorado, aporta información sobre la idoneidad del profesorado en sus

facetas técnicas y didácticas. Permite tomar decisiones respecto al reciclaje del profesorado en sus distintos vertientes. •

Gestión, en relación a la calidad de la gestión del curso y la adecuación de

los tiempos utilizados durante la impartición del curso, a la necesidad a satisfacer. Se incluyen las decisiones y elecciones en relación a los materiales, el lugar, la selección de los participante, etc. 3.- Evaluación de Eficacia y Rentabilidad: trata de comprobar la adecuación del aprendizaje al puesto de trabajo indicado. Esta evaluación se centra en los resultados tangibles posteriores del programa, referido a temas como: reducción de costos, mejora de calidad, mejora de la moral, reducción de quejas de clientes, etc. Muchas veces se hace difícil discriminar entre los efectos propios de la capacitación y los de otras variables externas (sentirse considerado, por ejemplo), no obstante los tipos de aprendizajes medibles pueden ser evaluados de este modo (mejora en la mecanografía y número de quejas, por ejemplo) ya que es posible medir un antes y un después. A primera vista, parece sencillo calcular el costo/beneficio de la capacitación, pero su aplicación es bastante compleja y exige rigor en la exactitud de los datos que se señala. A partir de la asignación de recursos para la capacitación se exige maximizar los resultados. Las actividades de capacitación demandan costos

directos (instructores, material didáctico, material fungible, horas trabajador, asignación de colación, movilización, otros) e indirectos (referidos a la administración de la capacitación: personal responsable de la tarea, equipamiento de la unidad, otros) Los beneficios de las actividades de capacitación corresponden a la rentabilidad que reportan o devuelven en un determinado período traducidos en valores cuantitativos expresados en dinero. Entre los beneficios que las acciones de capacitación producen existen algunos que son posibles de medir a través del rendimiento de la producción, del control de calidad, del tiempo destinado a realizar un determinado trabajo, de la disminución del ausentismo, etc. Por otra parte existen beneficios no tan fáciles de medir, muchas veces intangibles realizados a elementos cualitativos que dicen relación con el desarrollo del trabajador como persona (modificación de valores, adquisición de hábitos, mejor comprensión de roles) y del desarrollo de la organización (clima laboral, relaciones interpersonales). Entonces con los datos totales de los costos que la capacitación implica y de los beneficios que ésta proporciona a la organización, es posible calcular la rentabilidad de la capacitación.

Fórmula: Rc = Bc Cc

La Rentabilidad de la capacitación (Rc) es igual a los beneficios de la capacitación (Bc) divididos por los costos de la mima (Cc) Esta evaluación, se realiza en distinto momentos temporales, por lo que también se le denomina evaluación longitudinal o seguimiento. Ésta evalúa a mediano y largo plazo (3, 6 o 12 meses) los resultados de la capacitación en el desempeño.

La responsabilidad del seguimiento recae directamente en el jefe inmediato o en el supervisor del trabajador capacitado, con la colaboración y asesoría del encargado de la capacitación de la organización. Esta evaluación puede hacerla el propio trabajador capacitado y/o jefe directo o supervisor. Entonces estudiar el seguimiento exige un sistema de intercomunicación posterior al curso dentro de un plazo prudente.

¿Qué Herramientas Utilizar? La elección de la herramienta de evaluación va a depender directamente de la operatividad de los objetivos, cuando estos últimos sean de carácter cuantitativo las herramientas más comunes a utilizar son aquellas que incluyen elementos de respuestas cerradas: cuestionarios, tests, entre otros. En cambio si los objetivos son de carácter cualitativo se llevarán a cabo técnicas como observación, entrevista abierta, entrevistas semi-estructuradas, grupo focal, etc.

¿Es necesario elaborar y entregar un informe de la evaluación? Una vez evaluada la capacitación es importante elaborar un documento que de a conocer los resultados más relevantes de la capacitación en general. Debe proporcionar datos cualitativos y cuantitativos. La difusión de este informe al interior de la organización es esencial, especialmente entre aquellas personas que de un modo u otro deben tomar decisiones acerca de la capacitación o que simplemente intervienen en el proceso.

¿Es relevante realizar la evaluación en cada capacitación? Es necesario tomar muy en serio el proceso de evaluación ya que el futuro de los entrenadores y de los programas mismos dependen en alto grado de la habilidad que tengan éstos para evaluar y usar los resultados de ésta con provecho. De este modo, la evaluación ayuda a la validación de la capacitación como un proceso que aporta al desarrollo de las personas y de la organización. Además, considerando que en la capacitación se utilizan recursos personales y financieros, es necesario proceder a una evaluación oficial de los resultados que la capacitación provea, con el fin de rectificar y perfeccionar la gestión del subsistema de Capacitación en Recursos Humanos.

Conclusiones Consideramos que el tema del control y la evaluación de la capacitación es un componente de suma importancia dentro del subsistema de capacitación en Recursos Humanos. Ya que además de validar al proceso ante los encargados de las políticas respecto al tema, entrega información respecto a la situación de la organización, sirviendo de retroalimentación para futuros programas y otros sistemas dentro del área de Recursos Humanos (Promociones, Desarrollo Organizacional, Remuneraciones, etc.). Es por esta razón, que se debe tener en cuenta que la evaluación deber ser congruente con los objetivos de la capacitación, y que, éstos a su vez debieran estar formulados a partir de una real y atingente detección de necesidades. De este modo, al realizar la evaluación de una capacitación, se debe considerar que ésta es parte de un proceso, y del cual es parte fundamental en tanto informa sobre los resultados y la eficacia del proceso completo. Sin embargo al evaluar se deben tener presentes varias preguntas, de modo tal que éstas ayuden a la adecuada consecución de ésta. Estas preguntas son: -

¿por qué evaluar?: para controlar si los objetivos planteados están y fueron cumplidos con las acciones realizadas. Para detectar las posibles causas del incumplimiento de los objetivos y así dar información pertinente para futuras instancias capacitadoras.

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¿Cuándo evaluar?: siempre que se realice cualquier actividad que pretenda generar un cambio en las personas y en las organizaciones para disminuir la brecha entre la situación inicial y la situación deseada. De este modo, siempre que se hayan detectado necesidades reales, planteado objetivos claros, realistas, comprensibles, viables y mensurables; y se hayan llevado a cabo acciones en relación a éstos para alcanzar las metas de la organzación.

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¿En qué niveles evaluar?: una evaluación integral debiera abarcar los tres niveles: el alumno (reacción, aprendizaje y actitud), la programación (diseño, profesorado y gestión) y la eficacia y rentabilidad (los costos y beneficios de la capacitación)

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¿Cómo evaluar?: considerando las personas que participan de la capacitación, los niveles a evaluar, el tipo de instrucción realizada y los contenidos de la capacitación, entre otros, se deberá determinar que instrumentos con los cuales realizar la evaluación.

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¿A quién informar sobre la evaluación?: a todas las personas implicadas en mayor o menos medida en el proceso, es decir, tanto a las personas encargadas de tomar decisiones, como a los que fueron receptores de esta acción.

Por último, cabe destacar la relevante doble función que cumple la evaluación. Por un lado como fuente de retroalimentación para la rectificación en el proceso de programación de la capacitación misma. Y, por otro lado, la provisión de información relevante para la detección de nuevas necesidades, las cuales pueden iniciar un nuevo proceso de capacitación y, además, potenciar decisiones en los otros subsistemas de Recursos Humanos.

Bibliografía 1. Craig, R. & Bittel, L. (1973) Manual de entrenamiento y desarrollo de personal. Editorial Diana: México. 2. Gili, M., Rotondo, M. & Squella, I. (1982) La administración de la capacitación ocupacional en la empresa. Ediciones Universidad Católica de Chile: Santiago. 3. Rodriguez, M. & Ramirez-Buendía, P. (1991) Administración de la Capacitación. McGraw-Hill: México. 4. Rodriguez, J. & Medrano, G. (1993) La formación en las organizaciones. Editorial Eudema: Madrid.