Control Correspondencia.docx

Código: PROCEDIMIENTO MANEJO DE CORRESPODENCIA

Fecha:30-04-18 Versión:01 Página 1 de 1

Gestionar y controlar la correspondencia (documentación y paquetes) que lleguen a Servinavieros del Caribe, con el fin de evitar el uso inadecuado y controlar los riesgos que de ahí se derivan. Aplica a todas la correspondencia (documentación y paquetes) que se reciba en SERVINAVIEROS.

OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS

BASC V4-2012 Correspondencia: Documentos recibidos y enviados con el objetivo de establecer comunicación entre dos o más partes, o hacer entrega de productos adquiridos.

DEFINICIONES

NUEVOS CLIENTES ETAPA Recepción de correspondencia

ACTIVIDADES Recepciona y verifica documentos externos e internos Verifica que la correspondencia recibida no tenga elementos sospechosos capaz de materializar riesgos de protección y seguridad

RESPONSABLE

REGISTRO

Correspondencia recibida radicada

Detección de Correspondencia sospechosa

Informa a la Gerencia y en caso necesario inmediatamente a la Policía Nacional

Llamada de Emergencia

Correspondencia Sin Novedad

Se clasifica, se registra en el libro control de correspondencia y se distribuye a destinatario.

Libro control de correspondencia

Correspondencia de carácter personal

Se verifica sin abrir, clasifica, se registra en el libro control de correspondencia y se distribuye a destinatario quien deberá verificar su contenido.

Libro control de correspondencia

FIN

Aprobado por: Gerente de Proyectos