Code Ethique

Code d’éthique

Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes

SOMMAIRE Introduction ■

La vision et la mission de Bureau Veritas

Les valeurs de Bureau Veritas Valeurs fondamentales

Devenir leader dans notre métier et jouer un rôle prépondérant sur l’ensemble des segments de marché et zones géographiques où nous sommes implantés. ■

immuables et absolues I 2 3 4

Assister nos clients dans le m a n a g e m e n t Q S E d e le u rs a c t i f s , p ro j e t s , p ro d u i t s e t systèmes, apportant ainsi une plus-value économique par la maîtrise des risques et l’amélioration des performances. ■

Intégrité et éthique Impartialité et indépendance Respect de tous les individus Responsabilité vis-à-vis de la société et de l’environnement

Valeurs professionnelles

■ ■ ■

Objectifs du Code d’éthique Documents applicables Publication et révision du Code Terminologie

p 4 p p p p

4 5 5 5

CHAPITRE I : PRINCIPES ET RÈGLES D’APPLICATION p 7 Intégrité

p 8

Lutte contre la corruption

p 14

Loyauté commerciale

p 18

mesurables et perfectibles

07/ 02

5 Orientation client 6 Esprit d’entreprise et leadership 7 Partage des connaissances et apprentissage permanent 8 Actions locales et contribution globale 9 Transparence 10 Travail en équipe et solidarité

Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes

CHAPITRE II : MISE EN OEUVRE Dans l’intérêt des entreprises et des Hommes

p 21

Domaine d’application

p 22

L’organisation mise en place

p 24

La conformité au Code

p 25

Les outils

p 26

Conclusion

p 27

Glossaire

p 30

Bureau Veritas est membre de la Fédération Internationale des organismes d’inspection (IFIA). Le Code d’éthique de Bureau Veritas reflète les dispositions du Code d’éthique de l’IFIA.

Octobre 2003 Copyright © 2003 Bureau Veritas Tous droits réservés. Code d’éthique

1

Notre Groupe a bâti une entreprise globale dont la réussite s’appuie sur une réputation qui constitue l’un des atouts les plus précieux de notre Groupe dans le monde et qui repose sur la reconnaissance de valeurs fondamentales et professionnelles qui guident nos comportements.

DEUX DE NOS VALEURS FONDAMENTALES : Intégrité et éthique ■ ■ ■

■

■

■

■

■

Nous agissons avec bonne foi, honnêteté et équité Nous faisons ce que nous avons dit Nous délivrons nos services conformément aux contrats établis et actions définies Nous suivons les politiques et les procédures du groupe Nous respectons la confidentialité des affaires et des données personnelles Nous respectons les standards professionnels, l’éthique locale et internationale de nos activités Nous informons et formons nos équipes sur les règles d’hygiène et de sécurité au travail Nous respectons nos obligations et responsabilités en matière d’hygiène et sécurité.

Impartialité et indépendance ■

■

Nous délivrons des conseils professionnels impartiaux et sans parti pris Nous délivrons des rapports qui sont le reflet exact de nos actions engagées.

Ces valeurs communes auxquelles chacun d’entre nous adhère, véritable ciment de Bureau Veritas, sont partagées et respectées par tous. Elles renforcent notre unité, notre cohérence et facilitent la mise en œuvre de notre stratégie de croissance rentable. Les deux valeurs fondamentales que sont : Intégrité et Éthique, Impartialité et Indépendance, ont été au cœur des travaux récents menés au sein de la Fédération internationale des sociétés d’inspection (IFIA) à laquelle nous appartenons, et qui avaient pour objectif l’élaboration d’un Code d’éthique applicable à tous les membres de l’IFIA, visant à améliorer l’image de la profession en imposant à tous ses membres l’adoption de normes éthiques professionnelles communes devant régir leur comportement et assurer l’intégrité de leurs services. En tant que membre de l’IFIA, notre Groupe a décidé de mettre en place dans l’ensemble de notre Organisation un programme dédié à l’éthique, sa mise en œuvre et son contrôle, par l’adoption du présent Code, applicable à l’ensemble de nos activités et conforme aux exigences du Code d’éthique IFIA. Tous les employés, cadres et dirigeants du Groupe répondront de son observation et doivent en priorité l’intégrer dans leurs comportements quotidiens et succès futurs.

Frank Piedelièvre Président du Directoire de BVSA

2 Code d’éthique

François Tardan Compliance Officer

Code d’éthique

3

Introduction

Introduction

Objectifs du Code d’éthique

Documents applicables

Les objectifs de ce Code d’éthique (ci-après “ le Code “), sont d’énoncer des principes et règles d’application uniformes pour le Groupe concernant l’Ethique, d’indiquer les procédures internes à appliquer par tous pour la mise en œuvre de ces principes et règles, et d’illustrer tout ceci par des exemples concrets (dont la liste n’est nullement exhaustive), afin de donner à tous des directives claires, notamment dans le cas où le respect des normes éthiques du Groupe peut donner lieu à certaines interrogations. Ce Code doit nous aider à faire le " bon choix ". Il se complète des procédures internes qui y sont mentionnées, auxquelles nous devons en permanence nous référer et qui sont disponibles sur l’intranet du Groupe et dans MIS.

Les documents concernant l’éthique applicables par tous les employés de Bureau Veritas sont les suivants :

Cependant, ce Code ne prétend pas être exhaustif et couvrir toutes les situations auxquelles nous aurons à faire face. Si nous ne sommes pas certains de ce que nous devons faire dans une situation donnée, nous devons consulter la documentation applicable et demander de l’aide à notre supérieur hiérarchique ou, si nous le préférons, aux autres personnes en charge de l’éthique indiquées à la fin de ce Code. La politique du Groupe consiste à se conformer pleinement aux lois et à la réglementation en vigueur dans les pays où nous opérons. Chaque collaborateur est responsable de l’application de cette règle dans le domaine d’activité placé sous sa responsabilité, si nécessaire avec l’assistance d’avocats. Ce Code ne peut se substituer aux lois et règlements en vigueur. Ce Code repose sur des valeurs éthiques qui dépassent le simple cadre législatif. Toutefois, si son application ou celle des procédures internes qui en découle peuvent conduire à enfreindre les lois et réglementations nationales, ces dernières devront toujours prévaloir. Les représentants légaux du Groupe dans un pays donné sont responsables de la vérification de la conformité du Code d’éthique à la loi locale, de la rédaction des adaptions requises ainsi que de la mise en oeuvre des actions spécifiques obligatoires pour sa mise en place locale.

4 Code d’éthique

Le présent Code, les procédures internes spécifiques du Groupe qui y sont mentionnées, en font partie intégrante et qui figurent soit dans nos procédures qualité (disponibles dans l’intranet Bureau Veritas) soit dans notre manuel de gestion (MAG disponible dans MIS), ainsi que, toute autre procédure ou note de service (locale ou technique) relative à l’éthique. Afin de faciliter la mise en place du Code dans le Groupe, des supports d’information complémentaires sont à la disposition des “ Ethics Managers “ (Responsables Ethiques du Groupe). Le Code d’éthique de Bureau Veritas est conforme au code éthique de l’IFIA qui reflète lui-même les principes élaborés par Transparency International et Social Accountability International pour lutter contre la corruption dans le monde. Le code éthique de l’IFIA (" IFIA compliance code ") peut être consulté sur le site Web de l’IFIA (www/ifia-federation.org).

Publication et révision du Code Ce Code a été publié par le Directoire de Bureau Veritas SA. Le Directoire se réserve la possibilité de le réviser à tout moment.

Terminologie Le glossaire figurant en annexe définit la terminologie utilisée dans ce Code lorsque sa signification diffère de l’acception habituelle ou de celle retenue par le Manuel d’Organisation du Groupe. Les pronoms personnels et possessifs masculins ont été employés pour plus de concision, mais englobent les deux sexes.

Code d’éthique

5

CHAPITRE I PRINCIPES ET REGLES D’APPLICATION

Intégrité

p 8

1. Intégrité des données rapportées 2. Conflits d’intérêt 3. Confidentialité et sécurité

p 8 p 10 p 12

Lutte contre la corruption

p 14

1. Lutte contre la corruption dans nos activités 2. Nos partenaires commerciaux Loyauté commerciale

p 14 p 16 p 18

Code d’éthique

7

Principes et règles d’intégrité

1

Intégrité des données rapportées

Nos principes ■

■

■

Nous devons réaliser nos prestations en toute probité, de façon professionnelle, indépendante et impartiale sans tolérer d’influences extérieures susceptibles de nous écarter de nos procédures et méthodes éprouvées ou de nous amener à altérer le contenu final de nos rapports. Nous devons rendre compte de bonne foi de ce que nous avons inspecté, audité ou analysé et ne pas modifier le résultat obtenu. Nos rapports et certificats présentent avec exactitude nos avis et conclusions ainsi que les résultats obtenus.

Principes et règles d’intégrité

1

Intégrité des données rapportées

EXEMPLES Ne pas faire ■ Changer le résultat obtenu en utilisant une méthode différente de celle de Bureau Veritas ou des méthodes généralement admises. ■ Modifier les conclusions d’un rapport à la demande d’un client afin de préserver la relation commerciale avec ce dernier. Faire ■ Etablissez des rapports écrits, complets et précis qui rendent compte des méthodes employées et des résultats obtenus. ■ Signalez clairement l’utilisation d’une méthode de pondération des résultats.

Nos règles Grâce aux processus, procédures et audits internes de notre système qualité, nous devons nous assurer du respect et de la mise en œuvre des principes ci-dessus et notamment à ce titre que, lorsque des méthodes d’analyse, d’essai ou d’inspection acceptées permettent une pondération des résultats, nous n’en ferons pas un usage abusif pour altérer les résultats obtenus. Dans la droite ligne de nos valeurs fondamentales Les procédures internes du Groupe à appliquer ■ ■ ■

MO-O. 2.1.1 PGG 06 section 2

■

■ ■

■

■

8 Code d’éthique

Nous délivrons des conseils professionnels impartiaux et sans parti pris Nous délivrons des rapports qui sont le reflet exact de nos actions engagées Nous faisons ce que nous avons dit Nous délivrons nos services conformément aux contrats établis et actions définies Nous suivons les politiques et les procédures du groupe Nous respectons les standards professionnels, l’éthique locale et internationale de nos activités.

Code d’éthique

9

Principes et règles d’intégrité

2

Conflits d’intérêt

Nos principes ■

■

Nous accomplissons notre travail avec professionnalisme, indépendance et impartialité. Nous évitons les conflits d’intérêt et prévenons leur survenance par la prise en compte d’impératifs spécifiques et la mise en œuvre de procédures internes.

Nos règles Il est essentiel que nous soyons indépendants et que nous fassions état de tout engagement ou de tout lien qui pourrait créer un conflit d’intérêt. Les processus, procédures et audits de notre système de qualité nous aident à gérer les conflits d’intérêt potentiels ou avérés en règlementant des situations pouvant générer des conflits d’intérêts : interdictions dans certains cas, vérifications ou autorisations préalables dans d’autres. Exemples de situations réglementées : le fait d’accepter un poste chez un concurrent ou un client ou de prendre une participation dans leur capital, le fait de conclure des affaires avec un membre de sa famille, le fait d’employer un membre de sa famille sans l’approbation de son supérieur hiérarchique.

Les procédures internes du Groupe à appliquer ■ ■

MO-O. 2.1.1 PGG 06 section 2

Principes et règles d’intégrité

2

EXEMPLES Ne pas faire ■ Employer ou conclure une affaire avec un membre quelconque de votre famille, une personne ou une entreprise avec laquelle vous ou votre famille êtes associé. ■ Solliciter ou accepter des cadeaux, faveurs ou gratifications pour vous, vos amis ou vos parents qui seraient accordés en raison de votre fonction dans l’une des entreprises du Groupe, à l’exception des dérogations spécifiques prévues par la PGG 06 Section 2. § 2.2.3. ■ Accepter un poste de directeur, de mandataire social ou une nomination similaire dans une entreprise extérieure au Groupe sans l’obtention d’une autorisation préalable de votre supérieur hiérarchique. ■ Prendre directement ou par le biais de parents, amis ou intermédiaires, une participation dans la société d’un concurrent, d’un fournisseur ou d’un client, sous réserve des exceptions prévues par la PGG 06 Section 2 § 2.2.2. Faire ■ Si vous avez le moindre doute n’agissez pas et demandez conseil à votre supérieur hiérarchique ou à l’une des personnes citées à la fin du Code. ■ Vérifiez ce que vous devez faire en appliquant nos procédures qualité si vous devez fournir des services à une filiale de Bureau Veritas ou à une entreprise associée. ■ Envisagez toujours la situation du point de vue de l’extérieur pour éviter la survenue d’un conflit d’intérêt. ■ Evitez tous les conflits d’intérêts entre travail et affaires personnelles. Dans la droite ligne de nos valeurs fondamentales ■ ■ ■

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Conflits d’intérêt

Nous agissons avec bonne foi, honnêteté et équité Nous suivons les politiques et les procédures du groupe Nous respectons les standards professionnels, l’éthique locale et internationale de nos activités.

Code d’éthique

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Principes et règles d’intégrité

3

Confidentialité et sécurité

Principes et règles d’intégrité

3

Confidentialité et sécurité

Nos principes

EXEMPLES

Toutes les informations recueillies à l’occasion de nos prestations de service doivent rester confidentielles car elles n’ont en général pas encore fait l’objet d’une publication, ne sont pas accessibles aux autres entreprises, ou ne sont pas tombées dans le domaine public.

Ne pas faire ■ Révéler une information confidentielle relative à un client à un autre client. ■ Essayer de tirer un profit personnel des informations obtenues dans le cadre de son activité professionnelle. ■ Permettre ou faciliter l’accès à nos locaux à des personnes non autorisées.

Nos règles ■

■

Il est demandé à tous les employés de respecter à titre personnel cet engagement de confidentialité par différents moyens : clause du contrat de travail, signature d’un accord de confidentialité ou tout autre moyen équivalent en droit local. La protection des informations confidentielles est assurée par la mise en place de mesures de sécurité adéquates dans nos locaux de façon à assurer : La restriction de l’accès aux seules personnes autorisées,

Faire ■ Rangez votre bureau tous les soirs et assurez-vous que tous les documents confidentiels sont en sécurité. ■ Ne révélez à vos clients que les informations strictement indispensables à l’entretien de vos relations commerciales. ■ Choisissez avec soin l’endroit pour discuter des dossiers. ■ Signez un accord de confidentialité avec toute personne étrangère à votre société avant d’aborder avec elle des informations confidentielles.

La protection physique des documents.

Les procédures internes du Groupe à appliquer ■ ■

MO-O. 2.1.1 PGG 06 section 2

Dans la droite ligne de nos valeurs fondamentales ■ ■

■

12 Code d’éthique

Nous suivons les politiques et les procédures du groupe Nous respectons la confidentialité des affaires et des données personnelles Nous respectons les standards professionnels, l’éthique locale et internationale de nos activités.

Code d’éthique

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La lutte anti-corruption

1

Dans l’exercice de nos activités

Nos principes ■

■

Nous appliquons les lois nationales et internationales relatives à la lutte contre la corruption dans tous les pays où nous sommes établis. Nous combattons : l’offre ou l’acceptation de toute forme directe ou indirecte de corruption, y compris la perception de commissions occultes sur le règlement des contrats, l’emploi à des fins immorales de fonds ou de capitaux, l’utilisation de voies ou circuits parallèles destinés au versement ou à la réception de profits illicites à destination ou en provenance des clients, agents, contractants, fournisseurs ou de leurs employés aussi bien que des fonctionnaires de l’Etat, les caisses noires.

Nos règles Par des procédures internes de contrôle de gestion : (i) nous règlementons certaines opérations spécifiques : (versement de contributions aux partis politiques, dons aux associations caritatives, actions de parrainage et paiements de facilitation), (ii) nous réglementons l’offre et la réception de cadeaux, et (iii) nous organisons la tenue précise de notre comptabilité pour retracer avec exactitude et honnêteté toutes les transactions financières.

Les procédures internes du Groupe à appliquer ■ ■ ■

MO-O. 2.1.2 PGG 06 section 3 MAG chapitre IX

14 Code d’éthique

La lutte anti-corruption

1

Dans l’exercice de nos activités

EXEMPLES Ne pas faire ■ Offrir ou donner une quelconque gratification aux fins de conclure un contrat. ■ Offrir des cadeaux ou effectuer des paiements à des fonctionnaires ou agents d’un quelconque Etat afin d’influencer leurs actes ou la décision de leur gouvernement. ■ Accorder des dons caritatifs ou faire des actions de parrainage excédant le niveau défini dans notre procédure interne figurant au chapitre IX du Manuel de gestion, sans autorisation préalable du Comité d’Éthique. ■ Verser des contributions à un parti politique sans demander au préalable l’autorisation du Comité d’Éthique. ■ Acquitter pour un client des frais d’hôtel et de repas excédant le montant défini dans le § 2.2.3 de la section 2 de la PGG 06 sans autorisation préalable. ■ Inscrire des opérations fictives dans les livres comptables et ce, quelle qu’en soit la raison. Faire ■ Refusez d’établir ou de payer des factures qui ne correspondent pas à de réels services rendus. ■ Refusez d’effectuer des paiements en liquide sur un compte en banque qui n’appartient pas au bénéficiaire ou sur un compte numéroté. ■ Accompagnez chaque cadeau offert par un relevé de l’identité du bénéficiaire et un reçu en bonne et due forme. ■ Enregistrez soigneusement l’achat de cadeaux. ■ Ne recourez aux paiements de facilitation qu’en cas de stricte nécessité, si la loi les autorise et s’ils ne visent pas l’obtention ou le maintien d’affaires. Dans la droite ligne de nos valeurs fondamentales ■ ■ ■

Nous agissons avec bonne foi, honnêteté et équité Nous suivons les politiques et procédures du groupe Nous respectons les standards professionnels, l’éthique locale et internationale de nos activités.

Code d’éthique

15

La lutte anti-corruption

2

Nos partenaires commerciaux

Nos principes ■

■

Nous devons nous assurer que les intermédiaires que nous engageons, que les partenaires avec lesquels nous travaillons dans le cadre d’accords de " joint-venture ", et que nos agents ou sous-traitants ne servent pas à véhiculer des paiements illicites. Notre politique d’achat doit être impartiale et transparente.

Nos règles Par l’application de procédures internes particulières nous veillons à la sélection de certains de nos partenaires et à la probité de leurs actions : – intermédiaires – partenaires de “joint ventures” – sous-traitants – agents – principaux fournisseurs et prestataires de services.

Les procédures internes du Groupe à appliquer ■ ■ ■

MO-O. 2.1.2 PGG 06 section 3 MAG chapitre IX

16 Code d’éthique

La lutte anti-corruption

2

Nos partenaires commerciaux

EXEMPLES Ne pas faire ■ Accepter des paiements ou des avantages de la part de fournisseurs en échange de la conclusion d’un contrat. ■ Sélectionner des intermédiaires, (personnes ou entreprises) qui ont déjà été condamnés pour corruption ou dont l’implication dans la corruption est notoire. Faire ■ Appliquez à la lettre les procédures internes, notamment celles du MAG chapitre IX. ■ Vérifiez que les paiements sont réellement adressés au bénéficiaire final. ■ Assurez-vous que la rémunération des intermédiaires est proportionnelle à leurs efforts et leurs compétences. ■ Refusez tout arrangement commercial inhabituel avec un client ou un fournisseur, notamment par le biais de surfacturation ou de sous-facturation, permettant à la société de verser au nom de ce client ou de ce fournisseur une somme d’argent à un tiers n’ayant pas d’intérêt dans la transaction. ■ En cas de doute sur la légitimité d’un paiement qu’on vous demande de verser, demandez l’avis de votre supérieur hiérarchique ou de l’avocat de la société. Dans la droite ligne de nos valeurs fondamentales ■ ■ ■

Nous agissons avec bonne foi, honnêteté et équité Nous suivons les politiques et procédures du groupe Nous respectons les standards professionnels, l’éthique locale et internationale de nos activités.

Code d’éthique

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Principes et règles de loyauté commerciale

Nos principes ■

■

Nous devons commercialiser nos services avec honnêteté, sans tromperie ou mensonge destiné à abuser les tiers et ce, en accord avec les dispositions légales. Nous devons présenter notre groupe avec probité et nous assurer que nos informations sont précises et sans équivoque.

Nos règles Par des procédures internes régissant les règles du Groupe en matière de communication et de marketing nous fournissons une orientation à notre personnel, à nos agents et intermédiaires afin de garantir l’application des principes ci-dessous. Les procédures internes du Groupe à appliquer ■ ■ ■

MO-O. 2.1.3 PGG 06 section 4 Règles de communication et de marketing disponibles sur l’intranet de Bureau Veritas.

18 Code d’éthique

Principes et règles de loyauté commerciale

EXEMPLES Ne pas faire ■ Dénigrer, diminuer ou diffamer intentionnellement nos concurrents lors de discussions avec des clients. ■ S’engager à réaliser une prestation que Bureau Veritas est incapable de fournir. ■ Prétendre que Bureau Veritas est accrédité pour une prestation donnée sans vérification préalable. Faire ■ Favorisez toujours la transparence lors de la rédaction de documents commerciaux. ■ Faites la promotion des atouts de Bureau Veritas plutôt que de souligner les lacunes et défauts des concurrents.

Dans la droite ligne de nos valeurs fondamentales ■ ■ ■

Nous agissons avec bonne foi, honnêteté et éthique Nous suivons les politiques et procédures du groupe Nous respectons les standards professionnels, l’éthique locale et internationale de nos activités.

Code d’éthique

19

CHAPITRE II LA MISE EN ŒUVRE DU CODE

Domaine d’application ■ ■ ■

Tous les employés du Groupe L’ensemble des filiales du Groupe Nos partenaires commerciaux

L’organisation mise en place ■ ■

Les responsables de l’éthique Les Ethics Managers

p 21 p 22 p 23 p 23 p 24 p 24 p 24

La conformité au Code

p 25

Les outils

p 26

■ ■

Communication et formation Helplines locales

Conclusion ■ ■

■

p 26 p 26 p 27

“ L’éthique est l’affaire de tous “ p 27 Questions à poser pour la prise de décision en matière d’éthique p 28 Comment réagir en cas d’implication ? p 29

Glossaire

p 30

Code d’éthique

21

Domaine d’application

1

Tous les employés du Groupe

Le Code s’applique à l’ensemble de l’Organisation Bureau Veritas telle que définie dans le Glossaire ci-joint (toutes les activités et toutes les sociétés du Groupe). Tous les employés de Bureau Veritas doivent agir conformément au Code. Chaque employé doit donc comprendre et se familiariser avec les obligations édictées par le Code. A cet effet il est de la responsabilité de chaque directeur de transmettre un exemplaire du Code à ses collaborateurs, de les former, de les informer de leurs devoirs en termes simples, pratiques et concrets et de leur faire savoir que toute infraction au Code constitue un manquement sérieux à leurs obligations professionnelles. L’observation des Principes et Règles contenus dans le Code sera un critère d’évaluation des performances de chaque employé.

Domaine d’application

2

L’ensemble des filiales du groupe

Toutes les sociétés du Groupe doivent intégrer le Code d’éthique dans leur politique et procéder aux adaptations indispensables.

3

Nos partenaires commerciaux

Notre Code n’est pas réservé aux seuls employés du Groupe. Les intermédiaires, partenaires de joint-venture, sous traitants, agents, principaux fournisseurs et prestataires de services sont également tenus de se conformer au Code lorsqu’ils traitent des affaires avec une société du Groupe ou en son nom. Nous devons nous assurer qu’ils connaissent le contenu du Code en leur en remettant un exemplaire.

Tous les employés auront l’occasion d’apporter leur contribution à l’évolution du Code au cours des entretiens d’évaluation, des séances de formation ou de réunions de service. Les procédures internes du Groupe à appliquer ■

22 Code d’éthique

MO-O. 2.2

Code d’éthique

23

L’organisation mise en place

1

Les responsables de l’éthique

A l’échelle du Groupe, le responsable éthique (" Compliance Officer ") prend en charge la direction et la coordination de la mise en place du programme d’éthique au sein du Groupe. Il doit en référer au Comité d’éthique qui contrôle périodiquement (au moins deux fois par an), l’état d’avancement du programme et élabore des procédures internes dédiées à l’éthique. Dans les unités opérationnelles chaque directeur d’unité est responsable de l’application du Code par le personnel placé sous son autorité, sous la direction et le contrôle des Directeurs de Région, de Zone et de Division auxquels ils rapportent.

La conformité au Code

Tous les employés du Groupe doivent agir conformément au Code et défendre activement ses valeurs et ses principes. Tout employé qui ne se conformerait pas aux stipulations du Code est passible de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à entrainer la rupture de son contrat de travail. La section 4 de la PGG 05 décrit les procédures de sanction et d’investigation mises en place au sein du Groupe. Dans tous les cas, l’auteur de toute infraction a le droit d’être entendu et de se défendre avant qu’une sanction disciplinaire ne lui soit infligée. Les infractions au Code peuvent être signalées par un employé : ■ ■ ■

■

2

Les fonctions supports : les Ethics managers

Afin de renforcer la coordination de la mise en œuvre du Code au sein du Groupe une fonction support d’ " Ethics Manager " a été créée : ■ ■ ■

dans chaque zone les Zone Ethics Managers, “ ZEM “, dans chaque région les Regional Ethics Managers, “ REM “ ; et dans chaque division les Division Ethics Managers, “ DEM “.

Les procédures internes du Groupe à appliquer ■ ■

MO-O.2.2 PGG 05

24 Code d’éthique

à son supérieur hiérarchique immédiat ou à défaut, au supérieur hiérarchique de son supérieur hiérarchique, à un auditeur interne qui doit en informer le Compliance Officer, ou directement au Compliance Officer.

Aucune sanction ne sera prise contre un employé ayant, de façon justifiée, signalé une infraction. Cependant, toute personne ayant participé à une infraction sera passible de sanctions disciplinaires même si elle a signalé l’infraction. Tout renseignement sera, dans toute la mesure du possible et à la demande de l’employé, recueilli sous couvert d’anonymat. Les employés doivent signaler toute sollicitation ou offre de paiement ou d’avantage illicite portée à leur connaissance, selon les modalités décrites ci-dessus. La conformité au présent Code fera l’objet de vérifications périodiques effectuées tant par des auditeurs internes qu’externes qui transmettront leurs conclusions au Comité d’éthique, en application de la section 3 de la PGG 05. Un rapport de conformité sera établi par chaque Directeur conformément à la Procédure décrite à la section 3 de la PGG 05.

Code d’éthique

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Les outils

1

Communication et formation

Chaque Directeur d’unité et de fonctions support doit organiser par des moyens appropriés l’information et la formation au Code de l’ensemble du personnel placé sous sa responsabilité dans les conditions et délais prévus par la PGG 05 section 2.

2

" Help-Lines "

Tout employé peut bénéficier d’une assistance pour toute question ou préoccupation relative à la mise en place ou à l’interprétation du Code, soit en contactant son “ Ethics manager “, (par téléphone, par e-mail ou par tout autre moyen mis à la disposition des employés), soit en demandant conseil à son supérieur hiérarchique immédiat. Sur demande de l’employé, la question doit être traitée confidentiellement et son anonymat préservé dans la mesure du possible.

3

Communication externe

Les questions, réclamations ou commentaires de tiers concernant le Code d’Éthique doivent être envoyées via le site Internet de Bureau Veritas.

Conclusion

L’éthique est l’affaire de tous La conformité de chacun au Code est essentielle pour préserver et continuer d’accroître la réputation de notre Groupe en tant qu’entreprise socialement responsable. Tout manquement au Code est une affaire grave qui peut entraîner des responsabilités légales pour vous ou pour le Groupe. En conséquence, il est demandé à chacun : de prendre le temps de lire en détail et d’assimiler les principes et règles éthiques de notre Groupe, de se référer aux procédures internes applicables que mentionne le Code, de rechercher une assistance auprès de son supérieur hiérarchique immédiat en cas de question ou de problèmes relatifs à l’application du Code. Tous les employés doivent s’assurer que les décisions prises dans leur travail quotidien sont en accord avec les impératifs édictés par le Code. Nous devons garder en mémoire qu’une infraction au Code et à ses principes sous-jacents peut non seulement avoir des conséquences nuisibles au plan légal, mais aussi sur la réputation de Bureau Veritas.

Les outils mis à la disposition du Groupe : ■ ■

■

Liste des Ehics Managers mise à jour dans le “ BV Directory ” L’intranet Bureau Veritas et les helplines locales qui y sont mentionnées Le site Internet Bureau Veritas.

26 Code d’éthique

code d’éthique

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Conclusion

Lorsque vous devez prendre une décision qui comporte des aspects éthiques vous devez vous poser plusieurs questions :

Conclusion

Comment réagir en cas d’implication ? 1

■

En quoi êtes-vous impliqué ? Quels sont les règles ou principes enfreints ? Qui a identifié cette infraction aux règles ou aux principes ? Cette infraction s’est-elle produite il y a longtemps ? A-t-on déjà remédié à ce problème ? Où cette infraction a-t-elle eu lieu ?

2

Cherchez ensuite à traiter le problème ainsi cerné

■

1

Est-ce que je me conforme à l’esprit et à la lettre de la loi pouvant être mise en jeu dans cette décision ?

■ ■

■

2

3

Ma décision ou mes actions sont-elles conformes aux valeurs et au Code d’éthique de Bureau Veritas ? Est-ce que j’aimerais que ma décision ou mes actions soient rapportées dans la presse ?

4

Que penseraient ma famille, mes amis, mes collègues de cette décision ou de mes actions ?

5

Y aura-t-il des conséquences négatives ou indirectes pour Bureau Veritas ?

6

Existe-t-il une alternative ?

Si vous n’êtes pas certains de ce que vous devez faire dans une situation donnée, vous devez toujours vous arrêter un instant, consulter la documentation applicable au sujet concerné et si nécessaire demander de l’aide à votre supérieur hiérarchique ou si vous préférez aux personnes en charge des questions relatives à l’éthique figurant sur la liste des contacts ci-après.

Clarifiez votre mode d’implication en répondant aux questions suivantes

■

■

■

N’ignorez pas la présence d’un problème, même en cas d’incertitude. Evoquez ce problème avec l’interlocuteur avec qui vous êtes le plus à l’aise dans la liste des contacts ci-dessous.

Votre supérieur hiérarchique est en temps normal votre contact principal pour toute question relative au Code. Nom Téléphone Les autres contacts sont : Votre Responsable éthique Nom Téléphone Votre Responsable des ressources humaines Nom Téléphone Le Compliance Officer Nom Téléphone

28 Code d’éthique

code d’éthique

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Glossaire

Glossaire ■

■

■

Groupement de sociétés ou d’organismes en vue de mener à bien une entreprise particulière au cours d’un laps de temps limité.

Bureau Veritas ou les “entreprises du Groupe” ou le Groupe Bureau Veritas SA et toutes les sociétés qu’elle contrôle directement ou indirectement.

■

Dons caritatifs ou dons aux associations caritatives Dons qui sont effectués au profit d’associations caritatives qui promeuvent l’éducation, le bien-être social ou d’autres causes semblables. Ces dons ne doivent pas être subordonnés à l’exigence ou à l’attente d’un bénéfice commercial quelconque.

■

■

■

Dons aux partis politiques Comprennent tout don effectué en argent liquide ou en nature pour soutenir une cause politique. Les dons en nature peuvent inclure des biens ou des services, des actions de promotion ou de publicité à l’intention d’un parti politique, l’achat de billets pour des manifestations destinées à la levée de fonds et des donations aux organismes de recherche en étroite association avec un parti politique. Employé Tout employé du Groupe.

30 code d’éthique

Organisation Dans le contexte de ce Code le mot Organisation signifie l’ensemble laisser de Bureau Veritas couvert par le programme éthique du Groupe et comprend ses filiales ou sociétés apparentées engagées dans les domaines d’activités couverts par l’IFIA mais également dans d’autres domaines d’activités non couverts par l’IFIA (comme la Marine ou l’Aéronautique) et sur lesquelles Bureau Veritas SA exerce effectivement un contrôle légal et/ou de sa gestion.

Code Le présent Code d’éthique.

■

Joint-venture

Programme L’ensemble du dispositif mis en place par Bureau Veritas pour assurer le contrôle du respect de l’éthique. Il comprend le Code d’éthique, les procédures internes qui y sont citées, les outils de formation, les systèmes d’information, les audits, les guides et tout autre procédure, document ou outil considéré approprié.

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Paiement de facilitation Petite somme destinée à s’assurer ou à accélérer un service ordinaire ou à livrer des fournitures indispensables lorsque la loi autorise le payeur à l’acquitter. Aucun paiement de facilitation ne doit être fait pour conserver ou obtenir un marché. Dans certains pays, il est impossible d’obtenir des services ordinaires ou des prestations indispensables (c’est-à-dire obtention de permis, de visas, de lignes téléphoniques ou d’électricité) sans un paiement de facilitation. Les points de vue internationaux diffèrent sur la tolérance à l’égard des paiements de facilitation même si la convention de l’OCDE sur la lutte contre la corruption et le Foreign Corrupt Practices Act américain les admettent tous les deux sous réserve de nécessité et d’autorisation légale.

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Glossaire ■

Parrainages effectuer un paiement en liquide ou en nature pour associer son nom à une activité ou à un organisme et, en contrepartie des frais de parrainage, bénéficier d’avantages comme la publicité dans les médias, la participation à certains événements, la présence dans des publications, l’utilisation d’équipements ou les occasions de promotion de son nom, de ses produits et services. Il s’agit alors d’une transaction commerciale qui entre dans le cadre de la promotion et de la publicité.

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