Checklist Crowd Sourcing Beleid

Checklist Crowdsourcing voor concrete beleidsthema’s Kennis die je moet hebben en vragen die je beantwoord moet hebben voor je kan beginnen aan de concrete discussie op het web. 1. Achtergrond: Op 19 november jl. is tijdens de jaarlijkse Innovatiebijeenkomst van het ministerie van Economische Zaken de zogenaamde Innovation Lecture , door een deelnemer het voorstel gedaan om het EZ-innovatiebeleid in co-creatie te ontwikkelen via het Web. Onze minister, Maria van der Hoeven heeft toegezegd dat te gaan doen en de opdracht bij de Directeur Generaal van Ondernemen en Innovatie belegd. Het doel van project Innovatie 2.0 is tweeledig: 1. Inhoudelijk: inhoudelijk bijdragen aan de beleidsontwikkeling. Crowdsourcing is een middel uiteraard geen doel. Doel is beter beleid 2. Communicatief: leren hoe de inzet van web 2.0-middelen (sociale netwerksites, fora, wiki’s) kan worden toegepast voor beleidsontwikkeling Het project wordt in twee fasen opgeknipt om eerst met een klein aantal beleidsthema’s ervaring op te doen en daarna een groter aantal beleidsthema’s in te brengen. De fasen kennen de volgende resultaten. Gedurende de pilotfase kan Innovatie 2.0 als project worden uitgevoerd. Na afloop van de pilot fase zal een verankering moeten plaatsvinden in de organisatie en de werkwijze, waarbij cocreatie via het web standaard wordt meegenomen in de afweging over hoe stakeholders te betrekken in het proces van beleidsontwikkeling. 2. Communicatie Aanpak Zowel interne als externe communicatie vraagt aandacht; intern bijvoorbeeld van nut en noodzaak van deze nieuwe aanpak. Bij externe communicatie is het van belang dat de crowd op een goede manier wordt benaderd. Vooral ook omdat er reeds een zeer grote groep actief is op Linkedin. Thema’s waarover gediscussieerd gaat worden dienen doordacht te worden en moet bepaald worden waar over kan worden meegepraat, waarover niet, en wat er gedaan wordt met de uitkomsten wanneer en hoe dit wordt teruggekoppeld aan de crowd. Hiervoor kunnen goed de ervaringen die reeds zijn opgedaan met interactieve beleidsvorming worden gebruikt. Er zijn al talloze lijsten ontwikkeld voor interactieve beleidsvorming. Onderaan deze memo tref je een van deze checklisten. Per beleidsthema moet de lijst worden ingevuld. Een samenvatting van de relevante info moet op het web te komen staan. Op het web dient bij iedere discussie klip en klaar te worden gecommuniceerd over de regels van het debat, de invloed die men heeft etc. Daarom wordt gevraagd per beleidsthema bijgaande checklist in te vullen en uitgebreid te bespreken met de projectgroep. Deze lijsten kunnen gebruikt worden om de beleidsthema’s nader in te vullen zodat je vooraf op eenduidige wijze voor ieder thema de discussie vormgeeft. Van belang is dat de betrokken dossierhouders beseffen dat crowdsourcing een vorm van interactieve beleidsvorming is. En men weet wat dat inhoudt. Vandaar onderstaande informatie.

1

3. Crowdsourcing een vorm van interactieve beleidsvorming “ Crowdsourcing een middel om te komen tot interactieve beleidsvorming.” Burgerparticipatie, interactieve beleidsontwikkeling, coproductie, strategisch management van onderop. Dit zijn allemaal termen die rondwaren en modieus klinken in overheidsland. Deze termen dekken echter wel degelijk een inhoudelijke lading. Gemeenschappelijk kenmerk van al deze begrippen is dat de overheid andere partijen vroegtijdig betrekt in een beleidsproces, dus vóór de nota’s geschreven zijn en vóór de officiële inspraakprocedure van start gaat. Het gaat verder dan de normale consultatierondes. Betrokkenheid in de fase van besluitvorming (zoals gebruikelijk) wordt aangevuld met betrokkenheid in de fase van probleemanalyse en beleidsvoorbereiding. Tot nu toe nemen vooral de lokale overheden het voortouw in het ontwikkelen van vormen van interactieve beleidsvorming. Mede omdat hun beleid zich hiervoor leent omdat het erg dicht bij de burger staat. Bij interactieve beleidsvorming gaat het om een proces dat zo ontworpen is dat een aanzienlijke en gevarieerde groep van betrokkenen in staat is om hoogwaardige oplossingen te vinden voor beleidsonderwerpen waarin hun belangen liggen. Deze oplossingen worden gevonden via onderlinge interactie en interactie met experts, bestuurders, financiers en vertegenwoordigers van derde belanghebbenden. Interactieve beleidsvorming is tweerichtingsverkeer; bedrijven, kennisinstellingen, burgers en maatschappelijke organisaties worden medeverantwoordelijk voor het gemaakte beleid. Een participatieve/ interactieve manier van werken bij de ontwikkeling van beleid, heeft diverse voordelen: • verrijking beleid: het kan de kwaliteit van beleid en besluitvorming (door de inbreng van verschillende gezichtspunten) vergroten. Het kan de inbreng van creatieve oplossingen, door de inbreng van "ervaringsdeskundigen" stimuleren. Het voorkomt dubbel werk, omdat de kans op vertraging door bezwaar en tegenwerking wordt verminderd. Vaak levert het dus ook tijdwinst op, al lijkt het van tevoren juist meer werk. • Betrokken doelgroep; het vergroot de kans op een breed draagvlak van het beleid, omdat verschillende participanten betrokken zijn bij de totstandkoming ervan. Men hoeft het niet altijd eens te zijn met de gekozen oplossing/ het genomen besluit, er kan wellicht wel waardering worden opgebracht voor de manier waarop dit besluit tot stand is gekomen. Eventuele belangentegenstellingen worden vooraf duidelijk en kunnen helder en bespreekbaar worden gemaakt. Ze hoeven niet per sé te worden opgelost • nieuwe doelgroepen bereiken • beter imago van politiek en bestuur bij buitenwereld Voorwaarden Om een interactief beleidsproces/ burgerparticipatie in de beleidsontwikkeling succesvol te laten verlopen, moet wel aan bepaalde voorwaarden worden voldaan: • Kan alleen worden toegepast in een vroeg stadium van het beleidsproces. Er moet een zekere mate van beleidsruimte zijn: de plannen staan niet vast er is ruimte voor verandering. • Ook moeten de kaders staan. Helder moet zijn waar men over discussieert. Duidelijkheid over de grenzen van de participatie, wat is de vrije beleidsruimte, welke uitgangspunten liggen vast en in welke mate kan men daadwerkelijk mee

2

•

•

•

•

•

•

•

•

beslissen. Deze randvoorwaarden en spelregels moeten voor iedereen helder en duidelijk zijn, om te voorkomen dat er valse verwachtingen worden gewekt en er verwarring en wrevel tussen de verschillende participanten ontstaan De organisatie moet de meerwaarde zien van deze manier van werken; verwachten dat er daadwerkelijke meerwaarde van de interactie met deelnemers komt. Wanneer de betrokkenen het gevoel krijgen dat ze alleen voor de vorm worden uitgenodigd mee te denken dan kunnen zij zich tegen EZ gaan verzetten of zich ervan af keren. Bereidheid van politiek en bestuur om een deel van de verantwoordelijkheid en keuzevrijheid tijdens het beleidsproces bij de participanten te leggen. Het bestuur/ de overheid dient in een echt interactief beleidsproces als procesmanager op te treden, het ambtelijk apparaat als facilitator. De overheid stuurt niet, maar begeleidt (binnen de randvoorwaarden). Dit vraagt om herbezinning op de eigen rol, zowel van bestuur, politiek als ambtelijk apparaat. Overigens houdt dit niet in dat een interactief beleidsproces niet gestructureerd dient te worden. Vooraf moet duidelijk zijn wie welke rol vervult, hoe het proces wordt vormgegeven, wat de spelregels zijn en wat het einddoel is. Hierbij moet er wel ruimte in het proces blijven voor onvoorspelbaarheid van en tussentijdse bijstelling door de inbreng van externe participanten. Voor alle deelnemers aan het proces moet wel duidelijk zijn dat de uiteindelijke besluitvorming een taak van het bestuur blijft. Interactieve beleidsvorming is instrument om alle meningen, ideeën en opvattingen boven tafel te krijgen, zodat een duidelijke en heldere belangenafweging gemaakt kan worden. De eindverantwoordelijkheid blijft bij het politiek bestuur. Terugkoppeling is noodzakelijk. Inzichtelijk moet worden gemaakt wat er met de resultaten van de participatie is gedaan en hoe die zijn terug te vinden in de uiteindelijke beleidsvoorstellen. Hierbij is met name ook een belangrijke rol weggelegd voor de politiek; de belangenafweging in het besluitvormingsproces moet helder en beargumenteerd zijn. Welke vorm van participatie ook wordt gekozen; communicatie is een constante in het gehele beleidsproces. Waar in andere gevallen vaak alleen over het resultaat van beleidsontwikkeling en besluitvorming wordt gecommuniceerd, is bij interactieve beleidsontwikkeling het beleid het resultaat van communicatie door verschillende partijen. In de verschillende fasen van beleid (probleemanalyse, beleidsvoorbereiding, besluitvorming en beleidsuitvoering) vervult communicatie verschillende functies. Belangrijk is dat per onderwerp goed wordt nagedacht over de rol die participatie kan spelen, in welke beleidsfase, wat het doel is en op welke manier het in het proces wordt ingebed. Een kant en klaar recept is hiervoor niet te geven. Er zijn diverse checklists of handleidingen voor het opstellen van een communicatie- of participatieplan. Deze kunnen in de praktijk zeer handig zijn voor het stellen van verschillende vragen aan de hand waarvan een strategie kan worden uitgezet en het beleidsproces vorm kan worden gegeven. Belangrijk is dat men beseft dat participatie een lastig proces blijft, enerzijds wil de overheid dat bedrijven, kennisinstellingen etc. actief betrokken zijn bij beleidsontwikkeling en uitvoering. Anderzijds kan participatie het een proces verstoren en kan de inbreng als “ondeskundig” worden ervaren of kan het zo zijn dat de participanten vooral aan het eigen bedrijfsbelang denken ipv breder

4. Checklist interactieve beleidsvorming

3

Per beleidsthema bijgaande checklist in te vullen en uitgebreid te bespreken met de projectgroep. Deze lijsten kunnen gebruikt worden om de beleidsthema’s nader in te vullen zodat je vooraf op eenduidige wijze de discussie vormgeeft. Vragen die beantwoord moeten worden per beleidsthema voordat een discussie op het web gestart kan worden zijn: Algemene opmerkingen/ vragen

1. Discrepantie tussen deze manier van werken en normale vorm. Hiervoor moeten duidelijke randvoorwaarden vooraf worden gesteld (besluittechnisch; spelregels welke ruimte is er, opstelling ambtenaren, omgang pers en kamerleden) Ook moet voor alle deelnemers aan het proces moet wel duidelijk zijn dat de uiteindelijke besluitvorming een taak van het bestuur blijft. Interactieve beleidsvorming is instrument om alle meningen, ideeën en opvattingen boven tafel te krijgen, zodat een duidelijke en heldere belangenafweging gemaakt kan worden. De eindverantwoordelijkheid blijft bij het politiek bestuur. Benoem de randvoorwaarden op de site! 2. Benoem ook de rol van ambtenaren. Van nature zijn we als beleidmakers gewend ons te mengen in discussies. Bij interactieve beleidsvorming moet men zich serieus afvragen of dit onze rol moet zijn. We willen immers de crowd aan het woord laten. Moet de rol niet die van facilitator zijn? Benoem wat je als betrokken dossierhouder wel of niet wil doen in discussie. Wat wil je dat het oplevert/ wat zijn je verwachtingen? 3. verrijking beleid 4. sterk betrokken doelgroep (beantwoord ook de vraag hoe is doelgroep nu betrokken, kan je ze eerder, sneller betrekken?) 5. nieuwe doelgroepen bereiken (beantwoord ook welke doelgroep bereik je nu al, welke niet, hoe hoop je deze te gaan bereiken) 6. beter imago van politiek en bestuur bij buitenwereld (zorg wel dat je heel duidelijk en zorgvuldig met buitenwereld omgaat, bedenk goed hoe je dit wilt vormgeven andere krijg je juist tegengesteld effect) • Heel belangrijk: denk niet alleen intern maar ook wat roep je op bij doelgroep, hoe houd je hen betrokken, behandel hen met alle egards! Concrete checklist: 1. Doelgroepen: Wat zijn de doelgroepen die je wilt betrekken? Waarom deze? 2. Mate van invloed: Welke invloed hebben de doelgroepen op het plan of het beleid? De mate van invloed is te omschrijven als meeweten (niet interactief), meedenken, meewerken en meebeslissen. 3. Doelstelling(en) van de interactie Welke doelen streef je na? Voorbeelden van doelstellingen kunnen onder meer zijn: o Verkrijgen van gedeelde kennis/verrijking kennis o Ideeën/oplossingen genereren o Bevorderen samenwerking tussen partijen/samenwerking nieuw leven in blazen o Versterken wederzijds begrip o Realisatie compromissen en consensus o Versterken sociale cohesie/groepsgevoel o Versterken verantwoordelijkheid nemen en zelfredzaamheid om bij te dragen aan publieke zaken o Verleiden tot actieve deelname

4

o Beter inzicht volksvertegen-woordiging en bestuur op wat er in de samenleving speelt o Omgaan met emoties/weerstand o Draagvlak voor beleids(onderdelen) o Draagvlak voor proces (mensen voelen zich serieus genomen ongeacht besluit) o Ervaringswisseling o Versterken beeld van gemeente als ‘nabij burger en organisaties’ 4. Exacte onderwerp van “gesprek” (afbakening) • Waar ga je het met de doelgroepen over hebben en vooral ook waar niet over? • Hoe ga je dat de doelgroepen duidelijk maken? Is deze afbakening realistisch? Hoe ga je om met een stroom aan vragen en opmerkingen over onderwerpen waar je het niet over wil hebben met de doelgroep? 5. Kansen en bedreigingen van de interactie • Wat maakt dat dit een succesvol interactief project kan worden? En wat bedreigt juist het succes? Wat moet/kun je doen om de bedreigingen tot een minimum terug te brengen? 6. Aanpak of methode • Wat ga je doen? Welke werkvormen zet je in? Bereik je daarmee de doelgroepen? Wat is de planning, taakverdeling, organisatie? Hoe koppel je de resultaten terug naar de deelnemers?

5